Muitas empresas quebram por não saberem exatamente quanto gastam em contas e quanto deveriam estar recebendo de clientes. 

Ter esse controle é essencial para a gestão financeira do seu negócio. Por isso, o processo precisa ser bem organizado para realmente funcionar. 

Se você deseja aprender mais sobre o assunto, siga a leitura!

O que é gestão de contas?

A gestão de contas é um processo relacionado ao setor financeiro das empresas, de modo a controlar contas a pagar e a receber.

Ela é, geralmente, realizada por profissionais da área de contabilidade e finanças. Seu objetivo é gerir as contas e contratos que a empresa deve pagar, além de cuidar do recebimento de pagamentos pelos serviços ou produtos que a empresa comercializa com seus clientes.

A gestão de contas leva em consideração tanto os compromissos financeiros relativos à manutenção de um negócio, quanto as cobranças e entradas de caixa.

O resultado final deve ser um equilíbrio financeiro, além de deixar as contas quitadas e os recebimentos em dia.

Contas a pagar

Nesse processo, na área de contas a pagar, considera-se tanto as despesas fixas quanto as emergenciais. Dessa forma, a empresa fica mais preparada para gastos imprevistos, sem precisar recorrer a empréstimos. 

  • As despesas fixas são os custos prediais, desde contas básicas como aluguel, água, eletricidade, telefone, até o aluguel ou compra de equipamentos, manutenção, fornecedores, materiais, estrutura e insumos para a realização da atividade produtiva da empresa. Também contabiliza-se os salários dos funcionários, serviços terceirizados e demais gastos com mão de obra, impostos e taxas;
  • Já os custos emergenciais consistem em reparos, manutenções, novas compras, reposições e outras necessidades que a empresa possa ter de repente.

A gestão de contas é responsável por acompanhar o pagamento de faturas e contratos dentro das datas de vencimento, gerenciar o caixa da empresa para esses compromissos, documentar pagamentos, notas fiscais e comprovantes.

Contas a receber

Mas, tão importante quanto ter controle das contas a pagar é também gerenciar as cobranças aos clientes e contas a receber. Isso quer dizer que deve haver uma previsão de receita de acordo com as vendas realizadas e uma checagem ativa sobre a realização desses pagamentos dos clientes.

Quando a empresa trabalha com vendas por recorrência, essa previsibilidade é muito maior, pois a gestão já sabe quantos planos ativos a empresa tem, e, portanto, quanto vai receber daquela quantidade de clientes.

Entretanto, qualquer tipo de empresa deve cuidar dos seus recebimentos, verificar se há inadimplência, cobrar os clientes inadimplentes, negociar dívidas a receber.

Esse processo garantirá que o saldo da empresa não fique negativo e possa quitar seus compromissos e prosperar.

Por que a sua empresa precisa de uma gestão de contas

Muitas pessoas pensam que ter um negócio é simples, mas a gestão de contas deve ser bem feita para que a empresa possa se manter e prosperar.

Em primeiro lugar, essa gestão é responsável por prever se a empresa terá saldo suficiente ao longo dos meses para quitar suas dívidas. Isso dá uma ideia se a saúde financeira está em dia ou se é preciso gastar menos, faturar mais e etc.

Um segundo ponto é que ter profissionais responsáveis por realizar a gestão de contas a pagar e receber garantirá que a situação financeira não saia do controle. Se esse processo não for centralizado e transparente, a chance de rombos no caixa acontecerem é muito grande.

Por isso, um dos princípios da gestão de contas é a documentação e registro de tudo que é pago e recebido pela empresa. Dessa forma, é possível ter uma noção clara das finanças, da origem dos gastos e das maiores fontes de receita.

Tudo isso é fundamental para a gestão orçamentária, para formação de caixa, investimentos no negócio e para atingir o break even, que é quando o negócio “se paga” e, após isso, começa a gerar lucro.

Como ter uma boa gestão de contas

Ter uma boa gestão de contas deve ser prioridade de todas as empresas que querem durar no mercado.

Um dos primeiros erros é quando uma empresa começa a crescer e a gestão de contas se concentra apenas nas mãos do dono do negócio. Isso é prejudicial pois deve haver uma clara separação entre finanças pessoais e corporativas. Além disso, uma área exclusiva dedicada a essa atividade garantirá toda a atenção necessária ao processo.

Portanto, alguns passos simples para ter uma boa gestão de contas são:

  1. Centralize a contabilidade e as finanças em um profissional ou time especializado;
  2. Defina um processo para aprovação de compras antes da sua realização;
  3. Desenhe processos para pagamentos de contas;
  4. Torne obrigatório o registro e documentação de todo e qualquer gasto realizado pela empresa e com fins justificáveis;
  5. Automatize a gestão de contas em softwares financeiros, que podem ajudar no controle de faturas, datas de vencimento, registro, notas fiscais, conciliação bancária e etc;
  6. Tenha também responsáveis por contas a receber, que vão prezar pelos pagamentos devidos à sua empresa por clientes;
  7. Controle os recebimentos por meio de softwares de gestão que forneçam relatórios sobre pagamentos feitos ou inadimplentes;
  8. Automatize a cobrança de inadimplência, para não perder tempo com esse processo.

Como automatizar?

A Vindi é um software que pode ajudar seu time a ter uma boa gestão de cobranças. A nossa plataforma oferece diversos meios de pagamento online para sua empresa oferecer aos seus clientes, facilitando o recebimento. Além disso, permite a criação de planos de assinaturas, que cobram automaticamente na recorrência, evitando a inadimplência de assinantes. 

Por fim, na Vindi, você tem relatórios completos que mostram o status de cada cliente, se ele realizou os pagamentos, se está inadimplente, e ainda, você conta com ferramentas para enviar mensagens a esse cliente de forma automática por uma régua de cobrança para lembrá-lo dos pagamentos ou cobrar dívidas.

Com certeza, tudo isso facilitará muito a gestão de contas a receber, poupando muito trabalho manual do seu time e tornando as informações mais seguras e automatizadas.

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