Qual a real situação financeira da minha empresa? Esse é o tipo de questionamento que todo empreendedor, empresário, dono do negócio – independente da titulação – deve se preocupar desde o início das atividades, independente do tipo e tamanho do negócio.

A espinha dorsal de uma bom controle financeiro está ancorada em planilhas bem elaboradas, para o registro dos valores de capital, atuais e futuros. E a eficiência de um bom controle começa com um planejamento cuidadoso, tanto das atividades do negócio, quanto do fluxo e registro das operações financeiras, permitindo assim um monitoramento o mais realista possível dos resultados, esperados e/ou obtidos.

O planejamento deve-se iniciar por uma análise cuidadosa da real situação financeira da empresa, principalmente a disponibilidade de capital de giro e dimensionamento do mercado relativo aos produtos e serviços oferecidos pelo negócio.

A falta de capital de giro até pode ser resolvida via mercado financeiro, mas apenas se a empresa tiver, de fato, mercado acessível para gerar negócios. Uma vez equacionadas estas duas questões, vamos partir então para os principais pontos de um bom “controle financeiro”.

Como o próprio nome já indica, controlar, neste caso, é ter em mãos as respostas necessárias para tomada de decisões no dia/dia da empresa. Veja os elementos importantes para que isso aconteça.

Fluxo de caixa

De extrema importância para qualquer negócio, o fluxo de caixa é a ferramenta que permite acompanhar e manter sob controle a situação financeira do empreendimento.

Apesar da simplicidade (basicamente entrada, saída e saldo) o ponto principal deve ser o compromisso de manter atualizado o registro do valor de cada operação realizada, com a respectiva descrição da origem, sendo aconselhável o uso de “centro de custos” para um melhor controle.

A evolução do saldo positivo ou negativo apresentado no fluxo de caixa, é que vai orientar a tomada de decisões, seja para corrigir detalhes operacionais do negócio, seja no sentido da expansão ou investimentos em outros empreendimentos.

Capital de giro

Conforme já falamos anteriormente, a manutenção de um valor para capital de giro é de suma importância para a administração de qualquer negócio.

Caso o capital de giro inicial da empresa tenha sido formado por empréstimo de terceiros, uma das prioridades do empreendedor deve ser quitar este compromisso e repor o valor com capital próprio, gerado com os resultados operacionais do próprio negócio.

Lembramos que o valor definido como capital de giro vai depender do porte e características de cada empreendimento e pode sofrer alterações no decorrer do tempo.

Estoques

Outro controle importante para uma boa gestão é o registro de estoque de matéria-prima, produtos acabados e insumos diversos.

A eficiência desse controle se baseia principalmente na definição prévia das quantidades necessárias para a manutenção periódica das atividades da empresa. Um bom planejamento do negócio deve estabelecer estes parâmetros, considerando o tamanho do mercado e outras variáveis, tais como a velocidade de reposição de cada item, fornecedor e possível variação de valor do ítem.

Despesas Gerais

Ainda na fase de planejamento, é importante estabelecer parâmetros de consumo e gastos gerais, principalmente para as despesas fixas, que independem das variações dos níveis de atividade, como por exemplo materiais de escritório, produtos de limpeza, combustíveis, água, etc. Pequenos gastos individuais, fora de controle, podem minar a lucratividade de muitos negócios.

Fundo de Reserva

Sempre que possível, é aconselhável guardar mensalmente uma quantia destinada à reserva de caixa, a ser utilizada nas rescisões de contrato e outras despesas extras que não estavam previstas.

Empréstimos

Só recorra a empréstimos com terceiros em casos extremos, e sempre respaldado na capacidade de quitação com recursos da própria empresa. Uma opção inteligente e de menor risco é recorrer ao fundo de reserva sugerido no tópico anterior. Só se disponha a pagar juros e outros encargos financeiros em último caso e por um período curto de tempo.

Contas a pagar e receber  

Outro controle importantíssimo para um bom controle financeiro e que deve andar junto com o fluxo de caixa é aquele relativo às contas a pagar e a receber no futuro. Também de simples operacionalidade, trata-se do registro de todos os valores relativos ao que a empresa tem de compromisso financeiro assumido com terceiros, bem como todos os valores a receber futuramente dos clientes, provenientes das vendas realizadas a prazo.

A análise desses números vai mostrar a saúde financeira da empresa para o futuro, independente do saldo de caixa no presente, indicando a necessidade de ações imediatas para correção de possíveis distorções.

Análise patrimonial

Uma boa análise deste item deve demonstrar, com clareza, a situação do patrimônio da companhia. Além dos bens móveis e imóveis (prédios, terrenos, veículos, máquinas, patentes, etc.), também o capital de giro e fundo de reserva devem ser considerados como parte do patrimônio da organização, somente tendo o cuidado, no caso de bens de capital, de se promover o devido desconto caso haja algum tipo de endividamento.

Depois do que foi falado até aqui, fica claro que os sistemas de controle são essenciais para o sucesso duradouro de todo e qualquer empreendimento. Principalmente do controle de entrada e saída que estão correlacionadas ao fluxo de caixa – o medidor de saúde de uma empresa.

Uma dica importante é: automatize esses processos através de ferramentas que te ajudem a faze esse controle. Até um certo período, as planilhas atendem bem, mas a maturidade e crescimento de um negócio exigem um controle financeiro automatizado para otimização de tempo.