Atualmente, as vendas das lojas podem ocorrer em múltiplos canais. Por isso, contar um estoque virtual integrado é muito importante para o empreendedor ter informações sempre atualizadas sobre o seu inventário de produtos.

Se a loja estiver vendendo acima da quantidade real de produtos em estoque, por exemplo, ela pode ter problemas com seus clientes, pois os produtos estarão em falta.

Entretanto, muitas empresas ainda fazem o controle de estoque no papel ou em planilhas. Mas esse processo não é facilmente escalável e está sujeito a diversos erros.

Então, se está na hora de implementar um estoque virtual na sua loja, siga a leitura e entenda mais!

O que é estoque virtual?

Monitorar o estoque é uma prática recomendada para o varejo, seja ele físico ou e-commerce. Isso proporciona maior segurança e confiabilidade nas vendas.

Nesse sentido, o estoque virtual é a ferramenta certa para isso. Ele é um software que contabiliza a entrada e saída de produtos do estoque físico da loja. 

Dessa forma, é possível saber se o saldo do estoque está positivo, quando há disponibilidade do produto, ou negativo, quando não há. A partir disso, são tomadas as ações necessárias, como reposição, emissão de notas fiscais, operações de envio ao cliente, etc.

Mas, o funcionamento eficiente do sistema depende do registro correto de informações:

  • Entrada de produtos: registro produtos novos ou devolvidos. Cadastro de todas as informações dos mesmos. Deve-se evitar duplicatas, códigos incorretos e produtos não registrados;
  • Saída de produtos: baixa de produtos a partir das vendas. O estoque virtual precisa ser integrado à plataforma de vendas para atualizar em tempo real os dados de produtos vendidos.

Assim, o estoque virtual é uma ferramenta que tem a finalidade de sincronizar as operações da loja com a demanda dos clientes e gerar um melhor controle de vendas.

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Quais são as vantagens?

O estoque virtual permite a administração da entrada e saída de produtos do estoque físico da loja. Com tudo funcionando bem nesse sistema, consegue-se um bom gerenciamento do estoque, garantindo que os clientes estarão comprando itens de fato disponíveis. 

Ao mesmo tempo, a loja não fará reposições desnecessárias de produtos que já existem em estoque. 

Dessa forma, há maior controle sobre o inventário, reposições e contabilidade da empresa.

Veja mais vantagens geradas pelo sistema de estoque virtual:

  • Obter métricas e relatórios sobre quantidade de vendas de cada produto;
  • Automatizar operações;
  • Reduzir prejuízos financeiros;
  • Fazer reposições de produtos somente quando necessário;
  • Ter maior planejamento de logística;
  • Conseguir maior controle sobre extravios (perdas, danos e furtos) de produtos no estoque;
  • Vender de acordo com a quantidade real de mercadoria disponível;
  • Garantir que a disponibilidade de produtos no e-commerce sejam sincronizados com o estoque em tempo real.

Quais são os possíveis problemas?

Como vimos, o estoque virtual fornece informações sobre o saldo de produtos, sendo ele positivo ou negativo. Contudo, esse saldo é virtual, e precisa estar alinhado com as operações de entrada e saída de estoque para refletir a realidade.

Caso ocorram problemas nos registros e baixas, o saldo virtual pode ficar desalinhado com o físico, gerando alguns problemas. Algumas das causas podem ser:

  • Duplicatas de itens no sistema; 
  • Furtos ou danos no estoque;
  • Erros nas informações de cadastro de itens; 
  • Falhas no sistema de checkout de pagamento da loja.

Nesses casos, as consequências são:

Estoque virtual está positivo e o físico negativo 

Quando o estoque virtual está positivo e o físico negativo, significa que está sendo disponibilizado ao cliente um produto que não está verdadeiramente em estoque. O sistema aponta que ele existe, quando na verdade, não. 

Nesse caso, se a compra for efetuada, o cliente corre o risco de não receber a mercadoria em tempo hábil, pois a loja precisará repô-lo primeiro.

Isso pode ser um problema para a satisfação do cliente e para as operações de logística.

Estoque virtual está negativo e o físico está positivo

Nesta outra situação, quando o estoque virtual está negativo e o físico está positivo, significa que há produtos em estoque e eles não estão sendo disponibilizados para venda. O cliente entra no site, por exemplo, e não consegue comprar o item.

Isso pode gerar prejuízo a longo prazo para a loja, por perda de oportunidades de vendas e gastos com reposições desnecessárias com o fornecedor.

Como tornar seu estoque virtual?

Tanto para implantar quanto para gerenciar um estoque virtual, é preciso contar com a tecnologia de um sistema ERP com módulo de controle de estoque.

Esses sistema pode ser integrado via API às demais plataformas da loja, como a de vendas, pagamentos e fornecedores. 

Isso irá garantir o funcionamento das operações em sincronicidade com fornecedores, controle de caixa e operações de venda.

Alguns exemplos de sistemas com controle de estoque são:

  • Soften Sistemas;
  • UNO ERP.

Por fim, garantir o bom funcionamento do checkout de pagamentos também é importante para a concretização das vendas e baixa correta no estoque. Conheça como a solução da Vindi pode ser integrada ao seu e-commerce para garantir a melhor experiência de pagamentos aos seus clientes!