Bom seria se “vender” e “receber o pagamento” fossem sinônimos. Cobrar os clientes é uma tarefa que pode ser trabalhosa para as empresas que recebem a longo prazo, e que, além de tudo, sofrem com processos de cobrança pouco automáticos e com clientes inadimplentes.

Pensando nisso, hoje viemos oferecer um guia sobre como tornar o processo de cobrança da sua empresa mais organizado, automatizado e, consequentemente, você receber mais, além de perder menos tempo com as cobranças.

Vamos lá?

Como funciona o processo de cobrança

A partir do momento da venda, começa o processo de cobrança.

Entretanto, existem alguns tipos de vendas que estão mais suscetíveis ao problema de inadimplência dos clientes, como:

  • Negócios que trabalham com faturas ou boletos para pagamento posterior;
  • Serviços recorrentes não automatizados, que precisam ser pagos mês a mês;
  • Parcelamentos em carnês ou notas promissórias;
  • Negócios que aceitam cheques sem verificação de negativação do cliente;
  • Empresas que não trabalham com meios de cobrança online.

Nesses casos, o processo de cobrança em si apresenta falhas, pois dá margem a esquecimentos do cliente ou mesmo negligência do pagamento.

Como existem diversas formas de pagamento, é possível que alguma delas gere mais chance de inadimplência que outras.

Por isso, se a empresa não buscar se modernizar, vai acabar correndo grandes riscos de perder um grande volume de receita ao longo do tempo gerado pela inadimplência.

Quando o modelo de negócio permite que o pagamento não seja cobrado no ato da venda, o processo de cobrança pós-venda tem 3 etapas principais:

  • Envio da cobrança com antecedência ao prazo de pagamento;
  • Lembrete de pagamento próximo ao vencimento e na data;
  • Cobrança de inadimplência em caso de pagamentos não realizados, o setor responsável pelas cobranças entra em ligações de negociação com o cliente.

Exemplo

Vamos dar um exemplo para detalharmos mais o processo. 

Uma empresa de telefonia cobra um determinado cliente após 1 mês de uso do serviço de ligações (em janeiro, por exemplo), com vencimento no dia 15 de fevereiro. Ela deve seguir as etapas do processo de cobrança:

31/01: envio da fatura ao cliente;

12/02: envio de uma notificação por SMS de que a fatura está próxima da data de vencimento;

15/02: aviso de vencimento, por SMS, no dia;

19/02: após 3 dias úteis (tempo médio de compensação de um boleto), a empresa identifica se o pagamento foi realizado ou não; em caso de inadimplência, estabelece uma régua de cobrança

A régua de cobrança significa que, por um período, a empresa irá se comunicar gradualmente com o cliente sobre os “estágios” da inadimplência, a partir da data de vencimento (D). Esse período é muito variável de empresa para empresa. Mas vamos continuar o exemplo do nosso processo de cobrança fictícia da companhia telefônica, com um possível régua de cobrança:

  • D+2: após dois dias do vencimento, envia uma mensagem perguntando se o cliente se esqueceu de pagar a fatura; 
  • D+5: nova cobrança (telefone, e-mail) com envio da fatura atualizada com ou sem multa e juros;
  • D+15: tentativa de negociação de pagamento;
  • D+30: aviso de corte do serviço;
  • D+90: aviso de negativação; processo judicial.

Aqui podem haver mais etapas e negociações, mas quisemos ilustrar de forma geral como a cobrança pode ir se tornando mais “incisiva” com o passar do tempo.

Esse é o princípio da régua de cobrança, que ajuda na tomada de decisão sobre o tipo e intensidade de cobrança a fazer de acordo com o tempo da dívida.

5 formas para otimizar o seu processo de cobrança

O propósito é que, em alguma dessas etapas do processo de cobrança, o pagamento venha a ser realizado. Mas você já parou para pensar no trabalho que daria olhar caso a caso sem nenhum tipo de automação, principalmente se você tiver centenas ou milhares de clientes?

Parece difícil, certo? Por isso, vamos te dar algumas dicas para otimizar o processo de cobrança com facilidade.

1. Faça análise de crédito antes de vender

Pode parecer uma dica banal, mas fazer essa análise antes de vender algo de alto valor a prazo para um cliente pode fazer a diferença entre receber ou não um pagamento. Vale uma pesquisa nos bancos de dados sobre o consumidor, como Serasa Experian, banco de dados com apontamentos sobre dívidas vencidas e não pagas, cheques sem fundos, protestos de títulos e outros registros públicos e oficiais. 

2. Diversifique meios de pagamento

O cartão de crédito costuma ser um meio mais seguro para receber sem muitas chances de inadimplência. Por isso, evite trabalhar só com boleto ou com parcelamentos em carnês de papel ou promissória. Esses meios dependem do ato do comprador de pagar, que pode esquecer ou não ter tempo, deixando o recebedor sem muitas garantias. 

Por isso, quanto mais você automatizar processos, melhor. Conte com sistemas que permitem o registro do cartão do cliente para as cobranças, que podem ser automatizadas no caso de pagamentos recorrentes, ou realizadas somente para vendas avulsas. 

Além disso, os links de pagamento também podem ser uma ferramenta que ajuda a cobrar o cliente pelo cartão sem depender de maquininha, podendo até mesmo ser feito à distância. Basta enviar o link por qualquer meio digital, onde o cliente vai poder preencher seus dados de forma segura e efetuar o pagamento. Você encontra esse recurso do link de pagamento em plataformas de pagamento online, como a Vindi.

3. Monitore o status de pagamento

Monitore os recebimentos da sua empresa, mas não em uma planilha ou caderno. Hoje, as melhores plataformas de cobrança do mercado oferecem diversas ferramentas para conciliação automática, que mostram o status de cada cliente e pagamentos realizados ou não. Além disso, dá baixa em boletos e acusa os que não foram pagos.

Dessa forma, você tem a noção exata de quanto recebeu e de quanto está por receber. Ter essas métricas é muito importante para a saúde do negócio.

4. Construa uma Régua de Cobrança efetiva

A régua de cobrança que comentamos no texto é variável de acordo com cada empresa e processo de cobrança. Construa a sua de acordo com o ciclo de recebimento que seja viável para sua empresa. Muitas vezes, não adianta adiar muito aquela famosa ligação de cobrança. 

Mas, se você quer poupar o seu operacional desse processo, conte com ferramentas de automação das cobranças de inadimplentes

Na Vindi, por exemplo, você configura as janelas de cobrança (prazos) e as mensagens que deseja enviar ao cliente, que podem ser personalizadas ou genéricas. Basta deixar configurado e a plataforma faz os disparos das notificações por SMS ou e-mail para o cliente, sem que você precise fazer isso manualmente.

5. Automatize a recuperação de inadimplentes

Esse tópico complementa o anterior. Isso porque a régua de cobrança é um importante instrumento de recuperação de inadimplência. Mas, além dela, é possível automatizar outras formas de evitar a inadimplência antes que ela aconteça.

Existem casos em que a inadimplência não é proposital, ou seja, não passa pelo campo da culpa do cliente.

No checkout online, por exemplo, pode ocorrer algum erro no cadastro do cartão, por exemplo, digitando-se um número errado, ou ainda, usando um cartão vencido.

Nesse caso, você precisa de tecnologia que verifique dados de cartão. Na Vindi, temos o recurso de checagem, que detecta dados inválidos e impede que a compra prossiga.

Outro motivo pode ser uma situação de saldo insuficiente no cartão cadastrado, por limite estourado. Nesse caso, a plataforma irá fazer retentativas de cobrança em datas posteriores à da transação negada. Dessa forma, se o cartão voltar a ter limite (como é comum em datas próximas ao pagamento da fatura), o pagamento será feito, sem que seja preciso acionar o cliente.

E então, gostou de todas essas dicas para otimizar o processo de cobrança da sua empresa?

A Vindi tem todos os recursos para que você alcance a tranquilidade nas cobranças, tornando o processo mais eficiente, organizado e controlado.

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