Como emitir uma nota fiscal eletrônica

Atualmente, a Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) em substituição às Notas Fiscais pertencentes aos modelos 1 e 1-A . Em breve, a NF-e será obrigatória em todas as empresas, além disso, os interessados poderão aderir facultativamente ao programa.

Se você quer aderir ao uso da NF-e mas não sabe ao certo por onde começar, elaboramos um passo a passo que vai esclarecer em detalhes como emitir Notas Fiscais através de um sistema online.

Passo a passo para emitir Nota Fiscal por um sistema on-line

1. Adquirindo um certificado digital

Assim como todo documento fiscal deve ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica não fica atrás. Mas como é dada a autenticidade para um documento cuja existência é eletrônica? O que ocorre é a utilização de uma “Assinatura Digital”, que vai gerar um código através de uma chave privada, de modo que quem receber a mensagem poderá confirmar se realmente o remetente se trata do emissor da nota fiscal.

Veja a diferença entre Certificados A1 e A3 – leia mais.

Mas a Assinatura Digital só será possível se a empresa tiver um documento especial que vai gerá-la, no caso o “Certificado Digital”, que é obtido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira  (ICP). Os mais comuns são o e-CNPJ e o e-CPF. No caso de Certificado Digital para emitir notas fiscais por meio de um sistema online, você tem as opções de adquirir o certificado e-CNPJ e o certificado NF-e. As duas opções diferem no utilizador. No primeiro caso, apenas o dono ou representante legal poderá utilizar. Já no segundo caso, funcionários estarão autorizados, assim como o representante legal.

2. Credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda

Após obter o Certificado Digital, o próximo passo é se credenciar na Secretaria de Estado da Fazenda onde a empresa está localizada. O credenciamento poderá ser feito via internet, mas é preciso ficar atento, já que cada estado possui regras específicas no que diz respeito à homologação do aplicativo emissor de nota fiscal eletrônica. A princípio, você poderá trabalhar com a opção “Em homologação”, que funciona como um ambiente de teste, onde será possível conhecer as funcionalidades, processo de emitir, cancelar e inutilizar as notas fiscais eletrônicas. Após receber o devido treinamento, basta mudar a opção de credenciamento para “Em produção”.  Vale destacar que, apesar de ser um procedimento simples, é recomendado que haja o acompanhamento de um profissional da área, nesse caso, um contador, que poderá auxiliar na legislação local.

3. Instalando um software emissor da NF-e?

Agora que você já tem em mãos o Certificado Digital e credenciamento na Secretaria e Estado de Estado da Fazenda, é preciso providenciar o software que será utilizado para emitir as notas fiscais. Alguns Estados disponibilizam o programa gratuitamente para download no site da secretaria de fazenda, mas, em muitos casos, eles tornam-se ineficazes para um volume expressivo de notas fiscais que precisam ser emitidas, o que muitas vezes gera retrabalho, por terem que ser digitadas novamente no sistema de faturamento. E é pensando em você que a Vindi leva ao mercado o melhor da tecnologia com a Integração Nota Fiscal Eletrônica NFE.io. O sonho de ter tudo num só lugar passa a se tornar realidade: vender, emitir boleto, conciliar a cobrança bancária e ainda enviar automaticamente a nota fiscal. Achou que era uma brincadeira? Não, tudo pode ser realizado na plataforma da Vindi que possui integrações com softwares de notas fiscais, ERP’s, módulos de pagamento como Magento e WordPress e CRM’s de gestão.

Analise o infográfico abaixo e veja como um software de Notas Fiscais otimizou o processo de emissão e o ganho de tempo e produtividade em relação ao processo manual.

vindi nfe

Melhor sistema de emissão de notas fiscais.

Diversos softwares possuem a emissão de notas online. Porém sempre recomendamos ter a certeza que seu sistema faz a gestão de fato, dessa parte tão delicada.

A integração que Vindi possui com diversos sistemas, permite o melhor funcionamento do negócio fiscal. O sistema de funcionamento é simples:  empresas de serviços podem emitir automaticamente as notas fiscais através de um simples e transparente fluxo de cobrança recorrente (tudo através da plataforma Vindi). Todo o processo é revertido na economia de tempo e no ganho de produtividade de equipes de TI e finanças.

Você pode inclusive configurar a emissão da nota fiscal, da melhor maneira possível:

  1. Na emissão da fatura;
  2. Após a confirmação de pagamento da fatura ou;
  3. Manualmente.

Essas três opções podem ser feitas de forma simples.

A Vindi possui a integração com dois sistemas de notas fiscais, que facilitam o dia a dia de milhares de empresários:

  1. FastNotas– sistema de emissão de notas fiscais de serviço;
  2. Nfe.ioSaaS de notas fiscais de serviço e;
  3. Bling – ERP que atende e-commerce e empresas de serviço.

Você escolhe como quer fazer!

economia da recorrencia

Ficou com alguma dúvida sobre o processo de emissão de notas fiscais por um sistema on-line? Entre em contato conosco ou deixe seu comentário nos campos abaixo!

A Equipe de redação Vindi é formada pela área de sucesso do cliente, marketing, financeira e vendas. Todo mundo contribui para que você fique informado sobre tudo em assinaturas, pagamento on-line e Saas.

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