Fazer a gestão de cobrança dos seus clientes pode ser bem delicado, e é um momento que a maioria dos empreendedores confessam não gostar.

Além disso, é um grande desafio saber o real motivo de uma situação de inadimplência. Dessa forma, o seu cliente pode se sentir ofendido, dependendo da maneira como for abordado, deixando a imagem da empresa ruim sob a ótica dele.

Da mesma forma, a gestão vendas e cobrança, muitas vezes, pode ser demorada, tomando muito tempo na criação e manutenção de documentos e processos, que podem gerar erros e perdas para a organização.

Contudo, é possível otimizar esse processo de cobrança. Além disso, você também pode otimizar o trabalho do seu time financeiro, aumentar os resultados e manter o bom relacionamento com o cliente.

Quer saber como? Neste post, você entenderá o que é gestão de cobrança, como funciona esse processo e como ele pode ser muito mais eficaz!

Se preferir, você pode clicar em um dos tópicos abaixo e ir diretamente ao assunto que você tem interesse:

O que é gestão de cobrança?

Gestão de cobrança é o conceito dado pelo mercado para o processo completo de cobrança de um cliente que está com uma fatura em aberto.

A inadimplência é um dos maiores problemas para os empreendedores brasileiros. Dados da Pesquisa de Endividamento e Inadimplência do Consumidor (Peic), realizada pela Confederação Nacional do Comércio (CNC) em maio de 2020 revelaram que o número de famílias com dívidas em cheque pré-datado, cartão de crédito, cheque especial, carnê de loja, empréstimo pessoal, prestação de carro e seguro foi de 66,5%.

Portanto, ter um sistema para gestão de cobrança eficaz e que consiga reduzir esses números dentro da sua empresa é fundamental para a saúde financeira do negócio.

Como fazer uma cobrança eficaz?

1. Lembre o cliente da dívida

Em primeiro lugar, o contato com o cliente deve soar como um lembrete, deixando entender que a empresa acredita que o mesmo não se atentou e esqueceu de efetuar o pagamento da fatura em aberto.

Dessa forma, neste momento não é necessário um contato pessoal, como um telefonema. Apenas um e-mail, SMS ou carta já está de bom tamanho.

2. Tenha atenção ao tempo

Quanto mais antiga a dívida, mais difícil obter sucesso na negociação do débito. Por isso, o ideal é se manter atento aos vencimentos, e entrar em contato com o cliente enquanto a dívida ainda está fresca na memória dele. O primeiro contato pode ser feito, por exemplo, após dez dias de atraso.

3. Tenha respeito ao cliente

Em um contato de cobrança, deve ser levado em conta que a inadimplência pode ter ocorrido por um fator alheio ao controle do cliente, e que ele pode voltar a fazer negócios com a sua empresa no futuro.

Por isso, pense sempre em continuar aquele relacionamento, independente da fatura em aberto. Pontos como escuta ativa, flexibilidade de negociação e respeito são cruciais para que ele seja sensibilizado neste processo.

4. Esteja preparado para a cobrança

Seu time financeiro precisa ter segurança na comunicação em todo o processo de cobrança. Por isso, se você ainda faz ligações para negociar faturas em aberto, é fundamental que nenhuma insegurança seja passada no tom de voz e no discurso.

Além disso, cliente e empresa sabem que a cobrança é prevista por lei e que é um processo normal. Portanto, agir naturalmente e não passar desconfortos também é essencial para ter um processo de cobrança eficaz.

5. Seja assertivo

Ter uma postura assertiva não quer dizer, em nenhum momento, que a pessoa responsável por fazer aquela cobrança precisa ser grosseira, inflexível e enérgica.

Além disso, ter uma postura assim pode dificultar muito o processo de cobrança, deixando o cliente acuado e na defensiva.

Dessa forma, ser assertivo aqui tem o tom de se colocar como um aliado do cliente, apresentando propostas, soluções e ações que eliminem conflitos. Tudo isso, com a menor fricção possível.

6. Ofereça opções ao cliente

O cliente pode se sentir confuso sobre qual a melhor maneira de efetuar o pagamento. Portanto, oriente-o e ofereça planos prontos, informando números de parcelas e acréscimos para que ele possa apenas escolher o que mais lhe agradar.

7. Mantenha a equipe alinhada

É fundamental garantir que toda a equipe esteja ciente da importância de ter atenção e cuidado em todo o processo de cobrança.

Além disso, o time precisa continuar tratando do assunto apenas com o próprio titular da dívida, compreendendo o cliente e, principalmente, tentando encontrar a melhor solução, que atenda tanto o cliente quanto a empresa.

8. Evite cobranças abusivas e com conotações

É vital agir com cautela na hora da cobrança, pois o código do consumidor proíbe em seus artigos 42 e 71 a exposição do cliente, submetendo-o a situação vexatória e ameaçadora. Essa ação, além de ser antiética, pode gerar processo contra a organização, trazendo grandes transtornos para ela.

Dessa forma, o ideal é conversar com o cliente e mostrar que ele ainda possui valor para o seu estabelecimento, e que você acredita que essa dificuldade é apenas um momento transitório. Depois, você e seu cliente podem chegar à melhor solução e continuar com um ótimo relacionamento.

O que não fazer durante a cobrança de clientes?

Agora que já falamos sobre os principais pontos que podem te ajudar a garantir uma gestão de cobrança mais eficaz, também é importante entender o que NÃO fazer durante esse processo:

  • Nunca interrompa seu cliente;
  • Tente não entrar em discussões com ele;
  • Não o exponha, seja nos canais de comunicação, seja ligando para outros familiares;
  • Nunca ligue para números que ele não forneceu no cadastro;
  • Não faça ligações fora do horário permitido no seu município;
  • E evite deixar recados, porque eles dificultam a comunicação direta entre cliente e empresa.

Usar um sistema de cobrança automático ou cobrar pessoalmente?

Em primeiro lugar, cobrar pessoalmente seus clientes, significa dispor de muito tempo e esforço. Isso porque, em um processo de cobrança, é necessário criar documentos e planilhas para controlar os passos da ação.

Dessa forma, o grande problema desta opção é que o controle não automatizado não é tão assertivo, já que a criação de diversas planilhas não são suficientes para gerir o fluxo de cobrança. Você pode ter muitos erros, retrabalho e, muitas vezes, pode até perder dados importantes.

Além disso, em casos onde é feita a cobrança pessoalmente, podem ocorrer quadros de atraso no crescimento da empresa, já que a dificuldade de controle de fluxo de caixa impacta muitas áreas da organização. Lembre-se que o financeiro é um dos setores essenciais da organização.

Como escolher um sistema de cobranças?

Utilizando um sistema automático, é possível deixar o processo organizado, economizando tempo e evitando erros que trariam consequências desastrosas para a empresa.

Da mesma forma, contar com um parceiro que automatize esse processo com uma plataforma completa te ajuda a manter o fluxo de caixa atualizado,  reduzindo o gasto com funcionários, já que a carga de trabalho vai ser menor.

A Vindi cumpre esse papel de ajudar sua empresa a ter um processo de cobrança mais eficiente. Nós já fazemos parte da história de mais de 6.000 negócios, e temos orgulho em dizer que a nossa plataforma é a mais robusta do mercado.

Além disso, temos recursos e funcionalidades que reduzem as taxas de inadimplência e otimizam todas das partes da régua de cobrança do seu negócio!

Como antecipar os problemas com a gestão de cobrança?

Otimizando e automatizando a sua gestão de cobranças, sua empresa tem um grande trunfo nas mãos: a possibilidade de antecipar os problemas!

Isso não acontece com equipes que fazem as cobranças manualmente, tanto pelo tempo gasto tentando não cometer erros, quanto pelo tempo investido em corrigir possíveis fricções com os clientes.

Portanto, se você leu esse texto até aqui e escolheu automatizar seu sistema de gestão de cobranças, falaremos sobre o que fazer para começar a reduzir os níveis de inadimplência agora mesmo!

Escolha de vencimento

Tente influenciar o cliente a escolher datas de vencimento no começo do mês. A grande maioria das pessoas recebe no final ou no começo do mês, e as contas com vencimento mais próximo ao momento em que ele possui dinheiro, costumam ser tratadas com prioridade.

Portanto, é importante dar opções que façam sentido para ele e que sejam sustentáveis para a sua empresa na mesma medida.

Fidelidade

Oferte benefícios aos bons pagadores, como descontos e brindes, caso os débitos sejam pagos dentro do vencimento.

Dessa forma, você continua construindo uma relação com esse cliente, e chama a atenção dos clientes inadimplentes para que eles também consigam esses benefícios.

Acompanhamento

Se antecipar para evitar o atraso do débitos é outro recurso que a automatização garante para o seu negócio, já que é possível ter muito mais visibilidade na hora de acompanhar faturas pagas, abertas, a vencer e em atraso.

Portanto, envie um e-mail ou SMS lembrando o cliente de que o vencimento de seu débito está próximo, e reforçando as maneiras que ele pode efetuar o pagamento e ter acesso às faturas ou boletos.

Imponha limites

Dependendo do ramo do seu negócio, é possível impor limites para primeira compra, ou limitações na forma de pagamento. Dessa forma, é possível conhecer melhor o novo cliente antes de confiar.

Além de todas as dicas entregues neste post, o Pagamento Recorrente também pode garantir ao seu modelo de negócio previsibilidade de receita, aumento na fidelização e redução das taxas de inadimplência. Se você quiser saber mais sobre esse tema, clique aqui e leia nosso artigo completo!

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