Gestão de cobrança: o que é, por que automatizar e como cobrar de forma eficaz?

4,K

Fazer a gestão de cobrança dos seus clientes pode ser bem delicado, e é um momento que a maioria dos empreendedores confessam não gostar.

Porém, com o problema da inadimplência cada vez maior no Brasil, a falta de uma estratégia bem definida pode causar diversos transtornos para a gestão financeira de uma organização.

Segundo o Mapa da Inadimplência do Serasa, existem mais de 70 milhões de brasileiros inadimplentes.

As cobranças costumam ser trabalhosas, pois exigem tempo e esforço da equipe.

Sem contar que o controle manual sempre causa algum risco de erro humano, e apresentar dados errados em uma cobrança pode comprometer a relação entre a equipe e o profissional.

Por isso, a empresa que conta com um sistema automatizado consegue fazer a gestão de cobranças de uma maneira eficiente sem exigir um grande esforço.

Desta forma, é possível aumentar a produtividade do setor financeiro, melhorar o fluxo de caixa com a entrada dos valores devidos e reduzir o churn, ou seja, o índice de cancelamentos de um negócio recorrente.

Quer saber como conseguir tudo isso?

Neste post, você entenderá o que é gestão de cobrança, como funciona esse processo e como ele pode ser muito mais eficaz!

O que é gestão de cobrança?

Gestão de cobrança é um conjunto de práticas implementadas por uma empresa para avaliar a situação dos clientes em relação aos pagamentos de suas faturas e recuperar valores em atraso.

Inclui desde o monitoramento até o contato com os consumidores inadimplentes.

Esse controle pode ajudar o gestor a definir uma estratégia que consiga reduzir ao máximo o número de casos de consumidores com valores em atraso.

Além disso, os profissionais responsáveis por abordar o consumidor podem usar as informações registradas para definirem a melhor forma de lidar em cada situação.

A partir de uma gestão de cobrança eficiente, é possível traçar estratégias personalizadas para contrapropostas eficientes a partir das possibilidades de cada consumidor.

Ter um sistema para gestão de cobrança eficaz e que consiga reduzir a inadimplência dentro da sua empresa é fundamental para a saúde financeira do negócio.

Qual a importância da gestão de cobrança?

A gestão de cobrança é muito importante para a manutenção das operações e o crescimento de um negócio.

Uma empresa com muitos casos de inadimplência pode ter dificuldades com o fluxo de caixa, pois a previsão dos recursos a entrar acaba não se concretizando.

Assim, algumas iniciativas importantes para escalar o negócio, como a compra de novos equipamentos ou a implementação de novos sistemas, acabam sendo adiadas.

Em casos mais extremos, uma empresa pode até perder sua capacidade operacional por isso.

A gestão de cobrança também é uma forma de preservar o bom relacionamento com o cliente e o cumprimento das normas éticas e legais, a partir da padronização de estratégias para diferentes situações.

Além disso, a atividade ajuda a empresa a identificar entre o seu público-alvo diferentes perfis de clientes inadimplentes e as melhores formas de lidar com cada um deles.

Por fim, a gestão também inclui o acompanhamento da eficácia das estratégias adotadas e meios de melhorar a performance do setor de cobranças.

Como fazer uma cobrança eficaz?

Existem várias formas de se fazer uma cobrança eficaz para diversos tipos de negócios.

Veja a partir de agora uma série de etapas que podem ajudar na implementação de uma boa estratégia.

1. Lembre o cliente da dívida

Em primeiro lugar, o contato com o cliente deve soar como um lembrete, deixando entender que a empresa acredita que o mesmo não se atentou e esqueceu de efetuar o pagamento da fatura em aberto.

Aqui, ainda não é necessário um contato pessoal, como um telefonema.

Apenas um e-mail, SMS ou carta já está de bom tamanho, no máximo uma mensagem por WhatsApp.

2. Tenha atenção ao tempo

Quanto mais antiga a dívida, mais difícil obter sucesso na negociação do débito.

Por isso, o ideal é se manter atento aos vencimentos e entrar em contato com o cliente enquanto a dívida ainda está fresca na memória dele.

O primeiro contato pode ser feito, por exemplo, após dez dias de atraso.

3. Tenha respeito ao cliente

Em um contato de cobrança, deve ser levado em conta que a inadimplência pode ter ocorrido por motivo alheio ao controle do cliente, e que ele pode voltar a fazer negócios com a sua empresa no futuro.

Por isso, pense sempre em continuar aquele relacionamento, independente da fatura em aberto.

Pontos como escuta ativa, flexibilidade de negociação e respeito são cruciais para que ele seja sensibilizado neste processo.

4. Esteja preparado para a cobrança

Seu time financeiro precisa ter segurança na comunicação em todo o processo de cobrança.

Por isso, se você ainda faz ligações para negociar faturas em aberto, é fundamental que nenhuma insegurança seja passada no tom de voz e no discurso.

Além disso, cliente e empresa sabem que a cobrança é prevista por lei e que é um processo normal.

Portanto, agir naturalmente e não passar desconfortos também é essencial para ter um processo de cobrança eficaz.

5. Seja assertivo

Ter uma postura assertiva não quer dizer, em nenhum momento, que a pessoa responsável por fazer aquela cobrança precisa ser grosseira, inflexível e enérgica.

Até porque isso pode dificultar muito mais o processo de cobrança, deixando o cliente acuado e na defensiva.

Ser assertivo aqui quer dizer se colocar como um aliado do cliente, apresentando propostas, soluções e ações que eliminem conflitos.

Tudo com a menor fricção possível.

6. Ofereça opções ao cliente

O cliente pode se sentir confuso sobre qual a melhor maneira de fazer o pagamento.

Portanto, oriente-o e ofereça planos prontos, informando números de parcelas e acréscimos para que ele possa apenas escolher o que mais lhe agradar.

7. Mantenha a equipe alinhada

É fundamental garantir que toda a equipe esteja ciente da importância de ter atenção e cuidado em todo o processo de cobrança.

Além disso, o time precisa continuar tratando do assunto apenas com o próprio titular da dívida, compreendendo o cliente e, principalmente, tentando encontrar a melhor solução, que atenda tanto o cliente quanto a empresa.

8. Evite cobranças abusivas e com conotações

É vital agir com cautela na hora da cobrança, pois o código do consumidor proíbe em seus artigos 42 e 71 a exposição do cliente, submetendo-o a alguma situação vexatória e ameaçadora.

Essa ação, além de ser antiética, pode gerar processo contra a organização, trazendo grandes transtornos.

Dessa forma, o ideal é conversar com o cliente e mostrar que ele tem valor para o seu estabelecimento, e que você acredita que essa dificuldade é apenas um momento transitório.

Depois, você e seu cliente podem chegar à melhor solução e continuar com um ótimo relacionamento.

O que não fazer durante a cobrança de clientes?

Agora que já falamos sobre os principais pontos que podem te ajudar a garantir uma gestão de cobrança mais eficaz, também é importante entender o que não fazer durante esse processo:

• Nunca interrompa seu cliente
• Tente não entrar em discussões com ele
• Não o exponha, seja nos canais de comunicação, seja ligando para outros familiares
• Nunca ligue para números que ele não forneceu no cadastro
• Não faça ligações fora do horário permitido no seu município
• Evite deixar recados, porque eles dificultam a comunicação direta entre cliente e empresa.

Por que automatizar a gestão de cobrança?

A automatização da gestão de cobranças é recomendável para empresas de qualquer tamanho, pois evita atividades trabalhosas e arriscadas.

Em primeiro lugar, cobrar pessoalmente seus clientes significa dispor de muito tempo e esforço.

Isso porque, em um processo de cobrança, é necessário criar documentos e planilhas para controlar os passos da ação.

O grande problema dessa opção é que o controle não automatizado não é tão assertivo, já que a criação de diversas planilhas não é suficiente para gerir o fluxo de cobrança.

Você pode ter muitos erros, retrabalho e até perder dados importantes.

Além disso, em casos onde a cobrança é feita pessoalmente, podem acontecer atrasos no crescimento da empresa, já que a dificuldade de controle de fluxo de caixa impacta muitas áreas da organização.

Lembre-se que o financeiro é um dos setores essenciais da organização.

Gestão de cobrança em negócios recorrentes

A gestão de cobranças é importante para qualquer tipo de empresa, mas tem um papel de destaque para negócios recorrentes.

Afinal, a inadimplência tem uma relação direta com a gestão financeira no modelo de assinaturas, em que toda a receita – ou grande parte dela – depende dos pagamentos em dia.

Por isso, nesses casos, o uso de um sistema automatizado é ainda mais importante para garantir os menores índices possíveis de inadimplência possíveis.

Atualmente, os meios de pagamento contam com recursos que podem evitar várias situações de atraso na assinatura ou ainda recuperar o valor sem nenhuma intervenção humana.

Desta forma, a equipe financeira só precisa se preocupar com aquelas situações mais delicadas, o que aumenta a produtividade e a eficiência do setor.

Para isso, é preciso escolher uma plataforma de pagamentos com funcionalidades avançadas.

Continue lendo e saiba como fazer isso.

Como escolher um sistema de cobranças?

Utilizando um sistema automático, é possível deixar o processo organizado, economizando tempo e evitando erros que trariam consequências desastrosas para a empresa.

Da mesma forma, contar com um parceiro que automatize esse processo com uma plataforma completa ajuda a manter o fluxo de caixa atualizado, reduzindo o gasto com funcionários, já que a carga de trabalho vai ser menor.

Veja os recursos que não podem faltar em um sistema eficiente.

Cartão de crédito na recorrência

O uso do cartão de crédito na recorrência ajuda a evitar a inadimplência com a automatização das cobranças mensais.

A partir de apenas um cadastro, todos os pagamentos são automáticos, o que dá mais conforto ao cliente e evita o esquecimento.

Como cada cobrança é uma transação isolada, o consumidor não precisa se preocupar com a ocupação de seu limite.

Retentativas de cobrança

O recurso das retentativas serve para reverter as falhas na cobrança pelo cartão de crédito.

Funciona assim: se der erro no pagamento, o próprio sistema repete a transação depois de um intervalo já configurado.

Geralmente são dois dias, para dar tempo do cliente pagar sua fatura, caso este tenha sido o motivo.

A Vindi ainda oferece dois tipos mais avançados e exclusivos de retentativas:

• Retentativa inteligente de saldo: a partir da inteligência de dados, o sistema escolhe o melhor momento para repetir a cobrança
• Retentativa inteligente com troca de adquirente: a plataforma usa uma credenciadora diferente para enviar os dados dos clientes ao banco e à bandeira do cartão.

Renova Cartões

O Renova Cartões permite atualizar automaticamente os dados de um cartão com a validade expirada.

Desta forma, você evita uma situação comum em assinaturas: o cliente obteve um cartão novo e se esqueceu de atualizar no sistema.

Régua de cobrança

Mesmo se o cliente não quiser pagar por cartão, uma régua de cobrança automatizada pode evitar ou solucionar automaticamente casos de pagamento atrasado no Pix e no boleto bancário.

O recurso permite a configuração do envio de lembretes e notificações por e-mail e SMS para os clientes, antes do vencimento e depois, para quem não tiver pago ainda.

A Vindi conta com todos esses recursos que mostramos acima.

Nosso papel é ajudar sua empresa a ter um processo de cobrança mais eficiente.

Nós fazemos parte da história de mais de 6 mil negócios e temos orgulho de dizer que a nossa plataforma é a mais robusta do mercado.

Como antecipar os problemas com a gestão de cobrança?

Otimizando e automatizando a sua gestão de cobranças, sua empresa tem um grande trunfo nas mãos: a possibilidade de antecipar os problemas.

Isso não acontece com equipes que fazem as cobranças manualmente, tanto pelo tempo gasto tentando não cometer erros quanto pelo tempo investido em corrigir possíveis fricções com os clientes.

Portanto, se você leu esse texto até aqui e escolheu automatizar seu sistema de gestão de cobranças, falaremos sobre o que fazer para começar a reduzir os níveis de inadimplência agora mesmo!

Escolha de vencimento

Tente influenciar o cliente a escolher datas de vencimento no começo do mês.

A grande maioria das pessoas recebe perto da virada ou no começo do mês, e as contas com vencimento mais próximo ao momento em que se tem dinheiro costumam ser tratadas com prioridade.

Portanto, é importante dar opções que façam sentido para o cliente e que sejam sustentáveis para a sua empresa na mesma medida.

Fidelidade

Ofereça benefícios aos bons pagadores, como descontos e brindes, caso os débitos sejam pagos dentro do vencimento.

Dessa forma, você continua construindo uma relação com esse cliente, e chama a atenção dos clientes inadimplentes para que eles também consigam esses benefícios.

Acompanhamento

Antecipar-se para evitar o atraso dos débitos é outro recurso que a automatização garante para o seu negócio, já que é possível ter muito mais visibilidade na hora de acompanhar faturas pagas, abertas, a vencer e em atraso.

Portanto, envie um e-mail ou SMS lembrando o cliente de que o vencimento de seu débito está próximo, e reforçando as maneiras que ele pode efetuar o pagamento e ter acesso às faturas ou boletos.

Imponha limites

Dependendo do ramo do seu negócio, é possível impor limites para a primeira compra, ou limitações na forma de pagamento.

Dessa forma, é possível conhecer melhor o novo cliente antes de confiar.

Experimente a Vindi, sistema completo de cobranças

Como mostramos ao longo deste artigo, a gestão de cobranças é uma parte importante na administração de empresas de qualquer tipo.

Na recorrência, essa importância é ainda maior, mas ela nunca deve ser subestimada por empresas que adotam outros modelos de negócio.

E não importa qual seja o formato de sua empresa, a Vindi tem a melhor solução.

Somos um ecossistema completo, com soluções para vendas online avulsas e recorrentes, e oferecemos também uma maquininha de cartão com diversos recursos avançados.

Se você busca mais eficiência nas cobranças, faça um teste gratuito na nossa plataforma!

Além de todas as dicas que demos neste post, o Pagamento Recorrente também pode garantir ao seu modelo de negócio previsibilidade de receita , aumento na fidelização e redução das taxas de inadimplência.

Se você gostou deste artigo sobre gestão de cobrança e está procurando o parceiro ideal para vender mais e sempre, clique no banner abaixo e fale com um dos nossos especialistas.