Redação Vindi 
Gerenciar um consultório dentário envolve muito mais do que a essencial tarefa prática. Atualmente, é preciso saber como cobrar pacientes em odontologia, de maneira eficaz e condizente com toda a evolução das formas de pagamento nos últimos anos.
Ou seja: deixe em segundo plano o dinheiro e cheque, os principais meios usados no passado. Oferecer diversas opções na hora da cobrança é uma forma de atrair mais pessoas e fidelizar quem já gosta dos serviços prestados pelo consultório.
Hoje, a tecnologia permite facilmente que você inclua pagamento com cartão de crédito, sem nem mesmo tomar o limite do paciente. Isso sem contar a facilidade do Pix.
Pensando nisso, preparamos este artigo para informar tudo o que você precisa para saber como cobrar pacientes em odontologia.
Acompanhe!
Como cobrar pacientes em odontologia? Meios de pagamento e cobrança
Há muitas formas diferentes de cobrar por uma consulta odontológica, das tradicionais às mais modernas. Confira abaixo as principais, que não podem faltar na sua clínica.
Cartão de crédito
De acordo com dados da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), as vendas em cartões de crédito, débito e pré-pago aumentaram 33,4% em 2021, chegando a somar R$ 31,1 bilhões movimentados.
Vantagens como segurança, praticidade e possibilidade de pagar a prazo podem explicar toda essa popularidade. Assim, alguns dos benefícios que você terá ao aceitar o uso de cartões em seu consultório são:
- Garantia do recebimento do valor total
- Redução na taxa de inadimplência
- Maior praticidade em suas transações.
Para utilizar cobranças via cartão de crédito, você precisará contar com os serviços de uma rede adquirente ou uma plataforma de pagamento.
Maquininha de cartão
As empresas de maquininhas de cartão são responsáveis pela captura, transmissão, processamento e liquidação financeira das vendas. Elas também determinam quais serão as taxas cobradas por vendas, pois são encarregadas de realizar a comunicação com as bandeiras e pela distribuição de máquinas de cartão.
Para entender melhor, pense em um pagamento com uma maquininha de cartão. O intermediador, por meio do aparelho, conecta a loja (e seu cliente) aos bancos emissores e bandeiras do cartão para operar o processamento da transação. Ou seja: é a própria empresa que realiza a transação e deposita o valor na conta corrente do estabelecimento dentro de um prazo, geralmente de 30 dias.
Para cobrar pacientes em odontologia, uma opção seria a máquina POS (Point of Service). Com ela, você será capaz de realizar transações dentro de seu próprio consultório. Um bom equipamento pode possibilitar que você aceite todos os tipos de cartão e Pix.
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Plataforma de gestão de pagamentos
Uma plataforma de gestão de pagamentos é responsável por cuidar dos processos que envolvem uma compra ou contratação de um serviço, especialmente se houver cobrança recorrente.
Estes sistemas realizam toda a gestão online da cobrança, realizando inclusive captura, transmissão e armazenamento de dados entre lojistas, clientes e bancos. Por meio dessa ferramenta, o estabelecimento se conecta aos adquirentes para centralizar toda a operação de pagamentos.
Desta forma, permite que seu negócio receba pagamentos por cartão de crédito, boleto, Pix ou débito em conta. E boas intermediadoras de pagamento (ou subadquirente) contam com sistemas antifraude, que cruzam dados para garantir a regularidade da transação.
Você também será capaz de controlar o faturamento do seu consultório de forma simples e eficaz, além de poder realizar todas as tarefas em tempo real. Seu consultório poderá conciliar, estornar, analisar e enviar notificações para seus pacientes com poucos cliques.
Outra vantagem de uma plataforma de gestão de pagamentos, como a Vindi, é a possibilidade de customizar e integrar diferentes softwares de consultas em um único ambiente. Assim, você pode criar uma plataforma que tenha a cara do seu consultório, com todas as ferramentas necessárias para realizar uma boa gestão.
Pix
Lançado em 2020, o sistema de pagamentos instantâneos do Banco Central conquistou os brasileiros, com 511 milhões de chaves cadastradas até setembro de 2022.
A praticidade das transferências em tempo real pelo aplicativo do banco tornou o Pix um dos formatos mais comuns para negócios de vários segmentos e portes. Afinal, não há burocracia e nem taxas envolvidas no processo, e o dinheiro cai instantaneamente na conta.
Além disso, é um meio de pagamento seguro para clínicas e pacientes. Muitos estabelecimentos apenas informam sua chave para que o próprio consumidor informe e preencha o valor a ser pago.
Porém, se você quiser demonstrar profissionalismo na sua clínica, pode gerar o QR Code na maquininha para facilitar a vida do consumidor, que não vai precisar preencher chave e valor. Outra oportunidade é manter um QR Code fixo para que o cliente digite apenas o valor.
Boleto bancário
Boleto bancário é um meio de pagamento relativamente barato, que também permite a negociação de prazos e descontos.
Ainda em alta em grande parte do mercado brasileiro, essa opção é importante para clientes que não possuem cartões de crédito.
Algumas pessoas preferem boletos, pois acreditam na praticidade de poder pagar o título em qualquer instituição bancária, lotéricas ou agências dos Correios.
Pagamento recorrente
O pagamento recorrente é ótimo para casos de serviços contínuos, em que há o pagamento de mensalidades ou parcelas. Esse método é mais fácil e seguro, inclusive para cobrar pacientes em odontologia – afinal, o consumidor não precisará se preocupar em pagar todos os meses o mesmo valor, uma vez que a transação será feita de forma automática.
Também existe um modelo de pagamento chamado de “assinatura parcelada”, que envolve aspectos do parcelamento e do pagamento recorrente. Ele acontece quando um paciente contrata um tratamento com duração de 6 meses e paga em 12 parcelas, por exemplo.
Para um consultório de odontologia, há uma série de benefícios que esse modelo de pagamento recorrente traz.
Por exemplo:
- Cobrança por cartão de crédito ou débito
- Controle de pagamentos maior e mais simples, assim como realização de cobranças
- Redução da inadimplência, afinal, o paciente saberá quando deverá pagar cada mensalidade. Se a cobrança for pelo cartão de crédito, o pagamento é realizado de forma automática.
Para seus pacientes, o maior benefício do pagamento recorrente é que ele toma somente o limite do valor da parcela, e não o total do limite do cartão de crédito do cliente.
Cheque
Apesar de se tratar de uma modalidade de pagamento quase em desuso, sobretudo pelo aumento na taxa de inadimplência, os cheques ainda são uma opção para alguns consultórios na hora de cobrar pacientes em odontologia.
Contudo, há um Projeto de Lei da Câmara (PLC) que estabelece algumas regras para os pagamentos com cheque: comerciantes que aceitarem esta forma de pagamentosomente poderão recusá-lo de algum cliente em duas situações:
- Se o nome do emitente constar no de serviço de proteção ao crédito
- Se o consumidor não for o emitente do cheque e titular da conta corrente.
Antes de ser aprovada, a PLC ainda precisa ser analisada pela Comissão de Assuntos Econômicos (CAE) e Comissão de Transparência, Governança, Fiscalização, Controle e Defesa do Consumidor (CTFC).
Vantagens do split de pagamentos na cobrança de pacientes
Se o seu consultório conta com profissionais que trabalham de forma independente e pagam um percentual dos ganhos como comissão pelo uso do espaço, o split de pagamento é uma ferramenta necessária.
Afinal, ela permite a separação de um único pagamento digital entre vários recebedores de forma instantânea. Ao integrar este sistema ao gateway da empresa, você pode criar regras para automatizar a divisão do valor de cada transação.
Depois de programar a ferramenta, basta fazer as cobranças normalmente. O pagamento é dividido sem que o cliente perceba, seja qual for o método usado.
Entre as vantagens de adotar o split na sua clínica, estão:
- Ganho de eficiência: elimina a necessidade de fazer inúmeros cálculos para a divisão de valores e, também, a realização de transferências para vários bancos e contas diferentes
- Redução de custos: com mais eficiência operacional e automatização nos processos
- Automatização: não há chance de erros na divisão com a ferramenta
- Transparência nas transações: graças à automatização, tanto o consultório quanto o profissional conhecem os valores e percentuais
- Controle sobre ganhos: uma boa plataforma permite o controle sobre os pagamentos processados, em andamento ou cancelados
- Melhora na reputação: o sistema transmite confiança tanto para os clientes, que sequer precisam saber sobre a divisão dos ganhos, quanto para o consultório e seus profissionais.
Como evitar a inadimplência de pacientes em odontologia?
A inadimplência é um problema para qualquer tipo de negócio, e clínicas odontológicas não são exceção. A boa notícia é que uma plataforma de pagamento completa oferece meios de evitar esse problema e garantir uma cobrança eficiente.
A retentativa serve para evitar a falta de pagamento quando a transação é rejeitada por alguma falha no cartão usado.
Em resumo, é como se a plataforma repetisse a cobrança para ver se dá certo. E, a cada negativa, o sistema usa uma técnica diferente para aumentar as chances de concretizar o pagamento.
A Vindi conta com vários sistemas de retentativa:
- Retentativa simples: a cobrança é repetida normalmente após a recusa
- Retentativa Inteligente: o sistema analisa dados de milhões de transações para prever informações e realizar cobranças mais eficientes
- Retentativa com troca de adquirente: a cobrança é repetida, mas com outro adquirente
- Retentativa com troca de perfil de pagamento: o último recurso é gerar novas tentativas de cobrança em cartões de créditos diferentes do mesmo titular, que tenham sido previamente cadastrados.
