Planilha de orçamento: por que usar, benefícios e como criar a sua

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Planilha de orçamento é uma ferramenta essencial para a gestão de uma empresa.

Com ela, é possível monitorar todas as receitas e despesas, além de outros indicadores que façam sentido para o modelo de negócio.

A elaboração e o preenchimento podem parecer bem complicados, e é preciso tomar bastante cuidado para não errar na inclusão dos dados.

Porém, para uma empresa, o controle das finanças é um fator decisivo.

Além de garantir a sobrevivência, ela permite o crescimento do negócio, pois mostra aos gestores o valor que é possível investir dentro da realidade financeira.

Leia este texto até o fim para entender melhor o que é a planilha de orçamento, quais são os seus benefícios e como criar uma para monitorar as finanças do seu negócio.

O que é planilha de orçamento?

Planilha de orçamento é um documento criado para ajudar no controle das finanças a partir da inclusão de todas as entradas e saídas de dinheiro durante um período.

Ou seja, é o registro de todas as receitas e despesas, seja de uma pessoa, família ou organização.

Para isso, o ideal é criar sua planilha no computador, a partir de um software como o Microsoft Excel ou uma plataforma online como o Google Sheets.

É importante incluir absolutamente todos os dados, pois mesmo pequenos valores somados podem fazer a diferença no controle financeiro.

Se for preenchida corretamente, a planilha pode fornecer uma visão geral das suas finanças.

Por que usar uma planilha de orçamento empresarial?

Uma empresa de qualquer tipo, desde um microempreendedor individual a um grande conglomerado, precisa ter um fluxo de caixa.

Em outras palavras, deve realizar um acompanhamento constante de todas as entradas e saídas.

E a forma mais básica de se fazer isso é usando uma planilha de orçamento, embora haja também ferramentas mais avançadas e seguras para essa finalidade.

O controle a partir do documento permite monitorar o desempenho financeiro.

Sua análise é necessária para apontar se há necessidade de cortar gastos ou se há uma oportunidade de investir no crescimento do negócio.

Sem esse gerenciamento, o negócio corre o risco de não conseguir arcar com seus compromissos e ter suas operações paralisadas, em uma situação que pode até se tornar irreversível.

Quais informações tem uma planilha de orçamento empresarial?

Várias informações listadas em uma planilha de orçamento empresarial dependem do modelo do negócio.

Porém, existem alguns dados que não podem faltar para qualquer modelo, como:

• Períodos: a planilha deve ser dividida em abas por períodos, podendo ser uma semana, um mês, um trimestre, um semestre ou um ano
• Receitas: todas as entradas conforme o meio de remuneração do negócio 
• Custos fixos: aqueles que não variam conforme a produção ou revenda, como contas de água, energia e telefone, internet, compra de insumos ou produtos, salários e pró-labore
• Custos variáveis: mudam de acordo com o volume de produtos vendidos ou serviços prestados, como tributos cobrados por transação, taxas bancárias, valores de frete e pagamentos de comissões
• Saldo: a diferença entre os rendimentos e as despesas.

Esses são apenas os itens principais.

Um e-commerce, por exemplo, deve incluir o controle de estoque, a taxa de conversão de novos usuários e a análise dos itens mais vendidos.

Já um negócio recorrente – ou seja, que opere no modelo de assinaturas – deve controlar outros itens, como a Receita Recorrente Mensal e Anual e dados de controle de inadimplência e churn (cancelamentos).

Benefícios da planilha de orçamento para a empresa

Confira agora como a planilha de orçamento pode ajudar o seu negócio:

1. Controle financeiro: o principal benefício é poder acompanhar as finanças, o que é muito importante para a empresa
2. Identificação de custos e receitas: uma análise do documento pode apontar de onde sai a maior parte das receitas e também a origem dos custos
3. Projeções de custos e receitas: também é possível usar esses dados para projetar como devem ser os números em um próximo período
4. Evitar endividamento: a partir do monitoramento, os gestores do negócio saberão o quanto podem gastar, evitando que a empresa fique no vermelho
5. Planejamento de investimentos: o acompanhamento permite planejar os investimentos necessários para o crescimento da empresa com segurança
6. Definição de metas: a partir dos dados, é possível estipular objetivos realistas, porém desafiadores
7. Análise de sazonalidades: com a planilha, é possível identificar as melhores e piores épocas do ano para as vendas.

Como fazer uma planilha de orçamento empresarial?

Para fazer uma planilha de orçamento empresarial, os passos são os seguintes:

• Divida o documento em várias abas, que representam diferentes períodos do ano como fizer mais sentido para o seu negócio, e uma última aba referente ao ano inteiro
• Na primeira coluna, crie uma linha para cada receita
• Embaixo, deixe um espaço para o rendimento total, ou seja, a soma de todas as suas receitas
• Preencha esse último espaço com uma fórmula para somar todas as receitas de acordo com as linhas onde cada uma delas for inserida, como: “=A1 + B1 + C1” e “=SOMA(A1:C1)”
• Repita o procedimento para as despesas
• Insira os demais campos que façam sentido para o seu negócio
• Na aba referente ao ano todo, crie fórmulas para somar os valores de cada período nos espaços correspondentes. Em um exemplo em que a planilha tem 12 abas para os meses do ano, devidamente nomeadas, uma das fórmulas poderia ser: “=JANEIRO!A1 + FEVEREIRO!A1 + MARÇO!A1 + ABRIL!A1 + MAIO!A1 + JUNHO!A1 + JULHO!A1 + AGOSTO!A1 + SETEMBRO!A1 + OUTUBRO!A1 + NOVEMBRO!A1 + DEZEMBRO!A1”.

Embora existam algumas planilhas pré-prontas na internet, o uso delas pode ser complicado.

Ao criar sua própria planilha, você pode personalizar conforme suas necessidades e preencher com facilidade.

Além da planilha: como evoluir sua gestão financeira?

A planilha de orçamento é uma ferramenta essencial, como vimos ao longo deste texto.

Porém, o uso desse tipo de recurso é arriscado, pois um simples erro de digitação pode comprometer toda a gestão financeira do seu negócio.

Além disso, tarefas como a elaboração e o preenchimento manual são trabalhosas, e certamente vão ocupar boa parte da rotina do seu time financeiro.

Por isso, muitas empresas têm ido além, apostando na automatização dessa tarefa.

A Vindi é um ecossistema de pagamento completo, voltado a negócios focados em vendas avulsas e recorrentes, que permite o controle total das receitas do negócio.

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