Redação Vindi A automação de billing vem se tornando uma tendência para empresas que oferecem produtos ou serviços recorrentes e, por isso, recebem pagamentos periódicos.
Afinal, a gestão financeira de uma organização com esse formato é bem mais fácil quando não é preciso se preocupar em emitir boletos, calcular impostos e entrar em contato com clientes inadimplentes.
Eliminar a necessidade de tarefas como essas pode aumentar a produtividade e melhorar os resultados do seu negócio.
E, para empresas que já estão em crescimento, a automação de billing é uma necessidade cada vez maior.
Confira neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
Automatizar o billing elimina tarefas manuais e torna a gestão financeira mais eficiente e precisa.
O que é automação de billing?
Automação de billing é a implementação de um sistema para gerenciar as cobranças de um negócio a partir de ações definidas previamente, eliminando várias tarefas manuais.
Esses processos são adotados por meio de plataformas de pagamentos a partir do cadastro de cada cliente com seus dados e preferências.
Em português, billing pode significar faturamento ou cobrança.
Porém, esse termo costuma ser usado para se referir a todo o processo necessário para que as contas sejam geradas e apresentadas aos clientes.
Nesse sentido, a automação de billing significa que a empresa usa um software para fazer todas as cobranças, além de identificar eventuais problemas e adotar medidas para suas soluções.
Por exemplo, um sistema desse tipo é capaz de apontar o risco de fraude em uma transação ou tentar resolver problemas de inadimplência.
E tudo isso sem necessidade de intervenção humana.
Essas características tornam a automação de billing essencial, principalmente para negócios com base na recorrência.
Por que automatizar o billing?
Automatizar o billing significa otimizar processos de um negócio recorrente para agregar eficiência na gestão e acompanhar o crescimento das vendas.
A ideia é eliminar a necessidade de realizar diversas tarefas manuais relacionadas à cobrança, como a emissão de boletos e a cobrança de mensalidades atrasadas.
Com um software de billing, tudo é feito automaticamente.
Basta inserir os dados do cliente para que a própria ferramenta realize o faturamento da maneira informada no cadastro.
Além disso, um bom sistema como a Vindi possui diversas funcionalidades para solucionar eventuais falhas e combater a inadimplência.
O billing se torna ainda mais importante se considerarmos a escalabilidade, ou seja, a capacidade da empresa de crescer e acompanhar o aumento da demanda.
Quanto mais vendas, mais transações precisam ser processadas.
Por isso, o crescimento pode causar dificuldades a uma empresa que realiza cobranças de forma manual.
Por exemplo, em uma plataforma SaaS (Software as a Service), profissionais com conhecimento em TI precisariam se afastar de suas funções principais para cuidarem dos pagamentos.
Quem realiza a automação do billing não tem esse problema, já que o próprio sistema emite as faturas, processa as transações e ainda resolve – ou evita – casos de inadimplência.
Esse exemplo vale para diversos nichos de negócios, como clubes de assinatura, academias de ginástica, estacionamentos, enfim, tudo o que demanda cobranças de mensalidades.
Já vimos casos de clientes que, antes de contratar a Vindi, gastavam até 20% do seu faturamento mantendo uma equipe interna de cobranças.
Com a nossa plataforma, o custo operacional das cobranças foi reduzido em mais de 70%, permitindo realocar colaboradores técnicos para trabalharem no aperfeiçoamento do produto oferecido (ou seja: focando no core business).
Essa melhora se deve aos vários benefícios da automação.
Vantagens de automatizar o billing
A automatização de billing pode ajudar o seu negócio de várias formas.
Veja algumas abaixo.
Otimização de gastos e tempo
Você se lembra do exemplo que demos no tópico anterior, de como a automação ajudou aqueles clientes?
Além de evitar que você precise mobilizar uma equipe inteira para fazer as cobranças, a tecnologia também evita gastos com papel e outros materiais de escritório.
Isso sem contar com o tempo perdido gerenciando manualmente os pagamentos pelos seus produtos ou serviços.
Motivação da equipe
Falando ainda no nosso exemplo: imagine que você estudou anos para exercer determinada profissão.
Então, depois de conquistar um emprego ou começar a empreender na sua área, passa horas telefonando para cobrar clientes inadimplentes.
Que motivação você sentiria para trabalhar?
Ou seja, além de poupar dinheiro, a automação de billing evita que um profissional se desanime por se afastar de sua especialidade.
Aperfeiçoamento do produto
Evitando que colaboradores técnicos precisem ser remanejados para o setor de cobranças, você ainda garante mais profissionais com foco em melhorias para a sua solução – como aconteceu com o nosso cliente.
Menor inadimplência
Um sistema de automação de billing conta com várias funcionalidades que ajudam a reduzir a inadimplência.
Em pagamentos por cartão de crédito, por exemplo, você pode programar o recurso das retentativas para repetir a cobrança caso a transação não seja aprovada.
Boa parte dos casos de atraso podem ser resolvidos desta forma.
Para clientes que pagam com boleto, é possível configurar um sistema de envio automático de notificações para lembrar do pagamento, antes do vencimento ou depois, em casos de atraso.
Menos erros
Todo ser humano é suscetível a erros, principalmente quando realiza tarefas repetitivas e com números.
Além disso, um erro de cálculo ou uma cobrança duplicada podem representar uma grande dor de cabeça.
Um sistema automático faz com que a frequência desses deslizes praticamente desapareça.
Possibilidade de integração
Com uma boa plataforma, você pode integrar seu sistema de billing a softwares como ERP e CRM.
Dessa forma, o nível de otimização é ainda maior.
Como os sistemas se comunicam entre si, não é preciso inserir informações manualmente de uma plataforma para outra.
Por exemplo, os dados de cada pagamento recebido podem ser automaticamente incluídos no acompanhamento do fluxo de caixa.
Facilidade na escalabilidade do negócio
Um sistema eficiente de billing é projetado para permitir que sua empresa processe um alto volume de transações.
Por isso, sua empresa pode escalar sem medo.
Uma ferramenta eficiente pode garantir que o aumento no número de assinantes não irá provocar problemas na operação.
Fatores como o sucesso de uma campanha publicitária, o lançamento de um produto ou recurso novo, ou a fusão com outra empresa podem aumentar a demanda de transações a serem processadas.
É um cenário altamente desejável, mas que poderia ser um problema para uma empresa despreparada.
Com um bom billing, basta aproveitar o ganho no faturamento sem se preocupar com eventuais tarefas a mais ou falhas no processamento.
Relatórios financeiros mais precisos
As plataformas de billing também podem ajudar a traçar um panorama das vendas da empresa a partir da emissão de relatórios financeiros com dados altamente precisos.
Afinal, as informações de todas as transações passam por lá.
Também é possível conferir a situação de adimplência ou não de cada cliente, o volume de novos assinantes, cancelamentos, entre muitas outras informações.
E esses relatórios podem ser emitidos em tempo real, a qualquer momento, servindo como uma importante base para a tomada de decisão dos gestores.
Com todas essas vantagens, não restam dúvidas de que a automação de billing é uma necessidade na recorrência.
No próximo tópico, conheça as duas maneiras de se fazer isso.
Automação de billing: interna ou terceirizada?
Algumas empresas podem considerar mais vantajoso criar um sistema próprio de billing, principalmente se forem da área tecnológica.
Porém, a terceirização também é uma alternativa.
Siga lendo para conferir os prós e contras de cada uma dessas alternativas antes de tomar sua decisão.
Automação de billing interna
O desenvolvimento de um sistema de billing interno tem como vantagem a possibilidade de personalizar o sistema de acordo com as necessidades do negócio.
Assim, você viabiliza a integração às demais ferramentas usadas na gestão da sua organização.
Além disso, usar um sistema interno possibilita um controle maior sobre os dados, já que eles não vão passar por um sistema de outra companhia.
A longo prazo pode até parecer um bom investimento, mas o problema é que o custo inicial será muito alto e vai demandar a mobilização e o treinamento de equipes inteiras.
Um fator ainda mais relevante é que funcionários de companhias que não tenham sua atividade-fim ligada a finanças poderão não ter a expertise necessária para implementar um sistema de pagamentos, pois há muitas particularidades neste nicho.
Portanto, a internalização tem mais chances de sucesso em bancos e fintechs do que em negócios voltados à tecnologia.
Outras desvantagens a serem consideradas são o risco de falhas durante o processo e a demora na implementação.
Terceirização do sistema
Por outro lado, uma plataforma especializada em cobranças garante ao seu negócio a vantagem de contar com o atendimento de profissionais experientes no assunto.
O sistema a ser implementado já opera em outras organizações.
Por isso, está em constante aperfeiçoamento e passa por atualizações periódicas.
Além disso, as melhores plataformas do mercado oferecem suporte técnico em vários canais de atendimento.
Portanto, qualquer eventual falha – que já é rara em um sistema consolidado – pode ser rapidamente solucionada.
Em um tópico anterior, falamos sobre o quanto é importante manter os colaboradores focados na atividade-fim do negócio, pois não adianta criar um sistema para poupar gastos se você precisar mobilizar suas equipes para o desenvolvimento.
A terceirização também é uma forma de evitar que a empresa entre em dívida tecnológica, acumulando problemas devido às limitações no desenvolvimento de suas soluções.
Ou seja, o setor de TI cria uma plataforma interna de automação de billing aparentemente simples e eficiente, mas que acabe ficando defasada devido a alguns fatores.
Entre eles, podem estar a falta de escalabilidade ou dificuldades para acompanhar mudanças como novas regulamentações e formas de pagamento.
Sem contar que algumas empresas podem não ter a maturidade corporativa necessária para implementar uma solução desse tipo.
Porém, considere também algumas desvantagens da terceirização: o negócio não tem o total controle dos seus dados e dos seus clientes, além do pagamento constante das assinaturas representar um custo a longo prazo.
As possibilidades de integração aos seus sistemas também podem ser mais restritas, embora existam APIs avançadas com essa finalidade.
Como automatizar o billing com uma plataforma de cobrança?
Uma boa plataforma voltada para recorrência pode fornecer funcionalidades que garantem uma automação de billing completa em diversas formas de pagamento.
As etapas necessárias para se obter uma ferramenta eficiente dependem do caminho escolhido pelos gestores da empresa.
No caso do desenvolvimento de um sistema próprio, é preciso destacar uma equipe de TI apenas para implementar o projeto.
Esses profissionais precisarão passar por um extenso treinamento para conhecer as leis e regras que regulamentam as transações financeiras e se atualizarem periodicamente.
Já a contratação de uma plataforma terceirizada demanda a escolha detalhada de um sistema robusto.
Diversas variáveis precisam ser levadas em conta, como a capacidade de processamento de transações, o preço cobrado pelo uso e, principalmente, os recursos disponíveis.
De uma maneira ou outra, é preciso saber tudo o que uma plataforma de automação de billing pode fazer atualmente.
Conheça agora os recursos para otimizar as cobranças que não podem faltar no seu negócio.
Lançamentos isolados no cartão
O pagamento por cartão de crédito em um sistema automatizado garante comodidade para o cliente, que não precisa se preocupar em pagar sua conta todo mês, além de ajudar no combate à inadimplência.
Nesse formato, a plataforma realiza o lançamento de cada mensalidade de forma isolada e, por isso, não compromete o limite do cartão com uma soma de valores, como acontece em parcelamentos.
Retentativas
Se a transação for recusada, o sistema de retentativas pode repetir a cobrança em outra ocasião ou solucionar problemas como data de validade expirada ou preenchimento incorreto de algum dado.
Régua de cobrança
Se o cliente pagar pelo boleto bancário, também é possível combater a inadimplência com uma boa régua de cobrança.
Em resumo, isso significa uma série de procedimentos predefinidos para determinadas situações.
Um bom exemplo é o envio de uma mensagem para um cliente que atrasou seu pagamento, em um intervalo de dias que você mesmo definir.
Embora meios como SMS e e-mail sejam bastante usados, o envio de lembretes pelo WhatsApp tem se mostrado muito eficiente, devido à popularidade do app.
Também pode ser enviada uma mensagem para o cliente em outros cenários, como no caso de transação por cartão recusada.
Pix na recorrência
O serviço de transferência instantânea também pode ser usado na automação de billing.
Basta programar uma vez o envio do QR Code ou o código copia-e-cola para que o cliente seja cobrado mensalmente.
Esses são apenas algumas das várias funcionalidades que uma boa plataforma de pagamentos pode proporcionar para a automação de billing.
Se você se interessou, fale com os nossos especialistas e garanta o Pix da Vindi no seu negócio.
Com sistemas automáticos, sua empresa reduz custos, inadimplência e ganha escalabilidade operacional.
Como a Vindi pode ajudar na automação de billing?
A Vindi é uma plataforma de pagamentos especializada em negócios recorrentes.
Já fizemos a automação de billing de negócios de vários segmentos, com todos os recursos que mostramos acima.
Oferecemos sistemas avançados retentativas de cobrança, capazes de solucionar vários casos de inadimplência relacionados ao cartão.
Também temos uma régua de cobranças com várias possibilidades de configuração.
Podemos emitir vários relatórios com métricas que podem ajudar na sua tomada de decisão.
Além disso, nosso sistema possui o certificado PCI Compliance no nível máximo, o que garante a segurança para você e seus clientes.
A forma como a Qive melhorou seus resultados é um bom exemplo do poder da automação de billing e de como a ferramenta da Vindi pode otimizar processos.
Antigamente chamada de Arquivei, a empresa é referência na automação de rotinas relacionadas a documentos fiscais.
A API de pagamento da Vindi ajudou a simplificar o processo de faturamento e cobranças para 95% dos clientes da companhia.
Além disso, a Qive integrou totalmente o seu sistema ao da Vindi com webhooks, uma tecnologia que permite a comunicação entre dois ambientes por meio de notificações automáticas.
Além disso, a empresa explora a facilidade de flexibilizar a precificação para testar periodicamente novos planos de assinatura.
E graças à escalabilidade garantida pelo nosso sistema, a Qive conseguiu aumentar muito seu faturamento, passando de startup para líder no mercado nos oito anos em que é cliente da Vindi.
Hoje, contabiliza mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais e cerca de R$ 3 trilhões movimentados em notas fiscais por ano.
Da mesma forma, a Vindi também pode ajudar o seu negócio a crescer!
Descubra o poder do Hub de Pagamentos da Vindi!
Transforme sua gestão financeira em vantagem competitiva com soluções que garantem a segurança das suas transações recorrentes, avulsas e no e-commerce, com alta estabilidade para vender sem interrupções, flexibilidade para precificar planos e assinaturas, multiadquirência e mais.
Tudo isso com alta taxa de aprovação e as soluções certas para impulsionar o sucesso do seu negócio.
