Redação Vindi 
A automação de billing vem se tornando uma tendência para empresas que oferecem serviços recorrentes e, por isso, recebem pagamentos mensais. Afinal, a gestão financeira de uma organização com esse formato é bem mais fácil quando não é preciso se preocupar com tarefas como emitir boletos, calcular impostos e entrar em contato com clientes inadimplentes.
Eliminar a necessidade de tarefas como essas pode aumentar a produtividade e melhorar os resultados do seu negócio. E, para empresas que já estão em crescimento, a automação de billing é uma necessidade cada vez maior.
Confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
O que é automação de billing?
Automação de billing é a implementação de um sistema para gerenciar as cobranças de um negócio a partir de processos definidos previamente, eliminando várias tarefas manuais. Esses processos são adotados por meio de plataformas de pagamentos a partir do cadastro de cada cliente com seus dados e preferências em relação às cobranças.
Em português, billing pode significar faturamento ou cobrança. Porém, esse termo costuma ser usado para se referir a todo o processo de geração e cobranças de contas.
Nesse sentido, a automação de billing significa que a empresa conta com uma plataforma para fazer todas as cobranças, além de identificar eventuais problemas e adotar medidas para suas soluções.
Por exemplo, um sistema desse tipo é capaz de apontar o risco de fraude em uma transação ou tentar resolver problemas de inadimplência sem necessidade de intervenção humana.
Essas características tornam a automação de billing essencial, principalmente para negócios com base na recorrência.
Por que automatizar o billing?
Automatizar o billing é uma maneira de otimizar os processos de um negócio recorrente, para que seus colaboradores se dediquem principalmente à atividade-fim da organização.
Por exemplo, em uma plataforma SaaS (Software as a Service), tarefas como a emissão de boletos e a cobrança de mensalidades atrasadas podem demandar tempo e energia de equipes. Assim, profissionais com conhecimento em TI precisam se afastar de suas funções principais para cuidarem disso.
Esse exemplo vale para diversos nichos de negócios, como clubes de assinatura, academias de ginástica, estacionamentos, enfim, tudo o que demanda cobranças de mensalidades.
Já vimos casos de clientes que, antes de contratar a Vindi, gastavam até 20% do seu faturamento mantendo uma equipe interna de cobranças. Depois de contratar a nossa plataforma, o custo operacional das cobranças foi reduzido em mais de 70%, permitindo realocar colaboradores técnicos para trabalharem no aperfeiçoamento do produto oferecido (ou seja: focando no core business da empresa).
Vantagens de automatizar o billing
A automatização de billing pode ajudar o seu negócio de várias formas. Veja algumas abaixo.
Otimização de gastos e tempo
Você se lembra do exemplo que demos no tópico anterior, de como a automação ajudou aquele nosso cliente? Além de evitar que você precise mobilizar uma equipe inteira para fazer as cobranças, a automação também evita gastos com papel e outros materiais de escritório.
Isso sem contar com o tempo perdido gerenciando manualmente os pagamentos pelos seus produtos ou serviços.
Motivação da equipe
Falando ainda no nosso exemplo: imagine que você estudou anos para exercer determinada profissão. Então, depois de conquistar um emprego ou começar a empreender na sua área, passa horas telefonando para cobrar clientes inadimplentes. Que motivação você sentiria para trabalhar?
Ou seja, além de poupar dinheiro, a automação de billing evita que um profissional se desmotive ao se afastar de sua especialidade.
Aperfeiçoamento do produto
Evitando que colaboradores técnicos precisem ser remanejados para o setor de cobranças, você ainda garante mais profissionais com foco em melhorias para a sua solução – como aconteceu com o nosso cliente.
Menor inadimplência
Um sistema de automação de billing conta com várias funcionalidades que ajudam a reduzir a inadimplência. Em pagamentos por cartão de crédito, por exemplo, você pode usar um sistema de retentativas para repetir a cobrança caso a transação não seja aprovada – boa parte dos casos de atraso podem ser resolvidos desta forma.
Para clientes que pagam com boleto, é possível configurar um sistema de envio automático de notificações para lembrar do pagamento, antes do vencimento ou depois, em casos de atraso.
Menos erros
Todo ser humano é suscetível a erros, principalmente quando realiza tarefas repetitivas e com números. Além disso, um erro de cálculo ou uma cobrança duplicada podem representar uma grande dor de cabeça.
Um sistema automático faz com que a frequência desses deslizes praticamente desapareça.
Possibilidade de integração
Com uma boa plataforma, você pode integrar seu sistema de billing a softwares como ERP e CRM.
Automação de billing: interna ou terceirizada?
Algumas empresas podem considerar mais vantajoso criar um sistema próprio de billing, principalmente se forem da área tecnológica. Porém, a terceirização também é uma alternativa.
Siga lendo para conferir os prós e contras de cada uma dessas alternativas antes de tomar sua decisão.
Automação de billing interna
O desenvolvimento de um sistema de billing interno tem como vantagem a possibilidade de personalizar o sistema de acordo com as necessidades do negócio. Assim, você viabiliza a integração às demais ferramentas usadas na gestão da sua organização.
Além disso, usar um sistema interno possibilita um controle maior sobre os dados, já que eles não vão passar por um sistema de outra companhia. A longo prazo pode até parecer um bom investimento, mas o problema é que o custo inicial será muito alto e vai demandar a mobilização e o treinamento de equipes inteiras.
Mais relevante ainda, funcionários de companhias que não tenham sua atividade-fim ligada a finanças poderão não ter a expertise necessária para implementar um sistema de pagamentos, pois há muitas particularidades neste nicho. Portanto, a internalização tem mais chances de sucesso em bancos e fintechs do que em negócios voltados à tecnologia.
Outras desvantagens a serem consideradas são o risco de falhas durante o processo e a demora na implementação.
Terceirização do sistema
Por outro lado, uma plataforma especializada em cobranças garante ao seu negócio a vantagem de contar com o atendimento de profissionais experientes no assunto. O sistema a ser implementado já opera em outras organizações, e por isso está em constante aperfeiçoamento e passa por atualizações periódicas.
Além disso, as melhores plataformas do mercado oferecem suporte técnico em vários canais de atendimento. Portanto, qualquer eventual falha – que já é rara em um sistema consolidado – pode ser rapidamente solucionada.
Em um tópico anterior, falamos sobre o quanto é importante manter os colaboradores focados na atividade-fim do negócio, pois não adianta criar um sistema se você precisar mobilizar suas equipes para o desenvolvimento.
Mas considere também algumas desvantagens: ao contratar uma empresa para isso, você não tem o total controle dos seus dados e dos seus clientes, além do pagamento constante representar um custo a longo prazo.
As possibilidades de integração aos seus sistemas também podem ser mais restritas, embora existam APIs avançadas com essa finalidade.
Como automatizar o billing com uma plataforma de cobrança?
Uma boa plataforma de pagamentos voltada para recorrência pode fornecer funcionalidades que garantem uma automação de billing completa em diversas formas de pagamento.
Vamos falar sobre algumas das principais.
Lançamentos isolados no cartão
O pagamento por cartão de crédito em um sistema automatizado garante comodidade para o cliente, que não precisa se preocupar em pagar sua conta todo mês, além de ajudar no combate à inadimplência.
Nesse formato, a plataforma realiza o lançamento de cada mensalidade de forma isolada, e por isso não compromete o limite do cartão.
Retentativas
Se a transação for recusada, o sistema de retentativas pode repetir a cobrança em outra ocasião ou solucionar problemas como data de validade expirada ou preenchimento incorreto de algum dado.
Régua de cobrança
Se o cliente pagar pelo boleto bancário, também é possível combater a inadimplência com uma boa régua de cobrança. Em resumo, isso significa uma série de procedimentos predefinidos para determinadas situações.
Um bom exemplo é o envio de um SMS ou e-mail para um cliente que atrasou seu pagamento, em um intervalo de dias que você mesmo definir. Também pode ser enviada uma mensagem para o cliente em caso de transação por cartão recusada.
Pix na recorrência
O serviço de transferência instantânea também pode ser usado na automação de billing. Basta programar uma vez o envio do QR Code ou o código copia-e-cola para que o cliente seja cobrado mensalmente.
Esses são apenas algumas das várias funcionalidades que uma boa plataforma de pagamentos pode proporcionar para a automação de billing. Se você se interessou, fale com os especialistas da Vindi e garanta o PIX da Vindi no seu negócio
Como a Vindi pode ajudar na automação de billing?
A Vindi é uma plataforma de pagamentos especializada em negócios recorrentes. Já fizemos a automação de billing de negócios de vários segmentos, oferecendo todos os recursos que mostramos acima.
Oferecemos sistemas avançados retentativas de cobrança, capazes de solucionar vários casos de inadimplência relacionados ao cartão. Também temos uma régua de cobranças com várias possibilidades de configuração.
Podemos emitir vários relatórios com métricas que podem ajudar na sua tomada de decisão e, além disso, nosso sistema possui o certificado PCI Compliance no nível máximo, o que garante a segurança para você e seus clientes.
Se quiser saber mais, fale com um de nossos especialistas!
