Redação Vindi 
Usar um sistema de cobrança automatizado é uma maneira de tornar as operações de recebimento mais eficientes na empresa.
Em alguns casos, é um tipo de tecnologia do qual não se pode abrir mão, como em negócios que comercializam assinaturas, onde a cobrança do cliente ocorre todo mês.
Sem uma plataforma própria para essa finalidade, o setor financeiro precisaria operar de forma manual.
Consegue imaginar o quão trabalhosa é essa tarefa?
Não apenas isso, como também bastante arriscada, pois um erro humano poderia colocar todo o trabalho a perder.
Por outro lado, a empresa que conta com um sistema de cobrança automatizado evita vários tipos de problema, além de reduzir seus índices de inadimplência.
Conheça melhor as vantagens de usar esse tipo de software lendo o nosso conteúdo completo sobre o assunto.
Adotar um sistema de cobrança automatizado torna as operações de recebimento mais eficientes e reduz o risco de erros e inadimplência.
O que é um sistema de cobrança automatizado?
Sistema de cobrança automatizado é uma ferramenta que realiza o faturamento de clientes de forma contínua, geralmente uma vez por mês.
Esse é um tipo de plataforma muito usado no modelo da recorrência, ou seja, quando o cliente assina um produto ou serviço.
O formato vem sendo adotado por empresas de diversos segmentos, como academias, estacionamentos, clubes de assinatura e desenvolvedores de SaaS (Software as a Service).
Ao usar essa solução automatizada, a empresa pode programar as cobranças para que os assinantes paguem usando diferentes formas de pagamento.
Assim, não é preciso se preocupar com procedimentos manuais ao fim de cada mês — ou em outras periodicidades, como semanas, quinzenas ou até bimestres ou semestres.
Entenda melhor esse funcionamento lendo o próximo tópico.
Como funciona um sistema de cobrança automatizado?
O sistema de cobrança automatizado funciona a partir do cadastro dos dados de pagamento do cliente, conforme a modalidade escolhida por ele.
A partir dessa pré-definição, a própria ferramenta envia para o cliente a fatura ou registra o próprio pagamento.
Por exemplo: se o cliente escolher pagar por boleto bancário, o sistema envia o documento para ele em formato PDF por e-mail, SMS ou WhatsApp, em uma data próxima ao vencimento.
Assim, o cliente pode pagar usando o próprio aplicativo do banco, acessando o internet banking ou de uma maneira mais convencional, em uma agência bancária ou lotérica, ou um caixa eletrônico.
Se o cliente escolher pagar por Pix, a ferramenta pode enviar o QR Code da mesma maneira.
Esse envio é a função mais básica de um sistema de cobrança automatizado.
Confira a partir de agora outros recursos presentes nas melhores plataformas.
Diversificação das formas de pagamento
Ao ser cadastrado, o assinante pode escolher qual forma de pagamento ele prefere usar.
A qualquer momento, essa escolha pode ser alterada.
Régua automática de cobranças
A régua de cobrança é a definição de todas as ações que devem ser tomadas para garantir que o cliente fará um pagamento.
Esse processo pode incluir um lembrete ainda antes da data de vencimento e uma série de mensagens de cobrança a serem enviadas de acordo com o período em que o cliente está inadimplente.
Por exemplo:
- 5 dias antes do vencimento: um lembrete é enviado por e-mail
- Dia do vencimento: outra mensagem é enviada por e-mail
- Uma semana após o vencimento: uma mensagem é enviada por WhatsApp e SMS.
Um sistema de cobrança pode automatizar todo esse processo, enviando os lembretes e as faturas apenas para quem ainda não tiver feito os pagamentos.
Cartão de crédito na recorrência
Se escolher usar o cartão de crédito na recorrência, o cliente nem precisa realizar nenhuma ação para fazer o seu pagamento.
Basta informar uma única vez seus dados de cobrança para que o sistema realize a transação de forma automática a cada mês ou outro período.
Retentativas de cobrança
Mesmo com a automatização das cobranças no cartão de crédito, pode acontecer uma falha que impeça a concretização do pagamento.
Nesses casos, o próprio sistema pode refazer a cobrança.
Em geral, essa segunda tentativa é feita pelo menos dois dias depois do erro na primeira transação.
Assim, caso a fatura do cartão não tenha sido paga, dá tempo para que o cliente regularize sua situação.
BolePix
Boa parte dos sistemas atuais conta com o BolePix, um boleto que chega com QR Code incluído para o consumidor pagar por Pix, se quiser.
Com o envio desse documento, o cliente tem mais de uma opção de formato para fazer o pagamento.
Split de pagamento
Esse recurso divide o valor de cada pagamento feito entre duas ou mais partes, para situações em que há mais de um recebedor.
Por exemplo: se uma empresa conta com parceiros que fazem vendas em troca de uma comissão, o split de pagamento repassa ao vendedor o percentual definido no contrato.
Emissão de relatórios
A qualquer momento, um sistema de cobrança automatizado pode emitir relatórios com diversos dados referentes às vendas feitas na empresa.
Essa funcionalidade ajuda a acompanhar as métricas mais importantes para um negócio recorrente.
Como o sistema de cobrança automatizado impacta a gestão financeira de empresas?
O sistema de cobrança automatizado auxilia na gestão financeira dando maior previsibilidade de receitas.
Ao contar com uma ferramenta que aumente a eficiência nas cobranças, a empresa ganha uma capacidade maior de estimar o faturamento de cada mês.
Assim, fica mais fácil realizar o acompanhamento completo do fluxo de caixa, ou seja, o monitoramento de todas as entradas e saídas do negócio.
Além disso, como setor financeiro não precisa se preocupar em fazer cobranças manualmente, os colaboradores podem se dedicar mais a outras tarefas da gestão financeira.
Entre elas, está a análise dos dados financeiros estratégicos.
Então, o sistema de cobranças contribui novamente ao fornecer relatórios com diversas métricas para avaliar o desempenho da empresa.
Esses dados podem servir de embasamento para a tomada de decisões que podem ser importantes para os rumos do negócio.
Vantagens de contar com um sistema de cobrança automatizado
Além de apoiar a gestão financeira, o uso de um sistema de cobrança automatizado pode ajudar em várias outras frentes do gerenciamento de uma empresa.
Veja agora quais são as suas principais vantagens.
Redução da inadimplência
O uso de um sistema de cobrança automatizado pode reduzir a inadimplência de várias maneiras diferentes.
A principal delas é por meio da cobrança em si, que é feita de forma periódica e fixa, e com envio de lembretes automatizados em caso de atraso.
Portanto, não será por falta de lembrança que seu cliente vai deixar de pagar.
Além disso, a possibilidade de cobrar pelo cartão de crédito na recorrência reduz ainda mais as chances de atraso, pois a transação é automática.
Ou seja, o cliente não precisa fazer nada.
E mesmo se houver falha no pagamento, o sistema de retentativas pode recuperar o valor repetindo a cobrança.
Existem também alguns recursos avançados de combate à inadimplência, que vamos apresentar ainda neste texto.
Melhor relação com o cliente
A empresa que adota um sistema automatizado realiza cobranças de forma precisa, sem correr riscos de cometer uma falha humana que possa comprometer o relacionamento com o cliente.
Além disso, com processos como a régua de cobranças, fica mais fácil solucionar um caso de inadimplência, evitando possíveis situações conflituosas entre empresa e cliente.
Melhor experiência do cliente
Por meio de um sistema de cobrança automatizado, os consumidores podem escolher qual forma de pagamento preferem usar, o que contribui para uma melhor experiência do cliente.
A capacidade de enviar mensagens personalizadas de acordo com cada situação e perfil do cliente também ajuda a tornar esse contato mais agradável e menos incômodo.
Possibilidade de integração
Os melhores sistemas de cobrança automatizados podem ser integrados a outras ferramentas usadas na gestão empresarial.
Ao usar a ferramenta junto com um ERP, é possível sincronizar as informações das cobranças com os dados contábeis do negócio, facilitando o acompanhamento do fluxo de caixa.
Já a integração com um CRM facilita a obtenção de informações do histórico de pagamento de cada cliente, dados úteis para personalizar a comunicação e melhorar a retenção.
Conformidade com a legislação
Para poder receber pagamentos de diversas formas, é preciso cumprir uma série de procedimentos burocráticos e normas de compliance.
Porém, um sistema de cobrança automatizado já é implementado seguindo todas as regras e leis vigentes.
Por isso, a empresa que contrata uma solução pronta não precisa se preocupar com essa adequação.
5 erros comuns ao implementar um sistema de cobrança automatizado e como evitá-los
Confira agora cinco possíveis erros que uma empresa pode cometer ao começar a usar um sistema de cobrança automatizado e saiba como se antecipar a esses problemas:
- Poucas formas de pagamento: deixar de diversificar os métodos de cobrança pode custar uma venda a um cliente que não conseguiu pagar como pretendia. Para evitar, ofereça pelo menos o boleto, Pix e cartões de crédito e débito
- Falta de personalização: a configuração de mensagens genéricas na régua de cobranças faz com que o cliente inadimplente não se sinta valorizado e incentivado a resolver sua situação. Por isso, crie mensagens para diferentes situações pensado nas características do público-alvo
- Configurações incorretas: a chegada de uma mensagem de cobrança errada ou indevida pode causar uma grande dor de cabeça. Evite problemas assim realizando testes em sua régua para garantir que todos os lembretes foram definidos corretamente
- Não monitorar o desempenho: de nada adianta ter um sistema que possibilite a análise de vários relatórios e não aproveitar esses dados para embasar suas decisões. Por isso, estabeleça uma rotina de monitoramento das métricas que mais importam para o seu modelo de negócio
- Falta de compatibilidade: é importante que o sistema de cobranças possa ser integrado aos softwares usados na gestão do negócio. Portanto, antes de escolher qual plataforma você vai contratar, confira a lista de integrações disponíveis.
Qual o melhor sistema de cobrança automatizado?
O melhor sistema de cobrança automatizado é o mais adequado para as necessidades do seu negócio.
Por isso, na hora de escolher, é preciso levar em consideração aspectos como as formas de pagamento aceitas pela plataforma e suas possibilidades de integração.
Também não deixe de lado a segurança na hora de concretizar as transações.
A Vindi é um ecossistema completo de cobranças, que conta com recursos para a vendas avulsas e recorrentes.
Nossa ferramenta conta com o nível máximo do certificado PCI Compliance, que atesta a capacidade do sistema em proteger os dados de seus consumidores.
Contamos com uma plataforma de pagamentos que conta com todos os recursos para vender online.
Além disso, oferecemos recursos exclusivos de combate à inadimplência, como a retentativa inteligente de cobranças, que usa um sistema de análise de dados para identificar o melhor momento de repetir uma transação após falha no cartão.
Também oferecemos a retentativa com troca de adquirente, que refaz a cobrança usando um sistema diferente para conectar sua empresa com o banco e a bandeira do cartão.
Além disso, mesmo se a validade do cartão de seu cliente expirou e ele se esqueceu de atualizar no sistema da sua loja, os recursos Renova Cartões e Renova Vindi fazem essa atualização de forma automática.
Como usar o sistema de cobrança automatizado da Vindi?
O sistema da Vindi pode ser configurado de forma simples e intuitiva.
Para cadastrar os clientes e suas assinaturas, siga estes cinco passos:
- Crie um produto: selecione a opção “+ Novo Produto” para estabelecer um item ou serviço a ser cobrado, definindo o nome e o preço, que pode ser fixo ou variar conforme o uso ou algum outro fator
- Crie os planos: selecione “+ Novo Plano”. Cada produto pode ter vários planos, como, por exemplo, um mensal com valor mais alto e outro anual, mais barato para fidelizar os clientes
- Cadastre seus clientes: vá em “+ Novo Cliente” e inclua todos os dados dos assinantes, como nome, endereço, informações de contato, e os documentos necessários para a cobrança por boleto, se for o caso
- Crie os perfis de pagamento: na aba “Perfil de pagamento”, clique em “+ Novo Perfil” para inserir os dados de cobrança de assinantes que vão pagar com cartão de crédito
- Crie a assinatura: depois dos passos iniciais, acesse o perfil do cliente, clique na aba “Resumo” e selecione “+ Nova Assinatura”. Informe a data de início, o método e o perfil selecionado – caso o pagamento seja por cartão de crédito.
Com esses passos, o sistema já começa a realizar as cobranças automáticas.
