Com as relações de trabalho cada vez mais fluidas, é cada vez mais necessário pensar em como a Gestão de Tempo pode impactar negativamente ou positivamente nos seus resultados.

Independentemente da sua área de atuação, uma coisa é certa: administrar o tempo pode te ajudar a produzir na medida certa para alcançar suas metas.

Além disso, colocar o foco no lugar certo garante entregas mais assertivas e eficientes.

Vamos falar mais sobre isso?

Leia também: ICE SCORE: como priorizar as tarefas do seu time

Por que precisamos falar sobre Gestão de Tempo?

Você já disse ou escutou alguém dizer que o dia precisava de mais de 24h para que todas as tarefas fossem cumpridas? Se a resposta foi SIM, provavelmente existia uma má gestão de tempo ali.

A internet veio para facilitar a nossa vida e nos dar acesso a produtos e serviços que nunca imaginaríamos ter. Mas, ela também pode nos roubar muito tempo e atrapalhar a nossa qualidade de vida.

Da mesma forma, as multitarefas estão elevando nossos níveis de ansiedade. Quando estamos em casa, pensamos nas pendências do trabalho. E, quando estamos no trabalho, pensamos no que precisa ser feito em casa, nos compromissos do fim de semana e em tudo o que não fizemos.

Gestão de Tempo é, basicamente, o gerenciamento do seu dia para que você domine seu tempo ao invés de deixar que ele domine você. Com planejamento, visibilidade e organização, é possível produzir mais e melhor.

Além disso, é com essa visibilidade que você conseguirá enxergar o que não é tão urgente e pode ser deixado para depois. E, claro, identificar quais são os vilões que estão tirando seu foco.

Se Gestão de tempo é importante, o que te faz perder tempo?

Sem dúvida nenhuma, a desorganização e a procrastinação. Se você sabe que se encaixa em um desses dois quadros, as dicas deste post podem te ajudar a melhorar sua Gestão de Tempo.

Em primeiro lugar, a desorganização do seu tempo pode ser generalizada ou estar localizada em uma área específica.

Isso acontece muito, por exemplo, quando acabamos de chegar em um novo trabalho e não conseguimos falar NÃO para o chefe. Com medo de “queimar nosso filme”, acabamos assumindo mais tarefas do que efetivamente conseguimos.

No entanto, assumir essas tarefas pode significar entregas pela metade, metas por bater e um trabalho mediano. Ou seja, se torna uma bola de neve.

Agora, se seu maior problema é a procrastinação, é necessário ter muita disciplina e dedicação para se manter conectado em suas tarefas do dia.

Isso porque a procrastinação, ou ato de deixar para depois, vai adiando seus compromissos até que você não tenha mais tempo. O resultado é uma mistura de ansiedade com entregas pela metade, e é possível que você já tenha se sentido assim.

Como deixar sua Gestão de Tempo mais eficiente?

1. Priorize o que é mais importante no momento

Nem tudo o que você precisa fazer, precisa ser feito nesse instante. Se você tem dificuldades em entender suas prioridades e o que pode esperar, você pode usar a Matriz de Eisenhower:

matriz de eisenhower pode ajudar muito sua gestão de tempo
Fonte: na prática

No primeiro quadrante, você vai anotar tudo o que é importante, mas não é urgente. Por exemplo, se hoje é segunda-feira e você precisa entregar um relatório para sua liderança na sexta-feita, essa tarefa é importante, mas pode esperar.

Já no segundo quadrante, você escreverá tudo o que é importante e precisa ser feito agora. Aqui, não tem desculpa. Resolva o mais rápido que puder.

No terceiro quadrante, coloque tudo o que não é importante nem urgente e pode ser feito mais tarde. Por exemplo, aquele almoço que você queria marcar com uma colega de outra área da empresa. Não precisa ser feito naquele momento, nem é urgente, mas tem que ficar no seu radar porque você quer muito encontrá-la.

Por último, o quarto quadrante diz respeito a coisas que precisam ser feitas naquela hora, mas não são importantes. Tudo o que você colocar nesse quadrante precisa ser delegado para outra pessoa com rapidez. Por exemplo, um texto institucional que precisa ser revisado para um flyer que será enviado no mesmo dia para a gráfica. Essa tarefa precisa ser feita, mas um colega pode executar por você? Então delegue!

Com essa matriz, você terá muito mais visibilidade para entender seus tarefas e como elas se encaixam no meio do seu dia.

2. Planeje o dia e a semana

O ideal é que você planeje seu dia seguinte ainda no dia anterior, e a semana seguinte assim que a outra termina. No começo, é possível que seja um desafio para você, já que é um hábito novo que está sendo criado.

Dessa forma, comece planejando seu dia assim que acordar e use a Matriz de Eisenhower para te ajudar nesse planejamento. Com o tempo, adapte para se planejar no dia anterior e a cada final de semana. É um alívio começar o dia já sabendo tudo o que precisa ser feito!

Além disso, deixe alguns “buracos” na agenda para imprevistos. Dificilmente conseguiremos prever 100% das nossas atividades todos os dias da semana, e é natural que alguns planos mudem no meio do caminho. Esses buracos são necessários para que você realoque atividades que precisam ser feitas rapidamente.

3. Para tudo o que não for urgente, use a lei dos 2 minutos

Essa lei, eu particularmente uso muito para tudo na vida. Basicamente, tudo o que estiver no quadrante “não é importante nem urgente” pode ser analisado com a seguinte pergunta:

“Para tirar isso da frente, eu preciso de mais de 2 minutos?”

Se a resposta for sim, faça mais tarde.
Se a resposta for não, resolva imediatamente e o mais rápido possível.

Pode parecer uma contradição para a Matriz mas, na verdade, essa estratégia é complementar, e não divergente. A lei dos dois minutos serve para responder um e-mail rapidamente, ligar para sua mãe para marcar de levá-la ao cinema e qualquer outra atividade que possa ser resolvida em 2 minutos.

4. Delegue sem medo

Delegar não é fugir de responsabilidades. Não é fazer corpo mole. E quanto mais cedo você perceber isso, mais rápido vai conseguir melhorar sua Gestão de Tempo.

Dessa forma, procure parceiros para assumir as atividades que estão no quarto quadrante da matriz e se concentre naquilo que só você pode fazer. Delegar também faz parte do trabalho em equipe, do espírito de colaboração e de liderança.

Não tente abraçar o mundo todo sozinho. Existem muitas pessoas talentosas dispostas a te ajudar nessa missão!

5. Saiba o momento de dizer NÃO

Nós achamos que dizer NÃO no trabalho é ruim, mas é porque provavelmente estamos errando na forma como falamos esse NÃO.

Dizer ao seu líder “não farei esse relatório porque já estou cheio de coisas para fazer” é completamente diferente de expor o impacto de outras entregas.

Ao invés disso, prefira dizer: “Claro, mas neste momento estou fazendo outra atividade que você me pediu. Devo parar e começar o relatório agora? Qual a prioridade? Esse relatório pode esperar até amanhã?”

Portanto, dar visibilidade é completamente diferente de dizer NÃO somente por dizer. Além disso, você demonstrará maturidade e organização ao negociar prazos e atividades.

6. Programar pausas estratégicas também é Gestão de Tempo

Olhar e-mails e redes sociais pode ser um tremendo vilão na sua rotina. Os feeds eternos e constantes notificações nos distraem e o FOMO (Fear Of Missing Out – Medo de ficar por fora) podem impactar – e muito – nossas entregas.

Por isso, separe um tempo para se atualizar. Meia hora no começo do dia para ler a caixa de e-mails e 20 minutos depois do almoço para acompanhar o que está acontecendo nas redes sociais são exemplos de como implementar esses hábitos.

Além disso, programe pausas de descompressão, para se alimentar e se alongar, principalmente se você passar muito tempo sentado. As pausas não são ruins. Pelo contrário, oxigenar o cérebro e mudar de foco pode te ajudar a ter grandes ideias!

7. Os prazos não são seus inimigos

Ter um prazo para entregar uma atividade não precisa ser desesperador quando você já aplica todas as dicas que demos aqui em cima. Concentre-se na atividade que está fazendo e mergulhe de cabeça nela.

Portanto, elimine abas desnecessárias do seu computador, que podem ser abertas novamente mais tarde. Fuja de conversas que tirem seu foco e se mantenha inteiramente presente.

A cada atividade entregue, fica mais fácil ter segurança para manter o ritmo de gerenciamento do seu dia.

Quais ferramentas e metodologias podem ajudar na Gestão de Tempo?

Em primeiro lugar, vale destacarmos que existem muitas ferramentas e linhas de estudo incríveis que podem se ajudar. Pesquisar sobre o assunto, ler e conhecer o que mais se adequa à sua personalidade é fundamental!

Método Pomodoro

Inventado pelo italiano Francesco Cirillo, na década de 1980, o Pomodoro pode ajudar muito na sua produtividade. No ponto seis, falamos sobre a importância de fazer pausas estratégicas, e este método fala exatamente sobre isso.

Basicamente, você precisa de uma lista (que pode ser a matriz) e um cronômetro. Divida uma atividade em períodos de 25 minutos, com pausas de 5 minutos entre um período e outro.

Você também pode usar um período mais longo, de 45 minutos de atividade e 15 de pausa. Contudo, se você está começando sua Gestão de Tempo e tem dificuldade para se concentrar, um período menor pode funcionar melhor para você.

Com o passar dos dias, o Pomodoro pode te ajudar a entender quanto tempo você leva em cada uma das suas tarefas. Você vai conseguir metrificar e entender os pontos que mais te atrapalham na sua rotina.

Vá com calma, comece com atividades simples e aumente gradativamente o tempo. Os resultados são incríveis!

Trello

Com os quadros do aplicativo, você dá mais visibilidade sobre as tarefas que estão sendo feitas pela equipe inteira. Também é possível colocar etiquetas, prazos, responsáveis e várias outras personalizações.

Se você trabalha em equipe, o Trello pode te ajudar muito na Gestão de Tempo!

Asana

Asana é uma plataforma de gerenciamento de trabalho. Com ela, seu time sabe todas as metas, projetos e tarefas diárias que fazem parte da empresa, e o mais legal é que tem uma ferramenta Pomodoro integrada!

Slack

Mesmo que o foco do Slack seja a comunicação entre os times e atue para facilitar a intermediação com colaboradores remotos, o aplicativo possui várias possibilidades de integração. O Asana e o Google Drive são exemplos de ferramentas que podem integrar com o Slack!

Com todas essas dicas, esperamos que você faça entregas ainda melhores e consiga melhorar sua qualidade de vida no trabalho e fora dele.

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