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Esse é um texto para CTO’s e CFO’s, mas também para pessoas que estão nesse exato momento pensando se a solução que têm para cobrar seus clientes, é eficaz. Por quê?

Porque essas três figuras são as principais envolvidas numa das decisões mais importantes em empresas de tecnologia: a troca do billing. Nos últimos processos de migração de legados de outras plataformas para a nossa, um dos pontos mais discutidos pelas equipes envolvidas é: como posso melhorar meu processo de cobrança? O sucesso que temos presenciado, seguem na sua totalidade, uma série de regras importantes, desde a escolha da solução como os processos financeiros envolvidos, sendo tratados de forma profissional.

Para entender melhor vamos começar com a definição de billing?

O que é Billing?

Billing é um sistema de cobrança (de tarifas, de planos e de serviço) que gera e controla faturas de forma aplicável. É o faturamento da empresa passando por uma cobrança inteligente (nem sempre é assim). Para ilustrar melhor, temos alguns exemplos de como funciona um billing no nosso dia a dia como consumidores: telefonia, tv à cabo, e outros serviços como hospedagem de sites, são bons exemplos para entender um pouco mais. Em todos esses três exemplos, o desafio de qualquer empresa é como fazer a gestão das cobranças, contratos e recebimentos. Para nós como consumidores, é simples: basta pagar a fatura. Já para a empresa, o negócio é muito mais complexo. Muito mais.

Para se ter ideia, vamos analisar uma fatura telefônica na íntegra. Parece coisa simples, mas imagina para uma empresa, a dor que é fazer a gestão da cobrança de um único cliente. Para isso funcionar, a empresa telefônica (do exemplo) separa:

1) Plano escolhido pelo consumidor – plano fixo;

2) Interurbano – faixa variável;

3) Roaming – faixa variável;

4) Uso de dados – faixa variável.

* Ilustração de uma fatura com vários itens (todos diferentes) na mesma cobrança.

o que é billing

Se a empresa não tiver um sistema profissional, calcular isso “na unha”, é uma completa loucura. Por dois motivos: pelo tempo gasto para juntar todas cobranças dentro da mesma fatura e pela ineficiência da escala. Ter centenas ou milhares de clientes, para muitas empresas é sinônimo de tempo, dinheiro e um departamento inteiro controlando isso. O que na prática é menos dinheiro no caixa.

Se contarmos como fica uma configuração dessa fatura no final do período, dá para entender facilmente através de uma ilustração como funciona do ponto de vista do cliente. Para o caso de empresas de telefonia, que no geral são grandes empresas, todo esse processo está numa integração com sistemas (ERP’s e CRMs e meios de pagamento) prontos para ler qualquer tipo de cobrança, então sugere-se que a maioria delas têm no seu processo de cobrança, uma forma automática de cálculo e emissão de faturas bem planejadas. Mas nem sempre é assim.

Os diversos tipos de modelo de vendas e regras de negócio, são desafiadores para ERPs, para software de gestão e também para empresas que fazem a gestão diretamente com o bancos (especialmente para essas). Se a sua empresa está fazendo a gestão dos recebimentos, o faturamento recorrente e de vendas, de forma manual e diretamente com bancos e operadoras de cartão de crédito, tenha essa certeza, você está perdendo dinheiro e tempo.

Se você tem uma empresa de TI, que se dedica mesmo que esporadicamente (ou full-time) ao billing, você pode estar perdendo mais dinheiro ainda.

Explico melhor.

Deixe a sua equipe fora de desenvolvimento de billing

Um dos grandes desafios de empresas com dezenas, centenas, milhares e até milhões de clientes, é sempre cobrar. Como cobrar? Que método usar? Períodos, parcelamento, conciliação, fraudes, inadimplência e outros fatores, fazem disso no Brasil, uma grande dor, para empresas que não tenham processos automáticos e planejados para cobrar sua carteira de clientes. O título acima parece ser papo de vendedor, mas acredite, não é.

billing pagamento
Essa é a reação da sua equipe (por dentro), quando você informa que eles vão construir um módulo financeiro. Foto (Shot Clock Blog)

Com essa nossa experiência de quase 3 anos solucionando billing, seja recorrente, seja de faturas, identificamos diversas oportunidades para empresas tirarem da frente um dos maiores desafios da cobrança: o tecnológico. Na maioria das vezes, ter um processo automatizado de faturamento é ter de fato, uma equipe pronta para fazer as integrações com bancos, adquirentes, bandeiras de cartões e sistema que fazem leituras de dados para deixar as equipes financeiras satisfeitas.

billing-automatico
Essa é sua equipe, fazendo billing.

A maioria dos casos críticos que recebemos aqui, de migração de legado, de sistemas antigos e de outros fornecedores, são casos onde a empresa, seja de qualquer ramo, estava atolada em fazer a gestão de recebimentos. As equipes de TI estava integrando, fazendo adaptações, processando pagamentos com cartões (aqui tem um baita risco) e até criando sistemas para automatizar as cobranças. A primeira pergunta que costumo fazer é:

“Qual o foco da sua equipe de TI? O produto que vocês vendem ou fazer billing?”  

Mais de 95% das empresas brasileiras, não têm processo de faturamento automatizado. Em outras palavras, essas empresas estão fazendo emissão de cobrança, nota fiscal, controle de faturamento e conciliação, na mão. Diretamente nos bancos e nas prefeituras. O que é de fato, um verdadeiro desperdício de tempo e grana. Quando costumo visitar uma empresa que tenha processos manuais de faturamento, sempre faço um cálculo imaginário de quanto dinheiro está indo pelo ralo. E discutindo com algumas dezenas desses clientes, chegamos a elaborar uma tese (nossa), onde consegui mensurar quanto é eficiente ou não, uma empresa que já fatura. No cálculo que fizemos com clientes da Vindi (casos reais), identificamos que:

a) Uma empresa com 1000 clientes (sem TI)

A equipe financeira (composta em média por duas pessoas) dessa pequena empresa, perde cerca de 12 horas mensais, para fazer o processo manual de faturamento, emissão de notas fiscais e conciliação. Se esses clientes não pagarem essas faturas (e 30% deles não pagam no primeiro vencimento), o problema aumenta: para encontrar os inadimplentes por telefone e por email, essa empresa leva mais 20 horas mensais para conseguir (de fato) falar com esses 300 clientes mensalmente.

Estou falando de mais de 30 horas mensais, gastos com faturamento. São mais de 2 dias inteiros de trabalho de duas pessoas. Se calcular a questão trabalhista e de tempo, fica fácil calcular que tem algo errado. Se levar em consideração o fator “erro humano”, aí vira outra história.

b) Uma empresa com 1000 clientes + equipe de TI desenvolvendo billing em casa

Aqui a coisa já começa a mudar de figura, já que a equipe de TI mete a mão no código, para solucionar problemas de cobrança. A situação é com certeza melhor que aquela empresa do primeiro exemplo. Mas será que ter uma equipe de TI focada nisso faz sentido? Além do custo alto, é praticamente impossível achar gente boa disponível, que desenvolve software no país. Quem é do ramo sabe a dificuldade de encontrar desenvolvedores Ruby, Java ou qualquer linguagem onde a demanda é altíssima.

Falando de tempo, essa empresa apresenta uma velocidade grande de faturamento, já que parte dele é automatizado, porém a equipe precisa fazer as integrações com diversos agentes financeiros. Entenda que aquele seu desenvolvedor vai precisar ler: a API de Itau, Bradesco, Santander, BB, Cielo, Rede, Getnet. Depois de entender cada uma delas (já que cada uma tem um padrão diferente) ele vai implementar junto à equipe. “Sentar o dedo” na integração custa alto. E sua empresa pode estar direcionando recurso para o caminho errado.

Entenda também que nesse meio do caminho, podem ocorrer mudanças de versão dessas APIs, ou seja, sua equipe vai parar novamente para adaptar à nova documentação. E tem outra coisa bem importante: eles (assim como a equipe financeira) não são especialistas em billing.

O seu negócio precisa desse desenvolvedor cuidando do produto, no qual a sua empresa fornece.

c) Uma empresa com 1000 clientes usando um billing eficaz

“Delegar o billing, é isso que você sugere Rodrigo?

Sim, usar alguém que conheça profundamente e fale com todos agentes financeiros do mercado. Ter um “hub de pagamento” é a melhor opção para quem quer escalar. Esses 1000 clientes dentro de uma operação que precisa crescer, com um billing profissional, é o sonho de qualquer empresa. Costumo dizer que processos bem automatizados de cobrança suportam a escala de milhares e milhares de clientes sem aumentar a capacidade de pessoas controlando faturas, inadimplência e recebimentos. É a extinção de trabalhos manuais.

A estimativa é que as 100 maiores empresas americanas já possuem billing profissional de terceiros. A mudança já começou. Por aqui a realidade é outra, mas o movimento já é grande, ainda mais se tratando de um país com uma peculiaridade grande de diversas formas de pagamento e diferenças de impostos que temos. Para exemplificar bem, já migramos para nossa solução empresas com sistemas legados conectados a mais de 11 sistemas diferentes: 5 bancos, 2 adquirentes, 2 subadquirentes, 1 emissor de nota fiscal, 1 sistema de conciliação e 1 antifraude.

O trabalho que essa empresa tinha para conciliar as informações de cada elemento dessa cadeia era colossal. E de fato, minhas análises se confirmaram ,a gente pode criar uma forma de analisar qual é a eficiência em se fazer cobrança por aqui.

Vou revelar um dado muito importante:

“A Vindi tem mais de 4000 empresas que usam a plataforma. E só duas pessoas são envolvidas na cobrança dessas empresas.” 

O resto é tudo automatizado. E não estou falando de cobranças simples. Para se ter uma ideia, temos mais de 800 faturas diferentes (em clientes distintos) com tipos de cobrança, método de pagamento e precificações diferentes. Além disso, temos o controle de inadimplência (também automático) onde os possíveis devedores são “motivados” a nunca dever.

Repito: uma única pessoa para fazer o billing de milhares de clientes. Dica: menos de 10 minutos são gastos por dia para controlar o faturamento.

O índice de eficiência Vindi 

Se para cada 1000 clientes, uma pessoa, temos então, uma ideia de índice de eficiência que equipes financeiras e administrativas precisam visualizar para fazerem uma auto análise.

O índice de eficiência da Vindi é: 0,0005% (Temos 4 mil clientes e 2 colaboradores responsáveis)

1 colaborador para 1000 clientes = 1/1000 = 0,10%

Sendo assim considero a seguinte métrica abaixo:

0,10% – ótimo

0,20% – regular

0,50% – ruim

Calcule agora, quantas pessoas são necessárias na sua equipe para: faturar, conciliar e cobrar inadimplentes. Seja honesto consigo mesmo: inclua nessa métrica todos que façam interface com emissão de faturas, ligação para clientes devedores, emissão de notas fiscais e contatos com bancos.

Não se assuste se o número ficar acima de 0,30%. A maioria das empresas têm esse índice no Brasil, por conta da cadeia de pagamentos que é extremamente extensa e também por conta da burocracia de processos tributários e etc.

É duro ter que controlar:

Pagamento (método de pagamento: boleto, cartão de crédito, débito em conta);

Billing (como cobrar, qual período, cálculos);

Nota fiscal (tipo de serviço/produto, tributação, qual município, alíquotas);

Conciliação (quem pagou, quando, quem está devendo).

De certa forma essas “caixas” acima, todas elas, conversam com sistemas diferentes. Pagamento conversa com bandeiras, adquirentes, bancos e antifraude. Notas fiscais necessitam da configuração e alíquotas diferentes para cada município, Além disso, necessita-se de dias para fazer a conciliação desse processo todo para não ocorrer perdas e danos financeiros, por conta de intermitência entre sistemas e informações desencontradas.

Pilares que fazem da Vindi, ter um billing matador (no bom sentido)

Gateway de pagamento eficaz 

Ter confiança em algo de massa crítica como pagamento, é fundamental. É dormir tranquilo, mesmo que o negócio funcione à noite. É ter a certeza de disponibilidade, na hora que o cliente chegar. Além disso é confiar que segurança e performance serão altamente cobertas. Gateway de pagamento é commoditie, se pensar em preço somente. Mas acredite: nem todo gateway de pagamento tem a mesma performance e nem toda empresa conhece bem o que está fazendo.

gateway de pagamento

O que é importante garantir?

– Disponibilidade;

– Segurança;

– Transparência;

– Inteligência;

API pensada nos developers;

– Multi-adquirência.

Plataforma de Recorrência Robusta 

É simples defender a Vindi nessa questão. Temos a confiança de ter o que existe de melhor em cobrança recorrente e gestão de faturamento por aqui. Isso combinado com conhecimento da nossa equipe e da proximidade em entender cada tipo de negócio que temos aqui dentro, faz nossa empresa crescer mais de 500% ao ano.

billing recorrente

O que é importante garantir?

– Flexibilidade;

– Aplicação;

– Re-tentativas programadas;

– Hub de Pagamentos que fala com todos agentes do Brasil;

– Integrações (nota fiscal, bancos, adquirentes, antifraude, ERPs, CRM, módulos, plugins e plataformas e-commerces);

– Controle de inadimplência;

– Comunicação transacional eficaz.

API com níveis profundos de abstração 

Esse é um segredo, acreditem. A maior e melhor avaliação é: posso cobrar como eu quiser? Não importa modelo e a regra de negócio: se plano, vendas parceladas, vendas únicas, e-commerce, serviço, indústria ou qualquer tipo de cobrança, ter uma flexibilidade de cobrar como quiser e controlar os recebimentos como quiser, é o grande diferencial para construir internamente, a melhor forma de faturamento possível. Em métricas, performance e gestão.

billing-recorrenteO que é importante garantir?

API de integração pronta para modelos de: trial, descontos, planos variáveis, freemium, vendas avulsas;

– Estrutura para controles e arquitetura para um fácil planejamento e integração;

– Possibilidade de integrações em níveis diferentes, com partes independentes de funcionalidades;

– Conexão com módulos open sources, replicando funcionalidades em outras plataformas;

– Informação completa de todas funcionalidades com níveis máximos de extração de dados;

Entre tudo que falei nesse post, o fator mais importante é entender que um billing matador te dá condição de: focar no seu negócio (reduzindo tempo), ter a tranquilidade para continuar crescendo e a segurança de uma receita recorrente.

Confia em mim.

Quer descobrir no detalhe que tipo de cobrança a Vindi viabiliza? Clique aqui.

 

 

Author

Fundador e CEO da Vindi, plataforma líder em recorrência e criador do maior evento de empresas SaaS e Assinaturas do país, o “Assinaturas Day”.