Em 2006, a Receita Federal, em parceria com a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais), lançou a NFS-e. O projeto veio para facilitar o processo de como emitir nota fiscal de serviço eletrônica, evitando erros manuais e otimizando tempo.

A tecnologia vem tornando tudo mais fácil, e a transparência e agilidade na prestação de informação aos órgãos fiscalizadores também passa a ser beneficiada.

Muitas empresas acham que a nota fiscal deve ser emitida apenas quando há a venda de um produto físico. Mas, elas não se dão conta de que a obrigação de um negócio que comercializa serviços passa a ser a mesma que a de qualquer outro.

Por isso, vamos tirar todas as dúvidas sobre nota de serviço neste post. Continue acompanhando!

O que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica?

A nota fiscal de serviços eletrônica, também chamada de NFS-e, é o documento digital que passa a substituir as tradicionais notas de serviços impressas.

Funciona como uma nota fiscal, mas ao invés de ser de produto, é referente a algum serviço prestado.

O objetivo é materializar os fatos geradores do ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), através do controle digital dos valores sujeitos à tributação do ISSQN.

Uma diferença importante entre a NF de serviço e as outras notas é que, ao invés de ser regulada pelo Governo Federal, as notas fiscais de serviços são reguladas pela Prefeitura. Ou seja, cada município tem suas especificações para realizar a emissão.

Mas, já existem softwares que realizam essa integração entre os sistemas de forma simplificada.

Como funciona a NF de Serviços Eletrônica?

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) vem substituindo diversos processos que antes demandava tempo e mão de obra excedente, por algo informatizado e que utiliza um sistema online para o armazenamento das informações.

Embora a utilização da NF-e já venha sendo difundida há muitos anos, a bola da vez passa a ser a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), que passa a ser exigida em mais de 300 municípios de todo o território nacional.

Como o próprio nome já diz, a nota deve ser emitida no caso da prestação de serviços. É como a nota fiscal que conhecemos, só que ao invés de ser para produto, é para algum serviço prestado.

A NFS-e deve ser emitida sempre no portal da Prefeitura da cidade onde o serviço foi realizado.

Quem deve emitir Notas Fiscais de Prestação de Serviços?

Toda e qualquer empresa, autônomo ou MEI (microempreendedor individual) que presta algum tipo de serviço e realiza o pagamento do ISSQN, deve emitir a nota fiscal de serviço.

A emissão da nota comprova que o prestador de serviço trabalha de forma legal e recolhe os tributos que deve ao governo.

O MEI, por exemplo, não é obrigado a emitir nota fiscal quando presta serviços para uma pessoa física, a não ser que o consumidor exija. Mas, caso ele preste serviços a uma pessoa jurídica, a emissão da nota passa a ser obrigatória.

Como emitir Notas Fiscais de Prestação de Serviços?

Agora que você já conhece um pouco mais sobre o assunto, vamos te ensinar como emitir nota fiscal de prestação de serviços.

Antes de tudo, é preciso obter um Certificado Digital, que pode ser adquirido através de empresas ligadas ao governo e uma autorização da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) onde a empresa está localizada.

Em posse do registro e da autorização da SEFAZ, é preciso decidir qual empresa irá hospedar o software da NF-e. Embora as prefeituras disponibilizem, é possível contratar um ótimo serviço de empresas privadas, uma vez que os preços de mercado variam conforme o número de notas emitidas e de acordo com a hospedagem escolhida.

Confira o passo a passo a seguir:

1º Passo: fazer credenciamento

Acesse o site da Prefeitura da sua cidade e preencha o formulário de credenciamento. Você receberá um protocolo para comparecer até a Prefeitura com os documentos abaixo:

  • CPF original;
  • Protocolo de solicitação de credenciamento;
  • Documento de identificação do representante legal da empresa.

Depois de analisado o formulário, você receberá um aviso por e-mail de que sua senha já está desbloqueada e você pode acessar o sistema para gerar a nota fiscal.

2º Passo: acessar o sistema

Entre no site da Prefeitura e clique na área de emissão de notas fiscais. Você vai preencher os campos necessários: CPF ou CNPJ e a senha.

Lembre-se de conferir se seus dados estão preenchidos de forma correta, como a inscrição municipal, razão social e CNPJ. Caso encontre algum erro cadastral, entre em contato com a Prefeitura da sua cidade.

A personalização como logo, resumo da empresa, site e e-mail, você pode realizar dentro da plataforma mesmo.

3º Passo: emitir nota fiscal eletrônica

O objetivo da emissão de nota de serviço de forma eletrônica é, justamente, facilitar a vida do empreendedor. Além disso, você diminui o tempo de uma emissão manual e evita que erros humanos aconteçam na hora do preenchimento dos dados. Vamos entender como realizar a emissão eletrônica.

Escolha o método da emissão

  • Intermediação: preenchimento do CNPJ da empresa que está prestando o serviço;
  • Substituição: preenchimento do CNPJ do tomador, juntamente com o número da nota que será substituída.

Se você não escolher nenhuma das opções acima, a nota fiscal gerada será comum.

Defina a atividade

Você precisa informar a atividade que sua empresa realiza. As telas seguintes que você vai acessar são personalizadas de acordo com o ramo.

Dedução

Caso você selecione na opção anterior “dedução para base de cálculo”, essa opção aparecerá. E, o valor total a ser abatido é deduzido, automaticamente, da nota que será gerada.

Detalhamento

Aqui é como uma nota comum. É preciso detalhar o serviço que foi realizado, com horas e valores.

Lembrando que cada Prefeitura possui regras diferentes para emissão. Observe no portal da sua cidade quais as regras precisa seguir. Na imagem abaixo você pode ver um exemplo de nota fiscal de serviço da cidade do Rio de Janeiro.

Exemplo de nota fiscal eletrônica

Quais as principais diferenças entre NF-e e NFS-e?

A NF-e é regulada pela Secretaria Estadual da Fazenda, para qual o contribuinte encaminha todos os arquivos eletrônicos para autorização.

Nesse caso, já existe um modelo padrão que todos os estados devem seguir. Isso facilita todo o processo de implantação, tanto para empresas que desenvolvem o software, quanto para contribuintes.

Já com a NFS-e a questão é bem diferente. A comunicação é direto com a Prefeitura e, como cada uma possui um modelo diferente, não há um padrão – o que dificulta bastante.

Até existem alguns modelos disponíveis, mas que são apenas conceituais, uma vez que cada município possui suas particularidades, gerando diferentes padrões técnicos de integração. Ou seja, diferentes webservices e layouts em relação aos modelos de arquivos eletrônicos.

Toda essa diferenciação acaba gerando uma “enorme” dor de cabeça para desenvolvedores de software e contribuintes, que ficam um pouco confusos com a falta de um modelo padrão. Outras diferenças também podem ser sentidas no:

Layout de integração

No caso de NF-e, uma maior abrangência é alcançada. Isso porque, ela precisa atender todos os ramos de atividades, mas também inclui a parte de serviços. A grande vantagem da NF-e é ter um padrão único em qualquer estado.

No caso da NFS-e, o layout, apesar de simplificado, possui suas variáveis em cada município, o que acaba dificultando na hora da padronização.

Geração das notas fiscais

A Secretaria de Fazenda Estadual (SEFAZ) é quem faz a transmissão do Certificado Digital para a geração da Assinatura Digital. Isso é o que torna a nota fiscal válida juridicamente, concedendo a autorização de uso que passa a ser gerada pelo sistema do contribuinte.

No caso da NFS-e, existe a figura do Recibo Provisório de Serviços (RPS).Ou seja, o RPS é gerado pelo sistema do contribuinte que vai transmitir para a prefeitura. É a prefeitura que vai transformar em NFS-e e devolver em formato XML para o contribuinte.

Em alguns casos, o uso da Certificação Digital não é requerido, mas na maioria dos modelos é exigido o uso.

Software para digitação da Nota eletrônica

No caso da NF-e, as Secretarias de Fazenda Estaduais não disponibilizam um software para o contribuinte . Contudo, existe um programa no portal da SEFAZ que é ofertado gratuitamente, apesar de não ser recomendado no caso de grande fluxo de notas fiscais.

Já no caso da NFS-e, o esquema é diferente, e praticamente todas as Prefeituras disponibilizam um sistema para digitação das notas fiscais. Os maiores beneficiários são pequenos empreendedores ou aqueles que não possuem nenhum programa de gestão.

Como calcular impostos na NFS-e?

O imposto cobrado sobre a emissão da nota fiscal de serviço eletrônica depende muito do regime tributário da sua empresa.

As alíquotas são diferentes. Por exemplo, para quem é Simples Nacional, é uma taxa e para quem for Lucro Presumido, é outra.

Abaixo, listamos todos os impostos que estão contemplados quando você for emitir uma nota fiscal de serviço.

  • INSS
  • ISS
  • PIS/PASEP
  • CSLL
  • COFINS
  • IRPJ
  • ICMS

Quais as vantagens da Nota Fiscal de Serviço automática?

O setor de serviços é o que mais vem crescendo e, é por isso que, informatizar as atividades ligadas a essa prática através de um sistema digital no processo de emissão de notas fiscais de serviço é uma das grandes vantagens da NFS-e.

Entre as principais, se destacam:

  • O contribuinte pode emitir a nota fiscal em qualquer lugar e hora, desde que tenha acesso à Internet;
  • Não é preciso manter cópias de notas fiscais ou talões;
  • A segurança da informação é garantida, uma vez que, através do uso do certificado digital, evita que haja o extravio e falsificações, além de estar certificando a veracidade das informações e a confiabilidade por parte do emissor e de quem irá receber a nota fiscal;
  • Não exige a impressão imediata, já que a NFS-e poderá ser enviada por e-mail.

Agora você já sabe como emitir suas NFS-e sem dor de cabeça e sem burocracia. Lembrando que é importante contar com um software que realiza as emissões de forma automática e que integre com os portais das Prefeituras, para facilitar sua operação.

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