O termo “pro rata” vem do latim e significa “medir ou racionar proporcionalmente” algo. Esse conceito é aplicado em contextos financeiros e contábeis, quando pagamentos, salários ou juros são calculados proporcionalmente a um tempo devido.

Basta um exemplo prático para o termo ser melhor compreendido. Quando um plano de assinatura de telefonia é cancelado, há cláusulas de contrato que garantem ao consumidor o pagamento proporcional apenas ao período em que o serviço foi utilizado no mês, e não o valor cheio do plano. Isso é um tipo de pro rata no billing das empresas.

Ele pode ser aplicado no cálculo de juros, dividendos e no billing de serviços recorrentes (planos, assinaturas, mensalidades), sendo importante na gestão financeira dos negócios.

Neste artigo focaremos no pro rata aplicado ao sistema de cobrança de empresas que trabalham com a recorrência. É o caso, por exemplo, de negócios SaaS, academias, clubes de assinaturas, escolas e outros. 

Entenda esse conceito para fazer uma gestão cada vez mais inteligente do seu negócio!

O que é pro rata?

Como introduzimos, o pro rata é um cálculo proporcional, que considera a divisão de um valor cheio em partes menores. A unidade menor é multiplicada pelo tempo de uso, para chegar-se a um valor final a ser pago.

O maior uso do pro rata se dá no cálculo de mensalidades proporcionais, no caso cancelamentos de planos (churn de clientes). Assim, o pagamento se torna justo ao cliente e à empresa. 

Por exemplo, uma mensalidade de academia de R$90 paga no início do mês permite 30 dias de uso. Se o contrato se basear em pro rata, caso o aluno cancele sua matrícula antes do mês acabar (vamos supor, no dia 15), ele somente deverá a mensalidade referente a 15 dias, gerando um acerto de R$45.

Se a academia não trabalhar dessa forma, o desistente terá que pagar o valor cheio e terá direito a usar o serviço até o final do mês. Nesse caso, os termos da política de cancelamento deverão estar claros no contrato, no momento da adesão.

Quando há alta perda de clientes (churn elevado), talvez seja a hora de rever as estratégias de retenção da sua empresa. Baixe nossa planilha para te ajudar no controle das suas métricas de Churn e Retenção!

Como calcular o pro rata?

Para calcular, basta fazer uma regra de três básica. Acompanhe o exemplo de uma assinatura cancelada antes do prazo:

  • Valor da mensalidade = R$120
  • Validade = 30 dias
  • Período usado = 10 dias
  • Valor a ser pago = V (incógnita)

Pela regra de três, temos a proporção esquematizada da seguinte forma:

120  reais ——- 30 dias

  V   ——- 10 dias

  • 10 x 120/ 30 = V
  • V = 40

Portanto, o valor pro rata por 10 dias de uso será de R$40.

Outra forma de calcular é fracionar proporcionalmente: 10 dias são 1 terço de 30 dias. Logo, o valor a ser pago deverá ser também 1 terço da mensalidade de 120 reais, chegando igualmente no valor pro rata de 40 reais.

Assim, é possível entender o raciocínio. Esse tipo de cálculo manual, no entanto, não é escalável, sendo mais viável contar com um software que automatize as cobranças, como veremos adiante.

Quais são os tipos existentes?

O pro rata varia em dois tipos, “temporis” e “die”, sendo o primeiro mais comum no contexto de cobranças que estamos falando. Agora, entenda o que são cada um deles:

Pro rata temporis

O termo temporis também vem do latim, e é entendido como um pro rata baseado em um período de tempo, maior que um dia. É, por exemplo, o caso que mencionamos da mensalidade proporcional a 10 dias.

Pro rata die

Outro exemplo de pro rata é o cálculo de juros. Quando há inadimplência de pagamento, os juros pro rata levam em conta cada dia de atraso para serem aplicados proporcionalmente.

Nesse caso, termo é chamado de pro rata die, no qual die é entendido como “por dia”. 

Por exemplo, quando uma multa é estabelecida por juros de 0,5% ao dia, sobre um valor de R$1000,00, temos juros pro rata die de R$5,00.

Quando usar o pro rata nos planos de assinaturas?

Além das situações de cancelamento do plano que explicamos neste post, a aplicação de pro rata nos planos de assinaturas é muito comum nas seguintes situações:

Upgrade ou downgrade de plano

Pode ocorrer de um cliente migrar de plano, dentro de uma mesma empresa, adequando-se melhor às suas necessidades.

Portanto, seja indo para um plano acima (upgrade) ou abaixo (downgrade), o billing desse cliente no período de migração deverá considerar uma mensalidade pro rata. 

Nessa mensalidade, será cobrado o valor proporcional aos dias devidos do plano anterior, somado ao valor proporcional do novo plano, estabelecendo-se uma média entre eles. 

Por exemplo: um cliente mudou de plano já tendo usado 5 dias do plano anterior. A mensalidade pro rata será dada por:

  • 5 dias do valor do plano antigo;
  • 25 dias do valor do novo plano.

Basta aplicar a regra de três em cada um dos valores e depois somá-los.

Assim, a cobrança se ajusta ao período e, no mês seguinte, vigora o valor total do novo plano.

Pagamento de juros

No caso de inadimplência de pagamentos, a aplicação de juros no valor geralmente é pro rata die, ou seja, proporcionais aos dias devidos. O cálculo dependerá do tipo de juros (ao dia, mês, ano), mas, em geral, são fracionados somente pelo período da cobrança em aberto.

Como automatizar o cálculo de pro rata na empresa?

Nesse texto, você acompanhou que o billing dos planos de assinatura sofre diversas variáveis durante a gestão de um cliente. Imagine calcular manualmente mensalidades pro rata, juros para inadimplentes, valores de migrações de planos… tudo isso para centenas ou milhares de clientes!

Por isso, ter um sistema de cobrança inteligente é de extrema importância para o faturamento das empresas. Hoje existem soluções de gestão de cobranças, que permitem a automação de todos esse processo de billing, como a Vindi. Você pode confiar que seus clientes estarão sendo cobrados da maneira correta e sua receita mensal estará garantida.

A Vindi é uma plataforma completa para gestão de pagamentos de empresas. Fale com nossos especialistas e comece um novo ciclo para o seu negócio!