Relatórios gerenciais: importância, como elaborar e 7 exemplos

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A emissão de relatórios gerenciais ajuda as empresas a encontrarem meios de aumentar sua eficiência e, por consequência, as receitas.

Esses documentos apresentam dados importantes sobre as ações que vem dando bons resultados e também apontam onde há oportunidades de melhoria.

Porém, muitos gestores falham durante a sua elaboração, como ao listar dados imprecisos ou ao realizar uma apresentação inadequada.

Quando isso acontece, a análise dos relatórios fica comprometida.

Várias técnicas podem evitar essas más práticas, contribuindo para que todas as informações listadas sejam bastante úteis para embasar decisões sobre os rumos do negócio.

Neste conteúdo, vamos explicar o que são relatórios gerenciais, de quais tipos eles podem ser e a sua importância.

Você também confere exemplos e técnicas para a sua elaboração com eficiência.

Acompanhe até o final para conferir como a tecnologia atual pode ajudar nesse processo.

O que é são relatórios gerenciais?

Relatórios gerenciais são documentos contendo um conjunto de informações resumidas sobre um determinado aspecto de um negócio e elaborado para apresentar a um público específico.

Os dados que constam no documento são selecionados para traçar um panorama que ajude a embasar a tomada de decisão.

Os relatórios gerenciais podem englobar diferentes setores de uma empresa, como financeiro, contábil e de vendas.

A organização desses dados se vale de diferentes formatos, como a apresentação em uma tela durante uma reunião ou um material que pode ser impresso ou visualizado individualmente em um computador ou dispositivo móvel.

Muitas empresas têm adotado a tendência de automatizar a emissão desses documentos, de modo que possam ser visualizados a qualquer momento a partir de uma plataforma digital.

Seja qual for a metodologia escolhida, estamos falando sobre documentos essenciais em qualquer tipo de negócio, como explicamos a seguir.

Qual a importância dos relatórios gerenciais?

Os relatórios gerenciais são importantes para dar mais qualidade à comunicação e à administração da empresa em diversas áreas.

Por meio deles, os gestores de cada setor podem tomar decisões com base em dados concretos, identificando oportunidades e pontos de melhoria.

O gerenciamento de uma companhia de qualquer porte e setor depende do acompanhamento constante de diversos dados, sejam eles relacionados a resultados financeiros ou produtividade.

E um dos principais erros é justamente a tomada de decisões sem o devido embasamento, apenas por “intuição” — o famoso feeling.

Por isso, a emissão regular de relatórios gerenciais é uma forma de garantir o acesso a informações relevantes para uma gestão mais profissional.

Além disso, a seleção dos dados a serem detalhados nos relatórios torna a leitura e a interpretação mais dinâmicas, evitando que se perca tempo conferindo muitos detalhes não tão importantes.

Vale dizer ainda que, para cada setor de uma empresa, há um tipo de relatório mais adequado, como vamos mostrar no próximo tópico.

Quais os tipos de relatórios gerenciais?

Os tipos de relatórios gerenciais podem variar de acordo com o setor da empresa e as informações que serão detalhadas.

Conheça os principais tipos:

• Relatório gerencial financeiro: reúne informações sobre a situação econômica e patrimonial da empresa, sendo usado como base para a gestão das finanças
• Relatório gerencial de controle: serve para analisar alguns aspectos da operação do negócio, como o volume do estoque e a produtividade de cada setor
• Relatório gerencial de produção: apresenta dados relacionados à eficiência operacional da empresa e ajudam a identificar gargalos e pontos a melhorar
• Relatório gerencial de satisfação: mostram o quanto um público interno ou externo está satisfeito com sua relação com a empresa
• Relatório gerencial de projetos: apresenta o progresso da implementação dos planos da empresa em relação a seus cronogramas.

Dentro de cada tipo, há várias possibilidades de relatórios gerenciais a serem exploradas.

Os exemplos a seguir dão uma ideia melhor sobre isso.

7 exemplos de relatórios gerenciais

Confira agora sete exemplos de relatórios gerenciais comuns em empresas de diversos segmentos.

Veja também de que forma cada um deles contribui para os resultados do negócio.

1. Demonstrativo do fluxo de caixa

O acompanhamento do fluxo de caixa é essencial para a gestão financeira da empresa.

Esse relatório serve para listar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da companhia.

Portanto, é uma ferramenta importante para alertar sobre eventuais problemas financeiros ou oportunidades de aumentar a eficiência.

Além disso, os dados dispostos no documento são usados na elaboração do orçamento, pois é preciso avaliar a movimentação financeira para estimar as despesas e os recursos disponíveis em determinado período.

2. Relatório de orçamento

Enquanto o fluxo de caixa registra o acompanhamento da situação financeira por um período, o relatório do orçamento serve para estimar valores para o futuro.

Com base nos dados financeiros do negócio, é realizada uma previsão com todas as despesas a serem feitas em um determinado período.

Por meio dessa estimativa, a empresa estabelece suas prioridades de gastos e tem uma base para monitorar o desempenho financeiro.

3. Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

Embora seja um documento contábil, o DRE também pode ser usado internamente, sendo um importante relatório gerencial.

O documento indica os dados das receitas e despesas e o lucro líquido do negócio.

Portanto, serve para ajudar a buscar meios de tornar uma atividade comercial mais lucrativa.

4. Balanço patrimonial

Este é mais um exemplo de documento contábil que pode apoiar a gestão do negócio.

O balanço patrimonial apresenta um resumo da situação financeira de uma empresa dentro de um determinado período.

Portanto, é um resumo de todo o patrimônio da organização, com três componentes:

• Ativo: os bens e direitos da companhia
• Passivo: o conjunto de obrigações a serem cumpridas
• Patrimônio líquido: a diferença entre ativo e passivo.

Com essa ferramenta, os gestores podem tomar decisões tendo em mente o futuro da empresa.

5. Relatório de vendas

Esse relatório gerencial financeiro apresenta dados de vendas feitas por uma empresa, a partir de métricas específicas para a realidade do negócio.

Por isso, seu formato pode variar conforme o tipo de solução vendida.

Com esse acompanhamento, a empresa pode avaliar se suas estratégias estão sendo eficientes ou se é necessário mudar os rumos.

6. Relatório de estoques

Esse relatório apresenta dados sobre a movimentação do estoque de uma companhia.

Nele, há indicação sobre a quantidade de cada item, o giro — ou seja, a relação entre o total de vendas e o volume médio — e as previsões de abastecimento.

A partir desses dados, o gestor pode definir qual é o melhor momento para repor determinadas peças e também quais itens estão parados, o que impõe o ajuste para preços mais atrativos.

7. Net Promoter Score (NPS)

O NPS é uma classificação que indica a satisfação e a lealdade dos clientes de uma empresa.

O índice divide os consumidores em promotores, neutros e detratores, com base em uma nota que eles mesmos concedem ao responderem a uma pesquisa de satisfação.

Acompanhar esses dados é importante para analisar se é necessário tomar alguma medida para aumentar a proximidade do público com a marca.

Como elaborar um relatório gerencial?

Embora existam diversos tipos de relatórios gerenciais, a elaboração desses documentos segue o mesmo padrão.

Em primeiro lugar, é preciso escolher as métricas que trabalham a informação de interesse do público. Ou seja, de quem terá acesso ao relatório.

Por isso, é importante conhecer os principais indicadores-chave de performance (KPIs, na sigla em inglês).

Nesse caso, estamos falando sobre os índices usados para medir os principais processos do negócio.

Ainda neste artigo, vamos fornecer uma lista de KPIs para relatórios gerenciais financeiros, então, siga a leitura se você tiver dúvidas sobre isso.

O passo seguinte é contabilizar os dados que serão apresentados.

Esse processo deve ser feito com cuidado para evitar erros que possam interferir no processo.

Por isso, o ideal é contar com sistemas automatizados para o registro das informações que serão dispostas nos relatórios.

A partir dos dados, é preciso planejar a forma de disposição das informações.

Os relatórios gerenciais devem ser planejados para serem visualizados com facilidade.

Por isso, é preciso levar em consideração a melhor forma de exibição para determinado público.

Erros comuns na elaboração de relatórios gerenciais e como evitá-los

Durante a elaboração de relatórios gerenciais, algumas falhas podem prejudicar o entendimento das informações.

Uma das principais é detalhar demais os dados dispostos no relatório.

Um volume muito grande de informações podem confundir quem estiver observando o documento.

Ao elaborar um relatório de vendas, por exemplo, talvez não seja necessário disponibilizar detalhes como nomes de clientes ou horário de cada operação.

Para evitar esse tipo de problema, procure identificar os dados mais importantes.

Outro erro comum é a falta de uma formatação adequada para a apresentação.

Se você for exibir um relatório gerencial em uma reunião, é preciso garantir que os dados relevantes caibam na tela da apresentação e que sejam facilmente compreendidos.

Por outro lado, se o documento for enviado por e-mail, a disposição dos dados pode ser mais detalhada.

Por isso, leve sempre em conta a forma como o relatório será exibido.

Quais KPIs não podem faltar em um relatório gerencial financeiro?

Um relatório gerencial financeiro deve ter KPIs que sirvam para apontar a eficiência nas vendas.

Veja alguns índices que não podem ser deixados de lado ao elaborar o documento:

• Ticket médio: apresenta uma média do valor de todas as compras feitas dentro de um determinado período a partir da divisão do faturamento pelo número de pedidos
• Taxa de conversão: aponta uma média do número de pessoas que avançaram no funil de vendas em relação ao total, podendo ser o total de compras em relação à audiência de uma loja virtual
• Retorno sobre investimento (ROI): aponta o quanto a empresa ganha em relação ao valor investido em todas as ações direcionadas à venda, como marketing e publicidade
• Custo de Aquisição de Clientes (CAC): média calculada para estimar o quanto a empresa precisa investir para cada cliente adquirido
• Lifetime Value (LTV): significa “valor de tempo de vida”, é o total que a empresa ganha ao longo do relacionamento com um cliente
• Volume Total de Pagamentos (TPV): é o valor total transacionado pelos meios de pagamento
• Abandono de carrinho: usado no e-commerce para medir quantas pessoas colocaram seus produtos no carrinho de compras virtual, mas não fizeram o pagamento
• Churn Rate: indica o percentual de pessoas que cancelaram sua assinaturas em um negócio recorrente
• Receita Recorrente Mensal (MRR): é a soma das receitas obtidas por um negócio no modelo da recorrência.

Conhecer as métricas é importante, mas também é essencial saber como esses relatórios devem ser exibidos — o que você confere na sequência.

Como apresentar relatórios gerenciais?

A apresentação dos relatórios gerenciais precisa ser planejada para ajudar os públicos a interpretar o conteúdo e, a partir dele, traçar um plano de ação.

Por isso, a forma como os dados são exibidos pode depender de quem estiver observando.

Em uma apresentação a superiores dentro de uma empresa, é preciso identificar dois pontos: os melhores e os piores resultados.

Enquanto os dados positivos apontam as estratégias que estão dando bons resultados e devem ser mantidas, os negativos ajudam a identificar necessidades e oportunidades de melhorar os processos por melhores resultados.

Já em situações em que os resultados são apresentados para investidores, o foco precisa ser a saúde financeira do negócio.

Além disso, não basta apenas listar dados sem uma organização prévia.

Para ajudar na interpretação das informações, é importante destacar inicialmente o que for mais relevante para depois realizar o detalhamento necessário.

Assim, as informações poderão ser usadas para melhorar os resultados da empresa.

Como usar relatórios gerenciais para tomada de decisão estratégica?

Além da elaboração, a análise correta dos relatórios gerenciais também é importante para a implementação de medidas que façam a diferença para o negócio.

Nesse sentido, a avaliação de eventuais pontos de alavancagem é decisiva.

Por meio da análise dos dados, é possível identificar ações que possam trazer os melhores resultados com o menor esforço possível.

Por exemplo, um relatório de fluxo de caixa pode apontar despesas que, se cortadas, trarão um impacto financeiro positivo sem comprometer as operações.

Já os números positivos podem ajudar a identificar tendências que, ao serem melhor exploradas, podem ajudar na gestão.

Imagine que um relatório de vendas de uma empresa apontou o crescimento de vendas para um determinado perfil de clientes.

Nesse caso, a empresa pode adotar mais ações específicas para esse público.

Benefícios do software para relatórios gerenciais

O uso de softwares é essencial para a elaboração dos relatórios gerenciais.

Além de evitar falhas humanas que podem comprometer a análise de dados, essas ferramentas podem automatizar o registro das informações e a própria emissão desses relatórios.

O Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP, na sigla em inglês) é essencial para isso, pois reúne informações de todos os setores do negócio.

Assim, é possível obter relatórios automatizados sobre giro de estoque, vendas e desempenho, por exemplo.

Várias outras ferramentas funcionam dessa maneira, como um Sistema de Gestão do Relacionamento com o Consumidor (CRM, na sigla em inglês), que pode emitir relatórios gerenciais de satisfação.

Além disso, uma boa plataforma de pagamento, como a Vindi, é capaz de emitir diversos relatórios a partir de dados de suas vendas, com um dashboard que permite o acompanhamento dos seus recebíveis em tempo real.

A Vindi é um ecossistema completo de cobranças, com soluções para vendas online avulsas e recorrentes.

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