Regime tributário: entenda quais são e como funcionam e veja dicas para escolher

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Escolher o melhor regime tributário representa um grande desafio para empresas de qualquer setor.

Afinal, o pagamento de impostos é uma das principais despesas em qualquer negócio, fonte de atenção para atender às normas sem se descuidar do seu impacto no caixa.

Dados do Banco Mundial apontam que a carga tributária que incide sobre as empresas brasileiras é uma das maiores do mundo, como mostra esta reportagem do G1.

Como não dá para deixar de pagar impostos ao empreender, é justamente no planejamento tributário e na escolha do regime de apuração dos tributos que o negócio pode economizar.

Quem opta por um enquadramento inadequado deixa de aproveitar benefícios fiscais e o pior: acaba pagando mais impostos do que seria necessário.

Ao entender o tema, estudar e comparar as opções, é possível reduzir custos e simplificar os processos burocráticos.

Vamos falar sobre isso ao longo do texto, apresentando cada um dos regimes tributários vigentes no país e trazendo as informações necessárias para uma escolha segura.

Continue lendo!

O que é regime tributário?

Regime tributário é o conjunto de regras que determina como uma empresa deve apurar e recolher impostos no Brasil.

Por meio delas, o empresário sabe o quanto deve pagar ou recolher em impostos e também quais documentos devem ser declarados ao Fisco e quais devem ser arquivados.

Existem quatro opções de regime tributário no país:

• Microempreendedor Individual (MEI)
• Simples Nacional
• Lucro Presumido
• Lucro Real.

É preciso escolher o regime adequado ao abrir seu CNPJ, podendo mudar a escolha no início de cada ano fiscal.

Ainda neste texto, vamos apresentar todas as regras relacionadas a cada um deles.

Tipos de regime tributário no Brasil

Conhecer as regras previstas nos diferentes tipos de regimes tributários é fundamental para uma tomada de decisão segura, evitando problemas fiscais que podem impactar o caixa e comprometer a sustentabilidade de um negócio.

Mesmo empresas que já operam há algum tempo devem fazer essa análise periodicamente, avaliando a possível troca entre as opções abaixo.

MEI

O microempreendedor individual (MEI) não é exatamente um regime tributário, pois utiliza o SIMEI, que é o sistema de recolhimento que tem como base o Simples Nacional (este exclusivo de micro e pequenas empresas).

Porém, tem regras de apuração e pagamento de impostos únicas, tendo sido criado para tirar trabalhadores autônomos da informalidade.

O MEI paga sempre um valor fixo por mês, dependendo de sua atividade (se comércio, serviços ou indústria).

Esse valor inclui a contribuição ao INSS e mais valores de ISS (Imposto Sobre Serviços) e/ou ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Como funciona?

Para ser MEI, o empreendedor deve ter um faturamento anual de até R$ 81 mil anuais, o equivalente a R$ 6.750 mensais.

Além disso, sua atividade precisa constar na lista de ocupações permitidas.

A cada mês, o empreendedor precisa pagar o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Em 2024, os valores são os seguintes:

• Comércio e Indústria: R$ 71,60
• Prestação de Serviços: R$ 75,60
• Comércio e Serviços: R$ 76,60.

A maior parte dessas quantias é composta pela contribuição previdenciária, que corresponde a 5% do salário mínimo.

A esses valores, são acrescidos R$ 1 referente a ICMS para estabelecimentos de indústria ou comércio, R$ 5 de ISS para prestadores de serviço ou R$ 6 para empresas que atuam com comércio e serviços.

Existe ainda o MEI Caminhoneiro, mas com regras diferenciadas: o limite de faturamento sobe para R$ 251,6 mil anuais, e o DAS mensal tem o valor de R$ 145,44.

Quais as vantagens?

O MEI é o regime tributário mais vantajoso para empreendedores que trabalham sozinhos, embora permita que o negócio tenha um funcionário registrado.

As principais incluem:

• Menor carga tributária, em comparação com as outras opções
• Adesão simplificada, podendo ser gratuita e 100% online
• Pagamento e declaração de faturamento sem necessidade de calcular alíquotas
• Garantia de benefícios previdenciários como auxílio-doença, salário-maternidade e aposentadoria
• Possibilidade de trabalhar no regime CLT, para quem usa sua atividade para complementar renda.

O ponto de atenção é o faturamento, já que se a empresa crescer além do limite estabelecido, será preciso migrar para outro porte.

Simples Nacional

O Simples Nacional é uma modalidade voltada para facilitar a tributação de Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP).

É uma modalidade bem mais complexa do que o MEI, porém simplificada na relação com os demais regimes tributários.

O principal diferencial em comparação com o Lucro Real e o Lucro Presumido é a possibilidade de recolher vários impostos em uma guia única, que também se chama DAS.

Como funciona?

Para que uma empresa possa se enquadrar no Simples Nacional, seu faturamento bruto não pode superar o valor de R$ 4,8 milhões anuais.

É esse limite que a qualifica como uma pequena empresa.

Além disso, o negócio deve estar previsto entre as atividades permitidas ao Simples de acordo com as ocupações da Comissão Nacional de Classificação (CONCLA), órgão vinculado ao Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE).

As alíquotas variam entre seis faixas, estabelecidas de acordo com a receita bruta total da empresa.

Ou seja, o pagamento de impostos depende do setor em que atua e do quanto fatura por mês, além de considerar a média dos últimos 12 meses.

Os percentuais ficam nos seguintes intervalos:

• Comércio: 4% a 19%
• Indústria: 4,5% a 30%
• Serviços de instalação, reparo e manutenção: 6% a 33%
• Serviços de limpeza, vigilância, obras e advocacia: 4,5% a 33%
• Serviço de auditoria, engenharia e comunicação, entre outros: 15,5% a 30,50%.

Quais as vantagens?

Para um pequeno negócio que não se enquadra como MEI, o Simples Nacional costuma ser a melhor opção, desde que atenda aos seus requisitos.

Suas principais vantagens são:

• Tributação mais simples em relação ao Lucro Real e Lucro Presumido
• Cadastro simplificado na mesma comparação
• Menos exigências de apresentação de documentos
• Menos encargos na folha de pagamento
• Possibilidade de ter faturamento superior ao do MEI.

O Simples será a escolha de regime tributário para a maioria das micro e pequenas empresas, porém, essa é uma decisão de gestão fiscal que depende do suporte de um contador.

Lucro Presumido

No Lucro Presumido, a tributação é determinada a partir de uma estimativa do lucro do negócio.

Esse cálculo é realizado a partir de um percentual chamado de margem de presunção, que varia conforme a atividade da empresa.

Como funciona?

Para poder optar pelo Lucro Presumido, a empresa deve faturar qualquer valor até o máximo de R$ 78 milhões por ano.

Além disso, sua atividade precisa estar em um destes setores:

• Serviços hospitalares
• Transportes
• Comércio de produtos ou mercadorias
• Construção civil
• Profissionais liberais e autônomos
• Agropecuária.

Enquadrado no Lucro Presumido, o negócio deve fazer a apuração de cinco impostos diferentes.

Três deles devem ser apurados mensalmente, com as seguintes alíquotas aplicadas sobre o faturamento total:

• PIS: 0,65% 
• Cofins: 3% 
• ISS ou ICMS: de 2% a 5%, conforme o município e a atividade do negócio.

Outros dois têm apuração trimestral, com os percentuais calculados sobre a estimativa de lucro:

• IRPJ: 15%
• CSLL: 9%.

Para chegar à estimativa, é preciso aplicar os percentuais da margem de presunção, que variam entre 1,6% e 32% conforme a atividade da empresa.

Veja a tabela da Receita Federal:

Atividade exercida	Faturamento tributado (%)
Revenda de combustíveis e gás natural	1,6%
Transporte de cargas	8%
Atividades imobiliárias	8%
Industrialização para terceiros com recebimento do material	8%
Demais atividades não especificadas que não sejam prestação de serviço	8%
Transporte que não seja de cargas e serviços em geral	16%
Serviços profissionais que exijam formação técnica ou acadêmica – como advocacia e engenharia	32%
Intermediação de negócios	32%
Administração de bens móveis ou imóveis, locação ou cessão desses mesmos bens	32%
Construção civil e serviços em geral	32%

Quais as vantagens?

Dependendo do que o planejamento tributário do negócio indicar, o Lucro Presumido pode ser a melhor opção para negócios com faturamento entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões por ano.

Lembrando que empresas que faturam menos podem optar pelo Simples Nacional, enquanto aquelas com valores superiores obrigatoriamente devem escolher o Lucro Real.

As vantagens do Lucro Presumido são as seguintes:

• Apuração de impostos mais simples do que no Lucro Real
• Possibilidade de faturamento superior na mesma comparação
• Alíquotas de PIS e Cofins menores do que no Lucro Real
• Obrigatoriedade de apresentação de menos documentos em comparação com o Lucro Real
• Possibilidade de faturamento superior ao Simples Nacional.

Lucro real

Esse é o regime de tributação mais complexo, sendo voltado para grandes empresas.

A tributação no Lucro Real é calculada a partir da apuração do lucro contábil da empresa. 

Por isso, as empresas optantes devem fazer uma detalhada escrituração comercial e fiscal, ou seja, registrar todas as movimentações em documentos contábeis.

Como funciona?

Qualquer empresa pode optar pelo Lucro Real, sendo que a adesão é obrigatória para empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões ou se encaixem em um destes casos:

• Organizações do setor financeiro
• Empresas com lucro e fluxo de capital de origem estrangeira
• Negócios que atuam com factoring
• Empresas contempladas com benefícios fiscais.

A apuração do lucro é realizada a partir da dedução das despesas, conforme consta nos registros de documentos fiscais como o balanço patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).

Esse cálculo pode ser realizado mensalmente ou trimestralmente, por meio da seguinte fórmula:

• Lucro Contábil = Receitas – Custos – Despesas.

Depois de se chegar ao lucro contábil, é preciso fazer os ajustes necessários pela seguinte fórmula:

• Lucro Real = Lucro Contábil + Adições – Exclusões.

As alíquotas são as seguintes:

• IRPJ: 15% para lucro de até R$ 20 mil e 25% para valores maiores no mesmo período
• CSLL: varia entre 9% para empresas em geral e 15% para instituições financeiras e seguradoras
• PIS: 1,65% sobre a receita bruta
• Cofins: 7,6 sobre a receita bruta.

Ao contrário dos demais tributos, que podem ser apurados de forma trimestral, o PIS e o Cofins devem ser recolhidos uma vez ao mês.

Quais as vantagens?

O Lucro Real é voltado para empresas com faturamento alto, sendo mais vantajoso para negócios que tiveram prejuízo e com receitas que variam bastante durante o ano.

Apesar de ser obrigatório, o regime tributário tem suas vantagens.

As principais são:

• Possibilidade de deduzir todas as despesas operacionais, reduzindo o total a pagar
• Como o pagamento incide sobre o lucro efetivo, a empresa não corre o risco de pagar mais do que o necessário
• Negócios com alta variação podem realizar ajustes sazonais
• Possibilidade de compensar prejuízos fiscais de anos anteriores para reduzir impostos a pagar no período seguinte
• Transparência e menor risco de autuações devido ao detalhamento dos dados contábeis.

Qual a importância da escolha do regime tributário?

A escolha do melhor regime tributário possível ajuda a empresa a evitar o pagamento de uma carga maior de impostos do que o necessário.

Afinal, cada modelo que apresentamos acima tem suas características, e pode ser mais ou menos indicado, dependendo da própria empresa.

E como os impostos têm uma influência direta nos custos da empresa, essa escolha é tão importante quanto qualquer outra medida tomada para melhorar a saúde financeira.

A empresa que conta com o melhor regime tributário conforme a sua realidade se torna mais fácil de administrar a longo prazo, pois não precisará enfrentar aumentos excessivos em sua carga tributária.

Veja na sequência o que é preciso levar em consideração ao fazer essa opção.

Como escolher o melhor regime tributário?

Para escolher o regime tributário mais adequado ao seu negócio, o primeiro fator a se levar em conta é o faturamento.

É claro que outros itens também são importantes, mas como algumas opções fiscais podem excluir empresas com ganhos incompatíveis, é preciso observar primeiro esse detalhe.

Se você tiver condições de se enquadrar como MEI, não abra mão dessa possibilidade, pois você paga menos e tem uma tributação bastante simplificada.

Caso contrário, é preciso analisar outros aspectos, como seus custos fixos e variáveis e suas margens de lucro.

Avalie também o impacto da carga tributária sobre a folha de pagamento, caso a sua empresa conte com muitos funcionários.

Diante de tantos fatores, o ideal é contar com um serviço de contabilidade consultiva.

Nele, além de realizar apurações e elaborar documentos, o contador atua como um parceiro da empresa, ajudando na tomada de decisões a partir de uma análise completa do impacto da tributação.

Erros comuns na escolha do regime tributário e como evitá-los

Um dos principais erros na hora de escolher o regime tributário é deixar de pensar a longo prazo.

Gestores inexperientes levam em consideração apenas dados atuais, e assim acabam se surpreendendo com uma mudança de rumos do negócio.

Quando a empresa cresce, o regime vigente acaba ficando longe do ideal.

Para evitar cair nesse erro, realize projeções considerando suas metas de crescimento, tendências macroeconômicas e possíveis custos adicionais.

Outra possível falha é não levar em consideração a atividade da empresa, pois para algumas delas pode haver regimes tributários mais favoráveis.

Por isso, sempre verifique as regras específicas para a sua área de atuação.

Outra falha comum é se manter em um enquadramento específico, sem considerar as possibilidades de migração para outro mais favorável.

Para evitar esse problema, reúna-se com sua equipe contábil e financeira ao final de cada ano para avaliar qual deve ser o regime vigente no ano seguinte.

Tem como alterar o regime tributário?

É possível alterar o regime tributário ao final de cada ano fiscal, o que geralmente acontece no fim de janeiro.

O primeiro passo para isso é a realização de um planejamento tributário que aponte a melhor opção para o exercício seguinte.

A partir dessa decisão, é preciso contar com o apoio de um contador, que vai cuidar da documentação necessária e realizar a documentação nos sistemas da Receita Federal.

O processo para migrar do MEI para o Simples Nacional é realizado pelo site oficial do regime.

Já para optar pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, o contribuinte precisa confirmar a escolha pagando as guias de recolhimento com o código do enquadramento selecionado.

Além de optar pelo regime tributário mais adequado, toda empresa precisa também de um bom sistema de cobranças.

Essa ferramenta permite diversificar as formas de pagamento, garantir a segurança nas transações por cartões de débito e crédito e controlar o desempenho por meio da emissão de relatórios com dados das vendas.

A Vindi é um ecossistema completo, pois oferece soluções para cobranças avulsas e recorrentes.

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