O Sistema de Gerenciamento de Clubes (SGC) é uma solução que agiliza a rotina de serviços recorrentes e agremiações em geral.

Esse tipo de software tem todos os recursos para gerenciar assinaturas e planos, acompanhar o relacionamento com os clientes e fazer cobranças recorrentes

Como toda tecnologia para empresas, é pensado para facilitar o trabalho no dia a dia e automatizar o máximo de tarefas possível.

Quer entender melhor como funciona o Sistema de Gerenciamento de Clubes e ver dicas para escolher o seu?

Então, acompanhe até o final e esteja pronto para avaliar se esse é um bom investimento para o seu negócio.

Sistema de Gerenciamento de Clubes (SGC): o que é?

O Sistema de Gerenciamento de Clubes (SGC) é um sistema de gestão feito sob medida para clubes esportivos, academias, estúdios de dança e outros negócios recorrentes do tipo.

O nome é uma tradução de Club Management System e, embora o formato ainda não seja tão comum no mercado nacional, já existem soluções com a mesma proposta.

Basicamente, um SGC permite que clubes e empresas de serviços recorrentes controlem planos e assinaturas, gerenciem o relacionamento com membros e clientes, automatizem pagamentos, entre outras funções. 

Além disso, alguns sistemas permitem que os usuários agendem horários de aulas/sessões, façam reservas e editem seu próprio cadastro, facilitando o atendimento ao cliente.

Com um Sistema de Gerenciamento de Clubes, os prestadores de serviços que atuam com esse modelo de negócio conseguem agilizar sua gestão e melhorar a experiência do cliente

Isso porque os softwares de gestão tradicionais do mercado são pensados para vendas pontuais.

Além disso, as empresas que atuam com vendas recorrentes precisam de uma solução adaptada à sua realidade.

Como funciona um sistema de gestão de clubes

O Sistema de Gerenciamento de Clubes combina as funcionalidades de um CRM (Customer Relationship Management) às de um ERP (Enterprise Resource Planning). 

Enquanto o CRM é utilizado na gestão do relacionamento com os clientes, o ERP centraliza todas as informações da empresa e conecta áreas essenciais, como: financeiro, vendas, estoque, marketing e recursos humanos. 

Compilando essas facilidades em um sistema único, o SGC possui módulos para gerenciar os membros (clientes) e também para o controle financeiro e administrativo. 

Assim, ele se mostra uma solução completa para empresas e associações que precisam gerenciar assinaturas, controlar pagamentos recorrentes e lidar com agendamentos. 

Recursos disponíveis

Estes são alguns dos principais recursos de um Sistema de Gerenciamento de Clubes:

  • Gestão de membros: os clientes ou membros são cadastrados em uma única base dentro do sistema, onde é possível gerenciar e editar dados pessoais, dados de pagamento, histórico de serviços, etc.; 
  • Gestão de planos e assinaturas: é uma função que permite gerenciar planos, assinaturas e o tipo de filiação dos clientes. É possível, por exemplo, fazer upgrades e downgrades entre diferentes níveis de planos;
  • Agendamento: a função permite que os colaboradores ou os próprios clientes façam agendamentos dentro do sistema, como no caso de aulas agendadas com instrutores de academias e centros fitness;
  • Gestão de colaboradores: módulo dedicado à gestão das horas trabalhadas e atividades de colaboradores (instrutores, treinadores, coaches, professores, etc.) dentro do sistema;
  • Gestão de pagamentos: processa os pagamentos com meios como boleto, cartão de crédito e débito automático, e também permite a automatização da cobrança recorrente;
  • Gestão de Marketing: permite a automação de campanhas de marketing, como o envio de e-mails promocionais à base de clientes;
  • Geração de relatórios: fornece relatórios com dados como vendas mensais, estoque, receita recorrente, nível de satisfação do cliente, etc.

Quando investir no gerenciamento de clubes?

Se você trabalha com serviços recorrentes e tem uma base de clientes considerável, vale a pena investir em um Sistema de Gerenciamento de Clubes para organizar o negócio.

De modo geral, qualquer empresa que comercializa produtos ou serviços no modelo de assinatura pode se beneficiar de uma solução como essa.

Um exemplo clássico são os clubes de assinatura, que entregam produtos e kits selecionados mensalmente aos clientes com cobrança recorrente. 

Uma empresa deste tipo precisa de um sistema para gerenciar os diferentes planos oferecidos, acompanhar o relacionamento com o cliente e processar os pagamentos recorrentes. Caso contrário, pode se perder na gestão do dia a dia. 

Imagine o prejuízo de uma entrega em um endereço errado ou atrasos na disponibilização dos kits. Ou, ainda, um produto entregue a um cliente que já cancelou a assinatura.

Todos são erros comuns na ausência de um sistema de gestão. 

Outro exemplo são as academias, que têm bases de clientes extensas e vários planos, pagamentos e atividades para gerenciar.

Além disso, o Sistema de Gerenciamento de Clubes também pode ser útil para portais, fóruns e comunidades de conteúdo online que precisam gerenciar seus membros e fazer cobranças de assinaturas. 

Como escolher um sistema de gerenciamento de clubes? 

O Sistema de Gerenciamento de Clubes ideal deve atender a todas as necessidades do seu negócio e agilizar sua rotina.

Veja alguns critérios para escolher o seu.

1. Analise as funcionalidades

Existem vários tipos de SGC no mercado, e cabe a você avaliar quais funcionalidades são essenciais para o seu negócio.

Por exemplo, se você precisa controlar vários horários, atividades e colaboradores, é melhor priorizar um software com um bom sistema de agendamento.

Se o foco é gerenciar planos, um sistema com gestão de assinaturas integrada à base de clientes é o ideal.

Mas, se seu foco está nos pagamentos, prefira soluções que oferecem automação de cobrança recorrente e integração das assinaturas com o financeiro. 

2. Verifique se há funções de automação

A automação é fundamental para eliminar tarefas repetitivas e agilizar seu trabalho no dia a dia.

Por isso, é importante que o SGC tenha recursos para automatizar cobranças, notificações e agendamentos.

O objetivo é evitar o retrabalho e eliminar a necessidade de preencher as mesmas informações mais de uma vez. Além de integrar diferentes processos do negócio para promover uma gestão inteligente de ponta a ponta. 

Por exemplo, o sistema deve ser capaz de gerar boletos, processar pagamentos automaticamente e, de preferência, conectar a cobrança diretamente às contas a receber da empresa.

3. Priorize a segurança

Considerando que você terá de inserir os dados mais valiosos do seu negócio no sistema, é fundamental que ele seja 100% seguro.

Na dúvida, verifique se a empresa detalha seus recursos de segurança da informação e se possui alguma certificação na área.

A Vindi, por exemplo, garante operações seguras com sua certificação PCI Compliance, que é referência no mercado de pagamentos. 

4. Verifique as integrações possíveis

Um bom SGC também precisa oferecer várias opções de integrações para se conectar aos sistemas e apps que você já utiliza na sua empresa.

Por exemplo, ele pode ser integrado com seu ERP, plataforma de e-commerce, CRM, emissor de nota fiscal, sistema antifraude, entre outros sistemas. 

Em relação ao financeiro, é importante que haja integração com adquirentes e subadquirentes para disponibilizar diversos meios de pagamento aos clientes. 

5. Avalie a usabilidade

Outro requisito para um SGC é ser user friendly, já que a experiência do usuário é um critério essencial em qualquer software.

Avalie se o sistema é intuitivo, fácil de usar e se possui uma interface amigável.

Além disso, considere também o tempo de carregamento, estabilidade e adaptação ao uso em dispositivos móveis. 

6. Veja como funciona o suporte

Por mais inteligente que seja o sistema, é normal surgirem dúvidas durante seu uso no dia a dia.

Então, é melhor garantir que a empresa responsável ofereça um bom suporte com opções de atendimento em vários canais e horários

Isso também é importante nos momentos em que há alguma instabilidade ou erro no software. 

Desafios no gerenciamento de clubes

O SGC é pensado para ajudar clubes e empresas a superarem seus desafios de gerenciamento.

Veja quais são os principais: 

Gerenciar muitos assinantes e planos ao mesmo tempo

As empresas tradicionais podem ter amplas bases de clientes, mas não precisam se comunicar com eles o tempo todo, como ocorre nos negócios recorrentes.

Pense em uma academia, por exemplo, que precisa gerenciar o plano de cada aluno, acompanhar as cobranças, controlar agendamentos e manter todos informados sobre cada ação da empresa. 

Por isso, é tão importante ter um Sistema de Gerenciamento de Clubes para organizar todos os processos e automatizar tarefas recorrentes.

Garantir a satisfação dos clientes

Um negócio recorrente só se mantém se os clientes estiverem plenamente satisfeitos com os serviços prestados e o atendimento. 

Do contrário, o churn rate (taxa de cancelamento) pode disparar e levar a empresa para o buraco.

Logo, o papel do SGC nessa história é justamente organizar a gestão e melhorar a experiência do cliente. 

Aproveite para baixar nossa exclusiva planilha para controle de churn e retenção.

churn e retenção

Controlar as cobranças e faturamento

Como você deve imaginar, a cobrança é uma das funções mais importantes dos serviços recorrentes e clubes de assinatura.

Alguns problemas comuns são a dificuldade para cobrar vários clientes com diferentes meios de pagamento, demora para identificar quem pagou e quem está inadimplente, além da falta de controle do fluxo de caixa. 

Por isso é essencial ter um sistema que permita a criação de uma régua de cobrança personalizada, automação de cobrança recorrente e controle financeiro integrado

De preferência, ele também deve oferecer algum recurso para controlar a inadimplência

Tecnologia na gestão da cobrança em clubes

Se você tem um clube de assinatura ou qualquer negócio recorrente, vai gostar de conhecer as funcionalidades da Vindi para o seu negócio. 

Nossa plataforma de gestão de pagamentos tem todos os recursos para você criar e gerenciar planos e assinaturas, cobrar clientes na recorrência de forma automática e analisar as principais métricas do seu negócio. 

O sistema mostra quem está ativo e quem cancelou, o status de cada pagamento e o histórico dos clientes, além de permitir o envio de mensagens personalizadas.

Gostou de aprender sobre o Sistema de Gerenciamento de Clubes e seus recursos?

Então, conheça de perto o que a plataforma da Vindi tem a oferecer para o seu negócio em uma demonstração gratuita!

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