O orçamento empresarial é uma das ferramentas contábeis mais importantes para a gestão financeira.
Sua elaboração precisa ser realizada da maneira mais detalhada possível, sem deixar de fora nenhuma informação, pois mais irrelevante que pareça inicialmente.
Quem se descuida do orçamento, corre o risco de acabar tendo prejuízo devido a um investimento mal feito ou corte de alguma despesa que era necessária, entre outros problemas.
Por isso, é preciso dedicar atenção a essa tarefa burocrática, mas fundamental para a gestão.
Com um orçamento empresarial bem construído, é possível aproveitar cenários positivos para melhorar os lucros, além de atravessar aqueles momentos mais turbulentos sem grandes perdas.
Preparamos um guia completo para explicar o que é essa ferramenta, como ela deve ser implementada e o quanto ela é vital para a administração de qualquer companhia.
Se o tema interessa, continue lendo!
O que é orçamento empresarial?
Orçamento empresarial é o registro de todas as receitas e despesas de uma empresa dentro de um determinado período.
Além de listar todos os gastos necessários para a operação, esse documento conta também com uma projeção do valor arrecadado com as vendas.
A partir dessa listagem, os gestores podem analisar o retorno financeiro da atividade — ou seja, o quanto o negócio deve ganhar de fato com sua operação.
O orçamento empresarial pode ter diferentes periodicidades. Por exemplo: a cada mês, trimestre, semestre ou ano.
No próximo tópico, vamos explicar por que esse controle precisa ser feito.
Qual a função do orçamento empresarial?
O orçamento empresarial serve para que uma organização consiga analisar seu desempenho e identificar formas de otimizar sua atuação.
Essa otimização pode ser obtida com ações variadas, como cortes de gastos desnecessários ou investimentos nas atividades mais promissoras do negócio.
O documento também auxilia na definição das metas, apontando quais resultados podem ser obtidos dentro de um determinado período, considerando o volume de investimentos realizados para isso.
O orçamento empresarial ainda costuma ser consultado antes que os administradores tomem uma decisão importante para os rumos do negócio.
Alguns exemplos podem ser a fusão ou aquisição de outras empresas e a expansão das atividades para um mercado diferente.
Qual a importância do orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é uma ferramenta central para a gestão financeira.
Ao auxiliar no planejamento das receitas e despesas, o documento aponta o caminho que o negócio deve seguir para atingir seus objetivos de uma maneira ordenada, evitando atropelos.
Quanto maior é o investimento, melhores podem ser os resultados — desde que a empresa tenha condições de arcar com eles sem comprometer seu funcionamento.
Portanto, é preciso consultar o orçamento empresarial antes de definir qualquer ação que envolva despesas.
Ao comparar os resultados reais com aqueles projetados no documento, o gestor de uma empresa pode se antecipar a eventuais problemas na operação.
Qualquer negócio que pretende sobreviver e crescer a longo prazo depende de um bom orçamento empresarial, como vamos explicar a seguir.
Como o orçamento empresarial impacta a sustentabilidade da empresa
O orçamento empresarial tem relação direta com a sustentabilidade do negócio, pois precisa ser elaborado com foco no crescimento.
Por isso, se o setor financeiro cortar recursos de forma indiscriminada, pode prejudicar a capacidade de a empresa se manter a longo prazo.
De acordo com uma pesquisa da consultoria Sustentaí, o orçamento limitado é apontado como um dos três temas mais críticos para a sustentabilidade empresarial.
A previsão de valores a serem investidos precisa levar em consideração as oportunidades de crescimento.
Imagine que você gerencia uma empresa de e-commerce que faz entregas para a região Sudeste do Brasil.
Você tem a oportunidade de investir em um sistema diferente de logística que pode ampliar sua capacidade de entregar produtos para todo o país.
Como esse investimento depende do setor financeiro, é importante que seja levada em consideração a melhora de resultados a longo prazo para que o valor dessa mudança seja previsto no orçamento empresarial.
Além de vender mais, a empresa ficará melhor preparada para eventuais cenários difíceis, pois terá um aumento na sua base de clientes com a entrada de consumidores das outras regiões.
Vantagens de fazer um orçamento empresarial
Quando elaborado de forma completa e com foco no crescimento, o orçamento empresarial pode ajudar a empresa de várias formas.
Veja agora uma lista de vantagens da adoção desse documento.
Economia viável
O uso do orçamento empresarial pode demonstrar quais gastos podem ser cortados sem prejudicar a operação da empresa ou sua capacidade de crescer.
Assim, é possível melhorar a relação custo-benefício dos processos.
Estratégias a longo prazo
A companhia que realiza um orçamento empresarial vai criando ao longo do tempo uma base de dados útil para a identificar a relação entre as receitas e despesas.
As comparações feitas com base nesses dados permitem criar e ajustar estratégias eficientes.
Preparação para crises
Em cenários de crise econômica, o orçamento empresarial pode ser um grande aliado para ajudar o negócio a se manter.
Para isso, é importante que o documento tenha uma flexibilidade que permita ajustes a essas situações.
Melhorar a confiança
Um orçamento empresarial detalhado também pode ser apresentado a pessoas que detêm participação no negócio, como sócios e investidores.
A noção das finanças do negócio é uma forma de aumentar a confiança desse público tão importante.
Tipos de orçamento empresarial
O orçamento empresarial é classificado conforme a metodologia usada para fazer as projeções.
Conheça agora os principais tipos.
Orçamento histórico
O orçamento histórico é a projeção das entradas e saídas de dinheiro da empresa tomando como base informações de períodos passados.
Documentos como o fluxo de caixa de meses anteriores são analisados e comparados com os dados das metas e as expectativas de despesas.
Então, é estipulado um percentual de crescimento ou redução para as receitas e as despesas.
Esse método é usado há bastante tempo e é um dos mais rápidos, mas tem a limitação de não levar em consideração a análise de fatores externos como oscilações do mercado e a adoção de novas políticas monetárias.
Orçamento base zero
No orçamento base zero, cada setor da empresa realiza seu próprio levantamento de gastos.
Portanto, é uma forma de separar as projeções de acordo com os diferentes centros de custos, ou seja, os gastos referentes a setores ou projetos específicos.
Portanto, ao contrário do orçamento histórico, nesse modelo não são usados dados de outros períodos.
A ideia é explorar o conhecimento dos gestores de cada área para uma análise detalhada das suas necessidades.
Orçamento baseado em atividade
Esse modelo considera os custos de cada atividade realizada pela empresa de forma separada.
Portanto, é uma maneira de estimar todas as saídas relacionadas à produção de cada item ou da prestação de cada serviço.
Por exemplo, se uma empresa fabrica diferentes produtos, cada um tem o seu orçamento próprio.
Esse modelo amplia a participação de cada setor de uma empresa nas estratégias organizacionais.
Além disso, possibilita a comparação entre os custos de diferentes atividades para que seja avaliada a necessidade de um eventual ajuste.
Orçamento matricial
Esse modelo também é conhecido como gerenciamento matricial de despesas (GMD).
O objetivo é oferecer uma análise cruzada, identificando o impacto das despesas relacionadas a cada setor sobre os demais.
Assim, a empresa busca implementar uma estratégia mais eficiente para direcionar seus recursos.
Por meio dessa análise, todos os custos relacionados das empresas são divididos em pacotes, conforme critérios que façam sentido para a realidade da empresa.
Cada pacote fica sob responsabilidade de um colaborador, que organiza todas as despesas relacionadas a ele, mesmo que sejam de diferentes centros de custo — que são chamados de entidades.
Por exemplo: a pessoa que cuida do pacote de logística vai cuidar dessas despesas em relação a todos os departamentos.
Então, é realizada uma análise cruzada entre os pacotes e as entidades para analisar meios de aumentar a eficiência da operação.
Orçamento contínuo
No início deste artigo, explicamos que um orçamento pode ter diferentes periodicidades, como mensal, trimestral ou anual.
Porém, o orçamento contínuo foge a essa regra: em vez de termos um documento específico para um período, a empresa tem um único orçamento que vai sendo atualizado ao longo do ano.
Assim, ele fica sempre atual.
Em geral, é realizado o orçamento para o período de um ano.
A cada mês que passa, um novo mês é acrescentado para que o documento continue refletindo sempre a projeção das receitas e despesas para os próximos 12 meses.
Independente do tipo e método escolhido, para implementar um orçamento empresarial, é preciso seguir as etapas que vamos mostrar na sequência.
Como fazer um orçamento empresarial?
A elaboração do orçamento empresarial precisa seguir as etapas que vamos apresentar abaixo para poder dar aos gestores uma visão completa das finanças do negócio.
Siga acompanhando o passo a passo!
1. Elabore um diagnóstico
Para poder elaborar um orçamento empresarial, é preciso ter uma noção do desempenho por meio do diagnóstico.
Busque dados referentes a períodos anteriores, podendo ser o ano inteiro ou alguns meses.
Além dos resultados em si, inclua nessa análise o acompanhamento de métricas e KPIs (sigla em inglês para indicadores-chave de resultado) que possam retratar o desempenho do negócio.
O objetivo dessa etapa é identificar os períodos de melhor e pior desempenho e analisar o que pode ter sido o causador desses resultados — seja para o bem ou para o mal.
Esses fatores devem ser a base para o direcionamento dos seus recursos.
2. Determine objetivos e metas
A partir do diagnóstico, você já pode entender como a empresa pode melhorar ao máximo seu desempenho das finanças dentro das suas possibilidades.
Além de determinar os objetivos e metas, é preciso apontar quais indicadores serão usados para avaliar se elas foram atingidas.
Para isso, você pode usar a ferramenta OKR, que consiste em determinar o objetivo e os resultados-chave, que são as métricas usadas para avaliar se a meta foi alcançada.
Alguns exemplos de metas podem ser a redução de determinados custos ou o aumento no faturamento ou no lucro bruto.
3. Projete suas vendas
A projeção de vendas é uma estimativa de quanto será a receita gerada por todas as atividades comerciais da empresa.
Em grandes empresas, esse trabalho pode ser bastante complexo, por considerar todos os canais de venda e todos os produtos ou serviços oferecidos.
Nesses casos, o ideal é fazer esse cálculo por partes, estimando o volume médio de vendas de cada solução e multiplicando pelo preço cobrado.
Leve em consideração o desempenho do seu negócio em períodos anteriores, além de dados relacionados ao mercado e ao cenário econômico.
4. Estime outras receitas
Embora as vendas sejam o carro-chefe do faturamento de toda empresa, muitos negócios têm também outras fontes de receita.
Algumas empresas oferecem crédito aos consumidores ou possuem investimentos que rendem juros mensais, por exemplo.
Mesmo que não representem a maior parte das receitas, esses dados precisam ser incluídos para que o orçamento dê o panorama total dos ganhos do negócio.
5. Levante os custos
Depois de projetar as receitas, chega o momento de analisar os gastos de cada setor do negócio — ou de cada pacote, caso você esteja trabalhando com o orçamento matricial.
As despesas devem ser separadas da seguinte maneira:
- Custos fixos: são aquelas que não mudam de acordo com o volume de vendas ou a produção, como preço do aluguel de um espaço ou pagamentos de salários
- Custos variáveis: variam conforme vendas ou produção, como compra de matéria-prima ou pagamento de comissão a vendedores.
Este pode ser o momento de tentar cortar algum gasto desnecessário para otimizar o desempenho financeiro do negócio.
Porém, tome cuidado para não comprometer alguma área importante.
6. Calcule o ativo fixo
Toda empresa tem um ativo fixo, ou seja, o conjunto de bens e direitos que viabiliza as operações.
Esse dado também precisa ser quantificado para ser incluído no orçamento.
O ativo de uma empresa pode ser dividido em dois tipos:
- Ativos tangíveis: são os bens físicos usados na operação, como móveis, computadores e outros equipamentos, além dos próprios imóveis que são sede da empresa
- Ativos intangíveis: são bens e direitos não palpáveis que podem gerar resultados, como licenças, marcas, patentes e direitos autorais.
7. Planeje investimentos
O planejamento dos investimentos é um momento crítico para qualquer empresa, pois as decisões tomadas nesse ponto poderão ter reflexos positivos e negativos para o futuro do negócio.
Seja qual for o tipo de orçamento implementado, é necessário conversar com os responsáveis pelos setores para solicitar suas demandas de investimentos.
Analise com cuidado cada solicitação, sempre pensando em como tornar a empresa sustentável enquanto evita despesas desnecessárias.
Se o cenário for positivo, pode ser o momento de ampliar a atuação da empresa, seja aumentando o portfólio de soluções, produzindo mais ou abrindo uma nova sede ou filial.
Dependendo do cenário, pode ser viável buscar um crédito para a empresa, desde que o retorno seja promissor.
8. Organize e acompanhe os dados
Após contar com todos os elementos necessários para a elaboração do orçamento, é preciso organizar as informações levantadas.
O método mais antigo de se fazer isso é por meio de uma planilha, mas existem também ferramentas que tornam esse trabalho mais simples.
Ainda vamos apresentar algumas delas neste conteúdo.
E depois que o orçamento estiver pronto, é importante acompanhar constantemente o desempenho da empresa para fazer revisões quando for necessário.
Esse monitoramento é importante para evitar que as despesas saiam do controle.
Erros comuns ao elaborar um orçamento empresarial e como evitá-los
A elaboração do orçamento empresarial deve ser feita com cuidado, pois existem algumas armadilhas que podem prejudicar a saúde financeira do negócio.
Um dos principais é subestimar despesas necessárias para o funcionamento da empresa, principalmente desconsiderando alguns custos variáveis.
Por isso, além de ser conservador ao listar os gastos, é importante ajustar o orçamento caso algum imprevisto aconteça.
Também deixar de monitorar os resultados é um erro fatal, pois é preciso observar sempre como a empresa está usando seus recursos.
Esse problema pode ser evitado pelo uso de um sistema de controle financeiro.
Outro problema que aparece com frequência é não pensar a longo prazo na hora de planejar os investimentos.
Não basta resolver apenas as necessidades imediatas e deixar de lado decisões sobre o futuro do negócio.
Por isso, é importante que a empresa conte com um planejamento a curto, médio e longo prazo.
Quando fazer o orçamento empresarial?
O orçamento empresarial deve ser feito pelo menos uma vez por ano, para que a empresa faça as projeções necessárias para o próximo período contábil.
Por isso, a melhor época para começar a fazer os levantamentos necessários é entre outubro e novembro.
Afinal, nesse período, o ano fiscal está começando a chegar ao fim, e é preciso ter uma certa antecedência para cumprir todas as etapas que mostramos neste artigo.
Porém, em alguns casos, uma frequência maior pode ser necessária.
Por exemplo: empresas que estão crescendo e escalando suas atividades rapidamente podem precisar de orçamentos mensais para ajustar suas previsões para se adequar a um aumento no volume de vendas.
Já negócios que enfrentam muitas oscilações sazonais em seus resultados podem precisar de orçamentos trimestrais para retratar diferentes cenários.
De qualquer forma, é importante usar a tecnologia para facilitar esse processo.
Ferramentas e softwares para facilitar o orçamento empresarial
Existem várias ferramentas que podem auxiliar na elaboração do orçamento empresarial.
Com elas, a empresa pode automatizar o registro de várias informações, auxiliar na organização desses dados e realizar análises preditivas — ou seja, realizar estimativas com base nos números disponíveis.
Um dos sistemas mais importantes atualmente para apoiar nesse processo é o ERP, chamado em português de Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Essa plataforma integra vários setores de um negócio, além de contar com funções específicas para controle orçamentário e elaboração de documentos contábeis.
Também é importante usar outras ferramentas para apoiar a gestão financeira, como uma plataforma de pagamentos que realize o controle completo de suas receitas com vendas.
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