Você tem um setor de cobrança dentro da sua empresa? Dependendo do momento do seu negócio, ter uma área específica e que cuide desse momento sensível do relacionamento com o cliente, dará muito mais tranquilidade nas negociações.

Por isso, neste artigo falaremos sobre a importância de um setor de cobranças e como organizar o time, pensando em facilitar ao máximo esse processo.

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Qual a importância do setor de cobrança na empresa?

Um setor de cobrança é, basicamente, uma área específica que cuida das faturas em aberto, faz o contato com clientes inadimplentes e renegocia dívidas.

Além disso, esse setor é responsável pela prevenção da inadimplência, tomando ações e estratégias para minimizar ao máximo o Churn. Nessas horas, sabemos que a comunicação entre empresa e cliente precisa ter o mínimo de fricção possível.

Dessa forma, a reputação da marca permanecerá intacta, os clientes ficarão satisfeitos e a sua empresa terá muito mais previsibilidade para controlar essas cobranças.

Contudo, para que isso aconteça, alguns ajustes de organização fazem toda a diferença. Nos próximos tópicos, falaremos dos pontos fundamentais para ter um setor de cobrança eficiente!

Como organizar o setor de cobrança na empresa?

Cobrar é uma tarefa delicada para a maioria das empresas, e uma cobrança indevida pode acarretar um cancelamento de contrato imediato.

Por isso, separamos as 5 maiores dicas para organizar o setor de cobrança da sua empresa o mais rápido possível:

Quem vendeu não pode cobrar 

Em primeiro lugar, você não pode deixar a área de cobranças junto com o seu Marketing ou com o Comercial.

Da mesma forma, seu time financeiro não pode cuidar de tudo, desde a gestão de pagamentos, contratos, folha de pagamento de colaboradores e orçamentos.

O ideal é que alguns colaboradores sejam contratados ou realocados para esse setor de cobrança. Separe as áreas e identifique talentos em cada uma delas!

A sua equipe precisa de treinamento

Mesmo com colaboradores cuidando dessa área de cobrança especificamente, é natural que o setor de cobrança responda para o financeiro. 

Além disso, manter-se atualizado é fundamental, e as técnicas usadas pelo time precisam de constante aprofundamento e reciclagem.

Por isso, é fundamental que todos sejam treinados sobre tarefas, softskills, estratégias e metas da área.

O cadastro dos seus clientes não pode ser feito manualmente 

Cadastrar planilhas e salvar no desktop do computador é uma grande receita para falhas e perdas de toda a sua base. 

Além disso, sua equipe também precisará atualizar essa base periodicamente e, na maioria das vezes, todos os dias. Não faz sentido ter essa base totalmente offline, principalmente em um mundo que está se transformando tecnologicamente.

Use a tecnologia a seu favor e automatize esse processo de cadastro com uma plataforma que consiga te manter atualizado em tempo real e te dê acesso a métricas importantes do negócio.

Seus canais de cobrança precisam estar alinhados com seu ICP

Seu Perfil de Cliente Ideal (ICP) vai nortear todos os seus esforços estratégicos de aquisição e retenção de clientes. E, quando falamos de cobrança, é necessário mapear quais as melhores formas de cobrar o seu público-alvo.

Se o seu perfil de cliente não abre e-mails, você pode cobrar por SMS. E as ligações geralmente possuem muito mais fricção com a maioria dos públicos, então é preciso tomar cuidado e usar esse canal com cautela.

Portanto, seus canais de cobrança precisam ser eficientes e funcionais. Analise a sua base, estude o seu mercado e entenda qual a melhor forma de cobrar dentro deste setor de cobrança.

Uma régua de cobrança automatizada é indispensável no setor de cobrança

Ter uma régua de cobrança vai aliviar grande parte dos seus problemas de cobrança. E, deixamos esse ponto por último porque acreditamos que é a maior ferramenta de controle de inadimplência.

Com uma régua de cobrança automatizada, você consegue:

  • Enviar notificações antes de uma fatura ficar em atraso;
  • Programar comunicações periódicas já inserindo boletos para pagamento;
  • Fazer cobranças amigáveis no caso do cliente que inseriu algum dado errado;
  • Analisar clientes que sempre pagam faturas com atraso;
  • Entender sazonalidades de mercado;
  • Juntar métricas importantes, como LTV e Churn Rate.

E muito mais!

Para que isso aconteça, o ideal é que você tenha um parceiro que ofereça uma solução completa para o seu negócio. E, se você está organizando o seu setor de cobrança, a Vindi é a melhor plataforma para você!

Com a nossa solução, você consegue cadastrar seus clientes em uma base totalmente segura e digital, além de ter uma régua de cobrança totalmente personalizada e pensada para o seu negócio.

Além disso, nós temos funcionalidades que, junto com a régua de cobrança, te ajudam a controlar e reduzir significativamente a inadimplência do seu negócio.

Você não precisará mais cobrar seus clientes se um pagamento não for feito porque um cliente cadastrou o cartão incorreto. 

Para isso, temos a Retentativa Simples, que realiza novas cobranças em dias alternados; e o Renova Vindi, que faz a captação de dados atualizados junto ao banco emissor automaticamente.

Com a nossa plataforma, você consegue automatizar todo o seu fluxo de pagamentos e de cobrança, dando muito mais tranquilidade e eficiência ao seu time financeiro.

Por isso, se você gostou deste artigo sobre setor de cobrança, clique no banner abaixo e fale agora com um dos nossos especialistas. Nós estamos prontos para te ajudar a vender mais e receber sempre!