Muito usada por empresas de cobrança e recuperação de crédito, a régua de cobrança é um instrumento matador para combater clientes inadimplentes (em atraso) e aumentar a retenção. Mas, na prática, o que é e por que as empresas precisam dessa funcionalidade?

Empresas que cobram muitos clientes e que têm grande desafios de inadimplência, precisam de réguas de cobranças para automatizar trabalhos manuais, reter clientes, combater o churn involuntário e os atrasos de clientes, que são grandes vilões de fluxo de caixa em qualquer tamanho de empresa e em qualquer setor.

O que é uma régua de cobrança?

Cobrar um cliente não é uma coisa simples – na maioria dos casos. Mas deveria ser, ainda mais se o faturamento da empresa está atrelado a um sistema que gerencia faturas e cobranças dos clientes. E não deveria ser diferente também em ERPs, CRMs de cobrança e outros softwares de gestão.

Mas, nem sempre é assim…

Régua de cobrança é uma regra que empresas estabelecem para cobrar os clientes de forma sistemática: com datas específicas de cobrança, envio de mensagens, informação sobre faturas abertas (inadimplências) e tentativas de contato durante a vigência de planos e contratos comerciais.

Por incrível que pareça, algumas empresas fazem isso de forma manual. Mas, apesar de fazerem assim, não deixa de ser uma régua de cobrança. Na prática, empresas que precisam cobrar dezenas, centenas, milhares e milhões de clientes, deveriam ter um sistema que faça uma régua de cobrança automatizada. 

A régua de cobrança tem esse nome porque ela acompanha uma timeline de ações entre a geração de uma cobrança (ou fatura) até o pagamento ou cancelamento do serviço. Ela funciona baseada em datas específicas com data inicial, data final e comunicações entre esses períodos (em casos de lembretes de pagamento, envio de faturas e comunicação de inadimplências).

“Régua de cobrança é uma regra que empresas estabelecem para cobrar os clientes de forma sistemática: com datas específicas de cobrança, envio de mensagens, informação sobre faturas abertas (inadimplências) e tentativas de contato durante a vigência de planos e contratos comerciais.”

Empresas com receita recorrente têm a missão (e obrigação) de terem isso!

Régua de cobrança por boleto

O boleto bancário é a mais popular das formas de pagamento no Brasil, e isso se estende para o setor de serviços, onde mais de 90% da prestação, ainda é paga nessa modalidade. Em alguns setores, como o de educação, de imobiliário e de saúde, o boleto é a única forma usada em réguas de cobranças de algumas grandes redes. Faturar por boleto é sempre um desafio, ainda maior, se a empresa tiver a modalidade de receita de assinaturas, mensalidades ou planos, a chamada cobrança recorrente.

Melhores práticas para régua de cobrança via boleto:

  • Emitir o boleto de 20 a 10 dias antes do vencimento aumenta a chance de pagamento na data do vencimento;
  • Notificar o cliente via email ou SMS (se o boleto não pago) 1 dia após o vencimento e cadastrar uma regra para essas notificações em 5, 10, 20 e 30 dias após o vencimento, se essa cobrança não for liquidada;
  • Atualizar o boleto em toda notificação ou usar uma carteira de cobrança que permita a atualização em tempo real, permitindo que o cliente pague através dessa nova fatura, facilmente.

Observação importante: no Brasil são pagos, aproximadamente, 4 bilhões de boletos, anualmente.

Régua de cobrança por cartão de crédito

O cartão de crédito “cabe como uma luva” nas réguas de cobranças. Primeiro, porque a ação de pagamento não depende manualmente do cliente e, segundo, porque ele permite re-tentativas de cobranças (chamada popularmente de “teimosinhas“), o que aumenta bastante o índice de conversão de pagamento.

Melhores práticas para régua de cobrança via cartões de crédito:

  • Notificar em tempo real cobranças não efetuadas (por falta de saldo ou outro motivo de recusa pelo banco emissor);
  • Notificações via SMS costumam ser mais eficazes nessa modalidade;
  • Ter um estudo das melhores datas de corte de faturas dos cartões de crédito do seu cliente ajuda muito, apesar de ser muito desafiador controlar essa informação.

Observação importante: Quase 1/4 da perda de renovações de cobranças via cartão de crédito acontecem por conta de troca e cancelamento de cartão pelo banco.

Régua de cobrança por débito em conta

Pouco difundido nesse tipo de funcionalidade, o débito em conta é grande aliado de ONGs, Igrejas e grandes arrecadadoras como seguradoras, bancos e empresas financeiras de todos os tipos. E, mesmo com os bancos diminuindo a oferta desse produto no mercado, é uma forma de recebimento muito eficaz para grandes carteiras, onde clientes só precisam ter o saldo em conta.

Melhores práticas para régua de cobrança via débito em conta:

  • Cadastrar mais de uma conta corrente do cliente, permitindo o envio das “teimosinhas” em bancos diferentes – aumenta relativamente a chance da cobrança com sucesso;
  • Ter uma plataforma de gestão desses arquivos é imprescíndivel, já que os erros sistêmicos entre vans e bancos é comum, infelizmente;
  • Colocar o débito em conta como primeira forma, seguindo de cartão de crédito e boletos bancários, respectivamente, é uma prática que sugerimos.

Observação importante: não aconselhamos, aqui na Vindi, a criação de réguas de cobrança onde a forma de pagamento seja via TED, transferências e Docs. Se, ainda assim, for essa a opção, a gente tem uma solução que confirma depósito em conta, mas necessita de confirmação do saldo na conta pelo operador. 

Comunicação de cobrança eficaz

O maior sucesso no combate à inadimplência é uma comunicação eficaz.

Se o seu cliente receber a mensagem certa, ele irá ser motivado a quitar a fatura e sanar o atraso. Mas, somente se a mensagem for certa. As melhores ferramentas que a gente recomenda são:

  • SMS – funciona muito bem. O cliente inadimplente não gosta de receber SMS, mas é o método mais eficaz de informar um problema de não pagamento;
  • Email – funciona bem porque ele recebe uma comunicação formal de atraso, com personalização (logo, nome da pessoa e etc);
  • Cartas (e notificações extra-judiciais) – não gostamos desse tipo de comunicação, mas funciona para casos de venda mercantil (nota promissória e confissões de dívidas);
  • Telefone – outro método que funciona, mas vem caindo em desuso por conta do advento do telemarketing, onde a experiência da cobrança nunca é boa;
  • Warnings e banners – se sua empresa vende um serviço digital, um dos métodos mais eficazes é exibir a comunicação no acesso do cliente (via app ou plataforma) e bloquear esse acesso, depois de um período decidido entre vocês.

A Vindi tem na plataforma uma ferramenta de notificação que engloba SMS, emails e personalização da fatura. Essa funcionalidade de notificações compõe uma parte importante da nossa solução. Com essas soluções, a recuperação de inadimplência dos nossos clientes acontecem em partes, de forma automática.


Quando um cliente é considerado inadimplente?

Cada empresa age e classifica inadimplência de uma forma particular. Aqui na Vindi, a gente também usa nossa plataforma para cobrar nossos clientes. E classificamos a inadimplência logo após o vencimento da fatura e a constatação do não pagamento. Isso, independentemente da quantidade de dias de vencimento.

Temos uma base considerável de faturas e cobranças sendo enviadas e quitadas diariamente. Analisando a fundo as cobranças dos nossos clientes, eu classifico três tipos de inadimplência: aceitável, preocupante e grave. Não deveria, mas é comum o atraso de pagamento de boletos em prestação de serviços. Porém, isso em uma escala grande, quebra o fluxo financeiro de uma empresa e pode levar ela a alguns problemas bem graves.

Inadimplência fantasma

Certa vez, identificamos em uma empresa de software que o maior cliente dela (que representava 20% do faturamento), havia pago apenas 10 mensalidades no período de 12 meses. Essas cobranças atrasaram pelo menos 6 vezes no ano. Na prática, essa empresa deixou de receber naquele ano, duas mensalidades consideráveis e parte das pessoas do financeiro, não sabiam. É duro, mas isso é muito comum.

E o que foi identificado nesse caso catastrófico? Que os atrasos aconteciam, basicamente, por conta da comunicação. O financeiro emitia um boleto, anexava uma nota fiscal e aguardava o “milagre” do pagamento. Esse processo ficava ainda mais catastrófico quando o departamento de contas a receber precisava ligar e enviar emails cobrando os atrasos…

Como a Vindi pode ajudar com nossa plataforma

A Vindi permite o cadastro de uma régua de cobrança de forma simples! Pequenas, médias e até grandes empresas usam nossa solução com funcionalidades específicas para cada tamanho de empresa. A gente permite que nossos clientes personalizem os emails, as mensagens via SMS ou usem nossos próprios templates sugeridos para criar uma régua de cobrança.

Para ilustrar melhor, como a gente analisa e trabalha com cortes de tempo de atraso,  exemplifico a seguir:

  • Até 10 dias de atraso – aceitável;
  • de 11 a 30 dias atraso – preocupante;
  • Acima de 30 dias atraso- grave.

Do aceitável para o grave, existem diversas ações que a gente faz como Vindi. Desde comunicação e tentativas de cobranças diferentes, até o acompanhamento em tempo real via dashboard da Vindi. Temos, na plataforma, uma fácil visualização de como esses clientes estão se relacionando com essas cobranças. Inclusive, se eles estão clicando nessas cobranças/faturas.

Em um dos relatórios, a gente exibe: 

  • Nome do cliente (quem são os “atrazildos” mais contumazes);
  • Valores e volume financeiro envolvido nesses inadimplentes;
  • Última visualização da fatura (mostrando dia e hora que o cliente clica nessas faturas)
  • Data de emissão e vencimento;
  • Quantidade de cobranças vencidas;
  • Quantidade de notificações enviadas por cliente;
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Foto: Dashboard Vindi – Relatório de Cobranças de inadimplentes
  • Relatórios exportáveis e clicáveis em tempo real;
  • Atualizador em tempo real (se a fatura é paga com cartão de crédito, por exemplo, atualizamos em tempo real na plataforma. Para boletos e débito em conta, respeitamos as regras dos bancos (uma vez ao dia);
  • Entre outra série de funcionalidades para recuperar vendas perdidas e faturas atrasadas.
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Foto: Reprodução Dashboard Vindi – Relatório de Cobranças.

Essa pequena amostra ajuda cada um dos nossos mais de 5.000 clientes a gerenciar milhões de faturas por mês! E, ainda mais: apoia cada uma dessas empresas a entender melhor suas carteiras de clientes.

Principais pontos e vantagens para usar uma ferramenta que permite a criação de réguas de cobrança

Quando essa régua de cobrança é colocada na mão de uma pessoa controlando cobranças manualmente, o risco é grande. Desafios de atenção, foco e outras interferências diárias possibilitam que essas cobranças esteja sujeitas a algumas falhas. E tem outro ponto muito importante: cobrar um cliente em atraso é extremamente chato!

Separei alguns pontos importantes do porquê usar uma ferramenta para recebimento que permita a régua de cobrança:

Uma equipe financeira para apoiar o negócio, não para cobrar

Se a sua empresa tem uma equipe financeira para cobrar atrasos e controlar inadimplência, cuidado! Temos um mau sinal aí. Uma boa equipe financeira é aquela que gasta maior parte do tempo em planejamento, estudo de eficiência financeira e tem os olhos no crescimento da receita. Calcule quanto tempo as pessoas estão gastando na cobrança de inadimplentes.

Tempo é dinheiro.

Personalizar faturas profissionaliza a empresa

Isso parece besteira, mas quando empresas e pessoas recebem uma cobrança personalizada, dão mais atenção a cobrança. Seja por SMS ou por email, essa comunicação ocorre de forma profissional quando é customizada. Se ainda tiver a mensagem certa nessa fatura, o índice de sucesso na cobrança aumenta.

Cobrança recorrente não falha no envio!

Quando você delega para um sistema inteligente cobrar, e ainda consegue criar uma régua eficaz, a vida da empresa melhora. Mais do que isso, ter uma cobrança automatizada é garantir que o envio não vai falhar. O cliente vai receber a cobrança independente do problema que você tiver no dia a dia. Ela acontece sem interferência humana.

Pessoas têm vergonha de cobrar clientes, é um fato

Olha que afirmação interessante. Algumas empresas demonstraram para a gente que sentem vergonha em cobrar seus clientes inadimplentes! E, cá para nós, realmente é bem chato cobrar clientes. Alguns desses atrasos são de clientes antigos, o que dificulta essa cobrança. Fizemos uma pesquisa rápida com 10 clientes. Desses, 8 se sentem envergonhados em cobrar por telefone quando o cliente é devedor.

Quando a cobrança ocorre de forma automatizada, a pessoalidade desaparece.

Cobrar poderia ser considerada uma arte em finanças. E, para quem não domina essa arte, a gente desenvolveu a Vindi! Mas, Rodrigo! Quais empresas usam a Vindi para cobrar? Empiricus, Latam Airlines, Totvs, Whirlpool, Resultados Digitais, Thomson Reuters, entre outras 5.000.

Quer entender melhor como a gente funciona e ajuda as empresas que vendem mais? Clique aqui.consultor vindi