Redação Vindi A planilha de contas a receber é um importante instrumento de gestão financeira, especialmente quando a empresa ainda não automatiza esse controle.
Por meio dela, é possível analisar diversos dados que servem de apoio à tomada de decisão do negócio.
Alguns exemplos são os índices de inadimplência, os clientes que mais consomem e o próprio faturamento.
Porém, empresas que confiam apenas nessa ferramenta podem acabar enfrentando dificuldades.
Afinal, o processo de elaboração do documento é bastante complexo, como vamos mostrar neste conteúdo.
Além disso, a atualização constante é trabalhosa, e não podemos deixar de lado o risco de erros humanos.
Porém, principalmente para negócios iniciantes, é uma alternativa de controle de receita sem custos e bastante útil.
Continue lendo para entender para que serve a planilha de contas e conhecer a melhor alternativa para controlar receitas e despesas de um negócio.
Planilha de contas a receber organiza receitas, projeta o fluxo de caixa e apoia decisões estratégicas.
O que é uma planilha de contas a receber?
A planilha de contas a receber é um método de controle financeiro que registra os valores que a empresa tem a receber de clientes, com prazos, datas de vencimento, formas de pagamento e status de cada cobrança.
Como uma espécie de tabela, ela ajuda a organizar o fluxo de caixa e acompanhar inadimplências.
O documento é geralmente elaborado a partir de softwares voltados para criação e edição de planilhas ou em aplicativos online, como o Excel e o Google Sheets.
Assim, gestores têm ao seu dispor dados minimamente organizados para favorecer a tomada de decisão no negócio.
Sempre lembrando que os pagamentos de compras a prazo estão entre as principais fontes de receita de uma empresa, portanto, devem ser controlados de forma rígida.
Outras possíveis entradas são valores de vendas à vista com compensação bancária pendente, juros e multas por atraso e rendimentos de aplicações financeiras.
Continue lendo para entender a finalidade do monitoramento via planilhas.
Para que serve a planilha de contas a receber?
A planilha de contas a receber serve para fornecer ao gestor ou à equipe financeira uma visão completa das previsões de receita de uma empresa até determinada data.
Por exemplo, se você precisa saber quanto deve entrar no caixa em um trimestre, pode recorrer ao documento.
Seu uso permite projetar e fluxo de caixa. Ou seja, realizar uma estimativa de todos os valores que devem entrar e sair em determinado período.
Dessa forma, o gestor financeiro pode tomar decisões mais embasadas para evitar dificuldades financeiras de curto prazo.
A planilha de contas a receber também ajuda no combate à inadimplência, pois indica a situação de todos os clientes devedores.
Com base nessas informações, o setor financeiro pode planejar ações de cobrança.
Para funcionar de forma eficiente, o documento deve contar com os dados que vamos listar abaixo.
Quais as informações da planilha de contas a receber?
A planilha de contas a receber precisa contar com informações agrupadas de uma maneira que facilite a visualização.
Os dados básicos são os seguintes:
- Entrada: é o valor que vai entrar no caixa da empresa
- Fonte: é a origem do valor, que em uma compra deve ser o nome do cliente
- Parcelas pendentes: em uma venda a prazo, é preciso listar de forma separada os valores a serem pagos em cada mês
- Categoria: é o tipo de produto ou serviço a ser vendido, dependendo da natureza da empresa
- Status: a situação do pagamento, podendo estar pendente ou já ter sido quitado
- Forma de pagamento: o método de cobrança usado em cada venda.
Como cada informação é preenchida manualmente na planilha, isso deve ser feito com bastante cuidado para evitar erros que possam comprometer o entendimento da situação financeira.
A partir dessas informações, você pode criar fórmulas nas planilhas para obter outros dados que facilitem a visualização do panorama da empresa.
Um exemplo é o cálculo da inadimplência, a partir da soma de todos os valores a receber.
Também é possível separar valores a receber dentro de um determinado espaço de tempo, como um trimestre e semestre.
Outra possibilidade é usar o campo da “fonte” para identificar os maiores devedores.
Como fazer uma planilha de contas a receber? Passo a passo
Montar uma planilha de contas a receber exige atenção a cada etapa, pois pequenos deslizes podem representar problemas no futuro.
Veja agora um guia detalhado para a criação do documento.
1. Escolha a plataforma
Para criar uma planilha de contas a receber, é preciso conhecer bem o funcionamento da plataforma que você vai usar.
Existem muitas alternativas, desde as comuns às mais sofisticadas, que incluem funções como criar gráficos e permitir que uma equipe inteira trabalhe em conjunto.
Veja algumas das opções:
- Microsoft Excel: embora seja um app básico, conta com todas as funções necessárias para criar uma planilha funcional
- Google Sheets: alternativa gratuita, com uma interface semelhante e funcionamento em nuvem
- Apple Numbers: software da Apple, indicado para que usa o sistema operacional macOS, embora possa ser acessado em nuvem pelo Windows
- LibreOffice: outra opção sem custos por ser um software livre de código aberto
- Qip: conta com dezenas de funções integradas e um alto nível de personalização
- Zoho Sheet: tem uso intuitivo, permite criação de gráficos e trabalho em equipe com chat.
Ao estudar outras opções, procure por aquelas que melhor atendem às suas necessidades.
2. Defina as informações
Antes de começar a montar a planilha, é preciso ter em mente todas as informações que vão constar no documento.
Você já conhece os dados básicos, conforme listamos no tópico anterior.
Mas pense também em tudo o que precisa ser monitorado na sua empresa.
Por exemplo, se você presta serviços para outros negócios, pode ser que as condições de pagamento dependam de cada negociação.
Por isso, dados como o número de parcelas e a data de vencimento são importantes.
Na recorrência, é interessante incluir o mês de referência do pagamento e o plano de assinatura contratado.
3. Monte o layout
Você pode fazer o simples, criando uma tabela com linhas e colunas a serem preenchidas, ou ir além, incluindo gráficos que ajudem a facilitar a visualização dos dados das empresas.
Uma boa prática para estruturar os dados é criar uma aba inicial que funciona como uma “capa”, ou seja, que forneça apenas as informações mais gerais.
Em outra aba, você pode listar os dados brutos.
Procure dar destaque a informações como as somas dos valores recebidos e a receber e separar os campos em diferentes cores.
4. Crie fórmulas
Essa etapa é fundamental e deve ser realizada com bastante atenção.
Uma das principais fórmulas é a SOMA, que inclui o resultado da adição dos valores descritos em campos a serem definidos.
Por exemplo: “=SOMA(B2:B10)”, adiciona os números inseridos entre as células B2 e B10.
Também é possível utilizar a variação SOMASE para inclusão de critérios.
Seguindo no mesmo exemplo acima, “=SOMASE(B2:B10;”<10000”)” apresentaria a soma de todos os valores abaixo de 10 mil.
Outras fórmulas também podem ser úteis, como por exemplo:
- CONT.SE: indica quantas vezes apareceu um valor que atende a algum critério
- DIAS: aponta o tempo que passou entre duas datas, útil para calcular períodos de inadimplência
- PROCV: localiza automaticamente valores em uma área selecionada.
Algumas fórmulas inclusive podem ser combinadas para dados mais detalhados.
5. Insira dados
Até aqui, você já tem sua tabela pronta para ser usada, mas ainda faltam as informações a serem listadas.
Se a empresa já estiver em funcionamento, você tem a opção de importar dados.
Para isso, é preciso ter à mão um arquivo com a extensão compatível com o sistema que você vai usar.
Alguns tipos que podem ser importados são:
- CSV
- XML
- XLS ou XLSX
- TSV
- TXT.
Caso você não tenha um arquivo com o formato apropriado, será necessário copiar e colar cada informação.
E se os dados não estiverem digitalizados, será preciso inserir manualmente, mas com muito cuidado para evitar erros.
6. Atualize e monitore
Com a tabela pronta e os dados inseridos, é preciso criar rotinas para atualizar a sua planilha de contas a receber.
Cada dado de venda precisa ser prontamente inserido na tabela.
Além disso, é preciso observar com atenção todas as informações para analisar quais decisões precisam ser tomadas.
Como você deve ter percebido, dá bastante trabalho criar a sua planilha, e ainda é preciso ter uma atenção constante com a ferramenta.
Na sequência, vamos falar sobre alguns pontos importantes para quem pensa em implementar esse tipo de controle.
Limitações da planilhas de contas a receber
As planilhas de contas a receber são indispensáveis para empresas sem outra ferramenta de controle financeiro.
Porém, essa pode não ser a melhor maneira de gerenciar um negócio.
Veja na sequência alguns dos perigos de basear sua gestão nesse método.
Propensão a erros manuais
A planilha de contas a receber deve fazer parte da rotina de um negócio.
Em muitas empresas, é preciso atualizar todos os dias, conforme o volume de vendas.
Quando uma tarefa desse tipo se torna repetitiva, há sempre o risco de erro.
Imagine se, em meio à correria de um dia movimentado, um colaborador erra o lugar de uma simples vírgula, inserindo um número errado.
Uma decisão baseada em uma informação incorreta pode representar uma falha grave no controle financeiro da empresa.
Dificuldade em lidar com volume de dados
Pode parecer simples para uma empresa de menor porte inserir um determinado número de dados em uma planilha de contas a receber.
Porém, é preciso levar em consideração que todo negócio espera crescer e aumentar suas vendas.
Para isso, é preciso escalar, ou seja, acompanhar a alta na demanda para ter melhores resultados.
Quando isso acontece, pode ficar completamente inviável preencher os valores manualmente.
Imagine um e-commerce que começa a receber um volume de pedidos cada vez maior, a ponto do empreendedor precisar contratar funcionários para dar conta do serviço.
Nesse sentido, a planilha pode não ser suficiente.
Da mesma forma, um Saas (Software as a Service) que aumenta o número de assinantes também teria dificuldades para gerenciar manualmente sua receita recorrente.
Falta de integração e automação
O uso da planilha de contas a receber significa que a empresa adota processos manuais de cobrança.
Afinal, um sistema automatizado dispensa essa necessidade.
Isso significa informar a chave ou usar um QR Code para uma transferência via Pix, emitir um boleto bancário ou usar sistemas externos para receber pagamentos por cartão de crédito.
Como os dados não são integrados, fica mais difícil identificar casos recorrentes de inadimplência.
A planilha é necessária nesses casos, mas sua eficiência não é a mesma de uma boa plataforma de pagamentos.
Continue lendo para entender a diferença entre esses dois sistemas.
Por que usar um sistema automático para controle de contas a receber?
O uso de um sistema automático dispensa a necessidade de elaborar e acompanhar a planilha de contas a receber de uma maneira bem mais vantajosa para a gestão empresarial.
Entenda agora como a automatização pode fazer a diferença na rotina do negócio.
Automação de processos e redução de erros
O software de cobranças lança o valor de todas as vendas diretamente no sistema assim que o cliente faz o pagamento, sem a necessidade de um comando adicional.
Esse recurso torna o software praticamente à prova de erros, já que o valor informado é necessariamente o mesmo da cobrança.
E como as atualizações são feitas em tempo real, é possível conferir a situação da empresa a qualquer momento.
Cobranças automatizadas
O uso de um sistema apropriado para controlar as contas a receber automatiza todo o processo, desde o ato da cobrança.
Em casos de inadimplência, a empresa pode programar uma régua de cobrança automática, com o envio de mensagens no formato e no canal configurados, com prazos definidos pela empresa.
Assim, boa parte dos casos de atraso podem ser resolvidos sem necessidade de um contato direto com o cliente.
Relatórios detalhados e insights estratégicos
Já explicamos que as informações podem ser atualizadas em tempo real por meio de um sistema automatizado de controle de contas.
Outra vantagem é poder acessar a qualquer momento o dashboard — ou seja, o painel com as opções de cobrança.
Com um comando, é possível emitir relatórios com as mesmas informações presentes em uma planilha e muito mais.
Afinal, o sistema organiza as informações das entradas em diversas métricas — que atendem às melhores práticas de gestão financeira.
São dados estratégicos que certamente facilitam a gestão.
Economia de tempo e recurso
Criar e manter uma planilha de contas a receber exige tempo, atenção e atualizações constantes.
Já com um sistema automatizado, tudo fica mais simples: os dados são centralizados, atualizados em tempo real e o processo de cobrança é agilizado.
Assim, sua equipe pode focar no que realmente importa: fazer o negócio crescer com eficiência.
Conheça na sequência a melhor alternativa para obter essas vantagens.
Automatizar o controle financeiro reduz erros, agiliza cobranças e libera tempo para o crescimento do negócio.
Vindi é a solução ideal para a sua empresa
O hub de pagamento da Vindi é capaz de centralizar todas as ações de cobrança.
Basta elaborar a fatura para que o cliente pague.
Então, por meio de uma cadeia de processos automáticos, todo o controle financeiro é realizado.
O próprio sistema registra os dados e, a qualquer momento, pode gerar relatórios atualizados em tempo real.
A empresa ainda pode programar o envio de recibos e, a partir da integração com uma plataforma apropriada, até mesmo a nota fiscal eletrônica pode ser gerada e encaminhada ao cliente.
Contamos também com recursos sob medida para apoiar a gestão de inadimplência de negócios recorrentes de qualquer formato.
Entre eles, estão a régua de cobranças automática, as retentativas em caso de falha no cartão e o Renova Cartões — que usa a tecnologia de tokenização para atualizar automaticamente dados de cobrança expirados.
Todos esses recursos garantem a flexibilidade nas cobranças da sua empresa.
Mesmo se as vendas aumentarem de forma súbita, como é o desejo de todo empreendedor, nosso sistema vai continuar atendendo todo o seu negócio da mesma maneira.
Então, o que acha de colocar em prática as dicas deste texto?
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