Redação Vindi Um sistema para locadoras de veículos precisa ser completo e deve ser escolhido com calma e após muita pesquisa.
Afinal de contas, trata-se de uma decisão que pode definir os rumos do seu negócio.
Se você possui ou planeja abrir uma locadora de automóveis, precisa saber como os sistemas mais avançados podem ir além de apenas ajudar a gerir sua frota.
Uma boa plataforma faz o principal: administra clientes, pagamentos e finanças.
Para ajudar a esclarecer suas dúvidas, neste conteúdo, vamos mostrar como a tecnologia pode ajudar a otimizar o funcionamento da sua empresa.
Além disso, você vai descobrir que muitos desses sistemas podem colocar seu negócio em outro patamar, seguindo as últimas tendências do mercado automotivo.
Continue lendo e melhore seus resultados!
Sistemas de gestão ajudam locadoras a centralizar frota, contratos e pagamentos, reduzindo falhas operacionais.
O que é um sistema para locadoras de veículos?
O sistema para locadoras de veículos é uma plataforma criada para gerenciar todas as etapas da operação.
Mais do que administrar a frota e os dados de clientes, um bom sistema deve automatizar o processo de cobrança e pagamentos, tirando da empresa a necessidade de se ocupar e ter custos para uma atividade que pode ser feita de maneira mais eficaz.
A expansão do mercado de aluguel de automóveis exige que as locadoras se modernizem e contem com softwares completos.
Afinal, estamos falando de um segmento de mercado que exige eficiência e no qual há baixa tolerância aos erros.
A seguir, vamos abordar quais os problemas que podem surgir na administração de uma locadora sem um sistema de gestão robusto e eficaz.
Quais as principais dificuldades de gerir sua locadora de veículos sem sistema?
Gerir uma locadora de veículos sem um sistema especializado pode rapidamente se tornar um gargalo para o crescimento do negócio.
A falta de controle centralizado dificulta o acompanhamento da disponibilidade da frota, aumentando o risco de reservas duplicadas, veículos ociosos ou atrasos na entrega.
Além disso, processos manuais tornam a gestão de contratos, pagamentos, multas e manutenções mais suscetível a erros, retrabalho e perda de informações importantes.
Outro desafio relevante é a dificuldade em ter uma visão clara dos indicadores do negócio.
Sem dashboards e relatórios automatizados, fica mais complexo analisar taxas de utilização da frota, rentabilidade por veículo, inadimplência ou custos operacionais.
Isso impacta diretamente a tomada de decisão e pode comprometer a competitividade da locadora.
Somado a isso, a experiência do cliente tende a ser prejudicada, já que atendimentos mais lentos e falhas operacionais afetam a confiança e a fidelização.
Os 3 principais tipos de sistemas para locadora de veículos
Para lidar com os desafios operacionais, financeiros e comerciais do dia a dia, contar com sistemas adequados faz toda a diferença na gestão de uma locadora de veículos.
Cada tipo de sistema atende a necessidades específicas do negócio, desde o relacionamento com clientes até o controle de processos e a gestão integrada da empresa.
A seguir, destacamos os três principais tipos de sistemas utilizados por locadoras e explicamos como eles contribuem para uma operação mais eficiente e escalável.
CRM
O CRM (Customer Relationship Management) é o sistema voltado para a gestão do relacionamento com clientes.
Em uma locadora de veículos, ele ajuda a organizar informações como histórico de reservas, preferências, contratos, atendimentos e comunicações.
Com esses dados centralizados, é possível personalizar ofertas, melhorar o atendimento, aumentar a taxa de retenção e criar ações de marketing mais assertivas.
Além disso, o CRM contribui para uma jornada do cliente mais fluida, desde o primeiro contato até o pós-venda.
BPM
O BPM (Business Process Management) é focado na gestão e automação de processos internos.
Para locadoras de veículos, esse tipo de sistema auxilia na padronização de fluxos como aprovação de contratos, check-in e check-out de veículos, controle de manutenções, gestão de sinistros e cobranças.
Ao mapear e automatizar processos, o BPM reduz falhas operacionais, aumenta a produtividade da equipe e garante mais controle e rastreabilidade das atividades, tornando a operação mais ágil e organizada.
ERP
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão integrada que conecta diferentes áreas da locadora em uma única plataforma.
Ele centraliza informações financeiras, fiscais, contábeis, de estoque e de frota, oferecendo uma visão completa do negócio.
Com um ERP, a locadora consegue controlar custos, receitas, contratos, depreciação dos veículos e indicadores de desempenho com mais precisão.
Esse tipo de sistema é essencial para escalar a operação, manter a saúde financeira e apoiar decisões estratégicas baseadas em dados.
Como escolher um sistema de gestão para locadoras? 10 ferramentas indispensáveis
Escolher um sistema de gestão para locadoras de veículos exige atenção às necessidades reais da operação e aos planos de crescimento do negócio.
A ferramenta ideal deve integrar áreas e reduzir falhas operacionais.
A seguir, listamos as funcionalidades indispensáveis que um bom sistema para locadoras precisa oferecer.
1. Gestão de frota
A gestão de frota permite acompanhar a disponibilidade, o status e a utilização de cada veículo em tempo real.
Com esse controle, a locadora evita veículos parados, reservas duplicadas e falhas na programação de entregas e devoluções.
2. Gestão de locação por assinaturas
Essa funcionalidade é essencial para locadoras que trabalham com modelos recorrentes e contratos de longo prazo.
Ela facilita a cobrança automática, o controle de ciclos de pagamento e a gestão da recorrência dos clientes.
3. Gestão de locação de balcão
A gestão de locação de balcão agiliza o atendimento presencial e reduz filas e gargalos operacionais.
Com poucos cliques, é possível realizar reservas, check-in, check-out e emissão de contratos.
4. Controle de contratos de locação
O controle de contratos centraliza todas as informações legais e comerciais da locação em um só lugar.
Isso reduz erros manuais, facilita renovações e garante mais segurança jurídica para a locadora.
5. Gestão de pagamentos e financeiro
Essa ferramenta permite acompanhar entradas, saídas, inadimplência e conciliações financeiras.
Além disso, facilita a integração com meios de pagamento e melhora o controle do fluxo de caixa.
6. Manutenções e histórico dos veículos
O registro de manutenções e histórico dos veículos ajuda a preservar a frota e reduzir custos inesperados.
Com esse acompanhamento, é possível programar manutenções preventivas e aumentar a vida útil dos ativos.
7. Monitoramento da frota em tempo real
O monitoramento em tempo real oferece mais segurança e controle sobre os veículos em operação.
Ele auxilia na prevenção de furtos, no acompanhamento de rotas e na gestão do uso indevido da frota.
8. Gestão de RH
A gestão de RH organiza informações sobre colaboradores, escalas, permissões e responsabilidades.
Isso contribui para uma operação mais organizada.
9. Licenciamento, taxas e multas
Essa funcionalidade garante o controle de documentos obrigatórios, taxas recorrentes e multas associadas aos veículos.
Com alertas e registros centralizados, a locadora evita atrasos, penalidades e problemas legais.
10. Relatórios inteligentes
Relatórios inteligentes permitem analisar o desempenho da frota, rentabilidade, taxas de ocupação e indicadores financeiros com mais clareza.
8 vantagens de usar sistemas de gestão para locadoras de veículos
Adotar um sistema de gestão transforma a forma como a locadora opera no dia a dia.
Confira as principais vantagens de investir em um sistema de gestão para locadoras de veículos.
1. Mais controle sobre a operação
O sistema centraliza todas as informações da locadora em um único ambiente.
Esse recurso facilita o acompanhamento da frota, dos contratos, dos clientes e das finanças em tempo real.
2. Redução de erros manuais
Processos automatizados reduzem falhas comuns causadas por controles em planilhas ou anotações manuais.
Com menos retrabalho, a equipe ganha produtividade e segurança nas operações.
3. Otimização da utilização da frota
Com dados precisos sobre disponibilidade e uso dos veículos, é possível reduzir a ociosidade, o que aumenta a rentabilidade da frota e melhora o planejamento das locações.
4. Melhoria na experiência do cliente
Atendimentos mais rápidos, contratos digitais e processos padronizados tornam a jornada do cliente mais fluida, colaborando para a satisfação, a confiança e as chances de fidelização.
5. Gestão financeira mais eficiente
O sistema facilita o controle de pagamentos, recebimentos, inadimplência e fluxo de caixa.
Com isso, a locadora ganha previsibilidade financeira e mais clareza sobre sua saúde econômica.
6. Tomada de decisão baseada em dados
Relatórios e indicadores permitem analisar o desempenho do negócio com mais precisão.
Decisões deixam de ser intuitivas e passam a ser orientadas por dados reais.
7. Mais segurança e conformidade legal
O controle de contratos, licenciamento, taxas e multas reduz riscos jurídicos e operacionais.
Alertas automáticos ajudam a evitar atrasos e penalidades.
8. Escalabilidade do negócio
Um sistema de gestão prepara a locadora para crescer sem perder controle.
Com processos organizados e integrados, é possível expandir a frota e a operação de forma sustentável.
Os 5 melhores sistemas para locadoras de veículos
Escolher o sistema de gestão certo pode ser um divisor de águas para sua locadora de veículos.
A seguir, apresentamos cinco soluções reconhecidas no mercado, de opções nacionais com foco no Brasil a plataformas que abrangem funcionalidades completas de gestão e automação, destacando os principais diferenciais de cada uma.
1. 7Carros
O 7Carros é um sistema brasileiro projetado especificamente para locadoras de veículos, oferecendo uma solução completa e intuitiva para gestão da frota e do negócio.
Ele se destaca por contar com planos acessíveis e a opção de testar por 30 dias, permitindo experimentar os recursos antes de assinar.
O sistema integra website com reservas online direto no site da locadora, módulos financeiros com fluxo de caixa automatizado, checklist digital de vistoria com fotos e assinatura eletrônica, além de um app mobile com sincronização total em tempo real.
Essa combinação de recursos é muito útil para operações que precisam de mobilidade e agilidade no controle de contratos e veículos.
2. LOC1
O LOC1 é um software de gestão robusto voltado para locadoras de veículos (e também de máquinas e equipamentos) com forte integração entre operações, financeiro e contabilidade.
Diferente de soluções mais simples, ele funciona como um ERP completo, garantindo integridade financeira, fiscal e contábil em todas as etapas da operação.
O sistema automatiza processos desde locação até manutenção e faturamento, com dashboards e relatórios que auxiliam na análise estratégica do negócio.
Essa profundidade de gestão é ideal para locadoras de médio a grande porte que buscam padronização e controle ampliado de todos os seus processos.
3. Navotar
O Navotar é um software baseado em nuvem, presente em outros países, ideal para locadoras de pequeno e médio porte.
Ele centraliza reservas, check-in/check-out, gerenciamento de frota e manutenção em uma única interface acessível de qualquer lugar com internet.
Um dos seus diferenciais é a automação de tarefas rotineiras, como geração de faturas e alertas de serviços, o que reduz significativamente o trabalho manual da equipe.
Além disso, pode ser integrado ao site da locadora para permitir reservas online pelo cliente, facilitando a captação direta de clientes sem intermediários.
4. Maxrentcar
O Maxrentcar é um sistema nacional focado em gestão operacional e financeira completa para locadoras de veículos.
Entre seus diferenciais estão módulos que cobrem desde a reserva e devolução de veículos até o cálculo automático de valores excedentes, com ferramentas específicas para registro de multas, controle de caixa e fluxo financeiro, e relatórios gerenciais que ajudam na tomada de decisões.
O sistema também oferece um aplicativo de checklist e vistoria que facilita a conferência de veículos pelo smartphone ou tablet, incluindo fotos e documentação.
Essa combinação torna o Maxrentcar uma boa opção para quem precisa equilibrar simplicidade de uso com profundidade nas operações diárias.
5. Rabbot
O Rabbot é uma plataforma mais voltada para gestão de frotas e automação de processos em campo, conectando operações de pátio, oficina e administração da frota.
Seu foco está em centralizar e automatizar checklists, ordens de serviço e manutenção, com controle detalhado de entradas e saídas de veículos.
Essas capacidades fazem do Rabbot uma alternativa interessante para locadoras que buscam elevar o controle da frota com menos papelada e tarefas manuais, especialmente em operações com grande volume de serviços e manutenção.
Mercado de locadoras tem desafios e oportunidades
Entre 2023 e 2024, o setor de locação de veículos no Brasil continuou em forte expansão, alcançando um faturamento bruto recorde de R$ 52,9 bilhões em 2024.
O número representou um crescimento de 17,8% em relação ao ano anterior, de acordo com o Anuário Brasileiro do Setor de Locação de Veículos.
O desempenho expressivo reflete não apenas a recuperação e a ampliação dos serviços de locação em curto prazo, especialmente para turismo e aplicativos, mas também o aumento de contratos de longo prazo e veículos destinados a clientes corporativos.
Enquanto as locadoras seguem colhendo bons resultados, muitas empresas renovam suas frotas com veículos mais novos e investem em eletrificação.
Destaque para o crescimento de carros híbridos e elétricos na frota.
Esse cenário recente evidencia que o aluguel de veículos continua em ascensão como uma alternativa à posse de carro próprio.
Isso se dá por meio de locação tradicional ou por modelos de assinatura, impulsionados pela tendência da mobilidade flexível.
Panorama atual do setor de locação de veículos no Brasil
O setor de aluguel de veículos continua cada vez mais diversificado e em expansão.
Hoje, ele atende a diferentes perfis de clientes, de motoristas de aplicativos, que alugam carros para sua fonte de renda, até grandes empresas que terceirizam frotas inteiras.
Além disso, há também o consumidor eventual, que aluga um carro apenas por necessidades específicas ou por períodos curtos, como viagens ou compromissos pontuais.
Esse movimento de diversificação na demanda e uso de veículos alugados tem impulsionado a necessidade de renovação e ampliação das frotas das locadoras, que hoje somam mais de 1,6 milhão de veículos no Brasil.
Outro indicador dessa tendência é o aumento da locação de veículos por motoristas de aplicativos, que cresceu mais de 76% em três anos, representando hoje de 18% a 20% de toda a frota locada no país.
Embora os desafios do setor sigam presentes, como custos elevados de aquisição, logística e manutenção, muitos desses impactos são mitigados por uma gestão eficiente e pela adoção da locação de longo prazo e assinatura.
Isso permite distribuir melhor os custos ao longo do tempo, oferecendo maior previsibilidade financeira.
Ou seja, a etapa de aquisição e renovação de veículos precisa ser bem planejada, levando em conta tanto o perfil de uso quanto os custos totais de operação, para garantir competitividade e sustentabilidade no negócio.
Por que o cliente se beneficia com uma locadora organizada?
A percepção do cliente é um fator importante para o aquecimento do mercado de aluguel de automóveis.
Para muitos, o carro próprio como um patrimônio (ou até mesmo um item de ostentação) deixou de ser prioridade.
E, com tantas modalidades de aluguel de carro disponíveis, muitos escolhem a praticidade.
Por exemplo: moradores de grandes centros não precisam se preocupar em pagar estacionamento mensal.
Sem falar nos gastos com manutenção, geralmente maiores conforme a rodagem do veículo.
Se um carro alugado estragar, muitas locadoras oferecem garantias de socorro para o motorista não ficar emperrado, uma vantagem que vale principalmente para grandes empresas, que alugam frotas inteiras.
7 tendências para o setor de locadoras de veículos
Quando um mercado está em expansão, como acontece hoje com as locadoras de veículos, é comum surgirem várias tendências.
Vamos mostrar sete delas agora:
1. Carro por assinatura (a era da recorrência)
O modelo de carros por assinatura é um dos principais fatores que contribuem para o crescimento do setor de locação.
Nesse formato, o consumidor paga um valor mensal fixo para ter o veículo à disposição, sem se preocupar com custos como manutenção, seguro, documentação ou IPVA.
Ao contrário do car sharing, em que o uso é cobrado por hora ou por tempo limitado, no modelo de assinatura, o cliente permanece com o carro em tempo integral, o que garante mais comodidade e previsibilidade.
Esse movimento ganhou ainda mais força nos últimos anos a ponto de as próprias montadoras passarem a oferecer serviços de carros por assinatura, reforçando a mudança no comportamento do consumidor e a busca por soluções mais flexíveis de mobilidade.
A popularização desse modelo está diretamente ligada ao avanço da economia da recorrência, em que produtos e serviços deixam de ser adquiridos como posse e passam a ser consumidos como uso contínuo.
Assim como acontece com streaming, softwares e outros serviços por assinatura, os carros também entram nessa lógica.
E há benefícios tanto para consumidores quanto para empresas, que passam a contar com receitas recorrentes e maior fidelização de clientes.
2. Locação keyless (experiência sem balcão)
A locação keyless elimina a necessidade de atendimento presencial no balcão, tornando todo o processo mais ágil e digital.
Nesse modelo, o cliente realiza a reserva, a validação de documentos, a assinatura do contrato e a retirada do veículo de forma totalmente online.
O acesso ao carro acontece por meio de aplicativos, QR codes ou chaves digitais, o que reduz filas, custos operacionais e dependência de equipes físicas.
Além de melhorar a experiência do cliente, a locação sem balcão permite que as locadoras escalem a operação com mais eficiência e atendam consumidores que buscam rapidez e autonomia.
3. Locação nichada
A locação nichada cresce à medida que as locadoras passam a atender públicos com necessidades específicas, como motoristas de aplicativo, entregadores, empresas de logística ou profissionais autônomos.
Esses modelos costumam oferecer planos personalizados, com quilometragem adequada, manutenção frequente e valores compatíveis com a rotina de uso intenso do veículo.
Ao focar em nichos, as locadoras conseguem aumentar a taxa de ocupação da frota, reduzir riscos e criar propostas de valor mais claras e competitivas.
4. Rastreamento avançado e manutenção preventiva
O uso de tecnologias de rastreamento avançado permite acompanhar a frota em tempo real, monitorando localização, comportamento de condução e uso do veículo.
Esses dados são fundamentais para antecipar falhas, programar manutenções preventivas e reduzir custos com reparos emergenciais.
Além disso, o rastreamento contribui para a segurança da frota, ajudando na prevenção de furtos e no controle de uso indevido dos veículos.
5. Frotas elétricas ou híbridas
A adoção de frotas elétricas ou híbridas é uma tendência crescente no setor de locação, impulsionada pela busca por eficiência, sustentabilidade e redução de custos operacionais.
Esses veículos oferecem menor gasto com combustível e manutenção, além de atenderem a um público cada vez mais atento a práticas ambientais responsáveis.
Para as locadoras, investir nesse tipo de frota também representa um diferencial competitivo e uma oportunidade de se posicionar à frente das mudanças no mercado de mobilidade.
6. Aluguel avulso
Embora não seja novidade, o modelo clássico de aluguel de carros não saiu de moda. Pelo contrário: a demanda vem aumentando.
Há quem não faça questão de ter um carro na garagem, mas pode precisar dirigir eventualmente.
Para muitos, por exemplo, a locomoção na cidade pode ficar por conta de aplicativos, transporte público ou até mesmo a bicicleta.
Porém, este consumidor pode recorrer ao aluguel avulso para dirigir por um dia ou mais, seja a trabalho ou em um passeio no final de semana.
Tudo isso faz com que as locadoras atendam a um público mais diverso, mesmo no sistema tradicional.
7. Venda de seminovos
Nada se perde nesse ramo. Por isso, a venda de seminovos é mais uma alternativa para as locadoras.
Devido aos cuidados e reparos constantes que recebem quando pertencem às frotas, esses automóveis são bem atrativos.
Assim, a empresa evita manter um carro com alta rodagem na frota, mantendo a qualidade, e dá um destino aos veículos que sobraram.
A quilometragem de um seminovo à venda em locadoras geralmente fica em torno de 40 mil a 50 mil.
Dependendo das características da utilização, pode chegar a 70 mil ou 80 mil, segundo afirmou o presidente da Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis (Abla), Marco Aurélio Nazaré, em entrevista ao Estado de São Paulo.
Conheça o modelo de recorrência
Se você planeja adaptar seu negócio às novas tendências, precisa entender bem a recorrência, um modelo que precisa do suporte de um sistema de pagamentos.
Somente assim sua empresa conseguirá manter uma base de clientes que paga mensalmente de forma automatizada, sem precisar se preocupar com cobranças de mensalidade atrasadas.
Assim, fica mais fácil organizar o fluxo de caixa.
Foi o que fez a Kovi, uma startup de aluguel de veículos com planos de assinatura.
Inicialmente voltada a motoristas de aplicativos, a empresa começou a expandir sua área de atuação para tornar-se uma solução de mobilidade voltada a vários públicos.
Deu tão certo que a startup já conseguiu captações milionárias de investimentos.
Na última delas, em agosto de 2021, a Kovi recebeu um aporte de US$ 100 milhões de um fundo dos Estados Unidos.
Ou seja: os investidores entendem o alto potencial da recorrência. Por isso, não fique de fora e veja a seguir como apostar nessa ideia.
Recorrência em locadoras: como começar?
Ao ler até aqui, você já sabe o quanto é fundamental contar com um software para organizar seus pagamentos.
Há muitos no mercado, mas é preciso contar com uma plataforma de pagamentos recorrentes para seguir essa tendência.
Com a plataforma da Vindi, você oferece todas as formas de pagamento possíveis e ainda tem a vantagem de minimizar os impactos da inadimplência, graças a modelos inteligentes e automáticos de retentativas de cobranças, sem afetar o usuário.
Ou seja, você não precisa mais se preocupar com os pagamentos e consegue prever sua receita mensal com mais exatidão.
Além disso, o sistema conta com recursos para gestão de assinaturas, controle financeiro e até a criação de novas grades e planos, além de várias outras funcionalidades.
Automatizar cobranças e contratos é essencial para locadoras que operam com modelos recorrentes e assinatura.
Vindi: a solução completa para pagamentos e recorrência em locadoras de veículos
Em um mercado cada vez mais orientado por contratos recorrentes, assinaturas e pagamentos automatizados, contar com uma solução especializada em cobrança é um diferencial para locadoras de veículos.
A Vindi atua como uma plataforma completa de gestão de pagamentos e recorrência, ajudando locadoras a automatizar cobranças, reduzir a inadimplência e escalar modelos como carros por assinatura, locações de longo prazo e contratos corporativos.
Com a Vindi, é possível centralizar diferentes formas de pagamento, como cartão de crédito, Pix e boleto, em um único ambiente, oferecendo mais flexibilidade para o cliente e mais controle para a operação financeira.
A plataforma também permite a criação de planos recorrentes, regras automáticas de cobrança, retentativas inteligentes e gestão de assinaturas, garantindo previsibilidade de receita e menos esforço manual no financeiro.
Além disso, a Vindi se integra facilmente a sistemas de gestão, ERPs e plataformas de locação, conectando o momento da venda ao recebimento de forma fluida e segura.
Se você tem uma locadora e deseja crescer com eficiência, reduzir falhas operacionais e acompanhar a evolução da economia da recorrência, conheça a Vindi.
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