Rodrigo Dantas Billing, ou faturamento, é o processo completo de gerar e enviar faturas a clientes para receber pagamento por produtos ou serviços. Essencial para a saúde financeira de qualquer empresa, ele engloba desde a emissão da cobrança e gestão de recebíveis até a conciliação dos pagamentos, sendo um pilar para a organização do fluxo de caixa.
Resumo rápido sobre Billing:
- O que é: Billing é o processo completo que vai da emissão da fatura até a conciliação do pagamento, sendo essencial para a gestão financeira
- Por que é importante: Um billing bem estruturado organiza o fluxo de caixa, reduz a inadimplência e melhora a experiência do cliente
- Tipos principais: Os modelos mais comuns são o pontual (venda única), o recorrente (para assinaturas) e por uso (cobrança baseada no consumo)
Qual a Diferença entre Billing, Faturamento e Cobrança?
Embora qualquer empresa receba pagamentos, nem todas têm um processo de billing estruturado. Entender a diferença entre os termos é o primeiro passo para uma gestão eficiente.
- Billing (Faturamento): É o processo macro e inteligente. Envolve toda a operação por trás da emissão de faturas, a gestão do ciclo de vida da cobrança, o acompanhamento da situação de cada cliente e a aplicação de recursos para combater a inadimplência.
- Faturamento (Invoicing): Refere-se especificamente ao ato de emitir e enviar a fatura (o “invoice”) ao cliente. É o pontapé inicial do processo de billing.
- Cobrança: É a etapa de acompanhamento e recuperação de valores, especialmente quando uma fatura não é paga no prazo. Envolve ações como o envio automático de lembretes ou a repetição de uma cobrança no cartão após uma falha.
Para se ter ideia da complexidade, vamos analisar o exemplo de uma fatura telefônica. Para que a cobrança funcione, a empresa precisa calcular separadamente: o plano fixo, o uso de dados, interurbanos e roaming. Sem um sistema profissional, calcular isso “na mão” significa uma grande perda de produtividade e abre margem para prejuízos devido a erros humanos.
O que é billing?
Billing é um sistema de cobrança (de tarifas, de planos e de serviço) que gera e controla faturas de forma aplicável. Portanto, é o faturamento da empresa passando por uma cobrança inteligente.
Embora qualquer empresa receba pagamentos, nem todas têm um processo de billing. Essas tarefas envolvem toda a operação por trás da emissão e envios de boletos bancários, a geração do QR Code para Pix e as cobranças por cartão de crédito e de débito, entre outras formas de pagamento.
Além disso, o billing inclui também o acompanhamento da situação de cada cliente e alguns recursos de combate à inadimplência. Assim, se for necessário, a própria ferramenta realiza ações como o envio automático de uma mensagem de cobrança ou a repetição de uma cobrança no cartão após alguma falha.
Para isso, é preciso implementar um sistema que gerencie as cobranças de um negócio a partir de processos definidos previamente, eliminando várias tarefas manuais. Esses procedimentos são adotados por meio de uma plataforma de pagamentos, a partir do cadastro de cada cliente com seus dados e preferências em relação às cobranças.
A partir das primeiras configurações, o sistema de billing se encarrega da gestão de cobranças, contratos e recebimentos.
Para os consumidores, é simples: basta pagar a fatura.
Já para a empresa, o negócio é muito mais complexo.
Exemplo de billing
Para se ter ideia, vamos analisar uma fatura telefônica na íntegra.
Parece coisa simples, mas imagine para uma empresa a dor que é fazer a gestão da cobrança de um único cliente.
Para isso funcionar, a empresa telefônica (do exemplo) separa:
- Plano escolhido pelo consumidor: valor fixo
- Interurbano: faixa variável
- Roaming: faixa variável
- Uso de dados: faixa variável.
Sem um sistema profissional, calcular isso “na mão” significa uma grande perda de produtividade, que pode comprometer as atividades do setor financeiro.
Além disso, a empresa corre o risco de ter prejuízos devido a erros humanos, que sempre podem acontecer.
Por isso, as empresas de telefonia, que no geral são de grande porte, integram esses processos com sistemas (gateways, ERPs e CRMs e meios de pagamento) prontos para ler qualquer tipo de cobrança.
Então, sugere-se que a maioria delas têm no seu processo de cobrança uma forma automática de cálculo e emissão de faturas bem planejadas.
Mas nem sempre é assim.
Qual é a importância do billing nas empresas?
O billing é necessário para simplificar a geração de faturas, por meio de um sistema de automatização próprio para isso.
O uso de uma ferramenta eficiente permite unificar diferentes formatos de cobrança sem a necessidade de trabalho manual.
O exemplo que demos acima, da empresa telefônica, mostra que a geração da fatura poderia ser bastante complexa sem um sistema adequado.
Os cálculos teriam de ser feitos à mão, comprometendo a produtividade e deixando uma margem para erros humanos que poderiam prejudicar a relação com os clientes.
A ferramenta de billing também aumenta a segurança dos dados de cobrança, principalmente para os clientes que usam cartão de crédito.
Outro fator essencial é manter o sistema de cobranças da empresa dentro das exigências legais, que mudam constantemente no mercado financeiro.
Uma simples circular emitida pelo Banco Central pode demandar alterações significativas em todo o processo de billing.
Às vezes a mudança está na burocracia envolvida no sistema bancário.
Foi o que aconteceu, por exemplo, quando a Federação Brasileira de Bancos (Febraban) determinou o fim dos boletos sem registro.
Neste caso, empresas que tinham uma plataforma sólida de billing estavam preparadas.
Além disso, com o fim das transferências por DOC, companhias com sistemas modernos já trocaram esse formato pelo Pix.
Com uma plataforma de cobrança, é possível se adaptar rapidamente a esse tipo de mudança.
No próximo tópico, vamos explicar por que vale mais a pena adotar um sistema que já opera no mercado do que afastar o time de desenvolvimento da atividade-fim do negócio.
Automatizar o billing reduz custos operacionais e melhora a gestão de pagamentos recorrentes.
Por que automatizar o billing?
Automatizar o billing é uma maneira de otimizar os processos de um negócio recorrente.
Neste formato, além de emitir faturas para todos os clientes, é preciso fazer uma gestão de assinaturas, acompanhando dados necessários para definir ações de captação ou retenção de clientes quando for necessário.
Isso sem contar que cada situação de inadimplência requer um esforço para recuperar o valor.
Por exemplo, em uma plataforma SaaS (Software as a Service), tarefas como a emissão de boletos e a cobrança de mensalidades atrasadas podem demandar tempo e energia de equipes.
Assim, profissionais com conhecimento em TI precisam se afastar de suas funções principais para cuidarem disso.
Esse exemplo vale para diversos outros nichos de negócios, como clubes de assinatura, academias de ginástica, estacionamentos, enfim, tudo que demanda cobranças de mensalidades.
Portanto, se a sua empresa está fazendo de forma manual e diretamente com bancos e operadoras de cartão a gestão dos recebimentos, do faturamento recorrente e de vendas, tenha essa certeza: você está perdendo dinheiro e tempo.
Além disso, se você tem uma empresa de TI, que se dedica mesmo que esporadicamente (ou full-time) ao sistema billing, você pode estar perdendo mais dinheiro ainda.
Já vimos casos de clientes que, antes de contratar a Vindi, gastavam até 20% do seu faturamento mantendo uma equipe interna de cobranças.
Depois de contratar a nossa plataforma, o custo operacional das cobranças foi reduzido em mais de 70%.
Além disso, a automatização rende outras vantagens, como vamos mostrar na sequência.
Benefícios do sistema de billing automatizado
Como mostramos no tópico acima, trabalhar diretamente com bancos e operadoras de cartão ou internalizar o desenvolvimento de uma ferramenta própria de cobranças são práticas bem perigosas.
Por outro lado, contar com um sistema de billing automatizado pode ser altamente benéfico para empresas com foco na recorrência.
Veja a partir de agora uma lista de vantagens de empresas que adotam essas práticas.
Mais eficiência
Eliminando a necessidade de tarefas manuais, como conferir pagamentos e contatar clientes, você garante uma eficiência maior tanto em seu departamento financeiro quanto na área de TI.
O departamento financeiro poderá concentrar seus esforços na gestão do negócio e nos casos de inadimplência mais delicados, já que os mais simples são evitados ou solucionados automaticamente.
Já a área de TI não precisa se envolver com a parte financeira, o que exigiria esforço para que os profissionais aprendessem sobre os pormenores que envolvem transações bancárias.
Além disso, o uso de uma ferramenta que já opera no mercado dispensa a necessidade de realizar diversos testes até que um sistema fique pronto e opere dentro das normas legais.
Aperfeiçoamento do produto
Evitando que colaboradores técnicos precisem ser remanejados para o setor de cobranças, você ainda garante mais profissionais com foco em melhorias para a sua solução.
Ou seja: focando no core business, a atividade-fim da empresa.
Motivação da equipe
Imagine que você estudou anos para exercer determinada profissão.
Então, depois de conquistar um emprego ou começar a empreender na sua área, passa horas telefonando para cobrar clientes inadimplentes.
Qual motivação você sentiria para trabalhar?
Ou seja, além de poupar dinheiro, a automação de billing evita que um profissional se desmotive ao se afastar de sua especialidade.
Redução de inadimplência
As ferramentas de controle de inadimplência ajudam sua empresa a combater o churn involuntário.
Esse nome é dado a situações em que o cliente cancela a assinatura sem intenção, por esquecimento ou algum problema em seu banco.
O sistema de billing pode ser configurado para realizar ações automaticamente logo após a primeira mensalidade atrasada.
Dependendo da forma de pagamento, ele pode enviar notificações ou até mesmo reverter a falha e concretizar a transação.
Em pagamentos por cartão de crédito, por exemplo, você pode usar um sistema de retentativas para repetir a cobrança caso a transação não seja aprovada – boa parte dos casos de atraso podem ser resolvidos desta forma.
E tudo isso sem a necessidade de mobilizar pessoal.
Eliminação de erros
Errar é humano, todos sabemos.
E as chances de erro são maiores quando temos um alto volume de tarefas repetitivas e com números, como a conferência de dados.
Nesses casos, um pequeno erro de cálculo ou uma cobrança duplicada podem causar muitos transtornos ao negócio.
Por outro lado, as máquinas são capazes de fazer tudo isso com exatidão, deixando para os humanos as tarefas que envolvam ideias e tomadas de decisão.
Previsibilidade de receitas
Com todos esses meios de automação, o pagamento recorrente dos seus clientes aumenta a previsibilidade de receitas do negócio.
Desta forma, o acompanhamento do fluxo de caixa fica mais fácil.
Além disso, o crescimento de qualquer empresa depende da previsão dos recursos necessários para investir em melhorias e ampliações.
Otimização de gastos e tempo
Além de evitar que você precise mobilizar uma equipe inteira para fazer as cobranças, a automação pelo sistema de billing também poupa gastos com papel e outros materiais de escritório.
Isso sem contar com o tempo perdido gerenciando manualmente os pagamentos pelos seus produtos ou serviços.
Possibilidade de integração
Com uma boa plataforma, você pode integrar seu sistema de billing a softwares como ERP e CRM, além de diversos outros sistemas.
Essa interoperabilidade garante um nível maior de automatização, pois um software pode enviar ou receber dados de outro por meio de uma API.
Economia
Como o sistema de billing é configurado para gerir o controle de clientes e pagamentos, é possível contar com ferramentas que ajudam a reverter situações de inadimplência.
Assim, entram mais recursos no caixa sem a necessidade de despesas extras, já que é tudo automatizado.
Portanto, é um investimento que se paga e ainda ajuda a empresa a economizar.
Escalabilidade
Toda empresa planeja crescer e aumentar suas vendas.
Mas quando isso acontece, é preciso estar preparado para acompanhar o aumento da demanda.
O setor de cobranças é um dos mais impactados em um cenário de crescimento, pois um volume bem maior de transações precisa ser processado.
Isso não é problema para um bom sistema de billing, que já é projetado partindo da ideia de que uma empresa pode ampliar suas vendas.
As melhores ferramentas atendem a negócios de todos os portes, e por isso já têm experiência em vendas em larga escala.
Melhoria na experiência do cliente
Os sistemas de billing também entregam vantagens para quem faz a compra, garantindo uma melhor experiência do cliente.
Em primeiro lugar, pela diversificação das formas de pagamento, que deixam as pessoas à vontade para escolher como pagar.
Além disso, a transferência é realizada com mais agilidade e sem fricções, evitando qualquer contrariedade em um momento sensível como a cobrança.
Por fim, a automatização de recursos contra a inadimplência ajuda a evitar constrangimentos em cobranças feitas pessoalmente.
Compliance e conformidade
Qualquer serviço que envolva finanças tem uma burocracia extensa a ser seguida.
Para poder prestar esse serviço, a empresa precisa estar em conformidade com normas e padrões rígidos, estabelecidos pelas autoridades responsáveis por regulamentar e fiscalizar as operações financeiras.
Portanto, a empresa que recorre a uma plataforma pronta não precisa se preocupar com todo esse trâmite, pois a fornecedora do sistema é a responsável pelas adequações.
Essas vantagens que mostramos são muito importantes, já que a gestão financeira de um negócio recorrente é altamente desafiadora.
Desafios do billing em SaaS e outros negócios recorrentes
A gestão de um negócio recorrente como o SaaS tem muitas particularidades em relação com outros formatos de empresa.
E o sistema de cobranças é o principal diferencial.
Embora traga vantagens como a maior previsibilidade de receitas, a recorrência também reserva desafios a serem superados.
Entenda agora as maiores dores de negócios que vendem assinaturas em relação ao billing.
Controle do churn
Se você administra um SaaS, certamente sabe que manter seus clientes ativos é muito importante para a receita.
E isso vale para qualquer tipo de negócio recorrente: a taxa de churn – ou seja, o cancelamento da assinatura – é sempre essencial.
Se ela começar a aumentar, é preciso se preocupar com a retenção dos usuários.
A empresa que conta com um sistema de billing eficiente pode acompanhar com facilidade essa taxa a partir da emissão de relatórios gerados a partir dos dados das assinaturas.
Assim, fica mais fácil identificar o perfil de cliente que está cancelando suas assinaturas e elaborar um plano para aumentar a retenção de acordo com suas características.
Educação dos clientes
Nós já falamos aqui sobre o churn involuntário, quando o cliente acaba abandonado a assinatura por causa de algum erro ou do esquecimento na hora de pagar.
Porém, o churn pode ter outros motivos.
Por exemplo, se um usuário não consegue explorar ao máximo as funcionalidades de uma ferramenta SaaS, pode perder o interesse em seguir assinando o serviço.
Por isso, o aumento no churn pode indicar a necessidade de educar os clientes a partir de tutoriais.
Uma forma de evitar esse problema é contar com um time de customer success, dedicado exclusivamente a garantir que os usuários vão explorar ao máximo as vantagens da ferramenta.
Flexibilização de ofertas
O sistema billing tem entre seus desafios garantir a flexibilidade dos formatos de assinaturas.
Quanto mais recursos tem uma ferramenta, maior deve ser o leque de opções de planos, para que os clientes possam contratar apenas os serviços que precisam.
Além de ajudar a captar mais clientes, a oferta de opções diversas e customizáveis também contribui para melhorar a retenção do negócio.
Assim, um cliente insatisfeito com o preço que paga pode reduzir os recursos para pagar menos em vez de cancelar os serviços.
Procure estabelecer planos customizáveis para dar aos clientes o maior poder de escolha possível dentro das características do seu produto ou serviço.
Gestão de diferentes formas de pagamento
Cada forma de pagamento tem suas particularidades, e a diversificação desses métodos é essencial para conseguir ter boas vendas.
O cartão de crédito oferece ao cliente a comodidade de não precisar pagar todo o mês, já que as cobranças são automáticas.
Por outro lado, muitos clientes preferem usar o Pix para terem o controle sobre o momento em que o dinheiro sai da sua conta.
E há ainda o tradicional boleto bancário, ainda bastante usado – principalmente nas vendas B2B (entre diferentes empresas).
As transações são processadas de formas diferentes de acordo com cada um desses formatos.
Os processos de transferência e os prazos variam entre eles, o que pode impactar no controle do fluxo de caixa.
Automatizar a conciliação dos pagamentos é uma forma de lidar com esse problema, para cruzar os valores a receber com os que já entraram no caixa.
Adaptação a mudanças regulatórias
Quanto mais os meios de pagamento eletrônico avançam, maior é a necessidade de regulamentação pelas autoridades financeiras.
E sempre que isso acontece, toda empresa que desenvolve sistemas de billing precisa adequar seus processos.
Além da liquidação das transações, vários outros processos podem sofrer alterações, como a validação de dados cadastrais, regras para disputas e a tributação para pagamentos digitais.
Sempre que uma mudança é anunciada, a empresa tem um prazo para se adequar às novas diretrizes.
Por isso, é importante conhecer a demanda o quanto antes.
Acompanhar boletins informativos de órgãos reguladores como Banco Central, Receita Federal e Conselho Monetário Nacional (CMN) é importante para se manter informado.
E para garantir que a ferramenta da sua organização vai conseguir dar conta de todos esses desafios, é preciso tomar uma decisão fundamental.
Veja qual é no próximo tópico.
Billing eficiente aumenta a produtividade da equipe e evita erros manuais em cobranças.
Automação de billing: interna ou terceirizada?
A principal dúvida que pode surgir em relação ao billing é entre qual destas opções vale mais a pena: desenvolver uma solução nativa ou terceirizada?
A ferramenta própria pode ser altamente ajustável para as características da empresa.
Porém, requer conhecimento sobre sistemas financeiros, além de consumir tempo e recursos.
Já a terceirização é uma forma de aproveitar o conhecimento de uma empresa especialista e aumentar a produtividade.
Como já opera em outras organizações, o sistema pronto passa por constante aperfeiçoamento e atualizações periódicas.
Além disso, oferece suporte técnico em vários canais de atendimento.
Mesmo assim, mais de 95% das empresas brasileiras não têm processo de faturamento automatizado.
Ou seja, realizam seus processos diretamente com sistemas de bancos e prefeituras, um verdadeiro desperdício de tempo e dinheiro.
Com nossa longa experiência solucionando billing, recebemos muitos casos críticos, de empresas atrapalhadas com a gestão de recebimentos.
Essas equipes de TI estavam integrando, fazendo adaptações, processando pagamentos com cartões (aqui tem um grande risco) e até criando sistemas para automatizar as cobranças.
Por isso, quando conhecemos uma empresa com processos manuais de faturamento, sempre imaginamos quanto dinheiro está indo pelo ralo.
Confira abaixo nossas constatações a partir do cálculo que fizemos com clientes da Vindi.
1. Uma empresa com 1.000 clientes (sem TI)
A equipe financeira (composta em média por duas pessoas) dessa pequena empresa perde cerca de 12 horas mensais para fazer o processo manual de faturamento, emissão de notas fiscais e conciliação.
Se cerca de 30% dos clientes não pagam no primeiro vencimento, são necessárias mais de 20 horas para localizar e conseguir (de fato) falar com esses 300 consumidores.
São mais de 30 horas mensais gastas com faturamento, ou seja, mais de dois dias inteiros de trabalho de duas pessoas.
Assim, fica fácil calcular que tem algo errado.
E se levar em consideração o fator “erro humano”, aí vira outra história.
2. Uma empresa com 1.000 clientes + equipe de TI desenvolvendo billing em casa
Aqui a coisa já começa a mudar de figura, já que a equipe de TI mete a mão no código para solucionar problemas de cobrança.
Dessa forma, a situação é com certeza melhor que aquela empresa do primeiro exemplo.
Mas será que ter uma equipe de TI focada nisso faz sentido?
Além do custo alto, é praticamente impossível achar gente boa disponível, que desenvolve software no país.
Portanto, falando de tempo, essa empresa apresenta uma velocidade grande de faturamento, já que parte dele é automatizado.
Porém, a equipe precisa fazer as integrações com diversos agentes financeiros.
Aquele seu desenvolvedor vai precisar ler a API de Itaú, Bradesco, Santander, BB, Cielo, Rede, Getnet.
Depois de entender cada uma (já que os padrões são diferentes), ele vai implementar junto à equipe.
No meio desse caminho, podem ocorrer mudanças de versão dessas APIs.
Ou seja, sua equipe vai parar novamente para se adaptar.
E tem outra coisa bem importante: eles (assim como a equipe financeira) não são especialistas em billing.
Seu negócio precisa deste desenvolvedor cuidando do produto que a empresa fornece.
3. Uma empresa com 1.000 clientes usando um billing eficaz
Ter um hub de pagamento é a melhor opção para quem quer escalar.
Esses 1.000 clientes dentro de uma operação que precisa crescer, com um billing profissional, são o sonho de qualquer empresa.
Além disso, processos bem automatizados de cobrança suportam a escala de milhares e milhares de clientes sem aumentar a capacidade de pessoas controlando faturas, inadimplência e recebimentos.
É a extinção de trabalhos manuais.
A estimativa é que as 100 maiores empresas americanas já possuem billing profissional de terceiros.
Por aqui, a realidade é outra, mas o movimento já é grande, ainda mais se tratando de um país com uma peculiaridade grande de diversas formas de pagamento e diferenças de impostos que temos.
Dessa forma, para exemplificar bem, já migramos para nossa solução empresas com sistemas legados conectados a mais de 11 sistemas diferentes:
- 5 bancos
- 2 adquirentes
- 2 subadquirentes
- 1 emissor de nota fiscal
- 1 sistema de conciliação
- 1 antifraude.
O trabalho que essa empresa tinha para conciliar as informações de cada elemento dessa cadeia era colossal.
Para evitar que sua empresa perca dinheiro como nesses casos que mostramos aqui, confira na sequência como implementar uma ferramenta de billing eficiente.
Como automatizar o billing na sua empresa?
Se você leu até aqui, já deve ter percebido que o desenvolvimento de um sistema de billing completo envolve várias frentes.
Não se trata apenas de uma ferramenta para gerar faturas, mas sim de uma plataforma para gestão de assinaturas completa.
Por isso, ainda que seu negócio use uma solução terceirizada, é importante seguir algumas etapas para implementar com sucesso os processos de cobrança.
Veja agora seis passos essenciais nesse processo.
1. Conhecer as normas financeiras
Todo o processo de cobranças precisa estar enquadrado dentro das normas financeiras vigentes no país.
Por isso, é preciso usar uma plataforma desenvolvida por equipes especializadas em meios de pagamento para contar com todas as vantagens desse sistema.
Ainda assim, é importante se atualizar.
Contratar serviços de consultoria e promover treinamentos para orientar os colaboradores sobre o assunto são ações que podem ajudar as equipes a se adequarem à regulamentação.
2. Flexibilizar a precificação
A próxima etapa é definir os modelos de precificação de acordo com as características do seu produto e dos consumidores.
O modelo clássico é a criação de diferentes tipos de planos com o valor da assinatura variando de acordo com o número de vantagens ou recursos disponíveis.
Nesse sentido, é importante que o cliente tenha liberdade para alterar seu plano.
Por isso, o sistema precisa garantir que o ajuste da diferença no pagamento seja automático quando o cliente mudar ou renovar seu plano de assinatura.
O modelo do preço por uso também pode ser uma boa opção caso faça sentido para o seu negócio, pois ajuda a quebrar a barreira inicial dos preços.
3. Automatizar a conciliação
Também é recomendável a automatização da conciliação de cobranças integrada a um ERP recorrente por meio de um gateway ou facilitador de pagamentos.
Para isso, é preciso usar um sistema que conte com APIs para garantir a interoperabilidade.
Assim, os dados de todas as operações financeiras poderão ser lançados diretamente na sua plataforma de gestão.
Além de evitar trabalho manual e erros no preenchimento, esse recurso também fornece uma visão em tempo real dos dados financeiros do negócio.
4. Controle da inadimplência
O controle da inadimplência também é essencial, pois atrasos nos pagamentos são o fator de maior impacto em um negócio recorrente.
É preciso monitorar as informações das cobranças para avaliar as melhores ações para reduzir o problema.
Esse acompanhamento fica mais fácil com o cruzamento de dados como:
- Aging: é o cálculo do volume financeiro por período de atraso no pagamento, identificando assim os casos mais graves de inadimplência
- Dívida acumulada e pequenos atrasos: ajuda a apontar o impacto de casos que, somados, podem prejudicar o caixa do negócio em um efeito “bola de neve”
- Valor do saldo por cliente original e atualizado: a comparação entre as situações de assinantes em diferentes períodos também ajuda no mapeamento dos atrasos.
A partir desse controle, é possível determinar quais casos exigem ações imediatas e definir a abordagem mais eficiente.
5. Prevenção contra a inadimplência
E vale destacar também que o controle da inadimplência também inclui ações preventivas e medidas que podem recuperar o valor sem esforço humano.
Assim, cada cliente em atraso pode ser alertado sem que um colaborador precise conferir sua situação e enviar a mensagem.
Além disso, existem também formas de pagamento que simplificam a operação, para que o cliente não perca tempo fazendo o pagamento.
E se acontecer alguma falha, um bom sistema pode atuar para solucionar o problema, também sem precisar envolver a equipe financeira.
6. Programar emissão de notas fiscais
Por fim, o ERP usado na gestão do negócio pode ser integrado a sistemas de prefeituras municipais ou governos estaduais.
Isso possibilita a emissão de notas fiscais eletrônicas no momento do pagamento, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais sem exigir esforço humano.
Se a gestão preferir, também pode usar uma plataforma privada para emitir os documentos.
Nesse caso, é importante que o sistema conte com APIs que permitam a integração com a sua ferramenta de billing
Segundo esses passos, é possível reunir todas as funcionalidades relacionadas às cobranças e à gestão financeira do seu negócio.
Esses são alguns dos recursos que vamos mostrar na sequência.
Recursos de cobrança automatizada da Vindi
Quando se fala em sistemas de billing, a Vindi conta com o mais completo do mercado.
Embora nossa ferramenta seja usada atualmente por mais de 6 mil empresas, só três pessoas estão envolvidas nas cobranças.
O resto é tudo automatizado.
Estamos falando de um índice de eficiência de 0,05% (6 mil clientes e 3 colaboradores responsáveis), sendo que um colaborador para 1 mil clientes representa 1/1000, ou seja, 0,1%.
E não são cobranças simples.
Para se ter uma ideia, temos mais de 800 faturas diferentes (em clientes distintos) com tipos de cobrança, precificações e métodos de pagamento diversos.
Sendo assim, considere a seguinte métrica abaixo:
- 0,1%: ótimo
- 0,2%: regular
- 0,5%: ruim.
Calcule agora quantas pessoas são necessárias na sua equipe para: faturar, conciliar e cobrar inadimplentes.
Inclua todos que façam interface com emissão de faturas, ligação para clientes devedores, emissão de notas fiscais e contatos com bancos.
Boa parte das empresas em atividade no Brasil tem um índice acima de 0,30%, por conta da cadeia de pagamentos que é extremamente extensa e também por conta da burocracia de processos tributários.
A partir de agora, você vai conferir quais são os recursos da Vindi que podem ajudar a reduzir esse índice no seu negócio.
Gateway de pagamento eficaz
Em primeiro lugar, ter confiança no sistema de pagamento é poder dormir tranquilo, mesmo que o negócio também funcione à noite.
É ter a certeza de disponibilidade, na hora que o cliente chegar.
Além disso, é confiar que segurança e performance estarão altamente cobertas.
Gateway de pagamento é commodity, se pensar somente em preço.
Mas acredite: nem todo gateway de pagamento tem a mesma performance e nem toda empresa conhece bem o que está fazendo.
Portanto, é fundamental pensar em disponibilidade, segurança, transparência, inteligência, ter API pensada nos developers e, por último, multiadquirência.
Diversificação nas formas de pagamento
Com nosso sistema, você permite que seu cliente escolha qual método de cobrança prefere usar em seus pagamentos.
Além do cartão de débito e crédito, Pix e boleto bancário, nosso sistema conta com o BolePix, em que um QR Code é incluído no documento de cobrança.
Assim, o cliente pode decidir se usa o código de barras ou faz uma transferência instantânea.
Para cada cobrança, você pode encaminhar um link de pagamento personalizado com o método da preferência do consumidor para receber o valor.
Plataforma de recorrência robusta
Na Vindi, oferecemos o que existe de melhor em cobrança recorrente e gestão de faturamento.
Além disso, temos conhecimento da nossa equipe e da proximidade em entender cada tipo de negócio que atendemos aqui dentro, o que faz a nossa empresa crescer mais de 500% ao ano.
Dessa forma, conseguimos garantir uma ferramenta que garanta flexibilidade no uso e que possa ser configurada com facilidade pelos clientes.
Integrações
Nosso hub de pagamentos se conecta com todos os agentes de pagamento do Brasil, garantindo uma comunicação transacional eficaz.
Por meio dele, é possível fazer diversos tipos de integrações:
- Sistemas para emitir nota fiscal
- Bancos, adquirentes
- Sistemas antifraude
- ERPs
- CRMs
- Módulos e plugins
- Plataformas de e-commerce.
API com níveis profundos de abstração
A maior e melhor avaliação é: posso cobrar como eu quiser?
Não importa o modelo e a regra de negócio: pode ser plano, vendas parceladas, vendas únicas, e-commerce, serviço, indústria ou qualquer tipo de cobrança.
Ter uma flexibilidade de cobrar como quiser e controlar os recebimentos como quiser é o grande diferencial para construir internamente a melhor forma de faturamento possível.
Em métricas, performance e gestão.
Dentro dessa API, garantimos:
- API de integração pronta para modelos de trial, descontos, planos variáveis, freemium e vendas avulsas
- Estrutura para controles e arquitetura, garantindo um fácil planejamento e integração
- Possibilidade de integração em níveis diferentes, com partes independentes de funcionalidades
- Conexão com módulos open source, replicando funcionalidades em outras plataformas
- Informação completa de todas as funcionalidades com níveis máximos de extração de dados.
Lançamentos isolados no cartão
O pagamento por cartão de crédito em um sistema automatizado garante comodidade para o cliente, além de ajudar no combate à inadimplência.
Nesse formato, a plataforma realiza o lançamento de cada mensalidade de forma isolada, e por isso não compromete o limite do cartão, como costuma acontecer em compras parceladas.
Portanto, o assinante não precisa se preocupar em pagar sua conta todo mês, logo não há risco de atraso por esquecimento ou desinteresse.
Retentativas de pagamento
O sistema também pode ajudar você a encontrar possíveis falhas na conversão das cobranças por cartão de crédito.
Se a transação for recusada, o sistema de retentativas pode repetir a cobrança em outra ocasião ou solucionar problemas como data de validade expirada ou preenchimento incorreto de algum dado.
A retentativa com troca de perfil permite a cobrança automática em outro cartão, desde que tenha sido cadastrado.
A Vindi conta também com recursos exclusivos:
- Retentativa inteligente: a partir da análise de dados, o sistema identifica o melhor momento para repetir a cobrança
- Retentativa com troca de adquirente: o sistema refaz a transação usando outro adquirente.
Régua de cobrança
Se o cliente pagar pelo boleto bancário, também é possível combater a inadimplência com uma boa régua de cobrança.
Em resumo, isso significa uma série de procedimentos predefinidos para determinadas situações.
Um bom exemplo é o envio de um SMS, e-mail ou mensagem via WhatsApp para um cliente que atrasou seu pagamento, em um intervalo de dias que você mesmo definir.
Também pode ser enviada uma mensagem para o cliente em caso de transação por cartão recusada.
Renovação automática
Por meio do Renova Cartões e do Renova Vindi, os dados do cartão de crédito do cliente são atualizados automaticamente depois que a data de validade expirar.
Esse recurso soluciona um problema relativamente comum no cartão de crédito na recorrência: o cliente que tem um cartão cadastrado para cobranças mensais se esquece de atualizar os dados.
Pix na recorrência
O serviço de transferência instantânea também pode ser usado na automação de billing.
Basta programar uma vez o envio do QR Code ou o código copia-e-cola para que o cliente seja cobrado mensalmente.
Os valores são transferidos em dois horários por dia e é possível escolher quando o QR Code vai expirar.
Emissão de relatórios
Pelo sistema da Vindi, é possível emitir vários relatórios com métricas que podem ajudar na sua tomada de decisão.
A partir de um painel de indicadores simples e intuitivo, você pode gerar na hora informações que podem ajudar você a entender o momento da sua empresa e definir suas próximas ações.
Certificado de segurança
Nosso sistema possui o certificado PCI Compliance no nível máximo, o que garante a segurança para você e seus clientes.
Isso significa que a Vindi cumpre rigorosamente todos os padrões e passa por auditorias periódicas para manter a conformidade com as normas relacionadas ao cartão de crédito.
Ou seja, com nosso sistema, você não terá com o que se preocupar.
Antifraudes
A Vindi conta ainda com um sistema antifraudes robusto integrado à solução sem custos adicionais, que realiza uma varredura automática a cada operação.
Em transações de maior risco, seja pelo alto valor ou por ter alguma característica fora do padrão, o recurso pode ser usado para uma verificação manual mais detalhada.
Split de pagamento
Algumas soluções exigem a divisão de um valor entre dois ou mais recebedores.
É o caso de uma plataforma de marketplace, por exemplo, que fica com uma parte da arrecadação das vendas de seus anunciantes.
Ou de uma clínica médica que permite o uso do espaço para atendimentos em troca de um percentual do pagamento de cada consulta.
Em casos assim, o split de pagamento da Vindi divide automaticamente o valor entre todos os recebedores, de acordo com uma proporção pré-definida.
O serviço está disponível para vendas avulsas e recorrentes.
Se você se interessou por essas funcionalidades, espere até ver como elas podem otimizar o desempenho do seu negócio.
Com um sistema de billing, sua empresa se adapta a mudanças regulatórias sem complicações.
Melhore o billing da sua empresa com a Vindi
Com todos os seus recursos, a plataforma da Vindi pode realizar uma verdadeira revolução no billing de sua empresa.
Ao automatizar os processos de cobrança, você torna suas equipes mais produtivas, pois diversas tarefas manuais deixam de ser necessárias.
E como nosso sistema já é amplamente usado no mercado, não é preciso fazer diversos testes e cumprir uma grande lista de requisitos legais.
Basta configurar com o apoio do nosso time de customer success para começar a vender.
O investimento vale muito a pena, pois os recursos que você terá à disposição vão eliminar despesas administrativas desnecessárias.
Tarefas como a emissão de boletos e o contato com clientes inadimplentes acabam sendo realizadas pelo próprio sistema, sem nenhum gasto extra.
Nenhuma folha de papel precisa ser usada, já que os documentos são encaminhados diretamente para os clientes em formato PDF.
Além disso, também não é preciso telefonar para os clientes inadimplentes, pois a régua de cobranças faz isso sem exigir nenhuma ação.
Mas a melhor vantagem é a liberação dos funcionários, que não precisam se afastar da atividade-fim da empresa.
Sua equipe segue dedicada ao que faz de melhor, enquanto nós nos encarregamos da eficiência nas cobranças.
Então, que tal dar o próximo passo? Coloque em prática as dicas que viu neste conteúdo!
Leve a inteligência em pagamentos da Vindi para o seu negócio
A Vindi é uma plataforma de pagamentos que evolui com você, entregando soluções para quem cobra todo mês e para quem vende todo dia. Mais do que processar transações, entregamos inteligência financeira para direcionar a melhor decisão transacional, garantindo conversão superior, previsibilidade de receita e visibilidade absoluta — da venda ao saldo final. Transforme sua gestão em vantagem competitiva com tecnologia robusta e o acompanhamento estratégico de quem entende o seu modelo de negócio.
