Fechamento financeiro: o que é, qual a importância e como fazer a revisão mensal

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A elaboração do fechamento financeiro é decisiva para a saúde financeira de uma empresa.

Além de ajudar a cumprir normas de compliance, a atividade também serve para embasar tomadas de decisão que podem melhorar os rumos do negócio.

O trabalho de passar a limpo as contas do negócio pode ser bem desgastante, e muitas vezes precisa ser feito em um prazo apertado.

Porém, existem vários métodos e ferramentas que podem ajudar.

Ao longo deste artigo, você vai entender melhor como o fechamento financeiro é realizado e aprender a implementar meios de agilizar a atividade.

O que é fechamento financeiro?

Fechamento financeiro é um processo feito ao final de cada mês para revisar os dados contábeis de uma empresa e realizar ajustes, quando for necessário.

Essa prática inclui ações como a conciliação bancária, a apuração de impostos e a elaboração de relatórios contábeis.

Toda empresa acompanha diariamente o seu fluxo de caixa, ou seja, o controle constante de todos os valores que entram e saem do negócio.

Esses dados servem como base de toda a contabilidade do negócio.

Por isso, devem ser revisados sempre, pois é sempre possível que algum erro ocorra.

Porém, se esses erros se refletirem na tributação ou em relatórios contábeis, a empresa pode ter sérios problemas.

Então, é preciso fazer uma revisão de todos esses lançamentos.

É essa prática que chamamos de fechamento financeiro.

Para evitar confusões, continue lendo e saiba diferenciar esse conceito de outro semelhante.

Qual a diferença entre fechamento financeiro e fechamento contábil?

Fechamento financeiro é um termo abrangente, que inclui todos os processos necessários para manter os registros de contabilidade de uma empresa.

Já o fechamento contábil se limita a fechar as contas, ou seja, conferir se os valores lançados nos livros ou plataformas de registro estão corretos.

Assim, as contas contábeis de determinado período podem ser encerradas, e os valores podem ser transferidos para as contas permanentes.

A partir desse processo, os livros – ou seja, os registros físicos ou digitais da contabilidade do negócio – são preparados para o próximo período.

Qual a importância do fechamento financeiro mensal?

O fechamento financeiro mensal é importante para elaborar os documentos contábeis com exatidão e evitar imprecisões que podem comprometer as operações do negócio.

Toda empresa precisa estar em conformidade com várias normas fiscais para funcionar no Brasil.

Por isso, os registros contábeis devem refletir a situação financeira real do negócio.

Quando isso não acontece, a empresa pode sofrer processos judiciais e ter que pagar multas, correndo inclusive o risco de ter suas operações interrompidas.

O fechamento financeiro também é um instrumento para gerar dados que poderão servir como base para importantes tomadas de decisão de uma empresa.

A visão concreta dos resultados no mês facilita a projeção para os períodos seguintes.

Desta forma, a empresa consegue buscar meios de reduzir custos e aumentar sua eficiência.

Além disso, os documentos elaborados no fechamento financeiro servem para apresentar a situação da empresa a parceiros, sócios e investidores.

Quais informações compõem o fechamento financeiro?

O fechamento financeiro é realizado a partir das documentações dos recursos da empresa e dos comprovantes das operações realizadas.

Conheça os elementos que são listados para a elaboração do documento.

• Receitas: os valores que entram no caixa da empresa
• Despesas: os pagamentos realizados ao longo do período analisado
• Ativos: todos os recursos do patrimônio que podem ser convertidos em dinheiro, como equipamentos, itens do estoque, verba no caixa ou mesmo marcas e patentes
• Passivos: as obrigações e dívidas financeiras do negócio, como impostos, salários e prestações de empréstimos.

Tanto receitas e despesas quanto ativos e passivos podem ser classificadas em quatro tipos de movimentações:

• Movimentações financeiras: são as entradas e saídas relacionadas à operação do negócio, como compra de matéria prima ou de produtos no atacado e investimentos na ampliação da atividade
• Movimentações trabalhistas: são as despesas relacionadas ao pagamento dos colaboradores, como salários, benefícios e impostos
• Movimentações fiscais: são os documentos que comprovam as operações diante do fisco, para fins de apuração de imposto
• Movimentações de estoque: é referente a todo o patrimônio da empresa, incluindo itens como veículos e equipamentos, além do material que é armazenado para ser vendido.

Todos os comprovantes dessas operações devem ser arquivados para a realização do fechamento financeiro.

Quais relatórios financeiros são mais importantes para o fechamento financeiro?

O fechamento financeiro é feito para elaborar demonstrações que ajudem a traçar um panorama do momento pelo qual a empresa passa. 

Os três principais relatórios financeiros realizados nessa atividade são os seguintes.

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial é um relatório que apresenta toda a situação financeira da empresa dentro do período analisado.

Nele, constam os elementos que citamos no tópico acima, como os ativos e passivos.

A legislação exige que esse relatório seja apresentado somente uma vez por ano.

No entanto, algumas empresas elaboram o documento mensalmente para ajudar na análise das finanças.

Demonstração do Resultado de Exercício (DRE)

O DRE apresenta informações sobre as receitas e despesas.

O resultado final do DRE é o lucro líquido, calculado a partir da subtração das despesas totais pelas receitas totais.

Portanto, é uma forma objetiva de apresentar os resultados do negócio.

Demonstração do Fluxo de Caixa

A Demonstração do fluxo de caixa inclui todas as receitas e despesas do negócio.

Esse acompanhamento é realizado diariamente, e o documento reúne todas as informações dentro do período analisado.

Com base nessas informações, a empresa pode tomar decisões sobre pagamentos de dívidas, investimentos em melhorias e outras ações.

Como fazer o fechamento financeiro mensal passo a passo

A realização do fechamento financeiro é complexa e deve ser realizada com atenção e organização, porém sem abrir mão da agilidade.

Por outro lado, é preciso ter agilidade para cumprir prazos.

Portanto, confira um passo a passo para facilitar a realização da tarefa.

1. Reúna a documentação

O fechamento financeiro é um pente fino em todas as transações realizadas pela empresa.

Por isso, é preciso ter todos os documentos que comprovem cada movimentação, de acordo com as quatro categorias que apresentamos neste artigo.

Alguns exemplos são:

• Movimentações financeiras: extratos bancários, faturas de cartões e valores recebidos de clientes
• Movimentações trabalhistas: guias de recolhimento de FGTS, recibos de pagamentos de salários e benefícios, comprovantes de contribuição sindical
• Movimentações fiscais: notas fiscais físicas e eletrônicas, no formato XML, e guias de pagamento de impostos.

2. Faça uma listagem de estoque

Em relação às movimentações de estoque, é preciso realizar um levantamento de todos os materiais que formam o patrimônio da empresa.

Essa lista não deve ser limitada a itens armazenados para venda, pois é preciso incluir equipamentos usados na própria operação, como máquinas industriais e computadores.

3. Faça a conciliação bancária

Conciliação bancária é a comparação entre os registros contábeis da empresa com os dados do extrato da conta bancária do negócio.

Esse processo é importante para conferir se há alguma inconsistência.

Por exemplo: a empresa pode detectar que tinha algum valor a receber que não caiu em sua conta.

Assim, o setor financeiro pode agir para solucionar o problema.

4. Corrija as inconsistências

Essa é uma das principais funções de um fechamento financeiro: corrigir os erros contábeis para evitar problemas fiscais.

Por isso, é uma etapa que requer atenção redobrada.

5. Faça provisões financeiras

Além de refletir a situação financeira da empresa, o fechamento também deve ajudar a preparar a empresa para determinadas situações.

Veja alguns exemplos de despesas futuras que podem exigir provisões:

• Depreciação de bens e equipamentos
• Pagamento de 13º salário a colaboradores
• Rescisão e contratação de funcionários
• Eventuais casos de inadimplência
• Flutuações no mercado.

6. Gere os relatórios

Depois de revisar e ajustar os dados contábeis e realizar provisões, a próxima etapa é gerar os relatórios para apresentar os resultados.

Usar gráficos e outros elementos visuais é uma forma de melhorar a apresentação dos dados.

Isso é útil para apresentações a investidores ou gestores da empresa.

Quais são as melhores práticas para realizar um fechamento financeiro eficiente?

Fazer um fechamento financeiro eficiente é um desafio que requer bastante atenção e dedicação.

Antes de mais nada, não deixe para reunir a documentação somente na hora de fechar as contas.

Como a lista de movimentações costuma ser extensa, é preciso criar processos de arquivamento de todos os comprovantes ao longo do mês.

Assim, os documentos estarão disponíveis quando for necessário.

Também é importante delegar a função para determinados colaboradores, garantindo que sempre as mesmas pessoas realizarão a tarefa.

Assim, eles estarão mais familiarizados, o que reduz as chances de erros humanos.

O prazo para a conclusão do fechamento financeiro costuma ser apertado, pois é preciso terminar tudo até o quarto dia útil do mês seguinte.

Por isso, o ideal é dividir a tarefa em diferentes etapas e criar um cronograma de alinhamentos com prazos para cada um delas.

Por fim, use a tecnologia a favor do seu negócio a partir do uso de ferramentas como as que vamos apresentar no próximo tópico.

Quais ferramentas e softwares podem auxiliar no fechamento financeiro?

Existem vários tipos de ferramentas e softwares que podem ajudar na realização do fechamento financeiro.

Uma das soluções mais completas é o ERP, sigla em inglês que significa Planejamento de Recursos Empresariais.

Esse tipo de plataforma serve para centralizar todos os aspectos do negócio, integrando diferentes setores que usam os mesmos dados.

Assim, as receitas, despesas, controle de estoque e outros elementos podem ser contabilizados automaticamente.

Outra ferramenta que não pode faltar é o software de gestão financeira, que ajuda na organização das finanças extraindo dados de outros setores.

Esse tipo de software pode ser integrado ao ERP para automatizar ainda mais as funções do negócio.

Imagine, por exemplo, que sua empresa faz uma venda no valor de R$ 100.

No ato do pagamento, o valor já é registrado no ERP, que encaminha os dados para lançamento no livro-razão.

Assim, o trabalho manual é evitado, melhorando a produtividade do time e evitando erros.

Além disso, é essencial contar com uma plataforma de pagamentos que registre todas as cobranças e também atue de forma integrada a outras ferramentas.

O uso desses sistemas no dia a dia facilita e agiliza a elaboração do fechamento mensal.

E o fechamento financeiro anual?

O fechamento anual é recomendável para a elaboração do DRE e do balanço patrimonial, que devem ser gerados pelo menos uma vez por ano segundo a Lei 6404/1976.

Além disso, ajuda ainda mais a dar uma visão das finanças do negócio.

Esse tipo de documento precisa ser mais detalhado que o fechamento mensal, pois inclui auditorias e relatórios mais complexos.

Por isso, é preciso usar ferramentas mais avançadas.

Um exemplo é o uso de softwares de automação de fechamento financeiro, que automatizam tarefas como a conciliação bancária e o lançamento de dados.

Além disso, sistemas de Business Intelligence (BI) podem ser úteis para oferecer análise de métricas e emitir relatórios com dados do negócio.

Quais os principais desafios do fechamento financeiro anual?

O maior desafio enfrentado na elaboração do fechamento financeiro anual é a utilização de um volume maior de dados, que são contabilizados ao longo do ano.

Para agilizar essa tarefa, a empresa precisa ter todos os comprovantes arquivados de uma maneira acessível para serem usados quando for necessário.

A checagem de dados é extensa, e deve ser feita com muita atenção.

Por isso, é importante contar com sistemas para automatizar os registros das movimentações financeiras durante a rotina da empresa.

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