Conciliação financeira: o que é, tipos, importância e como fazer

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Conciliação financeira é um processo essencial para o controle das finanças de uma empresa.

Afinal, sem uma rotina de conferência de dados financeiros e contábeis, um negócio corre risco de ter prejuízos e danos na gestão. 

No varejo, essa necessidade é ainda maior.

Afinal, a variedade de formas de pagamento no mercado pode tornar as operações financeiras mais suscetíveis a falhas de vários tipos.

Neste artigo, explicamos o que é conciliação financeira e seus vários tipos, além de mostrar suas etapas e apontar problemas que elas podem evitar – ou corrigir a tempo.

Acompanhe até o final!

O que é conciliação financeira?

Conciliação financeira é um processo implementado para verificar o fluxo de caixa de uma empresa a partir da comparação entre registros como dados bancários, contábeis e documentos internos.

Em resumo, é a conferência de dados feita para evidenciar alguma eventual falha ao longo do processo que começa quando o cliente da empresa faz os pagamentos, seja qual for a forma utilizada, e termina com a entrada da verba na conta.

Este processo pode ser realizado de duas formas:

• Manual: geralmente realizado com o auxílio de uma ferramenta como Excel ou Google Drive, pode ser eficaz para empresas de menor porte com pouca diversidade nas formas de pagamento
• Automatizada: realizada a partir de um software de gestão empresarial, pode evitar falhas humanas e realizar uma análise aprofundada.

A partir de uma rotina de conciliações, uma empresa pode detectar se houve algum erro de registro, débito que não estivesse previsto ou até descobrir ter sido vítima de fraude.

Principais tipos de conciliação financeira

A conciliação financeira é dividida entre vários tipos, conforme a origem dos dados a serem conferidos.

Veja abaixo os principais.

Conciliação bancária

É a comparação entre os valores que estão no extrato da conta bancária de um negócio e as informações contábeis listadas nas documentações internas.

O objetivo é garantir que os registros de entrada e saída do negócio estejam em conformidade com as movimentações bancárias.

Conciliação contábil

Esta conciliação serve para conferir as informações referentes à contabilidade de uma empresa em determinado período.

Isso inclui dados de saída, como despesas com fornecedores e folha de pagamento, e de entrada, como os recebíveis.

Este processo é necessário para que uma empresa possa apresentar seu Balanço Patrimonial, um documento obrigatório para negócios não optantes pelo regime Simples Nacional.

Conciliação de ativos

É a verificação dos dados das contas de ativos, ou seja, as listagens de bens e direitos de uma empresa que podem ser convertidos em dinheiro.

A comparação das informações é feita entre os registros lançados na escrituração e as suas movimentações.

Conciliação fiscal

A conciliação fiscal é a conferência dos documentos fiscais de um negócio, ou seja, as declarações emitidas em operações realizadas com outras empresas, pessoas físicas ou órgãos públicos.

O objetivo é verificar se os lançamentos fiscais foram registrados corretamente, evitando erros que podem refletir nas obrigações tributárias do negócio.

Conciliação de cartões

É a checagem dos dados disponibilizados pelas operadoras de cartões de crédito e débito referentes aos resultados de vendas de uma empresa.

Por isso, também é chamada de conciliação de recebíveis.

A verificação é feita pela comparação dessas informações com três tipos de dados:

• Volume de vendas processadas
• Recebimentos, descontadas as taxas
• Extrato de conta bancária (em uma conciliação bancária específica para essa finalidade).

Conciliação de pagamentos

Este processo compara passivos de uma empresa, ou seja, valores que ela deve a funcionários, clientes ou fornecedores.

Apesar de ajudar na negociação de prazos e condições, o processo tem como objetivo principal evitar inconsistências antes que esses pagamentos sejam concretizados.

Qual a importância da conciliação financeira?

A conciliação financeira é uma prática essencial na rotina de organizações de todos os tamanhos e setores.

Confira agora algumas das principais razões dessa importância.

Aumentar a transparência

A realização de uma conciliação é necessária para manter a saúde financeira de qualquer empresa.

Se for adotada com regularidade, ela garante à empresa maior transparência nos fluxos financeiros.

Desta forma, a qualquer momento é possível prestar contas ao conselho fiscal, aos sócios, parceiros comerciais ou órgãos federais.

Desta forma, fica mais fácil realizar auditorias internas e externas para dar mais segurança ao negócio.

Apontar erros

Quando o gestor de um negócio traça metas e estratégias, ele precisa se basear nos dados da empresa. Se esses dados estiverem errados, todo o planejamento fica comprometido.

Por isso, a conciliação financeira é importante para apontar problemas como:

• Falhas na operação, como erros de digitação ou extravio de documentos
• Prejuízo causado por algum erro cometido pelo banco
• Falta de previsão de alguma taxa, tributo, transação ou aplicação automática
• Inconsistências em taxas cobradas por adquirentes nas transações financeiras.

Qualquer uma dessas situações pode ser resolvida rapidamente sem causar transtornos, caso seja identificada com rapidez.

Detectar atividades suspeitas

Nenhuma empresa está livre de fraudes e desvios, seja por parte de colaboradores, sócios ou parceiros com acesso a determinados dados e sistemas.

A confiança é importante em um ambiente organizacional, mas isso não significa abrir mão de um instrumento que também pode detectar qualquer atividade fora do padrão.

Assim que qualquer indício for apontado, é importante realizar uma apuração detalhada com discrição antes de apontar culpados.

Controlar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um ponto muito sensível para qualquer negócio, pois muitas decisões sobre custos e despesas passam por esse controle.

A conciliação financeira é uma ferramenta capaz de evitar falhas nesse acompanhamento, que possam levar a problemas de liquidez – ou seja, a perda da capacidade da empresa de cumprir com suas obrigações.

Embasar decisões

A realização da conciliação financeira também pode ajudar a mapear padrões de consumo que podem embasar tomadas de decisões eficientes para o negócio.

Afinal, com ela é possível analisar quais períodos sazonais têm uma receita maior, portanto teve mais vendas.

A partir desses dados, é possível definir ações publicitárias, preços e promoções, entre outros aspectos.

Quando a conciliação financeira ocorre?

A definição do momento para fazer a conciliação financeira pode variar conforme as características do negócio.

Porém, o ideal é que a medida seja implementada com bastante frequência, para evitar qualquer atropelo.

Para a maior parte das empresas, o ideal é que a prática seja semanal ou quinzenal.

Já alguns negócios com um fluxo de entradas e saídas não tão alto podem realizar mensalmente.

Porém, também há situações em que a conciliação financeira também deve ser realizada fora do período definido.

Alguns exemplos são:

• Após um evento sazonal com um alto volume de vendas
• Antes da elaboração de relatórios
• Antes da realização de uma auditoria externa
• Antes de uma reunião com sócios ou com o conselho de gestão.

E mesmo após qualquer um desses casos, é importante retomar a periodicidade.

Como fazer conciliação financeira?

Embora tenha uma variedade em relação à fonte dos dados a serem conferidos, a conciliação financeira depende de algumas etapas básicas.

Veja abaixo um resumo de como realizar este procedimento.

Monitoramento e lançamento

Para analisar todas as entradas e saídas de uma empresa, é preciso fazer o acompanhamento dos fluxos de caixa.

Por isso, monitore todas as movimentações da empresa, como:

• Recebimento dos valores das vendas
• Pagamento de impostos e tarifas bancárias
• Compras de matéria-prima
• Pagamento por serviços
• Pagamento de salários e comissões.

Os dados são lançados manualmente ou automaticamente, conforme o tipo de conciliação a ser realizado.

No primeiro caso, eventuais erros no processo podem ser evitados com o lançamento correto das datas de cada movimentação.

Validação

Esta é a etapa onde acontece a conciliação propriamente dita: a validação dos dados.

Em outras palavras: a comparação necessária conforme o tipo de conciliação que você estiver fazendo.

Por exemplo, em uma conciliação bancária, valide os dados dessas movimentações com os extratos da conta – sempre levando em consideração as datas corretas.

Já se a conciliação for fiscal, compare esses dados com os documentos bancários relativos a cada operação financeira, e assim por diante.

Investigação e correção

Em condições ideais, todos os dados foram validados e nenhuma inconsistência foi encontrada.

Mas há muitos fatores que podem causar ruídos na sua conferência, apontando problemas a serem solucionados.

Portanto, se algum dado não bater, a primeira medida a tomar é investigar qual foi a causa.

Se o erro for cometido pela operação da empresa, o processo para a correção é mais simples.

Em alguns casos, você pode precisar contatar seu banco para informar sobre o caso e, se for preciso, pedir a correção de valores cobrados de forma indevida.

Como automatizar a conciliação financeira?

Vimos neste artigo o quanto a conciliação financeira é importante para a gestão de uma empresa.

Também mostramos que esse processo deve ser feito com bastante cuidado e em várias etapas.

Entretanto, realizar um processo manual pode ser altamente arriscado, além de ser um procedimento bastante trabalhoso.

Por isso, muitas empresas têm optado por adotar soluções que automatizam esse processo.

Desta forma, além de não precisar mobilizar colaboradores para realizar a conciliação a cada semana, quinzena ou mês, você poderá ter a certeza de que não haverá erros humanos nesse processo.

Além disso, usar uma plataforma de cobranças avançada também é importante para evitar inconsistências nas finanças da sua empresa.

A Vindi conta com soluções para vendas avulsas e recorrentes, tornando possível automatizar diversos processos relacionados aos pagamentos.

Por meio do nosso sistema, é possível fazer integrações com plataformas de conciliação como Concil, Conciliadora e Confere.

Assim, você garante uma cobrança eficiente e não precisa se preocupar com a conciliação financeira.