Como alinhar o orçamento de vendas com as metas da empresa

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O orçamento de vendas é uma ferramenta que ajuda na previsibilidade de receitas.

Em vez de projetar gastos, como em um orçamento tradicional, a empresa estima o quanto deverá receber dentro de um período futuro.

Muitas vezes, o que o documento revela é o número considerado chave para se manter sustentável.

Por isso, o alinhamento com as metas do negócio é essencial para melhorar o desempenho comercial.

Mas para alcançar esse equilíbrio, é preciso entender bem esse conceito.

Avance na leitura, confira os tipos de orçamento de vendas, as etapas para sua elaboração e veja dicas para tornar suas estimativas cada vez mais precisas.

O que é orçamento de vendas?

O orçamento de vendas é uma estimativa financeira que projeta as receitas esperadas de vendas em um determinado período. 

Ele serve para planejar metas, ajustar estratégias e alocar recursos, ajudando a empresa a prever o desempenho financeiro e tomar decisões informadas.

O documento é elaborado de modo a trazer uma estimativa da quantidade de produtos ou serviços comercializados e do faturamento a ser obtido com essas transações.

Por suas características, a ferramenta também é conhecida como planejamento de vendas, projeção de receita e previsão de faturamento.

Para preparar esse tipo de orçamento, devem ser consideradas várias informações do negócio, como dados históricos de vendas, além de fatores externos, como flutuações do mercado.

Qual a importância do orçamento de vendas para uma empresa?

O orçamento de vendas permite a gestores e analistas realizar o planejamento das ações a serem tomadas ao longo de um período.

Por exemplo: em um mês em que as vendas tendem a diminuir, a empresa pode prever a criação de promoções para atrair mais consumidores.

O documento também pode auxiliar em uma precificação com valores lucrativos sem deixar de lado a competitividade.

Os dados das vendas podem ajudar como se fossem um termômetro, pois se a empresa espera boas vendas, pode ser o momento de um reajuste.

Além disso, conforme o setor da empresa, essas informações podem influenciar em fatores diversos.

Uma indústria manufatureira — ou seja, que fabrica os itens que vende — deve definir sua taxa de produção a partir da previsão das vendas futuras, pois elas influenciam na movimentação do estoque.

Da mesma forma, quem trabalha com revenda também usa o orçamento de vendas como base para definir o volume de produtos que vai adquirir no atacado.

Depois que o período analisado passa, o documento pode servir como um indicador de desempenho comercial, o que se dá a partir da comparação das estimativas com os dados reais.

Tipos de orçamento de vendas

Cada empresa tem suas características próprias e, por isso, pode haver modelos mais apropriados de orçamento de vendas.

Conheça abaixo os três principais tipos: estático, flexível e baseado em atividades.

Orçamento de vendas estático

O orçamento de vendas estático é aquele em que a empresa estima suas vendas e faturamento para determinado período de forma fixa.

Portanto, ao longo dele, não é realizada nenhuma alteração nessa previsão, mesmo que algum fator interno ou externo provoque uma mudança no cenário.

Por exemplo: mesmo se os consumidores perderam poder de compra devido a um aumento na inflação, ainda assim as previsões se mantêm.

Esse tipo de orçamento ajuda a simplificar a gestão financeira, principalmente para empresas com operações complexas.

Porém, as projeções não têm tanta exatidão por não considerarem alguns fatores.

Orçamento de vendas flexível

O orçamento flexível também apresenta as estimativas de vendas e faturamento, mas com a possibilidade de revisões orçamentárias.

Ou seja, ajustes que podem ser realizados a partir de algumas mudanças nas circunstâncias.

Assim, a empresa consegue se adaptar a cenários imprevistos.

Além disso, em vez de estimativas fixas de volume de vendas valores, são estabelecidos níveis mínimos e máximos.

Portanto, a projeção não indica exatamente o quanto a empresa deve atingir, mas sim dentro de qual faixa ela deve ficar posicionada.

Esse tipo de orçamento de vendas ajuda a fazer estimativas com mais exatidão por levar em consideração as flutuações do mercado.

Por outro lado, como não há valores fixos definidos, esses números não podem ser usados como base na elaboração de documentos como demonstrativos de resultados e projeções de fluxo de caixa.

Orçamento de vendas baseado em atividades

De um modo geral, o orçamento baseado em atividades é uma estimativa realizada de forma separada conforme cada ação desempenhada, com o objetivo de estimar valores em cada uma delas.

Porém, quando falamos em orçamento de vendas, a ideia é estimar vendas e faturamento referentes a cada atividade comercial.

Esse formato pode ser implementado por empresas de grande porte, que têm um cardápio de produtos ou serviços bastante amplo.

Assim, para cada tipo de oferta, é realizada uma estimativa independente do faturamento.

A vantagem desse tipo de orçamento é levar em conta as particularidades de cada atividade comercial do negócio, o que torna a previsão mais eficiente.

Mas o levantamento de dados mais diversos torna esse tipo de orçamento de vendas trabalhoso, por envolver várias equipes.

5 etapas para elaborar um orçamento de vendas eficaz

Seja qual for o tipo de documento elaborado, é importante seguir alguns processos.

Confira agora cinco etapas que não podem faltar para obter uma estimativa eficiente.

1. Análise do histórico de vendas

A primeira etapa necessária é apurar dados anteriores, pois eles servirão como base para a estimativa dos próximos meses.

Além do faturamento, é importante listar também o valor gasto com as iniciativas e o balanço final — ou seja, o saldo do investimento e do retorno.

A partir desses dados, é possível ter uma noção mais exata dos próximos resultados.

Leve em consideração aspectos sazonais, como os aumentos nas vendas em datas comerciais.

2. Definição de metas de vendas

A partir dessas informações, você poderá estabelecer as metas de venda , sempre procurando melhorar os resultados em comparação com os períodos anteriores.

Esses objetivos precisam ser realistas e alcançáveis.

Para isso, além de analisar os números, é preciso planejar também como essas metas podem ser atingidas.

3. Estudo das tendências de mercado

O estudo de mercado deve levar em consideração todos os fatores que podem influenciar nos ganhos da empresa.

Cada negócio precisa conhecer suas próprias vantagens e desvantagens em relação aos concorrentes para entender onde está seu diferencial competitivo.

Além da estratégia de inteligência comercial, também é preciso identificar tendências macroeconômicas que podem impactar nos resultados, como mudanças em políticas fiscais, inflação e níveis de desemprego.

4. Projeção de receitas e despesas

A partir dos dados pesquisados, já é possível traçar as estimativas do quanto as vendas devem render no período analisado.

Primeiro, considere o número de vendas, para depois multiplicar pelo preço e, assim, obter seu faturamento bruto.

Já para obter o faturamento líquido, é preciso levar em consideração os impostos, demais despesas do negócio e outros descontos sobre os valores das vendas.

5. Monitoramento e ajustes contínuos

A menos que você elabore um orçamento estático, é preciso seguir monitorando suas estimativas para obter uma previsão mais precisa.

Para revisar seus dados, é preciso observar todas as flutuações do mercado, como as oscilações nos custos de produção e compra, assim como a entrada de novos concorrentes no mercado.

Quais os 4 elementos de um orçamento de vendas?

Além de seguir as etapas citadas anteriormente, também é importante entender os componentes do orçamento de vendas.

O documento precisa contar com estes quatro itens:

1. Previsão de receita

É o elemento principal, pois mostra o quanto a empresa deve arrecadar com suas vendas no período analisado.

2. Custos variáveis e fixos

Custos variáveis são aqueles que variam conforme o volume de vendas, como gastos com o frete de cada item enviado.

Os fixos não têm uma relação direta com o quanto a empresa pode vender, como os salários de colaboradores e o aluguel de um espaço físico.

3. Margem de lucro

A margem de lucro indica o quanto a empresa ganha com as vendas subtraindo todas as despesas envolvidas na produção e venda.

4. Despesas com marketing e vendas

Todo o valor gasto com publicidade e marketing também precisa ser levado em consideração.

Da mesma forma, devem ser listados os custos com ações de venda, como o contato direto com os consumidores, a demonstração de produtos e as negociações.

Como calcular o orçamento de vendas?

Além de passar pelas etapas que mostramos acima, é preciso saber calcular o orçamento de vendas para obter o lucro final esperado.

Você já sabe que o faturamento bruto é obtido pela multiplicação do preço pela estimativa de itens vendidos.

Porém, para que o orçamento fique completo, também é preciso colocar na conta os outros itens que formam o documento.

Entre eles estão os custos fixos e variáveis da produção de cada produto ou da prestação de cada serviço.

Com os dados de períodos passados, é possível saber o percentual desses gastos a cada item vendido. Então, basta multiplicar esse valor pelo total estimado de vendas.

Além disso, é preciso definir também a proporção de despesas de marketing e vendas para cada item comercializado.

Depois, o processo é o mesmo: multiplicar pela projeção de vendas.

Some esses valores e subtraia da receita projetada para chegar ao lucro final esperado.

Como alinhar o orçamento de vendas com as metas da empresa?

Para alinhar o orçamento de venda com as metas, é preciso em primeiro lugar traçar a estratégia da empresa.

Entre as possibilidades, podem estar aumentar as vendas de determinados produtos ou serviços, reduzir custos e aumentar a eficiência financeira, lançar novas soluções ou expandir a atuação para outros mercados.

Então, o orçamento deve prever as ações necessárias para que esse objetivo seja cumprido.

Por exemplo, uma companhia que planeja ingressar em um mercado diferente do habitual precisa incluir uma estimativa relacionada a essa nova atividade.

Além disso, o orçamento de vendas precisa servir como uma ferramenta para detalhar dados das metas.

Se uma empresa define uma meta em termos percentuais, o documento pode informar a quantidade de produtos necessária para esse resultado, a receita que o cumprimento da meta pode representar e a margem de lucro esperada.

Mesmo depois de ser concluído, o orçamento de vendas ainda pode sofrer algum ajuste conforme os resultados da empresa.

Afinal, se as metas estiverem sendo cumpridas muito rapidamente ou, pelo contrário, o desempenho nas vendas for muito abaixo do previsto, o orçamento de vendas vai mudar.

Veja na sequência alguns softwares essenciais para a elaboração e o acompanhamento do orçamento de vendas.

Ferramentas para criar e acompanhar o orçamento de vendas

Elaborar um orçamento de vendas e monitorar resultados é uma atividade trabalhosa.

Por isso, sem as ferramentas corretas, o negócio corre o risco de comprometer a produtividade do setor financeiro e ter prejuízos devido a falhas humanas.

Conheça exemplos de recursos, ferramentas e softwares de gestão financeira que podem ajudar nesse processo:

• Planilhas eletrônicas: são os sistemas mais básicos, que permitem o lançamento de valores e contam com fórmulas para cálculos e visualização de gráficos, como Microsoft Excel e Google Sheets
• Softwares de gestão e orçamento: são ferramentas específicas para essa finalidade, que fornecem recursos que facilitam a visualização dos dados financeiros
• Ferramentas de Business Intelligence: sistemas que realizam análise de dados para identificar tendências e embasar a tomada de decisão
• ERPs: sigla em inglês para Sistema Integrado de Gestão Empresarial, um aplicativo que integra todos os setores de uma empresa para facilitar o registro de dados e automatizar tarefas
• Plataformas de pagamentos: além de facilitarem a cobrança e diversificarem as formas de pagamento, sistemas como o da Vindi podem emitir relatórios com dados que facilitam o acompanhamento das vendas.

Além de usar essas ferramentas, também é importante tentar tornar os orçamentos cada vez mais precisos, como você vai conferir no próximo tópico.

Como otimizar o orçamento de vendas?

Algumas práticas podem ajudar a otimizar o orçamento de vendas, para que a cada período os dados sejam estimados com mais eficiência.

Uma das maneiras de se fazer isso é estabelecer ciclos de revisão, ou seja, intervalos para comparar os resultados obtidos até então com as estimativas.

Assim, é possível identificar possíveis variações e suas causas, sejam elas fatores externos ou internos. Se for necessário, o documento pode passar por algum ajuste.

Também é importante entender as causas das possíveis mudanças de rumo para tentar levar em consideração esses fatores nas próximas projeções.

O acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs, na sigla em inglês) também pode ajudar a melhorar a precisão do orçamento de vendas.

Entre esses indicadores, estão o ticket médio, a taxa de conversão e o tempo do ciclo de vendas, que podem ajudar a medir o faturamento e a eficiência no cumprimento das metas.

Ao final de cada campanha, é importante realizar uma análise detalhada dos resultados, usando o orçamento de vendas como parâmetro para identificar a eficiência das estimativas.

Quando as metas não são atingidas, é preciso fazer algumas adaptações, como vamos explicar na sequência.

Dicas para adaptar o orçamento de vendas em tempos de crise

Ao longo deste conteúdo, deixamos claro que um dos aspectos essenciais para elaborar o orçamento de vendas é o panorama macroeconômico.

Afinal, as vendas podem ser afetadas por mudanças na inflação, na taxa de juros, no desemprego e no Produto Interno Bruto (PIB).

Por isso, é preciso saber adaptar a projeção de receita a esses tempos.

Uma das maneiras de fazer isso é estabelecendo três cenários: um pessimista, um realista e um otimista.

Para os casos mais críticos, a empresa deve elaborar um plano com medidas para contornar o baixo desempenho, como cortes de gastos, renegociação de contratos com fornecedores e ajuste no estoque.

Outra dica que pode ser valiosa é reduzir o prazo das metas de venda, de anuais para mensais ou trimestrais.

Essa alteração ajuda a empresa a lidar com a falta de previsibilidade típica de períodos economicamente complicados.

Além de um orçamento de vendas eficaz, a automatização das cobranças é crucial, especialmente em tempos de crise.

Nesses períodos, os consumidores buscam opções de pagamento que atendam suas necessidades, como parcelamento no cartão de crédito e pagamentos recorrentes.

A Vindi oferece soluções que se adaptam às exigências do seu negócio, permitindo que você receba pagamentos de diversas maneiras.

Conheça as melhores formas de pagamentos para o seu negócio!