Software para pequenas empresas: conheça os tipos e saiba como escolher

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O uso de software para pequenas empresas pode fazer uma grande diferença na gestão desses negócios.

Afinal, a maneira de trabalhar tem mudado bastante a partir dos avanços tecnológicos pelos quais o mundo passa atualmente.

As facilidades que a internet proporciona facilitam a comunicação com os clientes, possibilitam a venda à distância, simplificam operações e ajudam na divulgação de produtos e serviços.

Tudo isso faz com que o fluxo de informações que passa pela empresa aumente.

Assim, processos antigos como fazer contas em caderninhos, arquivar informações em papéis dentro de um fichário e enviar correspondências ficaram para trás.

As empresas de hoje precisam de eficiência para lidar com seus processos.

Por isso, muitos negócios de pequeno porte usam essas aplicações em computadores ou dispositivos móveis, como celulares e tablets.

Neste artigo, vamos mostrar vários tipos e exemplos de software para pequenas empresas que atendem diversos propósitos, dependendo do segmento do negócio.

Antes, entenda a importância dessas ferramentas!

O que é um software para pequenas empresas?

Software para pequenas empresas é um tipo de sistema informatizado usado para melhorar a gestão de um negócio.

Entre as tarefas que podem ser realizadas com um software para pequenas empresas estão:

• Agendamento de compromissos
• Cobrança
• Controle de estoque
• Emissão de notas fiscais
• Envio de lembretes e notificações
• Gestão financeira
• Gerenciamento de clientes
• Geração de relatórios com dados
• Inventário
• Monitoramento de desempenho dos funcionários
• Planejamento de projetos
• Registro de ponto
• Rastreamento de vendas e leads.

Embora alguns programas desse tipo exijam instalação em computadores, um modelo que tem se notabilizado no mercado é o de SaaS (Software as a Service), sigla em inglês para Software como Serviço.

Nesse caso, a empresa faz uma assinatura para contar com o aplicativo, em vez de adquirir o programa.

Portanto, não é preciso pagar um valor fechado pelo software – o que poderia ser bastante caro, principalmente para pequenos negócios.

Em computadores, o uso pode ser feito diretamente a partir do navegador de internet, sem que seja necessária nenhuma instalação.

Alguns softwares desse tipo permitem integrações com outros sistemas por meio de APIs, facilitando a vida de empreendedores que usam sistemas diferentes.

Por que toda pequena empresa precisa de softwares?

O uso de um software para pequenas empresas permite que os gestores de um negócio consigam lidar com a rotina pesada de trabalho e evitar erros.

Veja como esse tipo de gestão pode melhorar a rotina de um negócio:

• Automatizando tarefas: muitas atividades que levam tempo, como anotar informações em papéis ou procurar essas anotações, podem ser realizadas automaticamente a partir de uma configuração
• Agilizando processos: mesmo ações que precisem de um comando podem ser feitas de forma bem mais rápida
• Evitando erros: fazer um cálculo manual é uma tarefa arriscada, principalmente em meio a uma rotina movimentada, mas o software pode fazer contas sem risco de falhas humanas
• Aumentando a segurança: boa parte do sistema de softwares para pequenas empresas usam sistemas de arquivamento de dados em nuvem, evitando que dados importantes sejam perdidos por algum problema em um dispositivo e facilitando o acesso
• Apoiando decisões: um aplicativo desse tipo pode fornecer dados sobre as atividades de uma empresa para ajudar os gestores a tomarem as ações mais eficientes.

Portanto, é uma atividade essencial para pequenos negócios.

Tipos de software para pequenas empresas

Existem diferentes tipos de softwares para pequenas empresas.

Alguns são focados em uma área específica do negócio, como gestão financeira, atendimento a clientes, estratégias de marketing, entre outras.

Existem também aplicativos voltados apenas a um segmento – como, por exemplo, softwares de gestão de academias de ginástica ou de escolas.

Nesses casos, o produto é elaborado com o foco em todas as tarefas que fazem parte da rotina de um estabelecimento desse tipo.

A partir de agora, vamos mostrar os principais tipos de softwares para pequenas empresas e quais são suas utilizações.

Software de gestão financeira para pequenas empresas

O software de gestão financeira é uma plataforma usada para o controle de todas as informações relacionadas às finanças do negócio.

Com ele, é possível gerenciar o fluxo de caixa e todas as previsões de contas a pagar e a receber.

Existem sistemas bastante completos no mercado, com funções que variam desde a emissão automática de relatórios até a conciliação financeira e o controle de estoque.

Quais os benefícios?

Esse tipo de software é importante para ajudar a evitar que a falta de organização comprometa o funcionamento do negócio.

Assim, é possível garantir a precisão das informações sobre as finanças do negócio.

Desta forma, fica mais fácil planejar novas etapas, evitando situações de crise e sabendo a hora certa de escalar as operações.

O sistema de gestão financeira também ajuda a lidar com a burocracia nas operações bancárias e melhora a eficiência dos processos.

Exemplos de softwares de gestão financeira

Existem várias alternativas de software de gestão financeira.

A Vindi é um ecossistema completo de cobranças que apresenta várias funções que podem ajudar a gerenciar as finanças dos negócios através de soluções SaaS.

Outros exemplos de softwares de gestão financeira são:

• Bling: sistema com foco em lojas virtuais, que conta com integração com plataformas de e-commerce e marketplaces
• Conta Azul: faz o controle financeiro e oferece planos para pequenas, médias e microempresas e profissionais autônomos
• SOMEI: sistema para simplificar o controle de vendas e a organização do negócio para microempreendedores individuais (MEI).

Software CRM para pequenas empresas

A sigla CRM significa Customer Relationship Management, Gestão de Relacionamento com o Cliente em português.

O foco desse sistema é gerenciar todos os aspectos relacionados ao relacionamento da empresa com o cliente.

Quais os benefícios?

O CRM permite armazenar todas as informações necessárias sobre cada consumidor cadastrado, como dados de contato, atividades anteriores, ligações, visitas a sites e a estabelecimentos físicos.

Assim, profissionais de diversas áreas têm acesso a essas informações.

Exemplos de softwares de CRM

• Hubspot: plataforma criada para conectar atividades de marketing, vendas, gerenciamento de conteúdo e atendimento
• Pipedrive: permite o acompanhamento do funil de vendas, gerenciamento de leads e automatização do processo comercial
• Streak: CRM que atua de forma integrada com o GMail.

Software de contabilidade para pequenas empresas

Embora tenha funções em comum com as ferramentas de gestão financeira que apresentamos acima, o software de contabilidade tem uma atuação mais restrita.

Essas ferramentas servem para rastrear todas as transações realizadas pela empresa, mantendo o livro-razão atualizado com as informações das entradas e saídas.

Muitas dessas plataformas permitem a integração com instituições financeiras e geram relatórios contábeis como o balanço patrimonial e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE).

Quais os benefícios?

Esse tipo de programa automatiza as tarefas relacionadas à contabilidade, evitando erros humanos e poupando tempo para que os empreendedores possam focar na atividade-fim do negócio.

As plataformas podem acessar dados de seu negócio para gerar relatórios para a contabilidade, para garantir a conformidade com as normas fiscais ou para análise interna.

Exemplos de softwares de contabilidade

• Contabilizei: possui recursos como emissão de guias de impostos e funcionalidades específicas para vendas de produtos e prestação de serviços
• Nasajon: integra os serviços de contabilidade com outros setores, como comércio, produto, gestão de pessoas e relacionamento com o cliente 
• Qipu: oferece um sistema de alertas inteligentes para administrar as pendências fiscais.

Software de pagamentos e cobranças para pequenas empresas

Esse tipo de plataforma é essencial para empresas que realizam qualquer tipo de venda, seja no B2B ou direto ao consumidor final.

Plataforma de pagamentos como a Vindi permitem cobranças eficientes e seguras por diversas formas de pagamento.

Quais os benefícios?

Ao diversificar as formas de pagamento, os softwares de cobranças ajudam as empresas a melhorar a experiência do cliente, que pode escolher seu método favorito para pagar por suas compras.

Elas também tornam as transações mais seguras, pois para atuar nessa área elas precisam passar por auditorias que comprovem as medidas contra invasões e vazamentos de dados.

Além disso, com uma plataforma como a Vindi, o cliente pode fazer a cobrança recorrente, automatizando os processos para que as transações aconteçam periodicamente.

Os melhores sistemas de cobranças também podem ser integrados a outros tipos de plataformas por meio de APIs, para facilitar o gerenciamento de todos os processos relacionados às vendas.

Exemplos de softwares de cobrança

• Vindi: ecossistema completo de cobranças que pode ser usado em vendas avulsas e recorrentes, com possibilidade de integração a outros sistemas e segurança garantida pelo nível máximo do certificado PCI Compliance
• Chargebee: plataforma com base nos Estados Unidos com foco em recorrência
• Helcim: permite a pequenos e médios negócios nos EUA gerenciarem suas cobranças.

Software de gestão de assinaturas para pequenas empresas

Essas plataformas são exclusivas para negócios que trabalham com vendas recorrentes.

Com elas, é possível realizar o gerenciamento das informações relacionadas à assinatura de uma forma simplificada.

O gestor pode acompanhar todos os dados referentes a cada cliente que assina o produto ou serviço da empresa, desde as cobranças, a situação do pagamento e as receitas presentes e futuras.

Quais os benefícios?

Com esses softwares, a empresa que trabalha com assinantes pode controlar o acesso dos usuários ao serviço, mediante o pagamento.

Além disso, ela garante a cobrança e o gerenciamento escaláveis.

Em outras palavras, mesmo diante de um aumento em sua base de consumidores, a empresa ainda terá o controle de suas assinaturas.

Exemplos de softwares de gestão de assinaturas

• Vindi: além de facilitar as cobranças com um sistema avançado, nosso sistema permite a gestão de assinaturas com o envio de cobranças, a personalização de planos e a visualização do status de pagamento e inadimplência
• Maxio: empresa que atua nos EUA e Polônia com foco em Saas B2B
• Billsby: fornece soluções customizáveis para pequenos negócios.

Software de gerenciamento de projetos para pequenas empresas

Os softwares de gerenciamento de projetos organizam o fluxo de trabalho de um time de colaboradores.

Em um negócio pequeno, é possível conferir e administrar as tarefas da empresa inteira em um desses sistemas.

Quais os benefícios?

Ao disponibilizar em um organograma todas as atividades e seus responsáveis, a empresa pode evitar falhas de comunicação que comprometam o andamento das tarefas.

Além disso, os gestores podem visualizar as demandas e o progresso dos colaboradores e delegar funções em poucas etapas.

Exemplos de softwares de gerenciamento de projetos

• Asana: fornece uma interface intuitiva para a organização de projetos em equipe
• Clickup: conta com recursos como rastreamento de tarefas e permite a colaboração simultânea entre colegas 
• Trello: por meio de quadros e cartões, facilita o rastreamento de tarefas e pode ser editado simultaneamente.

Software de marketing para pequenas empresas

Os aplicativos desse segmento têm uma ampla variedade de tarefas, de acordo com a atividade a ser desempenhada.

Eles podem facilitar a criação de campanhas por e-mail, redes sociais e outras plataformas.

Quais os benefícios?

As plataformas auxiliam os profissionais de marketing na organização, no acompanhamento do desempenho e na automação das campanhas.

Com eles, o número de tarefas manuais diminui, o que ajuda a melhorar a produtividade do setor.

Além disso, a análise de dados ajuda na criação de campanhas mais eficientes.

Exemplos de softwares de marketing

• Hootsuite: gerencia mídias sociais, integrando contas em diferentes plataformas
• Mailchimp: é usado na criação e automação de campanhas de e-mail marketing, possibilitando que o cliente avance no funil de vendas a partir de envios pré-configurados para determinadas situações
• SEMRush: ajuda no planejamento de campanhas de SEO a partir da identificação de palavras-chave.

Software de ponto de venda para pequenas empresas

São sistemas usados na frente de caixa de estabelecimentos comerciais como lojas e restaurantes para registrar as vendas.

Com eles, é possível acompanhar todas as ações relacionadas às vendas, gerenciar estoques e emitir notas fiscais para clientes e também para o registro pelo setor financeiro.

Quais os benefícios?

Os softwares de ponto de venda ajudam na organização do estabelecimento a partir da automatização de processos e do acompanhamento dos dados das vendas.

Assim, o processo de fechamento de caixa fica facilitado e as operações podem ser padronizadas.

Exemplos de softwares de ponto de venda

• PDV Bling: otimiza e organiza os produtos ou serviços comercializados integrando estoque físico com outros canais de venda
• GestãoClick: permite realizar vendas e escolher formas de pagamento, atuando de forma integrada com o controle de estoque e controle financeiro
• Manhattan: oferece vários recursos e pode ser usado tanto em computadores quanto em dispositivos móveis.

Software de RH para pequenas empresas

Aplicativos de Recursos Humanos são dedicados à gestão de pessoas.

Eles permitem o envio de comunicados e o registro de ponto pelos próprios colaboradores.

Além disso, os gestores podem realizar análises de desempenhos e otimizar processos burocráticos como demissões e admissões.

Quais os benefícios?

Muitas vezes, uma pequena empresa tem um número limitado de funcionários de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Nesse contexto, um software de RH pode evitar a sobrecarga desses colaboradores, além de melhorar a comunicação com os demais funcionários.

Exemplos de softwares de RH

• Mindsight: apresenta um sistema de cruzamento e análise da dados para otimizar a análise de desempenho
• Paychex: tem foco no gerenciamento de folhas de pagamento de colaboradores
• Rippling: permite o gerenciamento de diversas atividades relacionadas à gestão de pessoas.

Software ERP para pequenas empresas

ERP é a sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais.

Esse software tem como objetivo centralizar as informações de diferentes setores e operações dentro de um negócio, desde a gestão financeira, passando por todas as operações até o RH e marketing.

Essa centralização é feita por meio de módulos, que podem ser integrados com outras ferramentas e acompanhados por diferentes pessoas.

Quais os benefícios?

O ERP evita o retrabalho, pois reproduz os dados que todos os setores precisam, mantendo todos os colaboradores informados sobre o andamento dos processos.

Além disso, a tecnologia de computação em nuvem aumenta a segurança de dados e permite o acesso em qualquer lugar por funcionários autorizados.

Exemplos de softwares ERP

• Nomus: elaborado por engenheiros, centraliza a gestão de pequenas e médias indústrias
• Omie: sistema voltado a pequenos negócios que permite a automatização de vários processos
• Totvs: ferramenta nacional com funções que permitem a escalabilidade da empresa.

Como escolher o melhor software para pequenas empresas?

A escolha de um software para pequenas empresas deve ser feita com cuidado, pois esse sistema vai acompanhar o negócio por um bom tempo.

O primeiro fator a se levar em conta é a sua necessidade, pois a ferramenta precisa ajudar a solucionar as dores do seu negócio.

Se você leu este artigo até aqui, é só pensar em quais tarefas cada plataforma pode ajudar você a realizar para agilizar a sua rotina e facilitar sua vida.

A versatilidade também precisa ser levada em consideração.

Afinal, é melhor contar com uma ferramenta que execute várias tarefas do que acumular diversas assinaturas, sendo uma para cada ação do seu negócio.

E se você precisar usar mais de uma ferramenta, verifique também a possibilidade de integração entre diferentes sistemas.

A tecnologia de API possibilita que diferentes plataformas conversem entre si para facilitar o controle de todos os aspectos do negócio.

Procure observar também se a empresa oferece suporte técnico e conta com um time de customer success para garantir que seus clientes vão explorar ao máximo os recursos disponíveis.

A segurança também precisa ser levada em consideração, pois todas as informações do seu negócio vão passar pelo sistema contratado.

É preciso garantir que elas ficarão bem protegidas contra vazamentos e ação de criminosos.

A Vindi é um ecossistema completo, que além de realizar e gerenciar todas as cobranças da sua empresa, ainda fornece relatórios completos com base em suas vendas.

Somos especialistas no modelo da recorrência, com automatização de cobranças por várias formas formas de pagamento e recursos de combate à inadimplência.

Também oferecemos intermediador para e-commerce com antifraude incluído.

Nosso sistema ainda permite integrações com várias ferramentas de diversos segmentos.