Hoje, as vendas das lojas podem ocorrer em múltiplos canais. Por isso, contar um estoque virtual é muito importante para o empreendedor ter informações sempre atualizadas sobre o seu inventário de produtos.

Se a loja estiver vendendo acima da quantidade real de produtos em estoque, por exemplo, ela pode ter problemas com seus clientes, pois os produtos estarão em falta.

Assim, o estoque virtual é uma ferramenta que tem a finalidade de sincronizar as operações da loja com a demanda dos clientes. Isso é relevante para um melhor controle de vendas, logística e reposição de produtos.

Muitas empresas ainda fazem o controle de estoque no papel ou em planilhas. Mas esse processo não é facilmente escalável e está sujeito a diversos erros.

Então, se está na hora de implementar um estoque virtual na sua loja, siga a leitura e entenda mais!

O que é estoque virtual?

Monitorar o estoque é uma prática recomendada para o varejo, seja ele físico ou e-commerce. Isso proporciona maior segurança e confiabilidade nas vendas.

Nesse sentido, o estoque virtual é a ferramenta certa para isso. Ele é um software que contabiliza a entrada e saída de produtos do estoque físico da loja. 

Dessa forma, é possível saber se o saldo do estoque está positivo, quando há disponibilidade do produto, ou negativo, quando não há. A partir disso, são tomadas as ações necessárias, como reposição, emissão de notas fiscais, operações de envio ao cliente, etc.

Mas, o funcionamento eficiente do sistema depende do registro correto de informações:

  • Entrada de produtos: registro produtos novos ou devolvidos. Cadastro de todas as informações dos mesmos. Deve-se evitar duplicatas, códigos incorretos e produtos não registrados;
  • Saída de produtos: baixa de produtos a partir das vendas. O estoque virtual precisa ser integrado à plataforma de vendas para atualizar em tempo real os dados de produtos vendidos.

Quais são as vantagens?

O estoque virtual permite a administração da entrada e saída de produtos do estoque físico da loja. Com tudo funcionando bem nesse sistema, consegue-se um bom gerenciamento do estoque, garantindo que os clientes estarão comprando itens de fato disponíveis. 

Ao mesmo tempo, a loja não fará reposições desnecessárias de produtos que já existem em estoque. 

Dessa forma, há maior controle sobre o inventário, reposições e contabilidade da empresa.

Veja mais vantagens geradas pelo sistema de estoque virtual:

  • Obter métricas e relatórios sobre quantidade de vendas de cada produto;
  • Automatizar operações;
  • Reduzir prejuízos financeiros;
  • Fazer reposições de produtos somente quando necessário;
  • Ter maior planejamento de logística;
  • Conseguir maior controle sobre extravios (perdas, danos e furtos) de produtos no estoque;
  • Vender de acordo com a quantidade real de mercadoria disponível;
  • Garantir que a disponibilidade de produtos no e-commerce sejam sincronizados com o estoque em tempo real.

Quais são os possíveis problemas?

Como vimos, o estoque virtual fornece informações sobre o saldo de produtos, sendo ele positivo ou negativo. Contudo, esse saldo é virtual, e precisa estar alinhado com as operações de entrada e saída de estoque para refletir a realidade.

Caso ocorram problemas nos registros e baixas, o saldo virtual pode ficar desalinhado com o físico, gerando alguns problemas. Algumas das causas podem ser:

  • Duplicatas de itens no sistema; 
  • Furtos ou danos no estoque;
  • Erros nas informações de cadastro de itens; 
  • Falhas no sistema de checkout de pagamento da loja.

Nesses casos, as consequências são:

Estoque virtual está positivo e o físico negativo 

Quando o estoque virtual está positivo e o físico negativo, significa que está sendo disponibilizado ao cliente um produto que não está verdadeiramente em estoque. O sistema aponta que ele existe, quando na verdade, não. 

Nesse caso, se a compra for efetuada, o cliente corre o risco de não receber a mercadoria em tempo hábil, pois a loja precisará repô-lo primeiro.

Isso pode ser um problema para a satisfação do cliente e para as operações de logística.

Estoque virtual está negativo e o físico está positivo

Nesta outra situação, quando o estoque virtual está negativo e o físico está positivo, significa que há produtos em estoque e eles não estão sendo disponibilizados para venda. O cliente entra no site, por exemplo, e não consegue comprar o item.

Isso pode gerar prejuízo a longo prazo para a loja, por perda de oportunidades de vendas e gastos com reposições desnecessárias com o fornecedor.

Como tornar seu estoque virtual?

Tanto para implantar quanto para gerenciar um estoque virtual, é preciso contar com a tecnologia de um sistema ERP com módulo de controle de estoque.

Esses sistema pode ser integrado via API às demais plataformas da loja, como a de vendas, pagamentos e fornecedores. 

Isso irá garantir o funcionamento das operações em sincronicidade com fornecedores, controle de caixa e operações de venda.

Alguns exemplos de sistemas com controle de estoque são:

  • Soften Sistemas;
  • UNO ERP.

Por fim, garantir o bom funcionamento do checkout de pagamentos também é importante para a concretização das vendas e baixa correta no estoque. Conheça como a solução da Vindi pode ser integrada ao seu e-commerce para garantir a melhor experiência de pagamentos aos seus clientes!

 

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