Redação Vindi 
O software de controle financeiro tem sido cada vez mais importante na gestão empresarial.
Por isso, muitos negócios têm usado esse tipo de plataforma — hoje presente em 78% das companhias em atividade no Brasil, conforme a pesquisa OTRS Spotlight: IT Service Management.
E as razões para isso são fáceis de entender.
Além de toda a parte operacional, a administração de uma empresa envolve analisar a situação financeira e cuidar da contabilidade.
Sem uma ferramenta adequada, o acúmulo de tarefas talvez sobrecarregue a equipe. E pequenos erros de cálculo têm potencial de gerar grandes problemas.
O uso de uma plataforma para gerenciar as finanças ajuda a evitar situações assim, pois a automatização elimina tarefas repetitivas.
Assim, os funcionários podem atuar apenas em funções estratégicas.
Além disso, esses sistemas entregam informações que ajudam na tomada de decisão, como vamos explicar a partir de agora.
Continue lendo para entender as vantagens do software de controle financeiro e escolher o melhor.
Softwares de controle financeiro automatizam processos repetitivos, reduzindo erros e aumentando a produtividade da equipe.
O que é software de controle financeiro?
Software de controle financeiro é um aplicativo que serve como base para a gestão das finanças em vários aspectos.
Por meio dessa ferramenta, é possível automatizar processos para agilizar o acompanhamento da situação da empresa e a execução de diversas tarefas.
Afinal, ela registra todas as transações realizadas pela empresa, seja de entradas e saídas, além de informações relacionadas a contabilidade, estoque, orçamento, investimentos, entre outros aspectos.
Todos os dados podem ser organizados e exibidos de várias maneiras diferentes, dependendo da métrica que o gestor escolher.
Assim, é possível ter uma visão ampla do andamento da operação.
Por causa dessas características, esse tipo de ferramenta é essencial para empresas de qualquer porte, como vamos abordar no próximo tópico.
Qual a importância do software de controle financeiro?
O uso de um software de controle financeiro ajuda os gestores de uma organização a tomarem as melhores decisões para o negócio.
A ferramenta fornece informações necessárias para aproveitar oportunidades e se antecipar a cenários desfavoráveis.
Esse apoio é fundamental, já que a gestão financeira envolve muitas tarefas.
Além dos valores que entram e saem, é preciso avaliar a rentabilidade de todas as iniciativas e projetar diversos cenários futuros.
Essas decisões ficam mais fáceis com os dados fornecidos pelos softwares.
Além disso, processos de controle financeiro exigem muitos cálculos e o lançamento de vários números em planilhas.
Ao realizarem essas tarefas manualmente, gestores e colaboradores correm risco de cometer erros humanos, que podem interferir diretamente na saúde financeira do negócio.
A ferramenta também ajuda na gestão fiscal, facilitando a apuração e o pagamento de toda a tributação.
Por isso, oferece um suporte fundamental para manter a companhia em conformidade com todas as regras vigentes.
Continue lendo para entender o funcionamento desse tipo de sistema.
O que faz um software de controle financeiro?
O software de controle financeiro tem diversas funções que ajudam muito no dia a dia da empresa.
Os recursos são bem abrangentes, facilitando diferentes aspectos da gestão.
Veja agora um resumo de tudo o que essa ferramenta pode fazer pelo seu negócio.
Controle financeiro completo
Uma das tarefas mais básicas de um software de controle financeiro é o fluxo de caixa, ou seja, o acompanhamento constante de todas as entradas e saídas do negócio.
Por meio da integração com outros sistemas de gestão, a plataforma registra automaticamente os valores de cada venda feita.
Além disso, as despesas necessárias para o funcionamento da companhia também são inseridas de forma automática.
Isso torna possível analisar em tempo real toda a movimentação realizada pela empresa.
E tem mais: essas informações podem gerar relatórios com dados importantes para a gestão de um negócio.
Veja alguns exemplos:
- Projeções de Fluxo de Caixa: estimativas de entradas e saídas futuras para auxiliar no planejamento estratégico
- Ciclo de Conversão de Caixa: o tempo necessário para que investimentos sejam convertidos em valores no caixa
- Ponto de Equilíbrio Financeiro: volume mínimo necessário para cobrir as despesas fixas e variáveis.
Indicadores como esses podem ser acessados facilmente a partir de um dashboard, ou seja, um painel de controle com todas as opções disponíveis pelo aplicativo.
Assim, o gestor fica a um clique de dados importantes para avaliar a situação financeira da empresa.
Automação de processos repetitivos
Diversos processos que seriam repetitivos são realizados pelo sistema de forma automática, o que é essencial para a gestão do negócio.
Empresas que automatizam seus processos podem aumentar sua produtividade em até 30%, de acordo com dados publicados pela McKinsey, uma das principais consultorias estratégicas do mundo.
E o software de controle financeiro ajuda de várias maneiras.
A conciliação bancária automática elimina a necessidade de conferir os arquivos de remessa e retorno.
Afinal, todas as informações são já incluídas no sistema após cada movimentação.
Além de poupar trabalho, essa funcionalidade ajuda a evitar erros e até identificar eventuais fraudes.
Esse tipo de plataforma também pode ser usada para emitir boletos bancários em poucos passos.
O sistema se encarrega de registrar o documento no banco responsável, conforme é exigido pela legislação.
Após o pagamento, o valor recebido já passa pela conciliação para garantir que não há divergências entre o caixa da empresa e o extrato bancário.
E com todos os dados de movimentações registrados no sistema, o gestor pode facilmente traçar um panorama completo da empresa.
Gestão de pagamentos e cobranças
As ferramentas de automatização são ainda mais úteis para a empresa a partir da configuração de funcionalidades de gestão de pagamentos e controles de cobrança.
Um bom software de controle financeiro pode ser usado para garantir a melhor gestão tanto dos pagamentos realizados pela empresa quanto dos valores a receber.
A plataforma permite uma visualização completa das contas a pagar, inclusive com previsão de multas e juros.
Além de gerar alertas, o sistema tem capacidade inclusive de realizar agendamentos por meio da integração com o banco.
Também o usuário pode visualizar suas contas a receber, identificando todos os valores de vendas previstos, em atraso e já recebidos.
Em alguns casos, é possível ainda programar o envio de mensagens de cobrança a clientes inadimplentes.
Assim, várias situações de atraso em pagamentos por esquecimento são solucionadas sem exigir esforço humano.
Integração contábil
Todas as informações geradas pelas movimentações financeiras de uma empresa podem ser encaminhadas diretamente para os sistemas responsáveis pela contabilidade.
O usuário não precisa enviar extratos bancários para o contador, seja ele um funcionário da própria empresa ou um terceirizado.
Assim, não é preciso elaborar manualmente documentos fiscais e contábeis.
Entre as declarações que podem ser automatizadas estão:
- Demonstração de Resultados de Exercício (DRE): apresenta o desempenho da empresa, apontando se houve lucro ou prejuízo no período analisado
- Balanço Patrimonial: apresenta a situação financeira em uma determinada data, sendo geralmente elaborado ao final de cada ano-exercício
- Escrituração Fiscal Digital (EFD): arquivo digital com dados fiscais do negócio, que deve ser encaminhado à Receita Federal pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Além de garantir a conformidade com a legislação, a empresa também pode analisar os dados para medir o desempenho do negócio, facilitando a tomada de decisões.
No próximo tópico, vamos explicar como explorar ao máximo todas essas vantagens do uso da ferramenta.
Como usar um software de controle financeiro?
O software de controle financeiro se destaca por centralizar todos os dados relacionados à gestão do negócio.
Por isso, um bom aproveitamento desse tipo de sistema depende do alinhamento com as metas do negócio, para definir quais informações serão exibidas.
Funcionalidades de monitoramento de fluxo de caixa, estoque e análise de desempenho podem ajudar a aumentar a eficiência e buscar meios de reduzir custos.
Já se a meta for aumentar as vendas, é possível integrar a ferramenta a um CRM, um sistema que registra dados de consumidores.
Assim, a empresa pode obter informações como o histórico de clientes com maior ticket médio, ou seja, que gastam mais em cada pagamento, ou que fazem compras com frequência.
Estes são só alguns exemplos.
A verdade é que o registro de dados em tempo real aumenta a transparência dos processos.
Por meio desses sistemas, colaboradores de diferentes setores têm acesso aos dados financeiros do negócio.
Cada operação e movimentação financeira é registrada, o que não abre margem para a adulteração de alguma informação, seja por um erro de distração ou má-fé.
Continue lendo para entender a importância dessa plataforma para aumentar a eficiência das estratégias do negócio.
Como o software de controle financeiro ajuda na tomada de decisão
Além de centralizar as informações da gestão dos recursos da empresa, o software de controle financeiro também é capaz de “empacotar” esses dados em relatórios.
Assim, as decisões sobre o rumo da empresa são baseadas em informações concretas.
Esse recurso é importante porque uma análise de dados em grande volume, que dificilmente seria realizada de forma humana, pode render insights importantes para o negócio.
E a partir da personalização do dashboard, o gestor consegue definir quais informações são mais relevantes de acordo com vários aspectos da empresa.
Esses relatórios cruzam dados de diversos setores do negócio, incluindo:
- Vendas
- Produção
- Estoque
- Cobrança.
Sistemas eficientes podem emitir relatórios em tempo real, realizando uma série de cálculos em segundos.
Assim, os gestores têm tempo para definirem mudanças de estratégia em tempo hábil para obterem os melhores resultados.
Se você já estiver convencido sobre a importância de contar com um bom software de controle financeiro, chegou a hora de escolher qual usar em seu negócio.
Essas ferramentas centralizam dados financeiros, oferecendo insights rápidos e precisos para decisões estratégicas.
Como escolher o melhor software de controle financeiro?
A escolha do melhor software de controle financeiro depende muito das características de cada empresa.
Alguns gestores podem optar por uma plataforma completa de uso complexo, por exemplo, enquanto outros talvez prefiram um sistema mais simples, barato e fácil de usar.
Algumas ferramentas são desenvolvidas a partir de necessidades específicas relacionadas a um determinado segmento.
De qualquer forma, alguns fatores devem ser levados em conta sempre:
- Custo-benefício: seja qual for o tipo de sistema a ser escolhido, as despesas mensais com sua utilização deve estar de acordo com as vantagens oferecidas
- Computação em nuvem: a tecnologia é importante para garantir a segurança dos dados da empresa e a comodidade de acessar o sistema pelo navegador de qualquer dispositivo
- Funcionalidades indispensáveis: alguns recursos são mais importantes que outros, de acordo com o perfil de cada negócio
- Número de usuários: o sistema precisa comporta o uso simultâneo pelo número de colaboradores que for necessário para o seu negócio
- Escalabilidade: um bom software pode ajudar sua empresa a se adaptar ao crescimento da companhia.
Se você gerencia um negócio de pequeno porte, o Bling é uma alternativa interessante, pois tem um uso intuitivo e pode facilitar toda a gestão financeira.
Já para negócios com sede presencial, seja de alimentação ou varejo, o ConnectPlug pode integrar todas as atividades em uma plataforma só, facilitando a gestão financeira.
Além do software de controle financeiro, é importante contar também com um sistema eficiente para gerenciar as cobranças.
A Vindi é um hub de pagamentos completo, com soluções para vendas online avulsas e recorrentes.
Nossa ferramenta pode ser integrada a plataformas como o Bling, permitindo a centralização das informações das vendas e a automatização de tarefas como a emissão de notas fiscais e o controle de estoque.
Isso além da vantagem de usar diversos métodos de cobrança diferentes.
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