Planilha de pagamentos ou tecnologia? Como fazer o controle de recebimentos

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A planilha de pagamentos costuma ser a primeira ferramenta de gestão financeira usada nas empresas, mas está longe de ser a melhor solução.

Quando você está começando um negócio, parece muito prático simplesmente criar um documento no Excel e registrar as contas a receber mês a mês.

Mas, com o tempo, esse método vai consumindo cada vez mais tempo e você começa a perder o controle dos recebíveis, principalmente nos negócios recorrentes. 

Para não correr o risco de aumentar a inadimplência e sair no prejuízo, você precisa ir além da planilha de pagamentos.

Vamos explicar por que nos próximos tópicos e mostrar como a tecnologia pode ajudar nessa tarefa.

Siga a leitura e otimize seu controle de recebimentos.

Controle de pagamento de clientes: por que fazer?

A planilha de pagamentos é um clássico da gestão financeira em qualquer empresa, pois é preciso controlar de perto as entradas do caixa. 

Ela é especialmente útil nos chamados negócios recorrentes, que trabalham com o modelo de assinatura, planos e mensalidades.

Nesse tipo de negócio, o gestor precisa ficar atento para controlar quais clientes já pagaram, quais ainda estão com a fatura em aberto e quais estão inadimplentes, por exemplo.

Isso porque, como se trata de um negócio com receita recorrente, todo o planejamento financeiro da empresa se baseia naquele valor que entra mensalmente. 

Então, se alguns deixam de pagar, esse dinheiro faz falta no caixa e pode comprometer a capacidade da empresa de honrar seus compromissos – e até de manter seu funcionamento, dependendo do grau de inadimplência.

Por isso é fundamental ter um bom controle de pagamento de clientes e um processo de cobrança muito bem organizado.

Assim, você consegue receber em dia, além de reduzir a inadimplência e de gerenciar corretamente seu fluxo de caixa. 

Esse fluxo é basicamente o conjunto de entradas (receitas) e saídas (despesas) do caixa, que deve estar sempre em equilíbrio para uma boa saúde financeira da sua empresa. 

O que fazer para controlar seus recebíveis

Chamamos de recebíveis todo o dinheiro devido à empresa, principalmente os pagamentos dos clientes.

Veja como controlar suas contas a receber com eficiência:

Controle seus meios de pagamento

Para começar, você precisa controlar a forma de recebimento de cada meio de pagamento oferecido no seu negócio.

Isso porque existem diferentes prazos e condições, dependendo do meio escolhido pelo cliente.

Por exemplo, se o meio utilizado foi boleto bancário, o dinheiro fica disponível na conta da empresa em até três dias úteis (prazo de compensação bancária). 

No débito automático em conta corrente ou no cartão, a empresa pode ter o dinheiro imediatamente, assim como nas transferências por Pix. 

Já o pagamento da compra no cartão de crédito à vista leva cerca de 30 dias para ser repassado à empresa, enquanto uma compra à prazo pode demorar até 90 dias.

Logo, essas diferentes condições devem ser levadas em conta na hora de controlar os pagamentos dos clientes e gerenciar as finanças da sua empresa.

Quanto maior a diversidade dos meios de pagamento, mais complexa se torna a gestão dos recebimentos.

Faça a gestão de contas a receber

Fazer a gestão de contas a receber significa acompanhar todos os pagamentos realizados, pendentes e em aberto, além de controlar juros, descontos e negociações.

É uma parte essencial da gestão financeira e precisa ser feita com muita atenção, pois qualquer erro significa prejuízo para o negócio.

Basicamente, você precisa:

• Saber qual a data de pagamento de cada cliente (vencimento do boleto ou data do débito automático)
• Saber qual o valor que deve ser pago por cada cliente, incluindo descontos concedidos, juros, multas, etc.
• Controlar quais clientes pagaram, quais estão com a fatura em aberto e quais estão com pagamento em atraso (inadimplentes)
• Acompanhar o fluxo de pagamentos da empresa, avaliando a regularidade, índice de inadimplência e clientes que pagam em dia
• Programar ações de cobrança.

No final de cada mês, você precisa saber qual foi a receita da empresa para comparar com os custos e chegar ao resultado financeiro. 

Integre o financeiro à gestão de assinaturas

Seu financeiro precisa estar sempre conectado à gestão de assinaturas, de preferência por meio de um sistema que integre as duas áreas.

Dessa forma, toda vez que um novo cliente fecha contrato, seus pagamentos já começam a ser contabilizados.

Essa conexão também é importante para alterar as contas a receber conforme assinaturas são canceladas, renovadas, modificadas ou reajustadas, por exemplo. 

Tenha um planilha de pagamento mensal

Para os negócios iniciantes, a planilha de pagamento mensal é um recurso importante para não perder o controle das contas a receber.

O documento deve conter o cadastro de cada cliente, tipo de plano ou assinatura, data de vencimento, valor e registro dos pagamentos efetuados e pendentes, além de informações como descontos e juros.

Também é possível usar fórmulas para automatizar as operações básicas com os valores, facilitando a gestão no dia a dia.

Faça a conciliação bancária

A conciliação bancária é a conferência dos registros de pagamentos com as transações do extrato bancário da empresa.

Obviamente, os valores precisam bater 100%, e qualquer incoerência deve ser averiguada imediatamente.

Em vários sistemas de gestão, essa conciliação é feita automaticamente para poupar tempo e esforço da equipe.

Faça a gestão de cobrança

A cobrança é outra parte essencial na hora de fazer o controle de recebimentos, pois permite que se pense em meios de recuperar valores pendentes e de reduzir a inadimplência.

Para negócios recorrentes, é indicado ter uma régua de cobrança própria, que nada mais é do que uma sequência de lembretes, ações e notificações para cobrar clientes de forma padronizada em todas as etapas de pagamento.

Assim, você pode programar o envio de um aviso de vencimento, depois um alerta de fatura em aberto, e mais tarde notificações de pagamento em atraso, intensificando a cobrança conforme a dívida se estende.

Muitos sistemas fazem isso automaticamente, aliviando uma das tarefas mais complicadas da gestão de pagamentos dentro de uma empresa.

Cuide da gestão do fluxo de caixa

Acompanhar o fluxo de caixa do seu negócio também é essencial para garantir um bom desempenho financeiro.

Ao avaliar as entradas e saídas, você saberá se as receitas superaram as despesas e se o resultado está sendo positivo para a empresa.

Além disso, conseguirá conciliar os prazos de contas a receber e contas a pagar, garantindo que a empresa honre seus compromissos.

Quanto mais organizado estiver o plano de contas, menor será o risco de ter que aumentar seu capital de giro ou mesmo ter que recorrer ao crédito para cobrir “rombos” no seu caixa.

Por que a planilha de pagamentos não é a solução ideal?

A planilha de pagamentos pode ser útil em negócios que estão começando, mas se torna inviável com o passar do tempo e com o esperado crescimento da empresa.

Em empresas com entradas e saídas recorrentes, fica muito difícil controlar o pagamento de cada cliente e preencher os valores manualmente, principalmente quando há variações mês a mês.

Na hora de gerenciar a cobrança recorrente, você terá que repetir informações todo mês no documento, além de lidar com variáveis como descontos, estornos, cancelamentos, upgrades e downgrades de planos, entre outras.

Evidentemente, não é nada prático usar um documento como esse na rotina corrida do negócio.

Outro problema é que as planilhas são muito suscetíveis a erros, e qualquer digitação equivocada pode gerar um grande prejuízo financeiro para a empresa ou uma situação desconfortável para o cliente.

Além disso, softwares de planilhas são vulneráveis a fraudes, vazamentos de dados e ciberataques, e ainda dificultam o trabalho colaborativo dentro da empresa. 

Não raro, os empresários perdem dados valiosos e confidenciais do negócio por erros no compartilhamento de planilhas. 

Sem falar na usabilidade, que não é nada prática para o dia a dia de uma empresa. 

Automatize a cobrança e dê adeus à planilha do Excel

A melhor alternativa à velha planilha de pagamentos feita no Excel é a adoção de um sistema billing próprio.

Com uma plataforma inteligente, como a da Vindi, você consegue automatizar todo o processo de cobrança recorrente, além de manter o controle sobre cada pagamento de forma simples, rápida e prática.

Basta cadastrar um cliente e seu contrato para gerenciar a assinatura online, acompanhar a cobrança, verificar pagamentos pendentes e já realizados, fazer estornos quando necessário e muito mais.

E claro: com a facilidade de enviar notificações e lembretes automáticos para os clientes, de forma totalmente personalizada. 

No mesmo sistema, você pode emitir boletos bancários e vender por qualquer bandeira e adquirente, usar recursos de recuperação de inadimplência e controlar suas contas a receber.

E você ainda conta com integrações com sistemas de emissão de nota fiscal, mecanismos antifraudes e plataformas de e-commerce.

Entendeu por que a planilha de pagamentos ficou para trás com a tecnologia atual?

Se você quer melhorar seu processo de cobrança e gestão, comece fazendo um diagnóstico financeiro gratuito do seu negócio.