Redação Vindi 
A Nota Fiscal Avulsa é uma das alternativas possíveis para a formalização das vendas por empreendedores com perfis variados.
Disponibilizado por diversas secretarias estaduais da Fazenda pelo país, o recurso pode ser útil para casos em que a emissão do documento não faça parte da rotina.
Afinal, a necessidade de emitir uma nota fiscal sempre pode aparecer, seja para atender a consumidores exigentes quanto aos seus direitos quanto para vender a outras companhias.
Nesses casos, negócios que não dão atenção a esses detalhes acabam perdendo vendas para concorrentes melhor estruturados.
Por outro lado, o empreendedor que sabe realizar o devido registro fiscal está sempre preparado para fazer qualquer tipo de vendas, inclusive aquelas em que o documento é necessário.
Assim, é possível transmitir mais credibilidade ao público.
Acompanhe o nosso conteúdo para entender como emitir a Nota Fiscal Avulsa e a importância do documento.
A Nota Fiscal Avulsa é ideal para vendas ocasionais, permitindo a formalização de transações sem necessidade de CNPJ ou certificado digital para alguns perfis.
O que é Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) é um documento eletrônico emitido de forma individual, para comprovar uma venda.
A emissão é realizada a partir do site da Secretaria da Fazenda do estado onde a transação aconteceu.
Esse tipo de documento é a principal alternativa para empreendedores que não costumam emitir notas fiscais, mas eventualmente podem ter essa necessidade.
Os campos preenchidos são os mesmos de uma nota fiscal convencional.
Na sequência, entenda como a Nota Fiscal Avulsa se diferencia de outro tipo usado com frequência no e-commerce e em outras atividades de venda.
Diferenças entre Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal Eletrônica
A principal diferença entre Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é que apenas a NFA-e pode ser emitida por empreendedores sem CNPJ.
Porém, em relação à validade legal, os dois tipos de documento têm as mesmas características.
Empresas que emitem NF-e costumam fazer mais vendas e têm essa tarefa na rotina, e por isso costumam contar com plataformas de automatização da atividade.
Já o perfil de negócios que emitem a NFA-e é diferente, como vamos mostrar no próximo tópico.
Quem pode emitir Nota Fiscal Avulsa?
Qualquer empresa pode emitir Nota Fiscal Avulsa.
Porém, esse tipo de documento é mais indicado para negócios sem necessidade de elaborar o documento para cada venda feita, ou empreendedores que não sejam contribuintes do ICMS.
Os tipos de negócio que podem se beneficiar desse serviço são:
- Microempreendedores Individuais (MEI), que façam vendas para pessoas jurídicas
- Empresas de qualquer porte, com baixo volume de emissão de notas, e que não tenham softwares de automatização com essa finalidade.
- Pessoas físicas que fazem vendas sem possuir CNPJ
- Profissionais liberais, freelancers e trabalhadores informais, como alternativa à emissão do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).
Entenda no próximo tópico como essa emissão é realizada.
Como emitir uma Nota Fiscal Avulsa?
O processo de emissão da Nota Fiscal Avulsa varia de acordo com o estado onde o contribuinte estiver.
Em geral, é preciso acessar o site e preencher um cadastro com dados como o RG e o CPF ou CNPJ.
Alguns estados contam com mais de um procedimento, de acordo com o perfil do próprio usuário.
Assim, uma pessoa física ou um MEI podem realizar a emissão sem precisar de certificado digital, enquanto empresas de outros formatos têm necessidade do documento.
Outra limitação comum é em relação ao valor do documento.
Geralmente, é possível fazer a emissão de uma maneira simplificada, desde que um limite estabelecido pela gestão estadual seja respeitado.
É importante ressaltar que a Nota Fiscal Avulsa não está disponível em todos os estados.
Em São Paulo, por exemplo, não há essa possibilidade, e os usuários precisam emitir outros tipos de nota.
A NFA-e pode ter dois tipos:
- Modelo 55: a emissão e o armazenamento são feitos de forma eletrônica
- Modelo 1-A: a emissão é digital, mas o documento impresso tem validade legal.
Se você estiver considerando usar esse documento em sua atividade comercial, não deixe de ler o próximo tópico amantes de tomar essa decisão.
Vantagens e desvantagens da Nota Fiscal Avulsa
A Nota Fiscal Avulsa tem vantagens e desvantagens, portanto, pode valer a pena ou não, dependendo do volume de vendas da sua empresa.
Veja agora duas listas, com os prós e os contras do uso desse documento:
- Sem custos: a empresa não precisa investir em sistemas usados para a emissão do documento e, na maioria dos casos, não há necessidade de ter um certificado digital
- Validade jurídica: o documento conta com os mesmos campos de outros tipos de nota fiscal, portanto pode ser aceito da mesma forma por qualquer órgão
- Atendimento ao cliente: todo consumidor tem direito a receber um comprovante de uma transação comercial, e a NFA-e é um meio de atender a essa exigência
- Credibilidade: com uma nota fiscal, a empresa demonstra o seu profissionalismo, o que ajuda a fortalecer a marca.
No entanto, emitir uma Nota Fiscal Avulsa a cada venda tem as seguintes desvantagens:
- Esforço na emissão: a Nota Fiscal Avulsa é preenchida de forma manual, o que leva um tempo que poderia ser usado para outras tarefas
- Risco de erro: no ato do preenchimento, há risco de algum dado sair errado, o que pode causar complicações
- Regras variáveis: o procedimento varia de acordo com o estado, chegando a estar indisponível para algumas localidades
- Lentidão para aprovação: o processo de liberação é mais lento, obrigando a empresa a esperar a aceitação do fato gerador pela Receita Federal.
Se após pesar os prós e contras, você decidir usar a Nota Fiscal Avulsa, continue lendo para conferir dicas para otimizar a emissão.
Embora válida juridicamente, a emissão manual da Nota Fiscal Avulsa pode ser trabalhosa, dependendo da frequência e volume de vendas do negócio.
Dicas para otimizar o uso da Nota Fiscal Avulsa
A Nota Fiscal Avulsa é uma boa opção para quem faz poucas vendas, como você já sabe.
Então, se esse for o seu caso, vale a pena ficar atento às nossas dicas para evitar problemas no preenchimento:
- Conheça bem o regulamento: como as regras variam conforme o estado, é importante analisar bem as exigências da localidade onde sua empresa está
- Cuidado com os dados: é preciso ter bastante atenção para não errar no preenchimento de todas as informações, especialmente os valores
- Armazene bem seus documentos: procure manter suas notas fiscais arquivadas de forma digital, de preferência em uma nuvem para garantir que elas não serão perdidas
- Acompanhe a situação: monitore por meio do sistema da Secretaria da Fazenda de seu estado a situação de cada nota emitida para se certificar que os documentos estão em conformidade com a legislação
- Integre os setores: os dados lançados nas NFA-e devem ser repassados também aos funcionários responsáveis por atividades como a gestão fiscal e o controle de estoque.
Como você conferiu neste conteúdo, a Nota Fiscal Avulsa é uma alternativa para empresas com baixo volume de documentos emitidos.
Por isso, dependendo da atividade que sua empresa exerce, a melhor opção é automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas com uma plataforma própria para essa finalidade.
Você também pode conectar esse tipo de software com outros sistemas, como um ERP e uma plataforma de pagamentos como a Vindi, que conta com diversas possibilidades de integração.
Conheça as melhores formas de pagamentos que a Vindi pode habilitar em sua empresa!
