Automação de pagamento: o que é, vantagens e como fazer

2,1K

Automação de pagamento é um conceito essencial para empreendedores e lojistas que buscam eficiência e redução de custos em suas operações financeiras.

Neste artigo, vamos explorar o que é automação de pagamento, suas vantagens, e como implementá-la em seu negócio.

Se você já enfrentou dificuldades com inadimplência ou erros operacionais, continue lendo para descobrir como a automação pode ser a solução que você procura.

O que é automação de pagamentos?

Automação de pagamentos é a utilização de sistemas e tecnologias para gerenciar e processar pagamentos de forma automática, principalmente de serviços recorrentes. Este processo inclui desde a emissão de faturas até a conciliação bancária, reduzindo a intervenção manual e minimizando erros. Com a automação, os empreendedores podem se concentrar em outras áreas cruciais do negócio, enquanto o sistema cuida das transações financeiras.

A importância da automação de pagamentos está na eficiência e precisão que ela traz ao processo financeiro. Com menos erros e uma maior rapidez nas operações, as empresas conseguem manter um fluxo de caixa mais saudável e previsível. Isso não só melhora a gestão financeira, mas também aumenta a satisfação dos clientes ao garantir que os pagamentos sejam processados de forma correta e ágil.

Vantagens da automação de pagamentos

O uso da automação de pagamento é cada vez mais popular nas empresas, principalmente as que trabalham com recorrência. Afinal, este é um recurso que pode beneficiar tanto o negócio quanto seus consumidores, como vamos mostrar abaixo.

Para a empresa

Algumas das vantagens que a automação pode proporcionar para empresas são:

• Otimização de processos: a automação de pagamentos pode ajudar em tarefas como cobrança de inadimplentes e até análises de resultados, evitando que seus colaboradores gastem energia em atividades manuais trabalhosas
• Melhor atendimento: com o aumento da produtividade graças ao sistema de automação, os funcionários podem dar mais atenção para o atendimento ao cliente, que por consequência tem uma melhora na qualidade
• Menor inadimplência: com a automação, você pode pré-definir ações capazes de resolverem boa parte dos casos de falta de pagamento sem necessidade de intervenção humana
• Gestão financeira: a realização de processos automáticos torna mais fácil o gerenciamento do fluxo de caixa da sua empresa, pois os sistemas de cobrança recorrentes aumentam a previsibilidade das suas receitas
• Acompanhamento de dados: um sistema de automação de cobranças também é capaz de emitir a qualquer momento relatórios com diversas métricas que podem embasar a tomada de decisões.
• Redução de custos – A automação elimina a necessidade de tarefas manuais repetitivas, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas. Isso resulta em uma significativa redução de custos operacionais.
• Redução de erros operacionais – Sistemas automatizados minimizam as chances de erros humanos, garantindo que os pagamentos sejam processados corretamente.

Para o cliente

O cliente também sai ganhando quando a empresa adota um sistema de automação de pagamento. Confira algumas das vantagens:

• Praticidade: a cada mês, todo cliente tem muitas contas para pagar, e o esquecimento de uma delas pode render bastante dor de cabeça. A automação pode garantir o pagamento sem nenhuma ação ou, se o cliente não preferir pagar automaticamente, ele pode ser lembrado por uma mensagem automática
• Melhor experiência do cliente: uma plataforma de automação torna o processo de cobrança e pagamento mais fluido e com menos fricções, dentro do conceito de pagamentos invisíveis, ou seja, quando o ato do pagamento não é percebido pelo consumidor
• Segurança: dependendo do produto comprado ou serviço contratado, é comum precisar informar dados sensíveis, como endereço, telefone, CPF e número do cartão de crédito. Por isso, quem consumir de uma empresa que adote a automação do pagamento pode contar com uma proteção maior a essas informações
• Variação nas formas de pagamento: cada cliente tem suas preferências, e há muitos métodos de pagamento que podem ser escolhidos atualmente. Portanto, é importante contar com uma ferramenta que permita aceitar as principais modalidades possíveis.
• Flexibilidade – A automação permite oferecer múltiplas opções de pagamento, atendendo às preferências dos clientes.

Lembre-se que a escolha de uma boa plataforma é importante para que você possa aproveitar todas as vantagens.

Como a automação de pagamentos reduz a inadimplência

A inadimplência é um problema comum que muitas empresas enfrentam. No entanto, a automação de pagamentos pode ajudar a reduzir significativamente essa questão.

1. Lembretes automáticos – Sistemas automatizados enviam lembretes de pagamento para os clientes antes da data de vencimento, diminuindo a chance de esquecimentos.
2. Pagamentos recorrentes – Com a automação, é possível configurar pagamentos recorrentes, garantindo que as faturas sejam pagas no prazo.
3. Facilidade de pagamento – Ao oferecer diversas opções de pagamento e um processo simplificado, os clientes estão mais propensos a realizar os pagamentos em dia.

Como fazer a automação de pagamentos? 7 dicas

Implementar a automação de pagamentos pode parecer desafiador, mas com as dicas certas, você pode tornar esse processo mais simples e eficaz.

1. Faça o mapeamento dos pagamentos a receber

Antes de começar, é fundamental entender todos os tipos de pagamentos que sua empresa recebe. Isso inclui diferentes métodos de pagamento, prazos, e valores. Um mapeamento detalhado ajudará a identificar quais processos podem ser automatizados.

2. Analise o que é possível automatizar

Nem todos os processos financeiros podem ser automatizados, então é importante avaliar quais tarefas repetitivas e demoradas podem ser realizadas por um sistema automatizado. Priorize aquelas que trarão maior impacto na eficiência e na redução de custos.

3. Escolha um sistema/plataforma de pagamentos

Pesquise e selecione um sistema de pagamento que atenda às necessidades específicas do seu negócio. Considere fatores como custo, funcionalidades, e integração com outras ferramentas que você já usa.

4. Faça as integrações necessárias

Para garantir que a automação funcione de maneira eficaz, é crucial integrar o sistema de pagamento com outras plataformas e ferramentas que sua empresa utiliza via API, como sistemas de gerenciamento financeiro e CRMs.

5. Personalize de acordo com cada cliente

Ofereça uma experiência personalizada para seus clientes, ajustando as configurações do sistema de pagamento para atender às preferências individuais de cada um. Isso pode incluir opções de pagamento flexíveis e lembretes personalizados.

6. Treine seu time

Certifique-se de que toda a equipe esteja bem treinada no uso do novo sistema de pagamento automatizado. Isso garantirá que todos possam tirar o máximo proveito das funcionalidades oferecidas e resolver quaisquer problemas em menos tempo.

7. Gere relatórios de acompanhamento

Monitore regularmente o desempenho do sistema de pagamento automatizado através de relatórios detalhados. Isso permitirá identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria, garantindo que o processo continue eficiente e eficaz.

Vale a pena terceirizar a cobrança recorrente?

Agora que você sabe o que é automação de pagamento, deve estar se perguntando se vale a pena investir verba da empresa para contratar uma plataforma de cobrança recorrente.

Se você ainda tiver dúvidas, dê uma olhada nos benefícios abaixo:

• Customização: as ferramentas permitem que você realize várias configurações de de acordo com as estratégias do seu negócio, escolhendo canais de comunicação adequados e acompanhando as métricas que mais fazem sentido
• Agilidade: a automatização permite que as tarefas sejam implementadas com muito mais velocidade, aumentando a produtividade da sua equipe
• Melhores condições de trabalho: hoje em dia, o fluxo de informações é bem mais alto, e ferramentas que substituem tarefas manuais deixam de ser luxo para se tornarem uma necessidade, evitando que seus colaboradores sofram com estresse e esgotamento
• Menos erros humanos: ao delegar tarefas como contagem e cálculos para um software, evitamos aqueles erros por distração que sempre podem acontecer
• Análise de dados: além de executarem as atividades relacionadas à cobrança da sua empresa, plataformas geram dados que podem fornecer bons insights dos seus produtos ou serviços
• Menos chargeback: uma plataforma com certificado de segurança avançado pode ajudar a barrar fraudes e evitar transtornos como chargeback (devolução do pagamento realizado em caso de fraudes). Muitas plataformas oferecem garantia contra esse problema
• Suporte: as melhores alternativas de plataformas de cobrança contam com suporte para atender você e solucionar suas dúvidas, além de tutoriais em texto e vídeo para que você explore ao máximo o potencial do sistema
• Diversificação: um software de cobranças recorrentes pode ajudar a oferecer mais formas de pagamento, como vamos explicar no próximo tópico.

Por que diversificar os meios de pagamento com uma plataforma de cobrança?

Já passou o tempo em que tínhamos que escolher entre pagar em dinheiro ou cheque; os meios de pagamento evoluíram bastante desde então. O débito em conta corrente e o cartão de crédito já fazem parte da realidade do consumidor brasileiro há décadas e são muito eficientes na recorrência, já que o pagamento é feito sem que o consumidor precise realizar nenhuma ação. 

Porém, a evolução da tecnologia a partir da internet resultou na geração de uma série de novas formas de transferir dinheiro. O principal exemplo disso foi o surgimento do Pix, que logo já caiu nas graças da população.

Poucos sabem que a grande novidade dos meios de pagamento pode ser uma grande aliada também na cobrança recorrente, apesar de ser uma transferência instantânea. Mas, se você não tiver uma plataforma para automatizar as cobranças, o Pix vai acabar dando uma dor de cabeça bem grande para você e seu time de funcionários – e o mesmo vale para outros sistemas tecnológicos, como links de pagamento e carteiras digitais.

Em resumo: com uma plataforma de cobranças, além de poder oferecer as principais formas de pagamento que existem na atualidade, seu negócio estará preparado para as tendências.

Conheça um ecossistema completo de pagamentos

É importante ressaltar que muitas vantagens da automação de pagamento que mencionamos neste artigo podem não estar disponíveis em todas as ferramentas. Por isso, é importante que você pesquise bem sobre as plataformas de pagamentos disponíveis no mercado e garanta que terá à sua disposição todas as vantagens que necessita.

A Vindi é um ecossistema completo de pagamentos recorrentes, além de oferecer soluções para e-commerce e negócios físicos. Com o nosso sistema, você pode criar novos produtos e definir uma precificação para cada um deles com facilidade e gerenciar o cadastro dos seus clientes, com o método de pagamento definido por eles.

Contamos ainda com o recurso da régua de cobranças para que você não precise se preocupar com uma boa parte dos casos de inadimplência, além das retentativas de cobrança por cartão que mencionamos há pouco. 

Conheça a Vindi, um ecossistema completo de pagamentos digitais e presenciais!