Cuidar do estoque é uma prática muito importante para a saúde financeira das empresas que comercializam produtos físicos. Por isso, elas precisam estar atentas aos principais erros cometidos no controle de estoque, a fim de evitá-los.

Primeiramente, porque a reposição de produtos impacta diretamente nos custos básicos do negócio. Ou seja, o controle de estoque é um ponto estratégico para a gestão do seu capital de giro.

Se não houver um inventário correto sobre todas as mercadorias armazenadas, por exemplo, pode-se estar investindo em produtos de forma desproporcional à demanda dos consumidores (tanto para mais quanto para menos). E, no final, a consequência é uma só: prejuízos financeiros.

Por isso, aprenda no post de hoje alguns dos erros mais comuns no varejo, quando se trata de controle de estoque, e treine sua equipe para evitar essas falhas.

6 principais erros cometidos no controle de estoque

Hoje, ainda existem diversas formas de controle de estoque. Porém, seja ele no papel, em planilhas no computador ou estoque virtual, existem chances de erros básicos no processo.

Isso acontece quando não há regras claras sobre os procedimentos de entrada e saída de mercadorias.

Confira essa lista que preparamos com os principais pontos de atenção para seu negócio não cometer os erros mais triviais sobre a gestão de estoque.

1. Equipe mal treinada

Sempre que um produto chega à loja, é importante realizar seu cadastro completo dos dados, como: nome, marca, código, preço e descrição. Se não houver uma pessoa treinada para identificar essas informações e inseri-las corretamente nos registros, podem haver lacunas e erros. 

Os funcionários também precisam ser treinados a nunca colocar ou retirar produtos do estoque sem fazer a devida inserção ou baixa no sistema. Esse descontrole acarretaria na contagem incorreta de estoque, gerando números irreais que prejudicam a tomada de decisão.

Por isso, os colaboradores precisam saber como fazer esse processo de cadastro e retirada de produtos, e nunca omitir nenhuma informação. O treinamento é importante para deixar essas diretrizes claras.

2. Informações desatualizadas

Além dos registros de entrada de novos produtos e saída de produtos vendidos, qualquer outra alteração no estoque deve ser registrada, para se ter o controle correto das mercadorias. Isso envolve:

  • Alteração de preços de produtos que estejam em promoção;
  • Devolução de mercadoria;
  • Perdas de produtos por expiração da data de validade;
  • Defeitos e quebras nos produtos.

Além de qualquer outro fator que modifique a disponibilidade e/ou valor das mercadorias.

3. Sistemas não integrados

Os dados do inventário de produtos do estoque não podem ficar isolados das demais áreas da empresa. Pelo contrário: precisam ser de fácil acesso às pessoas que utilizam essas informações, como a equipe de vendas, logística e o setor de compras/ reposição.

Disponibilizar essa informação a todos os responsáveis é essencial para que as reposições, entregas e vendas estejam alinhadas com a realidade do estoque. Isso evita, por exemplo, vender produtos a mais do que o que se tem armazenado; ou comprar muita mercadoria que já está em estoque.

Para facilitar essa integração de informações entre as áreas, o melhor é que os arquivos de inventário sejam digitais, e possam ser integrados via API com outros softwares. Ou, ainda melhor, a empresa pode investir em sistemas ERP, que já vêm com módulos integrados de vendas, estoque, contabilidade e outros.

4. Dados descentralizados

Esse é um dos piores erros cometidos no controle de estoque, porque gera informações desencontradas e falta de direção.

Ele acontece quando o sistema não é digital, e são geradas inúmeras versões de planilhas de inventário, sem que se saiba qual é a mais atualizada ou verídica.

O resultado pode ser ter que começar do zero o controle de estoque, recontando todos os produtos.

Evite esse erro adotando um sistema digital que centralize o inventário em um único lugar, com acesso de login somente às pessoas autorizadas a realizar alterações ou consultar, como um software ERP.

5. Não analisar as métricas

O controle de estoque não serve somente para a contagem de produtos. Ele pode fornecer dados e métricas valiosas para o seu negócio, como:

  • Quais são os produtos com mais saída, que vale a pena investir;
  • Quais produtos estão parados ou “encalhados”, sendo necessária alguma ação de queima de estoque;
  • Qual o índice de perda de produtos, o que pode demandar uma análise de gestão de estoque e treinamentos de manuseio e armazenagem de produtos;
  • Quais são as épocas do ano que mais têm giro de produtos;
  • Qual o tempo de venda de um produto, desde sua entrada em estoque até sua saída.

Esses insights podem guiar ações de promoções, marketing e toda a gestão de vendas da empresa, em cada época do ano. Não deixe de solicitar relatórios e analisá-los periodicamente para conhecer mais a fundo o seu negócio.

Além disso, é possível ter uma melhor previsão de vendas com esses dados. Nesse sentido, usar a economia da recorrência no seu negócio também pode ajudar muito a ter uma receita mais previsível. É ela que está por trás do modelo de vendas dos clubes de assinatura de sucesso!

6. Falta de antecipação à demanda

Antecipar-se à falta do produto é importante para que os clientes não sofram com atrasos na entrega, ou pior, com o cancelamento de sua compra por indisponibilidade do item.

Por isso, a gestão do estoque precisa gerar as reposições com uma frequência suficiente, determinada pelas métricas. Focando nos produtos de maior saída, aqueles que são o centro do negócio, evita-se que a empresa perca vendas por falta de estoque.

Em épocas importantes para o varejo, como datas comemorativas e Black Friday, ter um estoque suficientemente preparado é mais do que essencial para vender mais quando a demanda aumenta.

Além disso, negociando com antecipação com o fornecedor, há mais chances de conseguir preços menores do lote de produtos.

Como evitar os erros cometidos no controle de estoque

Agora que você já sabe a importância do controle de estoque e das consequências dos erros mais comuns nesse processo, deve estar se perguntando como pode evitá-los.

Nesse sentido, a tecnologia é a melhor aliada, pois, com ela, a maioria dos erros humanos são evitados. Além disso, você também pode:

  • Capacitar funcionários a fazerem um bom controle de estoque;
  • Definir um líder para o estoque e seus processos serem sempre monitorados;
  • Estabelecer diretrizes claras sobre o registro de saída de produtos;
  • Incentivar a prática de atualização imediata de estoque;
  • Adotar um sistema que automatize os dados de inventário;
  • Integrar o controle de estoque às demais áreas da empresa.

Por fim, a gestão do setor de estoque é apenas uma parte da saúde financeira da empresa. Se você está em busca de otimizar o controle de estoque para gerar crescimento operacional, não deixe de olhar para todas as facetas desse processo. 

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