A administradora de condomínios é a grande responsável pela profissionalização da gestão no mercado condominial.

Graças a essas empresas, condomínios verticais e horizontais de todos os segmentos ganham mais eficiência e conseguem oferecer serviços superiores aos seus condôminos.

Mas, no meio do caminho, há um obstáculo importante a ser superado: a inadimplência

Hoje, vamos mostrar como as administradoras de condomínios podem otimizar sua gestão financeira com a recorrência e garantir a saúde do caixa.

Para tanto, vamos abordar os seguintes tópicos:

Leia com atenção e descubra como cobrar de forma mais inteligente nos condomínios.

Administradora de condomínios: o que é e para que serve?

A administradora de condomínios é uma empresa contratada para gerenciar empreendimentos residenciais e comerciais. 

Geralmente, o síndico do condomínio contrata a organização e terceiriza uma série de funções, assumindo um papel de supervisor.

Dessa forma, é possível profissionalizar a gestão do empreendimento, melhorar a qualidade dos serviços, garantir pessoal qualificado, reduzir custos e várias outras vantagens.

De modo geral, estas são as atribuições de uma administradora de condomínios:

  • Gestão de recursos humanos, finanças e área jurídica do condomínio
  • Gerenciamento e arquivo de documentos
  • Administração de áreas comuns
  • Suporte e informações técnicas para síndicos, conselhos e condôminos
  • Gestão do consumo de água, luz, gás, internet, etc.
  • Controle e cobrança de aluguéis
  • Controle da inadimplência e contencioso
  • Gerenciamento de serviços de limpeza, segurança e manutenção
  • Assessoria em arquitetura, engenharia, paisagismo e decoração
  • Suporte para realização das assembleias
  • Diligências junto às concessionárias públicas.

Além disso, as administradoras podem assumir a gestão completa ou uma gestão compartilhada com o próprio condomínio, dependendo das condições.

Hoje, cerca de 68 milhões de brasileiros moram em condomínios, e são movimentados mais de R$ 165 bilhões nesses empreendimentos, segundo um relatório da Associação Brasileira de Síndicos e Síndicos Profissionais (ABRASSP).

Nesse cenário, o papel dessas empresas se tornou fundamental para atender às necessidades dos moradores, reduzir o desperdício e melhorar a qualificação dos funcionários, além de facilitar a vida do síndico.

Saiba mais sobre as funções das administradoras neste vídeo do Portal SíndicoNet:

9 desafios da gestão de condomínios

Gerenciar um condomínio é uma tarefa complexa que traz uma série de desafios.

Vamos conhecer os principais.

1. Gestão financeira

Um dos principais desafios que a administradora de condomínios precisa enfrentar é a gestão financeira.

Para começar, os empreendimentos não têm fins lucrativos.

Logo, o objetivo da gestão é garantir a qualidade dos serviços e o uso eficiente dos recursos, mantendo a menor cota condominial possível. 

Para isso, a empresa deve controlar todos os custos, fazer a previsão de receitas e despesas, prestar contas e aprovar todas as cobranças nas assembleias.

Além disso, a transparência é fundamental, principalmente quando há custos com reformas, obras e outras melhorias que atendem ao interesse coletivo. 

2. Manutenção e reparos

Um condomínio exige uma agenda de manutenção muito bem organizada, além de reparos eventuais.

Por exemplo, é preciso garantir o funcionamento e a integridade de portas corta-fogo, centrais de gás, válvulas, hidrantes, mangueiras, extintores, circuitos de CFTV, telhados, portões automáticos, etc. 

E claro que não é fácil fazer todas as manutenções necessárias dentro dos prazos e ainda lidar com imprevistos e consertos de urgência.

3. Gestão de documentação

Outro desafio é gerenciar um grande volume de documentos envolvidos em um condomínio.

Só na documentação básica temos a convenção e o regimento interno, Habite-se, alvará de funcionamento, livro de atas, cadastro de condôminos e plantas atualizadas.

Além disso, é preciso cuidar de todos os documentos financeiros e contábeis como demonstrativos, notas fiscais, contratos de seguros e serviços, apuração de contas, comprovantes de rendimentos e retenção de impostos, etc.

Há ainda a documentação dos funcionários, que inclui livro de registro, folha de pagamento e guias de contribuições.

4. Combate às fraudes

A ocorrência de fraudes na administração é uma preocupação constante nos condomínios.

Entre os problemas mais comuns estão a realização de saques da conta do empreendimento sem justificativa, falsificação de notas fiscais, sonegação de impostos e utilização de materiais do condomínio para uso pessoal.

Por isso, a empresa precisa implementar medidas como auditorias, canais de denúncia e procedimentos de fiscalização.

5. Gestão de funcionários

Quanto maior o condomínio, maior o quadro de funcionários e o trabalho para gerenciá-los.

Os cargos mais comuns são zelador, porteiro, ascensorista, manobrista, garagista, faxineiro, vigia, jardineiro, auxiliar administrativo e recepcionista.

Cabe à administradora de condomínios cuidar de todo o processo de admissão, demissão, elaboração da folha de pagamento, treinamentos, controle de férias, controle de ponto, entre outras atribuições de recursos humanos. 

6. Resolução de conflitos

Outro grande desafio da administradora de condomínios são os conflitos entre moradores.

Durante a pandemia, os desentendimentos entre vizinhos aumentaram 400%, segundo dados da Equilibre Gestão de Conflitos publicados no Extra

Os principais problemas são reclamações por causa de som alto, construções e reformas, infiltrações e vazamentos, disputa de vaga na garagem, circulação interna de entregadores, barulho de animais e crianças, e mau uso dos recursos do condomínio.  

Ouça mais sobre esse problema no podcast Condomínio Legal da CBN:

7. Segurança

A segurança é um fator-chave em qualquer condomínio, pois é um dos principais motivos para a escolha desse tipo de empreendimento para moradia ou instalação de empresas.

A administração deve se atentar à gestão da portaria, controle de acesso, equipamentos de segurança, circuito de câmeras, postura dos funcionários e vários outros elementos que compõem essa área essencial.

Além disso, faz parte da gestão da segurança controlar os contratos de seguros e manter os moradores informados sobre as condições dos serviços.

8. Comunicação

Não é fácil manter todos os moradores informados sobre as políticas do condomínio, atas de reuniões, normas e ações definidas em assembleia. 

É função da administradora garantir que todos estejam cientes sobre as regras e decisões internas, além de oferecer canais de comunicação para sugestões, dúvidas e denúncias.

Algumas soluções adotadas para melhorar esse fluxo de informações são o uso de aplicativos de mensagens instantâneas como WhatsApp e Telegram, ou o envio de e-mails periódicos com notícias sobre o condomínio em um sistema de newsletter interna.

9. Inadimplência dos condôminos

A inadimplência é um problema seríssimo na administração de condomínios, pois cada cota em atraso prejudica todos os moradores e gera endividamento para a empresa responsável.

Só no Estado de São Paulo, foram protocoladas quase 10 mil ações judiciais por falta de pagamento de taxa condominial em 2020, segundo dados do Secovi-SP publicados no AECweb

Além disso, de acordo com dados do Portal SíndicoNet publicados no Terra, 20.5% dos síndicos têm dificuldade em lidar com a inadimplência. 

Com a pandemia, o cenário piorou muito, pois a renda foi duramente impactada e os moradores passaram a deixar a taxa de condomínio no fim da lista de prioridades.

Para a administradora de condomínios, é uma situação muito complicada, pois as contas não fecham e os moradores adimplentes acabam se responsabilizando pelos custos dos inadimplentes. 

Se o rombo no caixa continuar crescendo, o empreendimento pode ficar seriamente endividado e a qualidade de vida de todos é afetada.

Lembrando que a taxa condominial é um rateio das despesas do condomínio entre todos os condôminos e seu pagamento é obrigatório por lei. 

Como diminuir a inadimplência dos condôminos?

A administradora de condomínios pode tomar vários caminhos diferentes para reduzir a inadimplência dos moradores.

Para começar, uma boa conversa é sempre a primeira opção, pois os atrasos no pagamento podem ter diferentes motivos e muitas vezes o diálogo resolve a situação. 

O que acontece com frequência é que as pessoas endividadas ou desempregadas acabam priorizando outras contas que têm consequências piores quando não são pagas, como a fatura da energia elétrica, convênio médico, aluguel, etc. 

Dessa forma, o condomínio acaba ficando para depois, pois a falta de pagamento não permite que a administração suspenda serviços básicos do condômino ou restrinja seu acesso às áreas comuns. 

Após o vencimento da dívida, a administradora pode tomar as seguintes providências:

  • Notificação de cobrança após o vencimento
  • Proposta de negociação amigável com condições como parcelamento e aumento do prazo
  • Multa de 2% e juros de até 1% ao mês correspondentes às taxas em atraso
  • Proibição de votar e ser votado em assembleias.

Para facilitar o processo, a empresa pode criar uma régua de cobrança própria, que é basicamente uma sequência de ações e notificações padronizadas para cobrar o morador conforme a dívida se prolonga.

Por exemplo, o inadimplente pode receber um aviso inicial por e-mail/SMS, uma notificação impressa, ligações para tentativas de negociação e, finalmente, notificação de cobrança extrajudicial ou negativação do CPF, nos casos mais graves.

Lembrando que é proibido constranger, ameaçar, limitar o acesso do morador ou fazer qualquer cobrança pública (como a famosa lista de devedores).

Se o atraso persistir, é possível tomar medidas mais extremas como o protesto dos boletos vencidos, negativação nos birôs de crédito e até mesmo cobrança judicial.

Inclusive, no limite, a lei permite que o imóvel seja penhorado por dívida condominial.

Só que essas ações pioram ainda mais o relacionamento com o condômino, geram custos e não são a melhor alternativa para lidar com a inadimplência.

Saiba como os especialistas do SíndicoNet lidam com a inadimplência em condomínios:

No fim das contas, em vez de tentar corrigir o problema, o ideal é investir na prevenção.

Uma das melhores formas de fazer isso é adotar o pagamento recorrente no condomínio, que permite uma cobrança mais ágil e automatizada. 

O que é pagamento recorrente em condomínios?

De forma simples, o pagamento recorrente é a cobrança contínua feita principalmente pelo cartão de crédito, no modelo de mensalidades, planos ou assinaturas.

É parecido com o débito automático, um meio bastante utilizado na cobrança de contas, mas com a grande vantagem de que não é necessário ter convênio com diferentes bancos.

Essa forma de pagamento se tornou popular por permitir o uso de cartões de crédito sem ocupar o limite total do cliente, já que os lançamentos são feitos mês a mês, ao contrário do parcelamento tradicional.

Além disso, a grande vantagem para o credor é que a cobrança é automática, ou seja, não depende do envio de um boleto mensal, e é lançada sempre na mesma data na fatura do cliente.

Com isso, não é necessário emitir boleto por boleto, gastar com impressão e ter que verificar se o título foi pago.

Logo, o pagamento recorrente é uma ótima forma de cobrar os condôminos mensalmente de forma automatizada e reduzir o índice de inadimplência.

Como funciona o pagamento recorrente em condomínios

Qualquer administradora de condomínios pode adotar facilmente o pagamento recorrente.

Basta ter um sistema que permita essa função e oferecer essa opção aos condôminos, que também terão mais conveniência no pagamento da taxa mensal. 

Por meio de uma plataforma de pagamento, os dados de cobrança dos moradores são inseridos uma única vez no sistema.

Além disso, é informada também a data de vencimento acordada em contrato e o valor.

Depois, todo mês, o sistema faz a cobrança no cartão automaticamente.

Assim, elimina-se a parte operacional, sobrando mais tempo para o financeiro focar na gestão e processos estratégicos.

É possível receber o condomínio no cartão de crédito

Como vimos, o cartão de crédito é o grande diferencial do pagamento recorrente nos condomínios.

Ao permitir o lançamento automático da cobrança na fatura todo mês, esse método garante o pagamento em dia, desde que haja limite de crédito suficiente para cobrir a taxa mensal.

Além disso, o condômino consegue se organizar melhor financeiramente, pois o valor é cobrado junto a outros serviços por assinatura no cartão de crédito.

Hoje, muitas pessoas preferem concentrar seus gastos nesse meio de pagamento por causa da data de vencimento única e facilidade para controlar as despesas.

Pagamento do condomínio similar ao débito automático

Se você buscava um método de pagamento do condomínio similar ao débito automático, a recorrência no cartão de crédito é a melhor solução.

Dessa forma, você não precisa ter convênio com vários bancos para autorizar a transação todo mês: basta utilizar um gateway de pagamento que faça a conexão com as diferentes bandeiras e adquirentes de cartões de crédito.

Fora que os condôminos tendem a preferir o pagamento no cartão de crédito, pois o débito automático não é tão conveniente.

Um problema muito comum desse método é quando as pessoas se esquecem da data de lançamento da cobrança e não deixam saldo suficiente na conta para a liquidação do débito.

Com o cartão de crédito, esse risco é menor, pois é mais fácil ter limite sobrando do que o dinheiro disponível em conta. 

Quais as vantagens da recorrência para administradoras?

A recorrência traz uma série de vantagens que otimizam o trabalho das administradoras de condomínio. 

Confira as mais relevantes.

Redução da inadimplência

A falta de pagamento por parte do morador pode acontecer por diversos motivos, que vão desde o simples esquecimento e não recebimento do boleto até a priorização de outras contas.

Com o pagamento recorrente, você elimina boa parte desses problemas, pois a cobrança é feita de maneira automática, sem que o condômino precise autorizar a transação.

Assim, se ele não pagar a fatura, a dívida será transferida para a administradora do cartão, em vez de impactar as finanças do condomínio. 

Como consequência, os índices de inadimplência caem drasticamente e você tem mais tranquilidade para fazer a gestão financeira do empreendimento. 

Gestão de cobrança mais eficiente

Por meio de um software de gestão online, é possível reunir as informações de todos os moradores em um só lugar, facilitando o controle das cobranças. 

Com um processo de cobrança organizado, você tem mais chances de receber sempre em dia e não ter mais dores de cabeça com a parte financeira. 

Além disso, você terá acesso rápido a diversos dados e relatórios para verificar pendências, entender o comportamento dos condôminos e buscar negociações. 

Redução de custos

O pagamento recorrente em condomínios também permite diminuir custos, pois não será mais necessário gastar com impressão de boletos, envelopes e entrega.

Sem falar nas horas de trabalho de funcionários poupadas com o simples uso da tecnologia e pela automação dos processos. 

Também são eliminadas as despesas para emitir a segunda via dos boletos.

E mais importante ainda: a administradora de condomínios elimina custos com ações extrajudiciais e judiciais para cobrança de atrasados. 

Controle de recebimentos

A recorrência também é útil para agilizar o controle dos recebimentos, pois não é preciso aguardar a compensação bancária do boleto, já que o lançamento é automático.

Dessa forma, a administradora de condomínios recebe mais rapidamente os valores e consegue identificar qualquer pendência logo após o vencimento. 

Além disso, é possível gerenciar as contas a receber no próprio software, dependendo da solução contratada. 

Alguns sistemas ainda oferecem retentativas de pagamento automáticas, isto é, caso haja algum problema com a cobrança na hora do processamento do cartão de crédito, o sistema ainda tentará por mais algumas vezes.

Previsibilidade de receita

Em tese, a receita de um condomínio é previsível, pois a administradora sabe quanto vai receber todo mês com base na taxa fixada para os moradores.

No entanto, a inadimplência prejudica as projeções e atrapalha o controle financeiro do empreendimento.

Se a administradora receber menos do que esperava, é evidente que será mais difícil cobrir os custos e planejar as atividades dos próximos meses. 

Com o pagamento recorrente no cartão de crédito, você volta a ter uma receita previsível e ganha mais tranquilidade para gerenciar as finanças. 

Ganho de tempo

Outro benefício importante para a administradora de condomínios é o ganho de tempo com a automatização dos pagamentos.

Em vez de se preocupar com a cobrança dos condôminos, você pode usar esse tempo para se dedicar a funções mais estratégicas que envolvem o relacionamento com os clientes (síndico e moradores) e a otimização das práticas da empresa.

Assim, é possível entregar mais valor para o condomínio e abolir tarefas repetitivas que só sobrecarregam os profissionais da empresa. 

E os benefícios para os condôminos?

Os condôminos também só têm a ganhar com a cobrança recorrente da taxa de condomínio.

Estas são algumas vantagens desse método:

  • Comodidade para pagar, pois é muito mais fácil fornecer os dados do cartão de crédito uma única vez do que ficar pagando boletos todo mês (e ainda ter que solicitar segunda via quando o prazo vence)
  • Tarifa semelhante à do boleto bancário
  • Maior facilidade no controle financeiro com os gastos concentrados na fatura 
  • Possibilidade de acumular pontos e milhas no programa de recompensa do cartão.

Como aderir ao pagamento recorrente em condomínios

O processo para aderir ao pagamento recorrente em condomínios é bastante simples.

Veja como proceder.

Apresente a proposta em assembleia

Toda alteração na forma de cobrança da taxa condominial deve ser discutida em assembleia com a presença do síndico.

Logo, cabe à administradora de condomínios apresentar a proposta de pagamento recorrente, explicar o funcionamento e mostrar as vantagens do novo método.

É importante ressaltar os benefícios do meio de pagamento, como a praticidade e a conveniência. 

Além disso, é importante ser transparente em relação aos custos do pagamento no cartão de crédito. 

Escolha uma plataforma de pagamento

A escolha da plataforma de pagamento que vai viabilizar a recorrência do cartão de crédito é um dos pontos mais importantes desse processo.

Por isso, você deve pesquisar bem e considerar os seguintes critérios na escolha:

  • Facilidade de uso do software
  • Integração com outros sistemas já utilizados no condomínio
  • Segurança da informação e proteção de dados (dê preferência a empresas certificadas), considerando os dados sensíveis de moradores que serão armazenados 
  • Possibilidade de trabalhar com as mais diversas bandeiras de cartão do mercado
  • Taxas competitivas para pagamentos com cartões de crédito
  • Funções como gestão de cobrança recorrente, controle de recebíveis, estorno descomplicado, entre outros recursos essenciais 
  • Recursos de retentativas de cobrança
  • Possibilidade de automatização do processo de cobrança no cartão de crédito
  • Reputação da empresa no mercado.

É por meio desse sistema que você será capaz de gerir suas cobranças e automatizar os processos do seu financeiro.

Então, é melhor ser criterioso na escolha e optar por um parceiro com credibilidade no segmento.

Cadastre os dados dos condôminos

Com a plataforma escolhida, o próximo passo é fazer o cadastro dos condôminos para iniciar as cobranças recorrentes no cartão de crédito.

Para isso, você vai precisar de informações como nome, CPF, endereço e dados do cartão (número, vencimento, código de segurança, etc.). 

Também será preciso definir o valor, a data de lançamento da cobrança e periodicidade (nesse caso, mensal).

Lembrando que é possível fazer alterações futuras nessas informações, se for preciso acrescentar alguma taxa, dar um desconto ou mudar a data de vencimento.

Uma vez que os dados estejam cadastrados, as cobranças terão início na próxima data de faturamento e serão lançadas de forma 100% automática.

Comece a receber na recorrência

Agora você já pode receber a taxa condominial todo mês sem precisar executar nenhuma tarefa manual.

Na data definida na plataforma, a cobrança será lançada automaticamente na fatura do cartão de crédito fornecido pelos moradores. 

Em alguns sistemas, você ainda conta com recursos de retentativas e consegue saber se o cartão está vencido, inválido ou sem limite suficiente para completar a transação. 

Tecnologia aproxima a administradora da recorrência

Como vimos, a tecnologia é o elo que conecta a administradora de condomínios à recorrência. 

Já imaginou como seria complicado ter que cobrar cada condômino manualmente?

Seria preciso digitar os dados de dezenas de cartões (e não são poucos números) no sistema todo mês, com um prazo curtíssimo para executar todas as cobranças.

Além disso, as tarefas manuais aumentam drasticamente as chances de erros, e qualquer falha na cobrança da taxa condominial significa um prejuízo grave para o empreendimento. 

Graças à tecnologia, você consegue automatizar todo esse processo e controlar em tempo real os pagamentos realizados e pendentes, sem precisar esquentar a cabeça com o envio de boletos e sem ter que conferir cada título.

Isso é eficiência na gestão financeira de condomínios — e pode ser um grande diferencial competitivo para sua empresa no mercado.

O que a Vindi pode fazer por você?

A Vindi tem a solução ideal para implementar a recorrência em condomínios de forma segura e eficiente.

Nossa plataforma de pagamento tem todos os recursos necessários para que administradoras de condomínios e associações de síndicos cobrem condôminos de forma recorrente com diversos meios de pagamento

Em um software 100% online, você consegue fazer a gestão das contas dos moradores, controlar o faturamento recorrente via cartão de crédito e boleto, reduzir a inadimplência e obter relatórios completos de pagamento todo mês. 

Estas são algumas funcionalidades da plataforma:

  • Gateway de pagamento independente que conecta sua empresa às principais adquirentes, bandeiras e bancos do mercado
  • Régua de cobrança automatizada com recursos para personalização das mensagens e notificações enviadas aos moradores
  • API de pagamento de fácil integração e documentação interativa
  • Controle total do faturamento e recebíveis integrado à cobrança
  • Possibilidade de conciliar, estornar, analisar e enviar notificações para moradores em poucos cliques.

Tudo isso com a garantia da certificação PCI Compliance, que é o principal padrão de segurança utilizado nas indústrias de cartões. 

Com a Vindi, você contorna o problema da inadimplência com um sistema inteligente e consegue manter a saúde financeira do condomínio com o apoio da tecnologia.

E então, está convencido da importância da recorrência para a sua administradora de condomínios?

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