Redação Vindi Muita gente acha que a gestão de clínicas se resume a realizar atendimentos e fazer cobranças, mas é muito mais do que isso.
Seja em uma instituição médica, odontológica ou até mesmo veterinária, é preciso ter conhecimento em várias áreas para atuar na administração.
Ao deixar de ser gerenciada de uma maneira adequada, uma clínica pode enfrentar diversos transtornos, como problemas com a marcação de consultas, falta de materiais ou até dificuldades financeiras.
Além disso, a desorganização pode arruinar a relação com os pacientes, que esperam um bom atendimento.
Mas não precisa ser assim, já que a tecnologia ajuda a evitar esse tipo de situação.
Com um bom software de apoio, a gestão de clínicas de qualquer tipo se torna bem mais simples.
Afinal, diversas tarefas podem ser otimizadas, melhorando a produtividade e ajudando na organização.
Leia o nosso artigo para saber como isso funciona.
Automatizar a gestão de clínicas melhora a organização, reduz erros e aumenta a eficiência operacional.
O que é gestão de clínicas?
Gestão de clínicas é a atividade de integrar todos os setores de uma instituição de saúde para garantir um bom funcionamento.
Por isso, o gestor atua em diversas áreas, desde a organização da agenda, passando pelo gerenciamento de contratos e de materiais, até a administração financeira.
Todas as tarefas são realizadas em conjunto, pois em um estabelecimento desse tipo muitas ações impactam nas demais.
Por exemplo: de acordo com o número de consultas marcadas, é preciso ter à disposição um volume de materiais no estoque suficiente para atender à demanda.
A partir do conhecimento da situação da clínica, é possível tomar as melhores decisões para o seu funcionamento.
Continue lendo para entender a importância desse papel.
Qual a importância de uma boa gestão em uma clínica médica?
A gestão de clínicas é importante para garantir que a experiência do paciente seja positiva em todas as etapas.
Além disso, os colaboradores e parceiros da instituição também se beneficiam de um ambiente bem organizado, pois não precisam lidar com transtornos.
É comum vermos profissionais como médicos e dentistas firmando parcerias com as clínicas, em vez de serem contratados como funcionários.
Nesses casos, é preciso que a instituição possa organizar os horários de atendimento, materiais utilizados e a própria remuneração.
Além disso, a falta de uma gestão eficiente pode causar diversos problemas.
Imagine que um médico não tenha luvas descartáveis ou materiais para curativos para usar em uma consulta, pois sua sala não foi abastecida.
Afinal, a compra desses materiais é de responsabilidade do setor que gerencia o estoque, porém precisa passar pelo departamento financeiro.
Portanto, cabe ao gestor fazer este trâmite.
Outro exemplo de transtorno é o agendamento de uma consulta para um horário em que não há profissionais disponíveis.
Nesse caso, é preciso haver um esquema para organizar as escalas de atendimento, e esse planejamento deve estar disponível para os atendentes que fazem as marcações.
Essa necessidade de integração torna indispensável a presença de um profissional responsável pela gestão de clínicas de saúde em todos os aspectos.
No próximo tópico, vamos abordar os obstáculos que precisam ser superados nesse ramo.
Quais os principais desafios da gestão de clínicas?
Devido às particularidades da área da saúde, a gestão de clínicas tem algumas diferenças em comparação com outros tipos de empresas.
Por isso, o profissional precisa saber enfrentar uma série de desafios para poder garantir o bom funcionamento da instituição.
Conheça alguns dos principais:
- Variedade de ações: o gerenciamento de uma clínica de saúde é um conjunto de muitas tarefas isoladas, como a logística necessária para a compra de insumos e equipamentos, a gestão de finanças, contabilidade, entre outras, o que exige bastante versatilidade
- Comunicação interna: setores com papéis diversos precisam atuar de forma integrada, o que torna o gestor uma peça chave para garantir uma comunicação interna eficiente
- Planejamento estratégico: o bom profissional sabe aplicar ferramentas que auxiliam na elaboração de um plano de gestão, como OKR (Objetivos e Resultados-Chave), análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) e Matriz BCG
- Equilíbrio financeiro: a atividade exige conhecimentos sobre gestão financeira, pois é preciso acompanhar e projetar fluxo de caixa, elaborar orçamentos e relatórios contábeis e garantir que o valor em caixa será suficiente para cobrir todas as despesas
- Adequação à tecnologia: é importante que uma clínica médica conte com equipamentos atuais, tanto para o atendimento aos pacientes quanto em relação à própria gestão da empresa, com softwares que auxiliem em todas as tarefas
- Treinamento e atualização constantes: é preciso contar com um time de colaboradores capacitados em todos os aspectos para garantir que os pacientes receberão um atendimento padronizado e em conformidade com os padrões de saúde.
A tecnologia pode dar um apoio importante para a atuação nessa área, por meio de um software de gestão de clínicas.
Mas para isso, a decisão sobre qual plataforma utilizar deve ser tomada com cuidado.
Como escolher um bom sistema de gestão de clínicas?
A escolha do sistema de gestão de clínicas deve ser feita levando em consideração as particularidades da instituição.
Por isso, é importante analisar todos os recursos disponíveis e verificar quais melhor se encaixam na rotina da empresa.
De qualquer forma, para qualquer tipo de estabelecimento, é importante contar com estas tecnologias:
- Computação em nuvem: o software roda no servidor da empresa provedora do serviço e, por isso, pode ser acessado diretamente por qualquer outro dispositivo por um navegador de internet com login e senha, facilitando o acesso ao sistema
- Autenticação em dois fatores: além de informar a senha, o usuário ainda precisa passar por mais uma etapa para se identificar, podendo ser por meios como biometria ou o envio de um código recebido por algum canal de comunicação pré-definido, como e-mail ou SMS
- Integrações via API: por meio de algumas linhas de código, o software pode trocar informações com outras plataformas, o que permite automatizar comandos e preenchimentos de dados, otimizando o atendimento.
Por meio dessas tecnologias, os sistemas podem contar com diversas funcionalidades, o que inclui:
- Calendário de consultas: permite inserir os dados de todos os agendamentos e horários disponíveis
- Prontuário eletrônico: as informações sobre o paciente ficam sempre disponíveis para o profissional responsável pelo atendimento
- Controle de estoque: agrupa dados sobre todos os insumos armazenados, informando o prazo de validade e quais itens estão perto de se esgotar
- Telemedicina: permite a realização de consultas à distância por vídeo.
Considere que o uso de uma ferramenta de gestão de clínicas de saúde pode agilizar bastante o trabalho no estabelecimento, como vamos explicar na sequência.
Quais tarefas da gestão de clínicas podem ser automatizadas?
Entre as principais vantagens do software de gestão de clínicas está a possibilidade de automatizar diversos processos.
Sem esse recurso, os funcionários do estabelecimento teriam que realizar manualmente mais ações, que tornaria a rotina mais movimentada e representaria risco de um erro humano.
Veja agora algumas das tarefas que podem ser otimizadas com o uso de uma plataforma adequada:
- Agendamento de consultas: os próprios pacientes podem acessar um link fornecido pela instituição para marcar suas consultas nos horários disponibilizados
- Atendimento ao público: por meio da inteligência artificial, é possível programar chatbots que podem responder a perguntas básicas na ausência de um atendente humano
- Envio de lembretes: o sistema automaticamente encaminha mensagens ao paciente quando a data da consulta marcada se aproximar, evitando esquecimento
- Emissão de relatórios: diversos dados sobre o atendimento e as rotinas do estabelecimento são organizados em documentos que ajudam a instituição a acompanhar seu desempenho
- Automação de marketing: a ferramenta pode ser usada para configurar iniciativas como campanhas de fidelização para oferecer serviços específicos a pacientes com determinada característica
- Cobrança integrada: por meio de uma conexão via API com uma plataforma de pagamento como a Vindi, é possível configurar a geração de faturas com os dados dos pacientes usando o próprio software de gestão.
Como você deve ter percebido, a cobrança é um ponto crucial para a gestão de clínicas.
Vamos nos aprofundar nesse assunto nos próximos tópicos.
Como otimizar a gestão de cobranças em uma clínica médica?
A gestão de cobranças de uma clínica médica pode ser automatizada por meio de softwares especializados em cobrança.
Dessa forma, todas as tarefas manuais de preparação de faturas para o pagamento de consultas e procedimentos podem ser realizadas com um comando bem simples.
Basta criar um cadastro com os dados de cobrança dos clientes.
Outro fator importante é diversificar as formas de pagamento, para que os pacientes possam escolher como preferem acertar os valores.
Métodos com cartão de crédito, boletos bancários e Pix via QR Code são necessidades básicas, além das carteiras digitais, que vêm ganhando espaço.
Os dados das transferências de cada consulta devem ser armazenados no histórico do cliente, permitindo assim mais facilidade em suas próximas consultas.
A clínica pode oferecer pacotes fechados com um determinado número de consultas por um valor que sairia mais em conta com comparação com os preços cobrados separadamente.
Outra alternativa é adotar o modelo da recorrência, cobrando um valor fechado de forma periódica por um serviço prestado de forma constante.
Dessa forma, é possível fidelizar os clientes e aumentar a previsibilidade de receitas.
É importante ressaltarmos que todas essas ações dependem de um sistema robusto de cobranças.
Por isso, no próximo tópico vamos explicar como adotar a melhor ferramenta para sua instituição.
Sistemas integrados oferecem agilidade no atendimento e elevam a experiência do paciente.
Como escolher um sistema de pagamentos para a clínica?
A escolha de um sistema de cobranças é tão importante quanto a definição do próprio software de gestão de clínicas.
Afinal, os dois sistemas devem ter interoperabilidade para que as tarefas possam ser otimizadas com sucesso, facilitando a operação no estabelecimento.
Por isso, é indispensável que as duas ferramentas tenham APIs disponíveis para a integração entre elas.
Além disso, é preciso conferir se o sistema conta com as funcionalidades necessárias para realizar todas as ações que citamos no tópico anterior.
A diversificação das formas de pagamento e a possibilidade de adotar a recorrência são requisitos importantes.
Outro fator essencial é a escalabilidade, ou seja, a capacidade de se adaptar a novas demandas em um cenário de crescimento.
Além de ser especialista em recorrência, a Vindi é um sistema altamente escalável.
Prova disso foi a healthtech Sami, que em três anos escalou de 10 para mais de 18 mil beneficiários, alcançando uma receita recorrente anual de R$ 60 milhões.
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