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Nas operações diárias em uma empresa, a organização e gestão financeira é fundamental. Ambos os processos do título são de certa forma complementares e ao serem feitos com descuido, as informações errôneas tendem a ir se acumulando, afetando a saúde financeira de uma empresa.
Com o controle de contas a receber, a empresa poderá avaliar como seu capital rodou em determinado período e perceber o que está acontecendo no presente tempo, a fim de identificar possíveis falhas que estejam ocorrendo ou despesas desnecessárias, vislumbrar alternativas para melhorar os lucros e muito mais.
O fluxo de caixa, que ocorre paralelo ao processo acima, também auxilia para saber como está a saúde financeira do negócio.
Ele atua como um instrumento básico que o empreendedor utiliza para planejamento e controle financeiro a fim de apurar o saldo disponível no momento e fazer projeções futuras para sempre haver capital de giro acessível para o custeio das operações, além de investimento em melhorias.
Ambos são importantíssimos no cotidiano de uma empresa! Mas por quê? Saiba no artigo de hoje.
Por que esses dois processos são essenciais para uma empresa?
A gestão financeira de uma empresa é o motor que promove o crescimento de um negócio, permite novos investimentos e pode inclusive garantir a sobrevivência do empreendimento, sem exageros.
Para essa sobrevivência, os dois processos do título atuam como co-irmãos, de forma paralela para preservar o bem-estar das finanças, auxiliando no planejamento de estratégias e oferecendo uma visão ampla sobre o negócio.
Para entender como eles são essenciais, primeiramente, é necessário compreender como cada um funciona, os benefícios de tê-los bem delineados, além de dicas para conduzir diretamente esses processos. É isso que abordaremos nos tópicos a seguir.
O que é o fluxo de caixa?
É o movimento de entradas e saídas de dinheiro que ocorrem no caixa da empresa – a grosso modo, o que se recebe e o que se paga – se bem feito, oferece instrumentos para verificação do andamento da empresa.
No fluxo de caixa devem ser registradas as seguintes informações:
- Recebimentos: vendas à vista, vendas a prazo, recebimento de duplicatas, entre outros;
- Pagamentos: compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas e/ou despesas e outros pagamentos afins.
- Previstos: recebimentos e pagamentos que estão previstos para o futuro, em até 3 meses.
Para que serve?
O fluxo de caixa serve principalmente para controlar e manter o equilíbrio entre receitas e despesas. Ele é o responsável por realizar um controle rigoroso dos recursos que entram e saem da empresa, já que sem esse controle é quase impossível manter uma empresa funcionando bem, pois não se tem uma noção assertiva sobre a saúde da organização.
Vantagens de usar um ERP para manter o processo de controle de caixa bem organizado:
Usar um sistema ERP melhora o fluxo de caixa e ajuda a obter lucratividade de forma mais rápida para quitar as despesas a pagar, pois ele integra todos os departamentos, permitindo que a empresa:
- Gere cobranças com maior rapidez;
- Identifique contas problemáticas e seja proativa com os pagadores lentos;
- Simplifique os processos com suprimentos;
- Reduza valores “amarrados” e excesso de estoque;
- Otimize compras para manter o estoque em um tamanho adequado;
- Acompanhe o volume de negócios e tendências de compra;
- Otimize o estoque disponível e melhore o fluxo de caixa;
- Automatize processos e reduza custos;
- Agilize o faturamento e a cobrança aumentando e otimizando o fluxo de caixa;
- Monitore o fluxo de caixa atual e futuro;
- Tome decisões assertivas em toda a empresa;
- E muito mais.
O que é o controle de contas a receber?
Contas a receber são os valores que toda empresa tem para receber dos clientes – basicamente as receitas provenientes da vendas de produtos e/ou serviços. Esse controle visa evitar atrasos nos pagamentos e diminuir a inadimplência com o menor desgaste possível na relação da empresa com a clientela.
Quando se realizam as vendas, o negócio emite as notas fiscais com os valores que serão recebidos no prazo pré-estabelecido com o cliente.
O valor advindo das vendas de produtos e serviços faz com que o negócio se mantenha funcionando e possa compensar valores como contas a pagar, compra de insumos e pagamento de colaboradores.
Por isso, casos de inadimplência e/ou atraso de pagamentos precisam ser tratados com cautela para evitar prejuízos financeiros, já que é por meio das contas a receber que a empresa gera sua receita e evita situações de saldo negativo.
Para que ele serve?
A gestão de contas a receber serve principalmente para efetuar o planejamento de curto prazo da empresa, pois com base no quanto se tem a receber, a equipe de gestores consegue avaliar se o capital de giro está sendo o suficiente para pagamento dos seus compromissos.
Com uma boa gestão de contas a receber, a empresa consegue dimensionar o prazo médio de recebimento.
Principais formas de recebimento de contas
Todas essas formas devem ser contabilizadas com os prazos, a fim de obter um controle mais assertivo.
Dinheiro em espécie
Mesmo após o advento do PIX e das maquininhas de cartão, ainda é muito comum o uso do dinheiro em espécie para pagar as compras, especialmente em cidades de médio e pequeno portes. Essa forma de pagamento traz benefícios para a empresa que consegue maior liquidez.
Cartões de crédito e/ou débito
Aceitar cartões como forma de pagamento facilita muito para os consumidores. Alguns usam para gerar pontuação ou milhas, outros julgam mais fácil controlar os gastos utilizando o cartão.
Outros fatores vantajosos são: não se preocupar com questões de troco e maior segurança, já que é possível fazer o bloqueio em casos de perda ou roubo do cartão.
Nessa forma de recebimento, é necessário que a empresa avalie os prazos e as taxas de transação.
Pagamentos pelo celular
Esse método oferece o pagamento de diferentes formas e está se popularizando a cada dia, especialmente após a criação do PIX, o sistema de pagamentos instantâneos do Banco Central que possibilita o envio e recebimento de valores em tempo real, sem a necessidade de intermediários, a qualquer dia da semana e horário.
Outra forma de utilizar o celular para pagamentos é com as transações realizadas dentro de aplicativos, registro de débito automático em cartões de crédito ou débito, pagamentos por aproximação e QR Code.
Cheque
Cheques funcionam como um tipo de título de crédito, uma ordem de pagamento à vista. A pessoa emite uma ordem de pagamento para outra pessoa com o dinheiro que possui em sua conta bancária. Porém, comparada às outras opções já citadas, o cheque tem caído em desuso.
PIX
O PIX é um sistema de transações financeiras instantâneas que praticamente revolucionou em agilidade as operações financeiras no Brasil, pois a pessoa pode enviar e receber dinheiro em tempo real, com isenção de taxas operacionais.
O PIX realiza transferências e também é utilizado por empresas para receberem seus pagamentos. A Plataforma do PIX fica disponível 24 horas por dia, inclusive nos finais de semana e feriados.
Crediário
Antes da facilidade de acesso aos cartões de crédito, inúmeros comércios utilizavam os crediários próprios para oferecer aos clientes o financiamento de produtos ou de serviços, para quem não tinha condições de realizar uma compra à vista.
Apesar de não ser assim tão comum na atualidade, algumas lojas ainda oferecem essa opção para que o cliente pague as parcelas por um carnê da instituição.
Boleto Bancário
Forma de pagamento bastante utilizada em lojas virtuais. É uma opção prática para os clientes, que conseguem escolher a instituição bancária que mais lhe convém para pagamento do boleto. No entanto, também perdeu espaço para o PIX.
Para a empresa é bastante interessante, pois esse meio de pagamento acarreta numa redução de custos que pode ser convertida em descontos para a quitação à vista ou antes do vencimento, visando agilizar a entrada de recursos no caixa.
Transferência bancária
São transações feitas entre bancos geradas a partir de uma ordem de pagamento de algum dos clientes em benefício de um terceiro, podendo ser:
- intrabancária: quando a transação ocorre entre contas da mesma instituição financeira;
- interbancária: quando a transação ocorre entre contas de instituições financeiras diferentes.
Link de pagamento
O recurso do link de pagamento pode ser usado para facilitar as vendas on-line, já que basta a empresa criar um link e enviá-lo ao cliente pelos canais digitais: e-mail, whatsapp, SMS, entre outros.
Funciona como um upgrade dos boletos, uma vez que não é preciso enviar o documento em PDF ou físico, basta gerar um link, agilizando o processo e o pagamento.
Pagamento recorrente
Funciona como uma modalidade de cobrança automática ou com periodicidade pré-definida para produtos ou serviços cuja cobrança é feita como um plano de assinatura.
Ao optar por essa forma de pagamento a empresa consegue oferecer vantagens para o cliente, como descontos para assinaturas mais longas, semestrais ou anuais.
Intermediadores de pagamento
As inovações constantes da tecnologia no comércio eletrônico conseguem oferecer formas de pagamento muito vantajosas e seguras para os consumidores. Entre essas inovações estão os intermediadores de pagamento. Eles são plataformas que oferecem sistemas de segurança reforçados para proteger os dados do cliente.
Gateway de pagamento
Gateways são sistemas de integração que permitem o envio de informações para as instituições bancárias ou operadoras de cartão, para verificação dos dados do usuário no momento em que ele efetua a compra no e-commerce.
Ele é mais prático que a opção anterior para o comprador, que permanece no mesmo site, sem a necessidade de ser redirecionado para outra página e ainda possui sistema antifraude.
Como fazer o controle de contas a receber
Com tantos meios de pagamento disponíveis, cada um com seu prazo e suas peculiaridades, o controle de contas a receber precisa ser feito com algumas estratégias que mantêm as finanças da empresa sempre organizadas, para garantir a saúde financeira.
Confira algumas estratégias que auxiliam nesse processo.
Organizar o fluxos de valores de recebimento
Organizar o fluxo de recebimentos e pagamentos é a primeira dica. Faça isso sempre distribuindo os dados por valores e datas e o ideal é ter um ERP – sistema de gestão integrada.
Isso porque ele ajuda na organização dos dados, oferecendo informações com credibilidade e o mínimo de erros.
Pagamento antecipado podem ter vantagens
Vendas a prazo tendem a atrair maior número de clientes. Contudo, oferecer descontos atrativos e outras vantagens para pagamentos antecipados é uma boa estratégia. Apenas tenha cuidado para não diluir o lucro obtido na venda.
Tenha uma política de cobrança eficaz
Ter uma régua de cobrança eficiente ajuda as empresas que vendem a prazo, as quais não contam com uma intermediação bancária ou mesmo que prestam serviços de assinatura, cujo pagamento é recorrente.
De acordo com a ferramenta de cobrança, o lojista consegue automatizar o envio de notificações ao cliente quando houver atrasos.
Soluções tecnológicas – você precisa usá-las
Uma boa gestão de contas a receber que gere resultados confiáveis e mantenha a saúde da empresa impacta diretamente no planejamento financeiro de um negócio. Sem esse processo bem feito e um cuidado com o fluxo de caixa é impossível fazer planos ou investimentos.
As ferramentas tecnológicas voltadas para o comércio, quando bem usadas, ajudam o negócio a diminuir as preocupações com erros e retrabalho, além de oferecer maior lucratividade.
Independente do tamanho da empresa, pequeno ou grande porte, ela pode e deve utilizar sistemas ERP que automatizam o processo e plataformas de pagamento, já que essas tecnologias melhoram muito o aproveitamento e diminuem custos, além de oferecer dados a margem de erro.
Saúde financeira da empresa é coisa séria!
Devido a isso, os processos abordados no artigo são de suma importância para organizar e melhorar as finanças da empresa, de forma que as informações para tomada de decisões sejam fidedignas.
Portanto, optar por tecnologias que facilitem o processo como o Bling ERP que gerencie o fluxo de caixa e a Plataforma de Pagamentos Vindi pode ser a diferença para o sucesso.
