O controle de contas a receber serve como uma bússola financeira.

É por ele que uma empresa se habilita a antecipar receitas, garantindo que elas realmente entrarão, algo fundamental para dar conta das despesas geradas.

Afinal, por mais que a empresa confie em seus clientes, ela precisa saber quando seus pagamentos serão efetuados.

A verdade é que não existe saúde financeira sem que esse tipo de controle seja realizado.

Por outro lado, quando se lida com números e previsões, é muito fácil se perder.

Para evitar erros na hora de fazer cálculos e antecipar as receitas com correção, a palavra de ordem é automatizar.

Lembre-se que estamos em plena Transformação Digital, e empresas que não contam com processos automatizados em algum nível tendem a ficar para trás.

Temos certeza de que não é isso que você quer para o seu negócio, certo?

Então, avance na leitura e veja como aplicar a automação em uma das etapas mais importantes de um ciclo de vendas.

O que são contas a receber?

Contas a receber são receitas obtidas por vendas cujos pagamentos só serão liquidados em datas futuras.

O bom e velho pagamento a prazo, nesse sentido, é um dos tipos de contas a receber mais comuns, assim como as duplicatas e os quase extintos cheques pré-datados.

Tudo que a empresa possa contabilizar para posterior recebimento precisa ser enquadrado como contas a receber.

A gestão dessa modalidade de ativo financeiro é indispensável, já que eles podem lastrear despesas de hoje e futuros investimentos.

Há empresas que usam suas contas a receber como garantia para contrair empréstimos e financiamentos de bancos.

Por aí já dá para ter uma ideia do risco que um gestor corre quando não gerencia esse ativo com máxima precisão.

Dessa maneira, quanto maior o volume de recursos movimentados, maior a exigência por ferramentas de alta performance.

É onde entram sistemas como o da Vindi, com o qual sua empresa é capaz de gerir as contas a receber com exatidão, antecipando receitas com muito mais segurança.

Diferenças entre contas a pagar e receber

Contas a pagar e a receber são duas faces da mesma moeda.

Afinal, para se manter ativa, toda empresa precisa arcar com os custos de mão de obra, insumos e outras despesas recorrentes.

Em outras palavras: sem o controle de contas a receber, é impossível controlar as contas a pagar.

Digamos, por exemplo, que sua empresa assumiu recentemente as despesas por uma grande obra de infraestrutura.

Como tal, essa é uma despesa de longo prazo, o que certamente vai obrigar seus gestores a assumirem contas a prazo ou que representem gastos futuros.

Para dar conta desses custos, o gestor decide usar como garantia suas contas a receber, considerando que os valores previstos serão suficientes para dar conta deles.

Sendo assim, é fundamental que essas receitas futuras sejam honradas. O controle da inadimplência é essencial, mas essa é outra história.

O que importa aqui é que você saiba que contas a pagar e receber andam de mãos dadas, já que umas dependem das outras.

Importância do controle de contas a receber

Contas a receber sob controle representam mais segurança para a gestão de uma empresa.

Além de servirem como lastro e garantia para futuras despesas, elas também compõem o seu patrimônio, sendo por isso usadas até para medir o valuation de uma empresa.

Portanto, o volume de contas a receber diz muito sobre a capacidade de um negócio se manter ativo e sobre o seu potencial de crescimento.

Tê-lo sob controle é indispensável para quem pretende expandir de forma sustentável.

É também uma maneira de assegurar a adimplência em modelos de negócio com receitas recorrentes.

Um curso ou escola que depende das mensalidades de seus alunos para se manter ativo precisa ter esse controle muito bem estruturado.

O mesmo se aplica a empresas que operam com assinaturas, Softwares as a Service (SaaS) e outros produtos do tipo.

Como fazer uma boa gestão de contas a receber

Já deixamos claro que o controle das receitas que estão por serem liquidadas é fundamental, agora como fazer isso do jeito certo?

O primeiro ponto a ser considerado é o volume de dados com que a empresa precisa lidar. 

Nesse aspecto, quanto mais intenso for o fluxo de caixa, maior será a demanda por soluções desenvolvidas especificamente para controle de contas a receber.

Por mais que alguns gestores conservadores ainda aceitem o uso de métodos manuais, essa é uma solução a ser evitada, em razão do alto risco de imprecisão que apresenta.

Quanto mais informatizado o controle dos recebimentos, mais segurança e precisão em seus registros.

Cabe frisar que informatizar nem sempre é sinônimo de automatizar.

No primeiro caso, estamos falando de toda e qualquer solução que dependa do uso de computadores.

Já a automação envolve recursos mais avançados.

Por isso, normalmente sua implementação depende do apoio de especialistas e de empresas como a Vindi.

Saiba mais sobre como fazer uma boa gestão de contas no podcast do Gustavo Cerbasi:

Devo usar uma planilha de contas a receber?

Negócios são como pessoas.

Eles nascem, crescem e se desenvolvem em vários estágios, e a tendência é que os recursos necessários em cada etapa evoluam junto.

No que diz respeito à gestão de contas, as planilhas em Excel ou as fornecidas na nuvem por marcas como Google e Microsoft são um recurso inicial.

Elas ajudam em um primeiro momento, quando o negócio ainda tem métodos de controle incipientes e o volume de recursos movimentado é reduzido.

No entanto, com o tempo, é natural que as planilhas apresentem um esgotamento, já que demandam intervenção manual para serem atualizadas.

Dessa maneira, trata-se de uma solução a ser utilizada apenas quando a empresa ainda não dispõe de recursos suficientes para investir em um sistema mais robusto de controle.

Isso vale apenas para as empresas que fazem poucas vendas por dia ou que têm um capital de giro pequeno para gerir.

4 riscos que você corre ao não automatizar a gestão de contas a receber

O processo de contas a receber é relativamente simples, dependendo do tamanho da carteira de clientes.

De forma resumida, nele são contempladas todas as entradas de dinheiro na empresa, por meio do controle dos “clientes a receber”.

Sendo assim, deixar de controlar o status de cada cliente, assim como o faturamento, pagamentos recorrentes ou parcelados em dia e ou atrasados para cartão de crédito ou boleto, é um risco.

A propósito, esse risco será muito maior se o processo for realizado de forma manual, uma vez que ocupa demasiadamente a mão de obra, além de gerar retrabalho.

Desta forma, automatizar as contas a receber é fundamental para evitar os riscos e contratempos que veremos a seguir.

Acompanhe!

1. Problemas com recebimento

Ao automatizar a cobrança, todo o processo se torna ativo e, ao identificar um erro ou problema, é possível fazer uma nova tentativa de cobrança ou até mesmo notificar o cliente com mensagens customizáveis.

Ainda é possível integrar a gestão de contas a receber ao seu ERP, automatizando ainda mais todo o sistema e até suspendendo acessos indevidos, por exemplo.

2. Gerar faturas em datas corretas

Além de evitar erros, a automatização também melhora muito a experiência do cliente, pois ele passa a saber que as cobranças acontecem na data combinada.

Algo que não acontece em processos manuais, ainda mais quando temos diversos modelos de cobranças mensais, semestrais e anuais.

3. Inadimplência crônica

Ao enviar notificações por e-mail ou SMS, informando o valor em aberto do boleto ou sugerindo o cadastro de um novo cartão de crédito, é possível reduzir consideravelmente os inadimplentes.

Nesse sentido, ter um sistema automatizado capaz de enviar estas notificações é uma tremenda mão na roda e um diferencial competitivo perante a concorrência.

4. Misturar bons e maus pagadores

Com processos de cobrança automatizados, todos os acontecimentos são sinalizados através de indicadores em painel ou relatórios completos, contendo informações sobre a venda, sua aprovação e os pagamentos realizados pelo cliente.

Dessa forma, você consegue saber quem são os bons e os maus pagadores e visualizar o fluxo de receita, além de conseguir antecipar momentos de aperto financeiro.

Como a Vindi ajuda com as contas a receber

Seja qual for o porte do negócio, é natural que se queira abraçar o maior número de tarefas.

No entanto, por maior que seja o esforço, dificilmente o crescimento acontece quando não há preparo.

Por isso, é muito importante investir em recursos que, além de automatizar o sistema de contas a receber, ajudem a evitar erros e permitam a previsibilidade financeira.

Igualmente importante é que ele seja integrável a outras soluções, seja por plataforma, plugin ou API

Dessa forma, você evita custos desnecessários de migração, além de garantir o crescimento sadio para o seu negócio.

E aí, percebeu como é importante automatizar os processos de recebimento para garantir a saúde do seu negócio?

É assim que a Vindi ajuda mais de 6 mil empresas a venderem mais e sempre!

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