Redação Vindi 
O equilíbrio entre receitas e despesas é a receita básica para o sucesso financeiro de um negócio.
No entanto, para ter resultados positivos, não basta olhar para os números na conta da empresa.
É preciso diferenciar os conceitos de receita, custo e despesa, além de entender as diferentes classificações e indicadores envolvidos na gestão financeira.
Quanto mais complexa a operação, mais desafiador é o controle de entradas e saídas do caixa. Por isso, vamos ajudar você a ter uma visão mais estratégica das suas finanças.
Venha com a gente e entenda como gerenciar suas receitas e despesas, quais ferramentas usar e quais erros evitar.
Entender a diferença entre receita, custo e despesa é essencial para uma gestão financeira estratégica e equilibrada de um negócio.
O que são receitas e despesas?
Receitas e despesas são elementos financeiros essenciais: receitas representam os ganhos obtidos por uma empresa ou indivíduo, enquanto despesas correspondem aos gastos necessários para manter suas operações.
O balanço entre receitas e despesas determina o lucro ou prejuízo de uma atividade econômica.
No entanto, esses conceitos são um pouco mais complexos do que parecem, como veremos a seguir.
O que são receitas?
Receitas são todos os recursos financeiros provenientes das atividades de uma empresa.
Ou seja, é o dinheiro que o negócio recebe pela venda de produtos e/ou serviços, dependendo do segmento.
Mas os modelos de receitas não vêm apenas das vendas. Elas podem ser obtidas a partir de aplicações financeiras, aluguéis ou royalties, por exemplo.
Nesse caso, continuam sendo consideradas um tipo de ganho que entra no caixa do negócio.
Qual a diferença entre receita e faturamento?
A diferença é que o faturamento é a receita bruta, ou seja, todo o dinheiro obtido a partir das vendas, sem a dedução de custos.
Já quando falamos em receita, normalmente se trata da receita líquida, que é o valor das vendas após o desconto de custos como impostos, descontos, comissões e taxas.
Dessa forma, a receita líquida é o dinheiro das vendas que efetivamente entrou no caixa do negócio, enquanto o faturamento é o valor bruto sem descontos.
Por exemplo, imagine que uma empresa SaaS teve um faturamento de R$ 200 mil no mês, com assinaturas de um software.
Porém, a receita líquida no período foi de R$ 154 mil, uma vez que foram recolhidos R$ 36 mil em impostos e as despesas com descontos e taxas de cartão somaram R$ 10 mil.
Dessa forma, a receita líquida é uma forma mais precisa de mensurar os ganhos resultantes das vendas do negócio.
No entanto, ainda é preciso deduzir diversos custos para chegar ao lucro bruto e líquido.
Exemplos de receitas de empresas
Uma empresa pode ter diferentes fontes de receitas, dependendo de suas atividades.
Veja alguns tipos:
- Receitas de vendas: é o faturamento da empresa, ou seja, o dinheiro resultante da venda de produtos e/ou serviços
- Receitas de aplicações financeiras: rendimentos de possíveis investimentos em nome da empresa
- Receitas de royalties: valores pagos por direito de uso ou comercialização de propriedades da empresa (Ex: marcas ou criações), caso se aplique
- Receitas de juros: empresas também podem receber juros sobre o capital próprio, quando realizam operações como empréstimos.
O que são despesas?
As despesas são gastos financeiros necessários para a manutenção de uma empresa.
Ou seja, é o dinheiro gasto com a compra de bens e serviços essenciais às atividades do negócio.
No entanto, é importante saber diferenciar as despesas dos custos, como veremos a seguir.
Qual a diferença entre custo e despesa?
Os custos são gastos relacionados diretamente à produção, venda ou prestação de serviços — ou seja, à atividade principal do negócio, também chamada de core business.
Já as despesas são outras obrigações financeiras necessárias ao funcionamento da empresa, mas que não têm relação direta com a atividade central.
Por exemplo, em uma loja virtual de roupas, a compra das peças para revenda é um custo, uma vez que tem relação direta com as vendas.
Já a assinatura da plataforma de e-commerce é uma despesa, porque é um gasto necessário para manter a empresa no ar.
Agora tomando como exemplo uma academia, o salário dos instrutores é um custo, já que o trabalho deles é essencial à prestação do serviço.
O aluguel do espaço, por outro lado, é uma despesa administrativa.
Exemplos de despesas de empresas
As despesas ainda podem ser classificadas entre fixas e variáveis, seguindo os conceitos abaixo:
- Despesas fixas: são gastos recorrentes da empresa, ou seja, que não variam conforme o resultado de produção ou vendas. Os principais exemplos são contas de consumo (água e luz), assinaturas de serviços (TV, internet, telefone, contabilidade, etc.), aluguel de ponto de venda e salário de funcionários administrativos
- Despesas variáveis: são os gastos que variam de acordo com o resultado da atividade principal do negócio, mesmo sem relação direta. Os exemplos são comissão de vendas (quando aplicável), gastos com viagens corporativas, impostos e fretes.
Como analisar a relação entre receitas e despesas?
Para analisar a relação entre receitas e despesas, você pode utilizar uma série de relatórios e indicadores financeiros que auxiliam na gestão.
Para começar, o fluxo de caixa vai mostrar todas as entradas e saídas do seu negócio, permitindo que você classifique seus ganhos e gastos.
Além disso, ao analisar esse fluxo periodicamente, você terá uma visão dinâmica das movimentações financeiras do seu negócio.
Porém, como não é fácil acompanhar as transações, existem relatórios que compilam informações e facilitam a visualização dos dados.
O mais conhecido é a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), um relatório contábil que mostra um resumo das receitas, custos e despesas, uma espécie de fechamento financeiro.
Com ele, você saberá rapidamente se o resultado do período anterior foi de lucro ou prejuízo.
Além disso, você pode utilizar diversos KPIs financeiros, ou seja, Key Performance Indicators (Indicadores-chave de desempenho) para comparar receitas e despesas.
Veja alguns exemplos de métricas comuns:
- Lucratividade: mede a capacidade da empresa de gerar lucro através da relação entre o lucro líquido e a receita total
- Margem de lucro bruta: mostra a rentabilidade das vendas por meio da divisão da receita total pelo custo dos produtos vendidos
- Ponto de equilíbrio: representa o momento em que a empresa iguala suas receitas e despesas, iniciando a geração de lucro
- Índice de liquidez: mede a capacidade da empresa de pagar suas obrigações de curto prazo, dividindo o ativo circulante pelo passivo circulante.
Ferramentas para monitorar receitas e despesas de forma eficiente
Toda empresa precisa investir em ferramentas para monitorar receitas e despesas, garantindo a lucratividade desejada e o equilíbrio financeiro.
Afinal, a organização com planilhas se torna insuficiente conforme o negócio cresce, além de aumentar a ocorrência de erros.
Um software essencial para organizar as finanças é o ERP (Enterprise Resource Planning, conhecido como Sistema de Gestão Empresarial).
Com esse sistema, é possível centralizar todas as informações do negócio e utilizar diversos módulos integrados para gerir o financeiro, RH, marketing, comercial, logística, etc.
Dessa forma, os sistemas ERP oferecem módulos financeiros para controlar o fluxo de caixa, fazer o plano de contas e acompanhar receitas e despesas de perto.
No mercado, você encontra uma série de softwares dessa categoria.
Porém, o ERP é apenas o painel central da empresa, sendo focado em soluções mais abrangentes.
Dessa forma, ainda é preciso ter sistemas específicos para controlar processos financeiros e garantir o atingimento das suas metas.
Para garantir uma gestão de pagamentos e receitas eficientes, por exemplo, é fundamental investir em um sistema billing.
A Vindi é uma plataforma de cobrança e pagamento recorrente que ajuda você a receber sempre em dia e gerenciar suas receitas de forma descomplicada.
Com ela, você tem recursos de automação de pagamentos, régua de cobrança, retentativas automáticas de cobrança, recuperação de inadimplência e muito mais.
Além disso, é possível cobrar no Pix, cartão de crédito e débito, link de pagamento, boleto e Bolepix, diversificando seus meios de pagamento para aumentar as vendas.
Como equilibrar receitas e despesas em uma empresa?
Vamos aprender a equilibrar receitas e despesas, na prática?
Confira nossas dicas valiosas de gestão financeira.
1. Monitore seu fluxo de caixa
Como vimos, monitorar o fluxo de caixa é essencial para ter uma visão clara de todas as entradas e saídas do negócio.
Por isso, é indicado utilizar uma planilha ou um software de gestão para registrar e monitorar todas as transações realizadas, incluindo receitas e despesas.
A posição consolidada do negócio pode ser conferida na DRE, que pode ser emitida mensalmente para maior controle (na contabilidade, ela é obrigatória anualmente).
2. Classifique suas receitas e despesas
Para fazer uma gestão eficiente de receitas e despesas, você precisa classificar essas movimentações.
Isso ajuda a compreender de onde vêm os principais ganhos e quais são os tipos de gastos que o negócio tem, contribuindo com a redução de custos e aumento da lucratividade.
Como vimos, existem diversos tipos de receitas, enquanto os custos são divididos, principalmente, entre fixos e variáveis.
3. Tenha um plano de contas
O plano de contas é uma ferramenta que as empresas utilizam para gerenciar suas contas a pagar e a receber.
Com ele, fica muito mais fácil controlar as obrigações que precisam ser pagas e os valores que vão entrar no caixa.
A partir do seu plano de contas, você sabe como funciona o ciclo financeiro do seu negócio e pode conciliar os prazos de pagamento e de recebimento.
Assim, é possível garantir que sempre haja recursos em caixa para cumprir as obrigações financeiras, como impostos, contas e parcelas.
4. Gerencie seu capital de giro
O capital de giro é uma reserva financeira que a empresa precisa ter disponível para cumprir suas obrigações mês a mês.
Logo, você precisa dimensionar esse valor corretamente para manter as operações e honrar todos os compromissos financeiros do negócio.
Ao longo do ciclo financeiro, nem sempre o valor das vendas entra em caixa a tempo de pagar as despesas do mês.
Nessa hora, o capital de giro é utilizado para cobrir os custos até que os recursos cheguem.
Por isso, existem até mesmo empréstimos de capital de giro para desafogar empresas que estão com dificuldade de conseguir esse dinheiro.
Porém, o ideal é manter uma reserva própria, sem precisar pagar juros a instituições financeiras.
5. Analise o balanço patrimonial
Anualmente, a empresa também deve elaborar seu balanço patrimonial, um relatório que traz todos os ativos e passivos de um negócio.
Assim, é possível analisar o patrimônio líquido da empresa.
Lembrando que ativos são todos os bens, direitos e recursos de um negócio, enquanto os passivos representam todas as despesas, obrigações e dívidas.
Portanto, esse relatório é essencial para entender como as receitas e despesas contribuíram com a situação financeira da empresa e qual é o panorama econômico atual.
6. Reduza custos
Com uma visão abrangente das suas finanças, você vai conseguir identificar onde é possível reduzir custos.
Algumas estratégias para isso são:
- Elaborar orçamentos prévios para cada área do negócio
- Economizar em contas de consumo
- Negociar valores com fornecedores
- Reduzir custos bancários com soluções automatizadas
- Otimizar o controle de estoque, reduzindo custos com itens parados
- Automatizar processos de cobrança e recuperação de inadimplência
- Terceirizar funções não relacionadas ao core business da empresa
- Realizar um planejamento tributário para reduzir custos com impostos.
3 erros comuns na gestão de receitas e despesas e como evitá-los
Para fechar, vamos conferir quais são os principais erros na gestão de receitas e despesas que você precisa evitar.
1. Olhar apenas para o faturamento
Como vimos, o faturamento é só o valor bruto das vendas, que não deve ser contabilizado como ganho antes da dedução das despesas.
Então, não cometa o erro de considerar esse indicador como base.
Sempre que for analisar as receitas do seu negócio, parta do valor líquido. E, ao calcular o lucro, não se esqueça de deduzir nenhum custo.
2. Ultrapassar o nível de endividamento
Todo negócio precisa de investimentos para crescer e, muitas vezes, é preciso recorrer ao capital de terceiros.
No entanto, é fundamental acompanhar o índice de endividamento do seu negócio e mantê-lo em um nível saudável.
Para isso, faça a divisão de todas as dívidas do seu negócio pelo patrimônio líquido, depois multiplique por 100. O resultado indica qual percentual dos seus ativos está comprometido com dívidas — quanto menor, melhor.
3. Não considerar o ciclo financeiro
As empresas têm ciclos financeiros que podem ser mais curtos ou mais longos, dependendo do segmento e da atividade.
Quando você vende muito a prazo, por exemplo, precisa considerar o tempo transcorrido até o recebimento dos valores das vendas em caixa.
Se o empresário não prestar atenção nesse ciclo, pode comprometer seu capital de giro e acabar perdendo o prazo de vencimento de suas obrigações.
Entendeu tudo sobre os conceitos de receitas e despesas?
Então, aproveite para conhecer as soluções da Vindi e garantir recebimentos em dia para o seu negócio.
