O setor financeiro é, certamente, um dos mais importantes componentes de uma empresa.
Não cuidar da saúde financeira de uma empresa resulta, na maioria dos casos, no fechamento de suas portas. E sabemos que esse é o maior pesadelo de qualquer empreendedor.
É dentro desse setor que é possível saber o andamento das finanças do empreendimento, ter controle do capital de giro, das possibilidades de investimento e também das obrigações financeiras a serem cumpridas para que suas operações internas continuem fluindo.
O setor financeiro reúne uma série de boas práticas que são recomendadas para todo e qualquer tipo de organização, independentemente do tamanho das empresas.
A prática que vamos focar nesta publicação é a conciliação bancária, tarefa necessária para um acompanhamento sólido de todas as entradas e saídas do empreendimento.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária consiste na comparação entre os registros contábeis da empresa com os valores contidos no extrato bancário.
Através dessa comparação, é possível saber se a empresa recebeu tudo o que ela deveria receber. O extrato bancário acusa, portanto, o que foi recebido e os registros serão comparados para que o responsável pela conciliação identifique todos os valores no extrato.
Essa prática garante o acompanhamento do controle interno da empresa e permite que os empresários ou gestores saibam se os lançamentos estão de acordo com o que foi alegado pelo banco.
O processo de conciliação bancária é importante para ilustrar de forma clara se todos os registros internos (que devem ser feitos da forma mais conveniente para os gestores, mas sempre com muita atenção) de valores e datas batem com os que estão sendo informados pelo banco.

Por que devemos realizar a conciliação bancária?

Como afirmamos anteriormente, a conciliação bancária é uma das práticas essenciais a serem realizadas em qualquer empresa, seja de produtos ou serviços.
Isso porque independentemente do segmento, se você trabalha recebendo pagamentos em cartão ou boleto, precisa desse controle para saber se está recebendo por suas vendas.
A conciliação bancária pode ser feita em diversos intervalos de tempo (semanalmente, mensalmente, anualmente), desde que seu objetivo esteja alinhado e que as obrigações para realizá-la sejam cumpridas.

Além de entregar um controle efetivo de tudo o que entra e sai da empresa, a conciliação bancária pode trazer insights para problemas internos de caixa ou gestão. Muitas vezes estes problemas existem e passam despercebidos pelos gestores pela falta de acompanhamento e controle dos processos da empresa.
De forma resumida, a conciliação bancária é uma ferramenta necessária para que o empreendedor tenha uma visão sólida e total domínio da situação financeira de sua empresa.

Sem este controle, medidas que envolvam o setor financeiro podem ser arriscadas e comprometer a saúde da empresa como um todo.

Ao comprometer-se a realizar a conciliação bancária, o empresário e gestores passam a ter controle de todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa, pois através dela é possível ter uma visão do futuro do empreendimento.

Assim, eles saberão quando podem investir em melhorias e quando devem conter gastos para atingir seus objetivos.
A conciliação bancária também permite que o empreendedor detecte fraudes financeiras. A comparação dos dados faz com que seja possível identificar se existem alterações nos números de forma suspeita. Com uma visão ampla destes números, as atitudes necessárias podem ser tomadas em tempo hábil a ponto de evitar problemas jurídicos futuros.

Dicas de como realizar a conciliação bancária de forma efetiva

É importante, antes de tudo, deixar muito claro para o responsável da tarefa sobre a importância de se comprometer e se dedicar ao processo de conciliação bancária.
Isso garante uma padronização das obrigações da atividade, na qual o responsável deve manter uma frequência dos registros dos processos internos.
Procure também deixar claro sobre os riscos que toda a empresa e a equipe correm caso esta tarefa seja realizada de forma errada. Essa conscientização acaba transformando a conduta do responsável, por saber que qualquer falha pode prejudicar diversas áreas da empresa.

Registre todas as movimentações internas

O ideal é que todas as movimentações financeiras sejam registradas no ato em que aconteceram, visto que a chance de serem esquecidas é grande, com o passar do tempo.
O registro pode ser feito, por exemplo, sempre que é gerada uma nota fiscal. O local onde estas informações serão registradas varia de acordo com as preferências de quem está realizando o controle.

Estes registros devem considerar todos os lançamentos, o que inclui recebimentos de clientes, salários, pagamento de fornecedores, impostos, empréstimos, compras, tarifas bancárias etc.

O importante é tomar nota de TUDO! Pois sem esse registro, você não vai ter o que comparar com o seu extrato bancário e, consequentemente, não poderá realizar a conciliação bancária.

Estes registros devem, inclusive, estar gravados em mais de um local. Muitos problemas de controle financeiro estão relacionados a perdas de dados.
Se um dado fica de fora do seu registro, a consequência pode ser um grande desequilíbrio financeiro interno, que pode resultar em prejuízos maiores no futuro.

Acompanhe o trabalho dos responsáveis pela conciliação

Muitas falhas podem ocorrer no processo de conciliação bancária.
Neste caso, grande parte do problema reside no momento em que são feitos os registros das movimentações financeiras da empresa.
Falta de atenção ou pequenos erros internos podem se tornar recorrentes sem a fiscalização adequada. Por isso, tenha em mente que é sempre bom ter alguém acompanhando esse processo de tempos em tempos.
Esse acompanhamento evita erros humanos e possíveis fraudes de dados alterados.

Defina o intuito da coleta destes dados

Cada empresa possui suas hipóteses e objetivos a serem alcançados.
A conciliação bancária é uma ferramenta que pode auxiliar os empreendedores a alcançarem diversas metas, baseando-se em dados que mostram o cenário real em que a empresa se encontra.

Por exemplo, se o objetivo for fazer um investimento grande na estrutura da empresa, através da conciliação bancária é possível ter uma visão ampla de sua situação financeira.
Além da situação atual, o empreendedor terá uma visão dos períodos futuros da empresa, o que permite o planejamento a curto, médio e longo prazo para possíveis investimentos.
Ao definir um objetivo concreto, estes dados serão avaliados com um critério específico e terão mais utilidade para o empresário e toda a sua equipe.

Utilize um software de gestão financeira

Em muitos casos, a conciliação bancária é realizada de forma manual.

Planilhas ainda fazem parte da realidade de muitos empresários que desconhecem as possibilidades oferecidas pelos softwares voltados para gestão financeira.

A conciliação bancária manual, além de tomar muito tempo (que já é curto) dos gestores, ainda sofre com a possibilidade de falhas humanas.

A inconsistência de dados, como já comentamos, pode se tornar um grande problema por oferecer uma visão financeira da empresa que não condiz com a sua realidade.

Planejamentos e investimentos baseados em um cenário falso podem afundar as economias da empresa e forçar os gestores a contratarem serviços de crédito e antecipação, para quitar as dívidas.

Para evitar estas pequenas falhas, o ideal é utilizar a tecnologia a seu favor: atualmente existem serviços voltados para facilitar a vida dos empreendedores. Estes softwares realizam tarefas que anteriormente eram feitas manualmente, de forma rápida e com uma segurança de dados muito maior.

Um exemplo de software é a Confere, uma plataforma que oferece conciliação bancária automática, conferência de vendas, acompanhamento de taxas cobradas por operadoras e controle de chargebacks.

Com a Confere, é possível ter uma visão ampla da saúde financeira da sua empresa e saber o que você vai receber no futuro, de mês a mês. Tudo o que o usuário precisa fazer é importar o extrato bancário na plataforma e voilà! A mágica acontece.
O processo de conciliação que, manualmente, levaria horas para ser realizado, agora é feito em minutos pela Confere!

A Vindi e a Confere, juntas, são capazes de entregar todo o controle necessário para que sua empresa cresça com uma ótima saúde financeira! Juntas, estas soluções automatizam processos que levam horas para serem realizados pelos seus funcionários. No final, a produtividade da sua equipe aumenta junto à sua segurança diante dos processos internos de sua empresa.

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Como realizar a conciliação bancária: passo a passo

1º Registre diariamente os lançamentos – Faça, diariamente, o registro de todas as movimentações financeiras da empresa, desde tarifas bancárias, pagamentos de fornecedor, salários, pagamentos de empréstimos, recebimentos de clientes, impostos etc.

2º Verifique o saldo no extrato bancário – Conferir os saldos inicial e final do controle interno a partir dos registros e ver se eles coincidem com os do extrato bancário.

3º Verifique os detalhes dos lançamentos – Verificar se as datas e os valores presentes no extrato bancário coincidem com o controle interno da empresa.

4º Corrija as divergências – Caso sejam encontradas divergência entre os dados e valores, é necessário identificar em que lugar isso ocorreu. Em seguida, deve ser feita a correção das diferenças no controle interno, para que os saldos sejam idênticos.

Author

Este texto foi escrito por um parceiro Vindi