Redação Vindi Enviar uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia é simples, mas é preciso ter cuidado.
Entender como abordar alguém que está devendo é indispensável, até porque um estabelecimento desse tipo tem nos pagamentos mensais sua principal — senão única — fonte de receitas.
Empresas que erram o tom de um conteúdo desse tipo geram um desconforto desnecessário, que pode levar ao cancelamento da matrícula.
Por outro lado, se a cobrança não é feita, o aluno não se lembra de pagar e pode até parar de frequentar o estabelecimento por desinteresse.
São dois extremos que refletem diretamente na receita da empresa.
Criar rotinas para realizar esse contato de uma maneira eficiente ajuda o negócio a preservar o relacionamento com os alunos e evitar perdas financeiras.
Além disso, é possível automatizar essas tarefas para aumentar ainda mais a eficiência delas.
Continue lendo, saiba como fazer isso e veja exemplos de mensagens de cobrança de mensalidade de academia.
Mensagens de cobrança bem planejadas preservam o relacionamento e reduzem inadimplência em academias.
Importância da mensagem de cobrança de mensalidade de academia
O envio de uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia a alunos que atrasaram seus pagamentos pode fazer toda a diferença para os resultados do negócio.
Afinal, a inadimplência é um dos principais fatores que podem reduzir a receita.
Por se basear no modelo da recorrência, a academia de ginástica depende diretamente desses pagamentos.
E é por isso que manter uma boa retenção é tão importante quanto conquistar novas inscrições.
Porém, as mensagens de cobrança precisam ser enviadas com cuidado. Afinal, receber uma cobrança é sempre desconfortável.
É preciso prestar atenção no tom de voz, ou seja, a forma como o seu texto irá soar para quem estiver lendo.
Continue lendo para entender como caprichar em suas mensagens.
Como fazer uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia?
Antes de começar a escrever uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia, é preciso atenção para que o conteúdo funcione bem.
Até porque são muitos detalhes a serem considerados para convencer o aluno a quitar seus débitos.
Para não errar no tom, veja as dicas que vamos dar agora.
Educação acima de tudo
Ser educado é essencial para manter o relacionamento com o cliente.
E é preciso tomar muito cuidado, porque muitas vezes um texto pode soar agressivo ou incisivo para quem lê sem que o autor perceba.
Por isso, leia e releia seus conteúdos para garantir um tom educado e evitar que o texto pareça inadequado.
Aproxime-se do cliente
Ser educado não significa criar um texto frio ou distante.
Uma academia de ginástica e musculação é um ambiente amigável e, por isso, a mensagem não precisa ser muito formal.
Procure criar um conteúdo que soe simpático e próximo, como você espera que um atendente lide com seus alunos pessoalmente.
Demonstre empatia
Ao fazer uma cobrança, é preciso demonstrar que você entende a situação do aluno.
Para isso, exercite a empatia, ou seja, se coloque no lugar da pessoa que está sendo cobrada.
Se você estivesse recebendo uma mensagem de cobrança, como gostaria que ela soasse?
Pense nisso ao começar a preparar os seus textos.
Respeite a legislação
Além de garantir uma mensagem eficiente, também é preciso respeitar a legislação.
O Código de Defesa do Consumidor cita três fatores que não podem acontecer:
- Constrangimento
- Ameaça
- Exposição ao ridículo.
Portanto, a situação de inadimplência não pode ser tornada pública.
A mensagem deve ser enviada diretamente para a pessoa, em um canal que não envolva intermediários.
Mas também é preciso tomar cuidado com o conteúdo da mensagem, evitando soar ameaçador, irônico ou constrangedor.
Destaque as vantagens
Para quem trabalha com academia, não é difícil destacar o quanto é vantajoso ficar em dia para poder seguir treinando e cuidando da sua saúde.
Portanto, a mensagem deve ter estímulos para que a pessoa retome sua rotina para o seu próprio bem-estar.
No próximo tópico, vamos mostrar na prática como criar um texto a partir das dicas que demos aqui.
Exemplos de mensagem de cobrança de mensalidade de academia
Veja agora alguns exemplos de mensagem de cobrança de mensalidade de academia que seguem as dicas que demos acima.
Você pode usar estes textos para fazer suas cobranças ou se inspirar neles para redigir conteúdos próprios com a cara da sua empresa.
Antes do vencimento
Olá, [nome do cliente]!
Tudo bem?
Como vão os treinos na academia [nome da empresa]?
Só estamos passando aqui para lembrar você que sua mensalidade de [mês da cobrança] vence no próximo dia XX.
Fique em dia para seguir com seu plano de exercícios.
Foco no resultado!
Na data do vencimento
Olá, [nome do cliente]!
Como vai você?
Hoje é dia de pagar sua mensalidade de [mês da cobrança] da academia [nome da empresa]!
Então, evite atrasos para poder continuar seus treinos tranquilamente.
Não deixe a peteca cair!
Poucos dias após o vencimento
Olá, [nome do cliente]!
Como você está?
Somos da academia [nome da empresa] e não identificamos o pagamento da sua mensalidade de [mês da cobrança], que venceu no dia XX.
Estamos aqui para ajudar você a ficar novamente em dia para retomar seus treinos o quanto antes!
Nos chame se tiver dúvidas, ou venha conversar conosco!
Vários dias depois
Olá, [nome do cliente]!
Já faz um tempo que você não aparece na academia [nome da empresa], não é mesmo?
Que tal retomar?
É só pagar a mensalidade deste mês para poder se exercitar aqui de novo, com equipamentos modernos e os instrutores que você já conhece.
Garanta uma vida mais saudável treinando novamente conosco!
Mensagens para negociação de dívidas ou planos em atraso em academia
Em academias, uma forma de garantir a adimplência é usando um sistema que barre o acesso caso o aluno não esteja em dia com as mensalidades.
Esse recurso evita que a secretaria perca o controle sobre os pagamentos.
Assim, um cliente que está há bastante tempo inadimplente só precisa ser convencido a voltar a pagar uma única mensalidade para poder voltar a acessar o espaço.
Portanto, a mensagem de cobrança de mensalidade de academia deve soar como um convite.
Esse aluno já fez a opção por frequentar uma academia uma vez e há um interesse da pessoa a ser explorado.
Deixe claro que basta pagar apenas uma mensalidade.
Além disso, explore as vantagens da pessoa retornar ao espaço que já conhece, e onde já tem um plano de treino estabelecido, em vez de começar tudo de novo em um espaço diferente.
Veja no próximo tópico os melhores meios de comunicação para encaminhar um texto como esse.
Como enviar mensagem de cobrança de mensalidade de academia?
Escolher um bom canal de comunicação é uma forma de aumentar a eficiência de suas mensagens de cobrança de mensalidade de academia.
E seja qual for o meio escolhido, o ideal é contar com um sistema que possa automatizar esses envios, como a Vindi.
Assim, a tarefa não tomará muito tempo dos gestores ou secretários da academia.
Ainda vamos explicar com mais detalhes como esse processo pode ser feito.
Mas, primeiro, conheça os melhores canais para o envio de mensagens de cobrança de mensalidade de academia.
O WhatsApp é um dos meios de comunicação preferidos no Brasil, com mais de 147 mil usuários no país, segundo dados do Statista.
Por isso, essa é uma maneira de garantir um bom alcance para suas mensagens.
Além disso, é possível inserir no app um link de pagamento para que o cliente faça sua quitação assim que puder, direto de seu celular.
A Vindi conta com esse recurso, inclusive com mensagens prontas para várias situações.
SMS
O SMS também é uma boa ferramenta para mensagens rápidas e objetivas.
Quando uma mensagem chega por esse canal, a pessoa recebe uma notificação, o que nem sempre acontece no WhatsApp.
Portanto, a chance de visualização é bastante alta, tornando essa uma boa ferramenta para lembretes na data de vencimento.
Mas é preciso ser objetivo, pois cada texto pode ter até 160 caracteres.
Você pode dividir o conteúdo em dois ou mais envios, mas nesse caso evite quebrar uma frase ao meio, pois a mensagem pode parecer sem sentido à primeira vista.
Embora não proporcione uma visualização rápida, e-mail é uma alternativa interessante para quem precisa enviar uma mensagem mais completa.
Para apresentar condições de pagamento e diferentes planos, esse é o canal ideal.
Ainda assim, é importante ter cuidado para não escrever mensagens muito longas.
Use frases e parágrafos curtos e recursos como imagens e listas de itens para dar mais fluidez à leitura.
Como você viu, usar qualquer um desses canais que mostramos pode ser eficiente conforme a situação.
Por isso, é importante elaborar um plano, como vamos explicar no próximo tópico.
O que é e quais as vantagens da régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma estratégia de envios de lembretes e notificações para garantir o pagamento em dia em negócios recorrentes.
A ideia é que esses envios sejam feitos de acordo com a situação de cada cliente, seguindo um planejamento pré-estabelecido.
Tanto o conteúdo quanto o canal usado no envio podem variar conforme cada situação.
Por exemplo: a primeira mensagem é enviada cinco dias antes do vencimento, por e-mail.
Quem ainda não pagou até a data de vencimento ainda pode receber um lembrete via SMS.
Para os que seguirem inadimplentes, outras mensagens podem ser encaminhadas caso passem 10, 15 ou 30 dias de atraso.
A grande vantagem é contar com uma política de cobrança padronizada.
Além disso, uma plataforma de pagamento como a Vindi possui a régua de cobrança automatizada, em que as mensagens são enviadas pelo próprio sistema conforme as pré-definições feitas pelo gestor ou colaborador da empresa.
Dessa forma, nenhum funcionário da academia precisa perder tempo analisando a situação de cada aluno e enviando as mensagens.
Assim, a régua de cobrança programada dessa maneira também ajuda a melhorar a produtividade da empresa.
A seguir, veja outras dicas para combater a inadimplência.
Empatia e tom educativo são essenciais para cobranças eficazes e para evitar cancelamentos.
Dicas para evitar a inadimplência em academias
Existem várias maneiras de evitar a inadimplência em empresas recorrentes, para que você não precise depender apenas de mensagens de cobrança de mensalidade de academia.
Conheça agora ações importantes que podem impactar positivamente no caixa do seu estabelecimento.
Medidas preventivas
A melhor maneira de evitar a inadimplência é satisfazer o aluno em todos os aspectos.
Somente assim, é possível garantir que os matriculados desejem seguir usando sempre o espaço.
Em primeiro lugar, treine sua equipe para prestar o melhor atendimento possível.
Garanta um bom número de instrutores para que o apoio seja personalizado e invista em bons equipamentos, em grande número para evitar filas.
Procure acompanhar o crescimento da sua academia, ampliando as instalações conforme o número de matriculados aumenta.
A experiência do cliente é o primeiro passo para evitar atrasos nas mensalidades.
Diversifique as formas de pagamento
Há várias formas de pagamento disponíveis e é importante garantir que o cliente possa pagar da maneira que preferir.
Alguns dos métodos disponíveis hoje também ajudam no combate à inadimplência.
Um dos mais eficientes é o cartão de crédito na recorrência, em que o cliente só precisa fazer um único cadastro para que os pagamentos aconteçam automaticamente todo mês.
Além da comodidade ao aluno e à própria empresa, esse meio não compromete o limite do cartão, pois cada transação é isolada, sem que haja uma soma das mensalidades.
Outra alternativa interessante é usar um sistema de cobranças nos moldes da Vindi para adotar o Pix recorrente, com o envio mensal automático do QR Code.
Ainda, tenha em mente que ainda haverá quem prefira o tradicional boleto bancário.
Estratégias regulares de lembretes preventivos
Ao criar sua régua de cobranças, não espere que o cliente se esqueça de pagar para que as notificações comecem a ser encaminhadas.
Mensagens avisando que faltam poucos dias para o vencimento são uma maneira importante de evitar atrasos nas mensalidades.
E no dia do vencimento, um SMS para lembrar o aluno de fazer o pagamento cai bem.
O impacto positivo de uma cobrança bem feita
Uma cobrança incisiva demais pode deixar o cliente em uma posição defensiva, se sentindo acuado pela empresa.
Assim, a tendência é que ele vá treinar em outro lugar.
Por outro lado, usar educação e exaltar as vantagens de voltar a treinar pode aumentar as chances de recuperação da inadimplência.
Automação como um diferencial competitivo com a Vindi
Lidar com cobranças costuma ser uma tarefa trabalhosa quando a empresa não conta com ferramentas adequadas.
Além de demandar tempo para gerenciar individualmente a situação de cada aluno, esse trabalho envolve muitos cálculos.
Por isso, sempre há risco de algum erro.
A automatização do envio das mensagens de cobrança de mensalidade de academia evita problemas na contabilidade e ajuda a empresa a manter uma boa relação com o cliente.
A Vindi conta com um sistema avançado que pode realizar todo esse processo.
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