Redação Vindi 
Emitir nota fiscal eletrônica é um processo que faz parte do dia a dia de toda empresa. Mas, mesmo sendo uma obrigação básica, o assunto ainda gera muitas dúvidas entre os empreendedores.
É por meio da nota fiscal eletrônica empresas regularizam suas vendas, determinam os tributos que serão recolhidos e cumprem suas obrigações com o Fisco. Além disso, os negócios assumem o controle sobre cada compra e venda do seu negócio.
Mas, afinal, o que precisa para emitir nota fiscal? Quem é obrigado a gerá-la? Qual tipo deve ser emitido? É necessário usar um software?
Tire essas e outras dúvidas com este conteúdo, que explica tudo sobre como emitir nota fiscal eletrônica.
Como emitir nota fiscal eletrônica? Passo a passo
Emitir nota fiscal eletrônica não tem segredo, desde que você conheça o processo certo para a sua empresa.
Confira o passo a passo:
1. Do que preciso para emitir nota fiscal eletrônica?
Para emitir nota fiscal eletrônica, você precisa, primeiramente, de um certificado digital. Essa tecnologia funciona como uma assinatura digital que é emitida por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) – os mais comuns são o e-CNPJ e o e-CPF.
No caso da emissão de notas fiscais por meio de um sistema online, você tem as opções de adquirir o certificado e-CNPJ ou o NF-e. No primeiro caso, apenas o dono ou representante legal poderá utilizá-lo; já no segundo, funcionários estarão autorizados, assim como o representante legal.
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Para que serve o certificado digital e por que vale a pena?
Logo, obter essa certificação é o primeiro passo para conseguir acessar os sistemas de emissão de nota fiscal e autenticar seus documentos junto aos órgãos governamentais. O único tipo de empresa que não precisa de certificado digital para emitir nota fiscal é o MEI, que tem a opção de acessar o software apenas com uma senha web cadastrada.
Depois de obter o certificado, o próximo passo é fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda do Estado ou na prefeitura, de acordo com o tipo de nota que você precisa emitir (de produtos ou serviços).
2. Como cadastrar a empresa para emitir nota fiscal eletrônica?
Se você precisa emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) de produto, deverá fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu Estado. Agora, se precisar emitir nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e), deverá fazer o cadastro na prefeitura do seu município (normalmente, na Secretaria de Finanças).
Em ambos os casos, você pode fazer o credenciamento pela internet, mas deve comparecer pessoalmente à secretaria para obter a senha web e fazer o desbloqueio do seu acesso. Dessa forma, você poderá utilizar o software emissor de notas fiscais do governo ou fazer a integração do sistema com seu próprio software emissor, como veremos a seguir.
Vale destacar que, apesar de ser um procedimento simples, é recomendado que haja o acompanhamento de um profissional da área, nesse caso, um contador, que poderá auxiliar na legislação local.
3. Qual software emissor da NF-e utilizar?
Agora que você já possui o certificado digital e tem sua inscrição municipal ou estadual, é preciso providenciar o software que será utilizado para emitir as notas fiscais. Alguns estados e prefeituras disponibilizam o programa gratuitamente no site da secretaria de fazenda, mas, em muitos casos, eles tornam-se ineficazes para o volume expressivo de notas fiscais que precisam ser emitidas.
Muitas vezes é impossível emitir notas em lote ou fazer alterações em massa, gerando retrabalho para a equipe. Por isso, o indicado é ter um sistema de emissão de nota fiscal próprio, que tem muito mais funções e só precisa ser conectado ao sistema do governo.
Um exemplo é o emissor de NF da plataforma Vindi, que já vem integrado a um ecossistema completo de soluções de cobrança e faturamento. Dessa forma, você consegue vender, emitir boleto, conciliar a cobrança bancária e ainda enviar automaticamente a nota fiscal ao cliente em um único software.
Veja na imagem abaixo como um software de notas fiscais otimiza o processo de emissão e permite ganho de tempo e produtividade em relação ao processo manual.
Como emitir segunda via de nota fiscal eletrônica?
Emitir segunda via de nota fiscal eletrônica é um processo bastante simples que pode ser feito pelo seu software emissor ou diretamente no sistema do Estado ou prefeitura. No caso, cada programa tem uma interface diferente, mas todos têm a opção de baixar a segunda via do documento no local onde ficam armazenadas as notas emitidas.
Normalmente, o passo a passo é o seguinte:
- Acesse o software emissor de nota fiscal utilizado pela empresa
- Vá até a opção “Consulta/Emissão de NF” ou semelhante
- Selecione o período para a busca (mês e ano, geralmente)
- Localize a nota fiscal que você está procurando na lista exibida. Em geral, a lista mostra a data de emissão, atividade da nota, dados do tomador, valor e valores de impostos
- Clique em “2ª Via”, “Emitir segunda via”, “Baixar segunda via” ou opção semelhante disponível nas opções da nota fiscal
- A segunda via da sua nota fiscal será baixada automaticamente em PDF ou exibida em uma nova janela para download.
Ou seja, sempre que você precisar, pode consultar dados de notas fiscais emitidas e obter uma segunda via no sistema.
Como emitir nota fiscal eletrônica interestadual?
Se você está vendendo ou comprando de uma empresa localizada em outro estado, precisa ter atenção para emitir uma nota fiscal eletrônica interestadual. Nesse caso, a diferença é que é obrigatório incluir uma sequência numérica referente ao CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
Essa combinação de quatro dígitos indica se a atividade comercial é de entrada ou saída (compra ou venda), além de determinar como serão recolhidos os principais impostos devidos pela empresa. Esses tributos são ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e ISS (Imposto sobre Serviços).
Por exemplo, o código 1102 indica a compra de produtos do mesmo estado, sem substituição tributária. O código 5102 refere-se à venda de mercadorias compradas no mesmo estado, enquanto que o 6100 é para vendas de produção própria ou de terceiros.
Logo, para emitir uma nota fiscal eletrônica interestadual, você precisa preencher o CFOP correto da operação e também as alíquotas de impostos, segundo as regras tributárias de cada estado.
Nos produtos que são tributados com ICMS, por exemplo, você terá que fazer o cálculo do Diferencial de Alíquota (Difal), já que as alíquotas diferem entre os estados. Esse instrumento foi criado para proteger as empresas do estado onde o comprador da mercadoria ou serviço está, evitando que as pessoas comprem somente dos estados onde a alíquota é menor e o mercado local perca competitividade.
Dessa forma, o Difal representa a diferença entre a alíquota interna do destinatário e a alíquota interestadual do remetente. Por exemplo, se a alíquota interna de um Estado é de 15% e a alíquota interestadual de outro estado é de 7%, o diferencial de alíquota nessa operação é 8% (15% – 7%).
Achou complicado? Nesse caso, é melhor contar com a orientação de um contador para não errar na emissão de notas fiscais interestaduais. Além disso, você deve se certificar de que a NF está acompanhando o produto para evitar uma apreensão da mercadoria.
Como emitir nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um tipo de nota emitida por empreendedores sem CNPJ e pequenos negócios com baixo volume de vendas. Geralmente, ela é usada por autônomos e pequenos empreendedores para documentar vendas pontuais para empresas, uma vez que não compensa fazer o credenciamento no governo se a demanda de notas fiscais é muito baixa.
Para emitir NFA-e, o empreendedor deve fazer um cadastro na Secretaria da Fazenda do Estado e solicitar uma senha web, em um processo semelhante ao credenciamento para NF-e e NFS-e. Nesse caso, é possível emitir as notas sem certificado digital, utilizando apenas a senha desbloqueada, já que é um processo mais simples.
Mas é importante ficar atento às regras, pois a NFA-e só é permitida para:
- Pessoa física que não recolhe ICMS
- Microempreendedor Individual (MEI) que vende majoritariamente para pessoa física
- Pessoa jurídica que não recolhe ICMS, somente em caso de venda eventual ou mudança de endereço (exige certificado digital).
Como consultar nota fiscal eletrônica?
O governo oferece portais para consultas públicas de notas fiscais eletrônicas, de modo que qualquer um pode verificar a autenticidade de uma nota em mãos. No portal oficial da nota fiscal eletrônica, por exemplo, basta informar a chave de acesso de 44 dígitos e preencher um captcha para verificar os dados da nota fiscal.
Cada Sefaz do país também oferece seu próprio sistema de consulta de NF-e, como a Sefaz de São Paulo. As informações exibidas pelos sistemas de busca são:
- Dados do emitente
- Dados do destinatário
- Natureza da operação
- Situação atual (autorizada ou não)
- Descrição do produto adquirido
- Valores, incluindo total da operação a e impostos
- Dados do transportador
- Forma de pagamento.
Também é possível baixar a NF-e completa, caso você tenha um certificado digital.
Quem pode emitir nota fiscal eletrônica?
De modo geral, qualquer pessoa jurídica com o CNPJ regular pode emitir nota fiscal eletrônica, desde que esteja credenciada na respectiva Secretaria da Fazenda do estado ou município e atenda às regras tributárias.
Também existem situações em que pessoas físicas são autorizadas a emitir o documento, como veremos a seguir.
Pessoa física pode emitir nota fiscal eletrônica?
Sim, a pessoa física tem algumas opções para emitir nota fiscal eletrônica quando é necessário documentar uma venda para uma empresa ou outra pessoa física.
Uma das opções é a nota fiscal eletrônica avulsa (NF-A) que vimos anteriormente. Outra opção é o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), um documento que formaliza a contratação de uma pessoa física (trabalhador autônomo) para prestar serviços a uma empresa – basicamente, esse recibo substitui a NFS-e para autônomos que trabalham sem abrir CNPJ.
Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?
Pessoas físicas ou jurídicas que vendem produtos ou prestam serviços para empresas são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica.
A única exceção é quando o microempreendedor individual (MEI) vende para uma pessoa física.
Nesse caso, a emissão da nota fiscal não é obrigatória — a não ser que o consumidor exija o documento, com base em seu direito garantido pelo Código de Defesa do Consumidor.
Quem precisa usar um sistema para emitir nota fiscal eletrônica?
Todas as empresas que emitem nota fiscal precisam usar um sistema digital para isso, pois as notas em talão impresso foram extintas. Desde 2018, os optantes pelo Simples Nacional (os últimos a utilizar as notas em papel) são obrigados a emitir o documento somente pela via eletrônica.
Dessa forma, as empresas têm duas opções:
- Usar o sistema fornecido pelo governo com todas as suas limitações
- Usar um software emissor próprio integrado ao seu sistema de gestão e com diversas funcionalidades.
A vantagem de usar o software próprio é que a empresa pode fazer a integração das notas fiscais com sistemas que já utiliza. É o caso do ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial) e do CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente).
Dessa forma, é possível automatizar a emissão das notas fiscais, enviar o documento ao cliente via e-mail, realizar ações em lote e otimizar todo o processo de cobrança e faturamento.
Qual o melhor sistema para emitir nota fiscal eletrônica?
Diversos softwares oferecem a emissão de notas online, mas é preciso ficar atento à qualidade da integração e às funcionalidades.
No ecossistema de soluções de pagamentos da Vindi, você tem um software emissor de NF confiável e que se conecta perfeitamente a diversos sistemas de gestão. O funcionamento é simples: empresas de serviços podem emitir automaticamente as notas fiscais através de um simples e transparente fluxo de cobrança recorrente (tudo através da plataforma Vindi).
Todo o processo é revertido na economia de tempo e ganho de produtividade de equipes de TI e finanças. Você pode, inclusive, configurar a emissão da nota fiscal como preferir: na emissão da fatura, após a confirmação de pagamento da fatura ou manualmente.
A Vindi tem integração com os seguintes sistemas de notas fiscais, que facilitam o dia a dia de milhares de empresários:
Logo, você pode escolher qual plataforma integrar para emitir seus documentos fiscais de forma simples e eficiente.
E então, tirou todas as suas dúvidas sobre a emissão de nota fiscal eletrônica? Aproveite e fale agora com nossos especialistas para contar com um ecossistema de pagamentos digitais e presenciais feito sob medida para a sua empresa!
