Billing: o que é e quais as vantagens de automatizar o processo?

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O billing é um dos pontos mais importantes da gestão de qualquer tipo de empresa.

Essa importância é ainda maior para negócios recorrentes, ou seja, que têm a receita originada a partir de cobranças periódicas, no modelo de assinaturas.

A gestão financeira da empresa passa por essa ferramenta, e os dados gerados a partir das cobranças podem ser essenciais para definir os rumos do negócio.

Por isso, é preciso contar com um sistema consolidado, que já foi testado e é amplamente usado no mercado.

Algumas empresas preferem desenvolver ferramentas próprias, o que sai caro e é bastante trabalhoso.

Assim, além de afastar funcionários da atividade-fim do negócio, essa prática pode causar prejuízo e até complicações por atuar em desacordo com as normas de compliance.

Por outro lado, adotar uma ferramenta completa pode render diversos benefícios à sua empresa.

Ao longo deste texto, você vai conferir como um sistema de billing pode ajudar a administrar a empresa, aumentar a produtividade do setor financeiro e reduzir a inadimplência.

Tudo a partir da automatização, com configurações que definem a realização de ações sem intervenção humana quando for necessário.

Siga a leitura e veja como uma ferramenta de billing eficiente pode fazer a diferença na gestão do negócio.

O que é billing?

Billing é um sistema de cobrança (de tarifas, de planos e de serviço) que gera e controla faturas de forma aplicável.

Portanto, é o faturamento da empresa passando por uma cobrança inteligente.

Embora todas as empresas façam cobranças, nem todas têm um processo de billing.

Essas tarefas envolvem toda a operação por trás da emissão e envios de boletos bancários, a geração do QR Code para Pix e as cobranças por cartão de crédito e de débito, entre outras formas de pagamento.

Além disso, o billing inclui também o acompanhamento da situação de cada cliente e alguns recursos de combate à inadimplência.

Assim, se for necessário, o próprio sistema realiza ações como o envio automático de uma mensagem de cobrança ou a repetição de uma cobrança no cartão após alguma falha.

Para isso, é preciso implementar um sistema para gerenciar as cobranças de um negócio a partir de processos definidos previamente, eliminando várias tarefas manuais.

Esses processos são adotados por meio de uma plataforma de pagamentos a partir do cadastro de cada cliente com seus dados e preferências em relação às cobranças.

A partir das primeiras configurações, o sistema de billing se encarrega da gestão de cobranças, contratos e recebimentos.

Para os consumidores, é simples: basta pagar a fatura.

Já para a empresa, o negócio é muito mais complexo.

Exemplo de billing

Para se ter ideia, vamos analisar uma fatura telefônica na íntegra.

Parece coisa simples, mas imagine para uma empresa a dor que é fazer a gestão da cobrança de um único cliente.

Para isso funcionar, a empresa telefônica (do exemplo) separa:

• Plano escolhido pelo consumidor: plano fixo

• Interurbano: faixa variável

• Roaming: faixa variável

• Uso de dados: faixa variável.

Sem um sistema profissional, calcular isso “na mão” significa uma grande perda de produtividade, que pode comprometer as atividades do setor financeiro.

Além disso, a empresa corre o risco de ter prejuízos devido a erros humanos, que sempre podem acontecer.

Por isso, as empresas de telefonia, que no geral são de grande porte, integram esses processos com sistemas (Gateways, ERPs e CRMs e meios de pagamento) prontos para ler qualquer tipo de cobrança.

Então, sugere-se que a maioria delas têm no seu processo de cobrança uma forma automática de cálculo e emissão de faturas bem planejadas.

Mas nem sempre é assim.

Qual é a importância do billing nas empresas

Gerar cobranças pode ser uma tarefa complexa demais para ser desempenhada sem um sistema de automatização próprio para isso.

Pense no exemplo que demos acima, de uma empresa telefônica.

Sem um sistema de billing, seria inviável juntar todas as cobranças dentro da mesma fatura para cada cliente – principalmente se considerarmos o número alto de consumidores.

Também é preciso garantir a segurança dos dados de cobrança, principalmente para os clientes que usam cartão de crédito.

Além disso, as finanças costumam estar em constante mudança, o que requer alterações significativas em todo o processo de billing.

Às vezes a mudança não está dentro da empresa, mas na burocracia envolvida no sistema bancário.

Foi o que aconteceu, por exemplo, quando a Federação Brasileira de Bancos (Febraban) determinou o fim dos boletos sem registro.

Neste caso, empresas que tinham uma plataforma sólida de billing estavam preparadas.

Além disso, com o fim das transferências por DOC prevista para o início de 2024, as empresas com sistemas modernos já trocaram esse formato pelo Pix.

Com uma plataforma de cobrança, é possível se adaptar rapidamente a esse tipo de mudança.

No próximo tópico, vamos explicar por que vale mais a pena adotar um sistema que já opera no mercado do que afastar o time de desenvolvimento da atividade-fim do negócio.

Por que automatizar o billing?

Automatizar o billing é uma maneira de otimizar os processos de um negócio recorrente.

Neste formato, além de emitir faturas para todos os clientes, é preciso fazer uma gestão de assinaturas, acompanhando dados necessários para definir ações de captação ou retenção de clientes quando for necessário.

Isso sem contar que cada situação de inadimplência requer um esforço para recuperar o valor.

Por exemplo, em uma plataforma SaaS (Software as a Service), tarefas como a emissão de boletos e a cobrança de mensalidades atrasadas podem demandar tempo e energia de equipes.

Assim, profissionais com conhecimento em TI precisam se afastar de suas funções principais para cuidarem disso.

Esse exemplo vale para diversos nichos de negócios, como clubes de assinatura, academias de ginástica, estacionamentos, enfim, tudo que demanda cobranças de mensalidades.

Portanto, se a sua empresa está fazendo de forma manual e diretamente com bancos e operadoras de cartão a gestão dos recebimentos, o faturamento recorrente e de vendas, tenha essa certeza: você está perdendo dinheiro e tempo.

Além disso, se você tem uma empresa de TI, que se dedica mesmo que esporadicamente (ou full-time) ao sistema billing, você pode estar perdendo mais dinheiro ainda.

Já vimos casos de clientes que, antes de contratar a Vindi, gastavam até 20% do seu faturamento mantendo uma equipe interna de cobranças.

Depois de contratar a nossa plataforma, o custo operacional das cobranças foi reduzido em mais de 70%.

Além disso, a automatização rende outras vantagens, como vamos mostrar na sequência.

Benefícios do sistema de billing automatizado

Como mostramos no tópico acima, trabalhar diretamente com bancos e operadoras de cartão ou internalizar o desenvolvimento de uma ferramenta própria de cobranças são práticas bem perigosas.

Por outro lado, contar com um sistema de billing automatizado pode ser altamente benéfico para empresas com foco na recorrência.

Veja a partir de agora uma lista de benefícios de empresas que adotam essas práticas.

Mais eficiência

Eliminando a necessidade de tarefas manuais, como conferir pagamentos e contatar clientes, você garante uma eficiência maior tanto em seu departamento financeiro quanto na área de TI.

O departamento financeiro poderá concentrar seus esforços na gestão do negócio e nos casos de inadimplência mais delicados, já que os mais simples são evitados ou solucionados automaticamente.

Já a área de TI não precisa se envolver com a parte financeira, o que exigiria esforço para que os profissionais aprendessem sobre os pormenores que envolvem transações bancárias.

Além disso, o uso de uma ferramenta que já opera no mercado dispensa a necessidade de realizar diversos testes até que um sistema fique pronto e opere dentro das normas legais.

Aperfeiçoamento do produto

Evitando que colaboradores técnicos precisem ser remanejados para o setor de cobranças, você ainda garante mais profissionais com foco em melhorias para a sua solução.

Ou seja: focando no core business, a atividade-fim da empresa.

Motivação da equipe

Imagine que você estudou anos para exercer determinada profissão.

Então, depois de conquistar um emprego ou começar a empreender na sua área, passa horas telefonando para cobrar clientes inadimplentes.

Qual motivação você sentiria para trabalhar?

Ou seja, além de poupar dinheiro, a automação de billing evita que um profissional se desmotive ao se afastar de sua especialidade.

Redução de inadimplência

As ferramentas de controle de inadimplência ajudam sua empresa a combater o churn involuntário.

Esse nome é dado a situações em que o cliente cancela a assinatura sem intenção, por esquecimento ou algum problema em seu banco.

O sistema de billing pode ser configurado para realizar ações automaticamente logo após a primeira mensalidade atrasada.

Dependendo da forma de pagamento, ele pode enviar notificações ou até mesmo reverter a falha e concretizar a transação.

Em pagamentos por cartão de crédito, por exemplo, você pode usar um sistema de retentativas para repetir a cobrança caso a transação não seja aprovada – boa parte dos casos de atraso podem ser resolvidos desta forma.

E tudo isso sem a necessidade de mobilizar pessoal.

Eliminação de erros

Errar é humano, todos sabemos.

E as chances de erro são maiores quando temos um alto volume de tarefas repetitivas e com números, como conferir dados.

Nesses casos, um pequeno erro de cálculo ou uma cobrança duplicada podem causar muitos transtornos ao negócio.

Por outro lado, as máquinas são capazes de fazer tudo isso com exatidão, deixando para os humanos as tarefas que envolvam ideias e tomadas de decisão.

Previsibilidade de receitas

Com todos esses meios de automação, o pagamento recorrente dos seus clientes aumenta a previsibilidade de receitas do negócio.

Desta forma, o acompanhamento do fluxo de caixa fica mais fácil.

Além disso, o crescimento de qualquer empresa depende da previsão dos recursos necessários para investir em melhorias e ampliações.

Otimização de gastos e tempo

Além de evitar que você precise mobilizar uma equipe inteira para fazer as cobranças, a automação pelo sistema de billing também evita gastos com papel e outros materiais de escritório.

Isso sem contar com o tempo perdido gerenciando manualmente os pagamentos pelos seus produtos ou serviços.

Possibilidade de integração

Com uma boa plataforma, você pode integrar seu sistema de billing a softwares como ERP e CRM, além de diversos outros sistemas.

Economia

Como o sistema de billing é configurado para gerir o controle de clientes e pagamentos, os funcionários da sua empresa não precisam se preocupar com isso.

Ninguém precisa conferir dados, e muito menos entrar em contato com clientes inadimplentes.

Tudo isso gera uma economia de tempo e custos de gestão.

Essas vantagens que mostramos são muito importantes, já que a gestão financeira de um negócio recorrente é altamente desafiadora.

Desafios do billing em SaaS e outros negócios recorrentes

Se você administra um SaaS, certamente sabe que manter seus clientes é muito importante para a receita.

E isso vale para qualquer tipo de negócio recorrente: a taxa de churn, ou seja, o cancelamento da assinatura – é sempre essencial.

Se ela começar a aumentar, é preciso se preocupar com a retenção dos usuários.

A empresa que conta com um sistema de billing eficiente pode acompanhar com facilidade essa taxa a partir da emissão de relatórios gerados a partir dos dados das assinaturas.

Nós já falamos aqui sobre o churn involuntário, em que o cliente acaba abandonado a assinatura por causa de algum erro ou do esquecimento na hora de pagar.

Porém, o churn pode ter outros motivos.

Por exemplo, se um usuário não consegue explorar ao máximo as funcionalidades de uma ferramenta SaaS, pode perder o interesse em seguir assinando o serviço.

Por isso, o aumento no churn pode indicar a necessidade de educar os clientes a partir de tutoriais.

O sistema billing tem entre seus desafios garantir a flexibilidade dos formatos de assinaturas.

Quanto mais recursos tem uma ferramenta, maiores devem ser as opções de modelos de assinatura, para que os clientes possam contratar apenas os serviços que precisam.

Além de ajudar a captar mais clientes, a oferta de planos diversos e customizáveis também ajuda a melhorar a retenção do negócio.

Assim, um cliente insatisfeito com o preço que paga pode reduzir os recursos para pagar menos em vez de cancelar os serviços.

E para garantir que a ferramenta da sua organização vai conseguir dar conta de todos esses desafios, é preciso tomar uma decisão fundamental.

Veja qual é no próximo tópico.

Automação de billing: interna ou terceirizada?

Embora o uso de uma ferramenta consolidada seja a melhor opção, muitos negócios podem se sentir tentados a desenvolverem sistemas próprios.

Algumas vantagens da internalização são a personalização conforme as necessidades do negócio e a possibilidade de evitar que os dados dos clientes precisem trafegar em outras redes.

Porém, a iniciativa seria cara e demorada, demandaria a mobilização e o treinamento de equipes inteiras e ainda haveria risco de falhas.

A menos que se trate de um banco ou uma fintech, os desenvolvedores não teriam a expertise necessária para implementar um sistema de pagamentos, pois há muitas particularidades neste nicho.

Por outro lado, uma plataforma especializada já opera em outras organizações, e por isso está em constante aperfeiçoamento e passa por atualizações periódicas.

Além disso, oferece suporte técnico em vários canais de atendimento.

Mesmo assim, mais de 95% das empresas brasileiras não têm processo de faturamento automatizado.

Ou seja, realizam seus processos diretamente com sistemas de bancos e prefeituras, um verdadeiro desperdício de tempo e grana.

Com nossa experiência de mais de 10 anos solucionando billing, recebemos muitos casos críticos, de empresas atoladas em fazer a gestão de recebimentos.

Essas equipes de TI estavam integrando, fazendo adaptações, processando pagamentos com cartões (aqui tem um baita risco) e até criando sistemas para automatizar as cobranças.

Por isso, quando conhecemos uma empresa com processos manuais de faturamento, sempre imaginamos quanto dinheiro está indo pelo ralo.

Confira abaixo nossas constatações a partir do cálculo que fizemos com clientes da Vindi.

1. Uma empresa com 1000 clientes (sem TI)

A equipe financeira (composta em média por duas pessoas) dessa pequena empresa perde cerca de 12 horas mensais para fazer o processo manual de faturamento, emissão de notas fiscais e conciliação.

Se cerca de 30% dos clientes não pagam no primeiro vencimento, são necessárias mais de 20 horas para localizar e conseguir (de fato) falar com esses 300 consumidores.

São mais de 30 horas mensais gastas com faturamento, ou seja, mais de dois dias inteiros de trabalho de duas pessoas.

Assim, fica fácil calcular que tem algo errado.

E se levar em consideração o fator “erro humano”, aí vira outra história.

2. Uma empresa com 1000 clientes + equipe de TI desenvolvendo billing em casa

Aqui a coisa já começa a mudar de figura, já que a equipe de TI mete a mão no código para solucionar problemas de cobrança.

Dessa forma, a situação é com certeza melhor que aquela empresa do primeiro exemplo.

Mas será que ter uma equipe de TI focada nisso faz sentido?

Além do custo alto, é praticamente impossível achar gente boa disponível, que desenvolve software no país.

Portanto, falando de tempo, essa empresa apresenta uma velocidade grande de faturamento, já que parte dele é automatizado.

Porém, a equipe precisa fazer as integrações com diversos agentes financeiros.

Aquele seu desenvolvedor vai precisar ler a API de Itaú, Bradesco, Santander, BB, Cielo, Rede, Getnet.

Depois de entender cada uma delas (já que cada uma tem um padrão diferente), ele vai implementar junto à equipe.

No meio desse caminho, podem ocorrer mudanças de versão dessas APIs.

Ou seja, sua equipe vai parar novamente para se adaptar.

E tem outra coisa bem importante: eles (assim como a equipe financeira) não são especialistas em billing.

Seu negócio precisa deste desenvolvedor cuidando do produto que a empresa fornece.

3. Uma empresa com 1000 clientes usando um billing eficaz

Ter um hub de pagamento é a melhor opção para quem quer escalar.

Esses 1.000 clientes dentro de uma operação que precisa crescer, com um billing profissional, são o sonho de qualquer empresa.

Além disso, processos bem automatizados de cobrança suportam a escala de milhares e milhares de clientes sem aumentar a capacidade de pessoas controlando faturas, inadimplência e recebimentos.

É a extinção de trabalhos manuais.

A estimativa é que as 100 maiores empresas americanas já possuem billing profissional de terceiros.

Por aqui, a realidade é outra, mas o movimento já é grande, ainda mais se tratando de um país com uma peculiaridade grande de diversas formas de pagamento e diferenças de impostos que temos.

Dessa forma, para exemplificar bem, já migramos para nossa solução empresas com sistemas legados conectados a mais de 11 sistemas diferentes:

• 5 bancos
• 2 adquirentes
• 2 subadquirentes
• 1 emissor de nota fiscal
• 1 sistema de conciliação
• 1 antifraude.

O trabalho que essa empresa tinha para conciliar as informações de cada elemento dessa cadeia era colossal.

Para evitar que sua empresa perca dinheiro como nesses casos que mostramos aqui, confira na sequência como implementar uma ferramenta de billing eficiente.

Como automatizar o billing na sua empresa?

Se você leu até aqui, já deve ter percebido o quanto é complexo o desenvolvimento de um sistema de billing completo, pois envolve várias frentes.

Não se trata apenas de uma ferramenta para gerar faturas, mas sim de um sistema de gestão de assinaturas completo.

Tudo isso precisa estar enquadrado dentro das normas financeiras vigentes no país, o que exige bastante treino.

Por isso, é preciso usar uma plataforma desenvolvida por equipes especializadas em meios de pagamento para contar com todas as vantagens desse sistema.

Para começar, seu sistema precisa garantir que o ajuste da diferença no pagamento seja automático quando o cliente mudar ou renovar seu plano de assinatura.

E isso pode incluir diferentes modelos de precificação, como preço por uso ou por pacote.

Também é recomendável a automatização da conciliação de cobranças integrada a um ERP recorrente por meio de um gateway ou um facilitador de pagamentos.

O controle da inadimplência também é essencial, e fica mais fácil com o cruzamento de dados como:

• Aging (volume financeiro por período de atraso no pagamento)
• Dívida acumulada e pequenos atrasos
• Valor do saldo por cliente original e atualizado.

Por fim, o ERP pode ser integrado a sistemas de prefeituras municipais.

Isso possibilita a emissão de notas fiscais eletrônicas no momento da cobrança ou do pagamento.

Desta forma, é possível reunir todas as funcionalidades relacionadas às cobranças e à gestão financeira do seu negócio.

E vale destacar também que o controle da inadimplência também inclui ações preventivas e medidas que podem recuperar o valor sem esforço humano.

Esses são alguns dos recursos que vamos mostrar na sequência.

Recursos de cobrança automatizada da Vindi

Quando se fala em sistemas de billing, a Vindi é a mais completa do mercado.

A ferramenta da Vindi é usada hoje por mais de 6 mil empresas, só três pessoas estão envolvidas nas cobranças.

O resto é tudo automatizado.

Estamos falando de um índice de eficiência de 0,05% (6 mil clientes e 3 colaboradores responsáveis), sendo que um colaborador para 1 mil clientes representa 1/1000, ou seja, 0,1%.

E não são cobranças simples.

Para se ter uma ideia, temos mais de 800 faturas diferentes (em clientes distintos) com tipos de cobrança, método de pagamento e precificações diferentes.

Sendo assim considero a seguinte métrica abaixo:

• 0,1%: ótimo
• 0,2%: regular
• 0,5%: ruim.

Calcule agora quantas pessoas são necessárias na sua equipe para: faturar, conciliar e cobrar inadimplentes.

Inclua todos que façam interface com emissão de faturas, ligação para clientes devedores, emissão de notas fiscais e contatos com bancos.

Boa parte das empresas em atividade no Brasil tem um índice acima de 0,30%, por conta da cadeia de pagamentos que é extremamente extensa e também por conta da burocracia de processos tributários e etc.

A partir de agora, você vai conferir quais são os recursos da Vindi que podem ajudar a reduzir esse índice no seu negócio.

Gateway de pagamento eficaz 

Em primeiro lugar, ter confiança no sistema de pagamento é poder dormir tranquilo, mesmo que o negócio também funcione à noite.

É ter a certeza de disponibilidade, na hora que o cliente chegar.

Além disso, é confiar que segurança e performance estarão altamente cobertas.

Gateway de pagamento é commodity, se pensar somente em preço.

Mas acredite: nem todo gateway de pagamento tem a mesma performance e nem toda empresa conhece bem o que está fazendo.

Portanto, é fundamental pensar em disponibilidade, segurança, transparência, inteligência, ter API pensada nos developers e, por último, multiadquirência.

Plataforma de recorrência robusta

Na Vindi, temos o que existe de melhor em cobrança recorrente e gestão de faturamento.

Além disso, temos conhecimento da nossa equipe e da proximidade em entender cada tipo de negócio que atendemos aqui dentro, o que faz a nossa empresa crescer mais de 500% ao ano.

Dessa forma, conseguimos garantir uma ferramenta que garanta flexibilidade no uso e que possa ser configurada com facilidade pelos clientes.

Integrações

Nosso hub de pagamentos se conecta com todos os agentes de pagamento do Brasil, garantindo uma comunicação transacional eficaz.

Por meio dele, é possível fazer diversos tipos de integrações:

• Sistemas para emitir nota fiscal
• Bancos, adquirentes
• Sistemas antifraude
• ERPs
• CRMs
• Módulos e plugins
• Plataformas de e-commerce.

API com níveis profundos de abstração

A maior e melhor avaliação é: posso cobrar como eu quiser?

Não importa o modelo e a regra de negócio: pode ser plano, vendas parceladas, vendas únicas, e-commerce, serviço, indústria ou qualquer tipo de cobrança.

Ter uma flexibilidade de cobrar como quiser e controlar os recebimentos como quiser é o grande diferencial para construir internamente a melhor forma de faturamento possível.

Em métricas, performance e gestão.

Dentro dessa API, garantimos:

• API de integração pronta para modelos de trial, descontos, planos variáveis, freemium e vendas avulsas
• Estrutura para controles e arquitetura para um fácil planejamento e integração
• Possibilidade de integração em níveis diferentes, com partes independentes de funcionalidades
• Conexão com módulos open sources, replicando funcionalidades em outras plataformas
• Informação completa de todas funcionalidades com níveis máximos de extração de dados.

Lançamentos isolados no cartão

O pagamento por cartão de crédito em um sistema automatizado garante comodidade para o cliente, que não precisa se preocupar em pagar sua conta todo mês, além de ajudar no combate à inadimplência.

Nesse formato, a plataforma realiza o lançamento de cada mensalidade de forma isolada, e por isso não compromete o limite do cartão, como costuma acontecer em compras parceladas.

Retentativas de pagamento

O sistema também pode ajudar você a encontrar possíveis falhas na conversão das cobranças por cartão de crédito.

Se a transação for recusada, o sistema de retentativas pode repetir a cobrança em outra ocasião ou solucionar problemas como data de validade expirada ou preenchimento incorreto de algum dado.

A retentativa com troca de perfil permite a cobrança automática em outro cartão, desde que tenha sido cadastrado.

A Vindi conta também com recursos exclusivos:

• Retentativa inteligente: a partir da análise de dados, o sistema identifica o melhor momento para repetir a cobrança
• Retentativa com troca de adquirente: o sistema refaz a transação usando outro adquirente.

Régua de cobrança

Se o cliente pagar pelo boleto bancário, também é possível combater a inadimplência com uma boa régua de cobrança.

Em resumo, isso significa uma série de procedimentos predefinidos para determinadas situações.

Um bom exemplo é o envio de um SMS ou e-mail para um cliente que atrasou seu pagamento, em um intervalo de dias que você mesmo definir.

Também pode ser enviada uma mensagem para o cliente em caso de transação por cartão recusada.

Renovação automática

Por meio do Renova Cartões e do Renova Vindi, os dados do cartão de crédito do cliente são atualizados automaticamente depois que a data de validade expirar.

Esse recurso soluciona um problema relativamente comum no cartão de crédito na recorrência: o cliente que tem um cartão cadastrado para cobranças mensais se esquece de atualizar os dados.

Pix na recorrência

O serviço de transferência instantânea também pode ser usado na automação de billing. Basta programar uma vez o envio do QR Code ou o código copia-e-cola para que o cliente seja cobrado mensalmente.

Os valores são transferidos em dois horários por dia e é possível escolher quando o QR Code vai expirar.

Emissão de relatórios

A partir do sistema da Vindi, é possível emitir vários relatórios com métricas que podem ajudar na sua tomada de decisão.

A partir de um painel de indicadores simples e intuitivo, você pode gerar na hora informações que podem ajudar você a entender o momento da sua empresa e definir suas próximas ações.

Certificado de segurança

Nosso sistema possui o certificado PCI Compliance no nível máximo, o que garante a segurança para você e seus clientes.

Isso significa que a Vindi cumpre rigorosamente todos os padrões e passa por auditorias periódicas para manter a conformidade com as normas relacionadas ao cartão de crédito.

Ou seja, com nosso sistema, você não terá com o que se preocupar.