Emissão de boleto em PDF: como gerar e enviar para o cliente!

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Quando os gestores pensam nas inúmeras maneiras de cobrar pelos seus serviços prestados ou produtos vendidos, inevitavelmente se questionam sobre a emissão de boleto em PDF.

Afinal, essa é uma forma de pagamento aceita por grande parte dos consumidores devido à sua simplicidade.

Essa tarefa é bastante acessível quando se utiliza uma plataforma de gestão de pagamento na emissão e no gerenciamento desses boletos.

Por outro lado, ela fica mais complicada caso o método utilizado seja o tradicional, onde há toda uma burocracia envolvida na geração dos documentos.

A seguir, conheça o processo para emitir um boleto em PDF de maneira simples e rápida.

Passo a passo para emissão de boleto em PDF

A emissão de boleto em PDF requer algumas etapas, conforme vamos ver a partir de agora.

1. Conheça os tipos de boletos e saiba qual você vai emitir

Primeiramente, é preciso analisar as necessidades do seu negócio para entender qual tipo de boleto você precisa emitir.

Existem quatro formatos:

• Boleto de cobrança avulso: é um documento emitido para a realização de uma cobrança específica, sem periodicidade
• Boleto de cobrança carnê: ao realizar uma venda parcelada, a empresa emite uma série de documentos de uma só vez, para o cliente pagar um por mês
• Boleto de proposta: é enviado para que a pessoa escolha se quer ou não pagar, sendo usado com frequência por entidades para pedir doações
• Boleto recorrente: é emitido todo mês por negócios que prestam serviços no modelo da recorrência, ou seja, vendem planos de assinatura.

Ao emitir o boleto pelo sistema do banco, você vai pagar por cada documento, mesmo que o cliente não efetue o pagamento.

Em contrapartida, a empresa tem acesso a serviços bancários como protesto em caso de inadimplência.

Também é importante pesquisar as tarifas, que podem variar conforme a instituição financeira.

2. Escolha uma plataforma para a emissão do boleto em PDF

Com a plataforma de gestão, a emissão de boletos bancários é feita a partir da conta corrente de sua empresa e o dinheiro do pagamento dos clientes é depositado diretamente na sua conta, sem intermediários.

Isso garante que a emissão esteja em conformidade com o sistema do banco, o que previne que os boletos gerados possam ser negados no momento da homologação por algum erro nas informações, causando inconsistências no documento.

Por meio desse sistema, os principais processos da organização são centralizados, e os boletos, ao invés de serem impressos, são gerados em PDF de maneira automática.

Veja agora quais tipos de ferramentas são capazes de realizar esse serviço:

• Aplicativos de bancos: algumas instituições oferecem esse serviço de forma simplificada, seja no internet banking ou no próprio app em um dispositivo móvel
• Plataformas de automação de serviços bancários: existem plataformas focadas em simplificar serviços prestados por instituições financeiras para evitar burocracia
• Sistemas de gestão empresarial (ERP): alguns desses sistemas, que englobam todas as atividades de uma organização, têm essa função
• Ferramentas de gestão de cobranças: esses softwares são especializados em diversificar os meios de pagamento, tendo no boleto uma das possibilidades
• Ferramentas de gestão financeira: são plataformas que realizam diversos serviços relacionados às finanças e contabilidade
• Adquirentes: algumas das instituições de pagamento que realizam transações por cartão também têm a função de emissão do boleto, desde que o cliente contrate o serviço separadamente em seu banco
• Subadquirentes: são empresas que intermediam a comunicação entre a empresa e o adquirente
• Gateways de pagamento: também realizam a intermediação com a adquirente, mas por meio de sistemas digitais
• Carteiras digitais: algumas fintechs que gerenciam esses aplicativos permitem a emissão de boletos.

3. Reúna todos os seus dados e do cliente

Para poder emitir a nota fiscal, a empresa precisa informar alguns dados básicos, como o CNPJ da empresa, a identidade do titular e o endereço.

Pessoas físicas também podem emitir boletos, neste caso preenchendo seu CPF e nome completo, além do endereço.

Para a emissão do boleto, a empresa pode incluir dados dos clientes no campo referente ao pagador.

Se o cliente for uma pessoa física, as informações a serem preenchidas são o nome e o CPF.

Se o pagador for pessoa jurídica, você pode incluir a razão social ou o nome fantasia junto com o CNPJ.

Também é possível incluir uma mensagem personalizada no documento.

Algumas empresas aproveitam para incluir uma descrição do produto ou serviço comercializado.

Para que o preenchimento fique mais claro, vamos explicar todos os campos do documento na sequência.

4. Preencha os campos do boleto e realize a emissão de acordo com a plataforma usada

Confira agora todos os campos que aparecem em um boleto bancário e para que cada um serve.

• Código do banco: é um número de três dígitos e um algarismo que identifica a instituição emissora do documento conforme o Código das Instituições Bancárias na Compensação (Compe)
• Data de vencimento: é o prazo limite de pagamento do documento sem que sejam cobrados juros e multas
• Agência e código do cedente: identifica a conta bancária do beneficiário, incluindo o código da agência
• Nosso número: é uma sequência de dígitos única que identifica o boleto
• Valor: é o montante a ser pago, sem considerar eventuais juros e multas
• Sacado: é o espaço destinado às informações do cliente
• Código de barras: é uma representação gráfica de vários dados do documento, como valor, data de vencimento, conta corrente e código do beneficiário
• Linha digitável: é representação numérica do código de barras, que pode ser usada para o pagamento do documento em terminais de autoatendimento, apps de bancos ou internet banking
• Data: dia, mês e ano da emissão do documento
• Campo de instrução: um espaço para mensagens destinadas ao caixa que receber o documento, como instruções para cálculo de juros e aplicação de multa.

Preencher todas essas informações pode parecer complicado, mas é importante ressaltar que as plataformas de emissão que apresentamos neste artigo se encarregam de incluir a maior parte dos dados.

5. Salve o arquivo e envie online ou realize a impressão

Depois que o boleto é gerado, basta salvar e enviar para o cliente ou imprimir para entregar em mãos ou enviar pelo Correio.

A emissão de boleto em PDF têm inúmeras vantagens, tanto para a empresa quanto para o cliente.

Veja algumas delas:

• O documento pode ser visualizado em computadores, tablets e smartphones, e em quaisquer navegadores e sistemas operacionais
• O cliente pode fazer o seu download e arquivá-lo, sem riscos de alterações acidentais
• Em celulares e tablets, o cliente pode abrir o documento diretamente pelo seu app bancário, agilizando o pagamento e melhorando sua experiência
• Ao enviá-lo por e-mail, a cobrança se torna automatizada e a empresa não terá custos adicionais com impressão.

Com uma plataforma de pagamentos como a Vindi, é possível automatizar envios de boletos recorrentes, para que não seja necessária nenhuma ação humana a cada mês – ou na periodicidade preferida no caso.

Assim, a produtividade do setor financeiro fica muito maior.

Lembre-se de que acompanhar a evolução dos recebimentos da sua empresa é uma medida para antever problemas e se planejar para o futuro, mantendo-a preparada para qualquer situação.

6. Faça a gestão de cobranças

O gerenciamento de boletos é uma etapa essencial para que a empresa tenha um maior controle sobre o faturamento.

Após o cliente efetuar o pagamento do documento, é importante ter um sistema como a Vindi, que faz a confirmação dos pagamentos de forma eletrônica.

Assim, os produtos e serviços não são entregues antes do pagamento.

Ao controlar as datas de vencimento de boletos através da plataforma, você confirma ou não as informações projetadas com a emissão deles, pode acompanhar o número de atrasos de pagamentos e calcular a taxa de inadimplência.

Assim, você obtém dados suficientes para a construção de uma política de negociação constante com os clientes que ainda não realizaram o pagamento.

Então, o que você está esperando para começar a emitir boletos em PDF?

Percebe como esse processo vai ser útil para o seu negócio?

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