Redação Vindi 
Orçamento flexível é uma ferramenta importante para a eficiência financeira de empresas que eventualmente precisem ajustar suas estratégias ao longo do período projetado.
Com esse recurso, é possível fazer alterações em diversos valores já orçados, o que pode ser necessário caso alguma situação não saia conforme o planejado.
É importante lembrar que negócios podem ter dificuldades frente a imprevistos, como uma queda inesperada nas vendas ou um súbito aumento na demanda que exija um ganho na produtividade.
Nesse cenário, a realidade da gestão financeira acaba distante do planejamento, dificultando a tomada de decisão.
Por outro lado, ao adotar a estratégia sobre a qual vamos falar neste texto, é possível manter a empresa preparada para enfrentar qualquer tipo de cenário.
Além de ajudar a lidar com eventualidades que possam prejudicar os resultados, o orçamento flexível também contribui para aproveitar oportunidades de crescimento.
Leia até o final e entenda como implementar.
O que é orçamento flexível?
Adaptação ágil: O orçamento flexível ajusta-se a imprevistos e mudanças no mercado, mantendo o equilíbrio financeiro do negócio.
Orçamento flexível é um tipo de planejamento financeiro que permite a realização de ajustes de acordo com o contexto que envolve a atividade do negócio.
Com essa ferramenta, a empresa pode se adaptar a situações inesperadas e readequar suas metas e previsões.
Antes de trazer mais detalhes sobre essa flexibilidade, vale lembrar o que significa elaborar um orçamento.
Dentro de uma empresa, esse instrumento permite fazer projeções que levam em consideração vários aspectos, internos ou externos.
O objetivo é estimar os custos e o retorno financeiro de uma operação a partir de levantamentos que são divididos em períodos.
Por exemplo, um orçamento mensal pode ser composto por projeções para cada dia ou semana, enquanto um anual leva em consideração cada mês do ano analisado.
Depois que essa projeção é elaborada, alguns fatores podem interferir no desempenho da empresa, levando a um resultado muito diferente daquele esperado para um desses intervalos.
Quando isso acontece, o planejamento elaborado para que ela atinja determinada meta pode ser comprometido.
É nesses casos que o orçamento flexível é usado.
Com ele, a empresa pode fazer ajustes nos períodos seguintes para que, no final, a meta da empresa ainda possa ser alcançada.
É diferente do tradicional orçamento estático, como vamos explicar a seguir.
Qual a diferença entre orçamento estático e flexível?
O orçamento estático é o oposto do flexível, pois não permite alterações para adaptar as metas a cenários inesperados.
Uma vez que o documento é aprovado, suas metas de receita e despesas seguem válidas, mesmo diante de eventuais alterações no cenário.
Essa é uma estratégia comum em empresas de maior porte, geralmente formadas por uma matriz e várias filiais, pois nesses casos o fluxo de informações financeiras é bastante alto, tornando difícil ou até inviável realizar alterações.
Porém, orçamento flexível é indicado para muitos perfis de negócios.
Na sequência, entenda melhor o funcionamento dessa ferramenta.
Como funciona o orçamento flexível?
A elaboração do orçamento flexível funciona a partir da definição de uma margem aceitável de variação, ou seja, um teto mínimo e máximo para o qual cada valor pode ser alterado.
Assim, a empresa pode adaptar sua operação para se ajustar a um novo cenário.
Quanto à parte prática, sua elaboração é feita de uma maneira semelhante aos modelos tradicionais.
A partir de um diagnóstico do desempenho, a equipe financeira determina metas e estima as receitas e despesas para planejar ações com foco em um resultado desejado.
Para chegar ao objetivo, é preciso detalhar o orçamento por períodos, como explicamos antes.
A diferença é que a elaboração do orçamento flexível inclui também um planejamento necessário para viabilizar eventuais alterações nos valores listados.
Para ficar mais claro, vamos trazer um exemplo que mostra como esses ajustes funcionam na prática.
Exemplo de orçamento flexível
Embora tenha muito mais componentes, um orçamento pode ser simplificado em três campos: receitas, despesas e lucro.
Assim, é possível facilitar o entendimento no exemplo que vamos apresentar.
Imagine uma empresa que atua na revenda de calçados. No orçamento, consta o planejamento para a venda de 10 mil pares por mês, cada um por R$ 100.
Os custos equivalem a 70% da receita, representando uma margem de lucro de 30%.
Nesse cenário, a estimativa de vendas para cada um dos 12 meses é:
- Receita: R$ 1 milhão
- Despesas: R$ 700 mil
- Lucro: R$ 300 mil.
Assim, o cenário ao final do ano seria:
- Receita total: R$ 12 milhões
- Despesas: R$ 8,4 milhões
- Lucro total: R$ 3,6 milhões.
Entretanto, em janeiro, essa empresa vendeu somente 7 mil pares, e o mês fechou assim:
- Receita: R$ 700 mil
- Despesas: R$ 520 mil
- Lucro: R$ 180 mil.
Para compensar a defasagem do primeiro mês, a empresa elabora um orçamento prevendo a venda de 10,3 mil pares nos meses seguintes – 300 a mais que na projeção inicial.
Logo, temos:
- Receita: R$ 1,03 milhão
- Despesas: R$ 718 mil
- Lucro: R$ 312 mil.
Assim, a projeção somada dos 11 meses de fevereiro a dezembro seria:
- Receita: R$ 11,33 milhões
- Despesas: R$ 7,898 milhões
- Lucro: R$ 3,432 milhões.
Somando esses números os resultados de janeiro, temos o seguinte orçamento ajustado para o ano:
- Receita: R$ 12,03 milhões
- Despesas: R$ 8,418 milhões
- Lucro: R$ 3,612 milhões.
São números bem próximos da projeção inicial, compensando assim as poucas vendas do primeiro mês.
E além desse fator, há outras vantagens na adoção da ferramenta, como esclarecemos a seguir.
Vantagens do orçamento flexível
Crescimento estratégico: Aproveite oportunidades de expansão com a flexibilidade para alocar recursos em momentos decisivos.
O orçamento flexível é uma ferramenta bastante usada por um determinado perfil de empresas, que precisa de um controle mais dinâmico de suas operações.
Veja agora algumas de suas vantagens.
Realismo no controle financeiro
Dificilmente uma empresa cumpre exatamente tudo o que estiver previsto em um orçamento, pois inúmeros fatores podem puxar os custos e resultados para cima ou para baixo.
Por isso, os ajustes realizados no orçamento ajudam a demonstrar com maior realismo a situação atual da empresa.
Sem eles, quanto mais tempo passar, mais distante a projeção ficará da realidade.
Portanto, essa é uma forma de melhorar a previsibilidade de receitas do negócio.
Chance de compensação
No exemplo que nós demos, você viu na prática como o orçamento flexível pode ajudar uma empresa a planejar uma maneira de compensar algum mau resultado imprevisto.
Porém, além de aumentar o volume de vendas, a empresa também pode cortar despesas para conseguir chegar ao final do período orçado mais perto do planejamento inicial.
Usando esse recurso, os gestores financeiros podem visualizar com exatidão quais medidas devem ser tomadas para recolocar a empresa no rumo certo.
Possibilidade de alocar recursos
Assim como a compensação após maus resultados, o orçamento flexível também permite a alocação de novos recursos obtidos pela empresa, que não haviam sido previstos antes.
Caso surja uma oportunidade inesperada de injetar verba para escalar as operações, os ajustes permitem projetar como essa medida pode se traduzir em mais produtividade e vendas.
Controle sobre custos variáveis
Custos variáveis são aqueles que mudam de acordo com o volume de vendas ou de produção, como os valores de compras no atacado ou de insumos para a fabricação de um produto.
Com o orçamento flexível, é possível controlar esses valores, calculando o impacto da redução ou do aumento dessas despesas nas receitas e no lucro.
Desvantagens do orçamento flexível
A principal desvantagem do orçamento flexível é a maior complexidade de sua operação.
Além de estimar a margem aceitável de variação, a equipe financeira ainda precisa realizar uma série de cálculos para ajustar cada um dos campos.
Afinal, os valores listados em um orçamento interferem em vários outros.
Por exemplo, os custos variáveis refletem na receita, que também influencia no lucro, e assim por diante.
Por isso, a cada alteração, vários cálculos são necessários.
Além disso, o controle sobre os resultados deve ser mais rigoroso para que os ajustes reflitam a realidade.
Em uma empresa grande com uma operação complexa, isso pode representar um aumento nos custos da gestão.
Por isso, é preciso avaliar a realidade da empresa antes de decidir optar pelo orçamento flexível.
Em que casos o orçamento flexível é uma boa?
O orçamento flexível é uma ferramenta adequada para empresas que passam por muitas variações nas condições do mercado.
É uma opção a se considerar quando os preços dos insumos para a produção ou dos itens para a revenda costumam oscilar.
Por exemplo, importadoras que compram produtos do exterior dependem bastante da cotação de moedas como dólar e euro, que podem variar bastante de acordo com um cenário externo.
O uso do orçamento flexível também é indicado para empresas que lidam com demandas irregulares e difíceis de prever.
É claro que a sazonalidade é um fator importante que influencia bastante as vendas, mas um aumento para datas como Natal e Black Friday pode ser previsto em um orçamento convencional.
Aqui, estamos falando de empresas que podem enfrentar elevações ou reduções de demanda de forma súbita.
Imagine uma empresa do ramo farmacêutico em meio a uma situação como a pandemia de covid-19, ou uma companhia especializada em infraestrutura durante um desastre climático que exija sua atuação.
Em situações assim, o orçamento flexível pode ser um aliado para enfrentar os aumentos na demanda.
Se você gerencia um negócio com essas características, continue lendo para conferir como elaborar esse tipo de projeção.
Como fazer um orçamento flexível?
Realizar um orçamento flexível requer algumas etapas além dos modelos mais tradicionais.
Afinal, é preciso garantir que os ajustes que poderão ser feitos não vão comprometer a operação.
Por isso, confira agora as principais etapas a serem seguidas.
1. Determine as metas
Em primeiro lugar, é preciso estabelecer qual é o cenário que a empresa planeja atingir.
Geralmente, o orçamento flexível é anual, com um resultado esperado para o final dos 12 meses analisados.
Para isso, é preciso estabelecer também as metas mensais, que somadas vão resultar no valor almejado.
Ao elaborar essa etapa, leve em consideração todas as variações sazonais.
Empresas como startups no começo da trajetória, que precisem de uma visão a mais curto prazo devido à maior instabilidade no fluxo de caixa, podem criar ciclos trimestrais ou semestrais com metas específicas.
2. Liste as receitas e despesas
Identifique todas as despesas da empresa, dividindo elas em custos fixos e variáveis, e insira cada uma como linhas em uma tabela.
Leve em consideração o impacto que cada campo dessa listagem pode exercer sobre o faturamento do negócio e o lucro, além de analisar dados históricos do negócio.
Separe também as receitas por categorias, como, por exemplo, os diferentes produtos ou serviços vendidos.
As colunas de sua tabela serão os meses do ano — ou diferentes intervalos, como semanas, caso faça mais sentido para a periodicidade do orçamento.
3. Defina as margens aceitáveis de variação
As alterações feitas em cada campo do orçamento flexível precisam seguir uma margem aceitável de variação, como já mencionamos antes.
Para isso, é preciso conhecer o potencial do negócio.
Estabeleça diferentes cenários, simulando a necessidade de reduzir eventuais despesas ou aumentar a produção, ou as vendas.
Analise o impacto de cada uma dessas variações nos demais campos do orçamento para determinar os limites mínimo e máximo das alterações.
4. Monitore e faça os ajustes necessários
A partir da elaboração do orçamento, é preciso definir também quais métricas e KPIs (indicadores-chave de desempenho) vão determinar quando e como os ajustes serão realizados.
Então, estabeleça uma data para realizar uma análise dos dados e avaliar a necessidade de fazer mudanças no orçamento.
É importante realizar sempre esse monitoramento para ajustar os dados quando for necessário.
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