Redação Vindi 
A metodologia Agile Finance é muito relevante para empresas em fase de crescimento.
Afinal, a agilidade na gestão financeira é uma das chaves operacionais para uma aceleração geral dos negócios.
Essa tendência vem se intensificando continuamente a partir das novidades que surgem a todo momento nas áreas de cobranças e pagamentos.
Por isso, vamos apresentar neste conteúdo os princípios da gestão financeira ágil, suas vantagens e dicas de como implantá-la.
E para ilustrar bem os princípios do agile finance, vamos mostrar três das principais metodologias que podem ser usadas para aplicar o conceito em qualquer organização.
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Agile Finance: saiba como o modelo ágil está sendo usado por equipes financeiras
Se a transformação digital já é uma realidade, mais do que se adaptar a ela, é preciso liderá-la.
Por isso, a modernização de processos surge dentro das empresas, em busca do melhor potencial para os negócios.
Um novo modelo moderno de gestão financeira está surgindo nos últimos anos, equipado para um alto desempenho e sucesso na era digital.
Trata-se de uma transformação digital no financeiro das corporações, baseada nos pilares da tecnologia e data analytics.
As equipes financeiras modernas estão adotando um novo modelo operacional responsivo e pronto para mudanças.
Isso inclui implantar tecnologia para automatizar de forma proativa o trabalho transacional, investir em novos conjuntos de habilidades para fornecer os insights analíticos e estratégicos, além de uma gestão de orientação necessária para novos modelos de negócios digitais e formas de trabalho.
Adaptação do Agile ao setor financeiro
A metodologia Agile surgiu a partir da necessidade de buscar uma alternativa mais versátil e dinâmica para o desenvolvimento de softwares.
Em 2001, um grupo de 17 desenvolvedores divulgou um manifesto durante um encontro de profissionais da área, com o objetivo de divulgar a ideia de dar mais agilidade à atividade.
O documento se baseia em quatro valores-chave:
- Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas: as equipes envolvidas em um projeto precisam ter uma boa relação e uma comunicação clara e sem ruídos
- Software operando acima de documentação abrangente: demonstrar o funcionamento do produto e seu funcionamento é mais importante do que ter um extenso manual de instruções e explanações
- Colaboração com o cliente acima de negociação de contratos: não basta deixar o cliente satisfeito, é preciso trabalhar em equipe com ele para garantir o melhor resultado
- Responder a mudanças acima de seguir um plano: o planejamento é importante, mas a capacidade de se adaptar após eventuais desvios é ainda mais.
Em relação às finanças, a aplicação dessas ideias tem como objetivo básico otimizar dois processos:
- Cash in: entrada do dinheiro, ou seja, os recebimentos
- Cash out: saída do dinheiro, ou seja, pagamentos.
Com a evolução dos sistemas de cobrança, têm surgido várias novas formas de pagamento, como Pix e carteiras digitais.
Portanto, a ideia do agile finance é garantir que o cliente esteja adaptado às novidades que surgem e pronto para aproveitar suas vantagens.
Para isso, é importante identificar as áreas financeiras com maior impacto nos resultados da organização e procurar por gargalos, ineficiências e processos que poderiam ser mais efetivos.
Quais as vantagens de ter mais agilidade financeira?
Quando uma empresa passa por uma transformação no seu sistema financeiro, é como se estivesse otimizando o “coração” dos negócios.
É nesse núcleo que operam a contabilidade, as vendas e a sustentabilidade operacional de qualquer empreendimento.
Por isso, quanto menos ele se basear em operações manuais, subjetivas e pouco escaláveis, melhor para a boa saúde da operação.
Para entender bem os benefícios do agile finance, veja o que o estudo Agile Finance Revealed: The New Operating Model for Modern Finance, realizado pela AICPA (American Institute of CPAs) e Oracle.
Segundo o relatório, as empresas apoiadas por líderes financeiros ágeis são consideravelmente mais propensas a relatar resultados positivos no crescimento da receita (89% vs 63%) e aumento da lucratividade (95% vs 70%).
Além disso, em 56% das empresas com um líder financeiro ágil, as equipes demonstraram sua agilidade por lançar com sucesso um novo produto ou serviço.
Como construir um modelo Agile Finance na sua empresa?
Dentre os desafios do departamento financeiro, surge a dúvida de como os profissionais de finanças podem se adaptar e sobreviver quando novas tecnologias digitais transpassam o futuro do trabalho.
Mas o que o departamento de finanças precisa fazer para permanecer relevante, para capacitar o CFO e permitir que um negócio se torne ágil?
Em seus esforços para encontrar respostas a essas perguntas, o relatório da Oracle identifica um novo modelo operacional para finanças consistindo nos seguintes atributos que permitem que os CFOs e suas equipes conduzam melhor agilidade de negócios:
- Equipes multifuncionais e integradas, centralizadas em serviços compartilhados ou centros de excelência: capacitação de profissionais por tecnologias digitais em nuvem, como automação de processos pela robótica e aprendizado de máquina. Somada à constante melhoria dos serviços de contabilidade e a eficiência das equipes para gerar melhorias altamente significativas nos negócios
- Capacidade de liberar todo o potencial em análise de big data e inteligência artificial: amplia o papel de planejamento e análise financeira em uma potência geradora dos insights de que as organizações precisam para desenvolver estratégias inovadoras e alcançar níveis de desempenho que eclipsam a concorrência.
- Novos conjuntos de habilidades em estatística, análise de dados, visualização de dados e parceria de negócios: esses conhecimentos apoiam a rápida tomada de decisão e gerenciamento de desempenho. Por isso, é preciso contar com profissionais especializados, além de criar uma cultura data-driven no geral
- Plataformas baseadas em nuvem para relatórios, planejamento, previsão e análises que irão entregar dados à vontade para tomadores de decisão em uma empresa.
Passos para introduzir a abordagem ágil em áreas financeiras
A implementação de uma abordagem ágil nos processos financeiros de uma empresa depende de uma mudança de mentalidade entre todos os colaboradores.
Para isso, é importante começar a partir de alguns passos básicos:
- Integre equipes: a primeira etapa para buscar uma metodologia ágil é integrar equipes de desenvolvimento aos times da área financeira, como contabilidade e tesouraria
- Troque conhecimento: esta integração só será efetiva se os profissionais da área financeira tiverem algumas noções de desenvolvimento e vice-versa
- Defina metas: direcione o foco das suas equipes a partir de um objetivo consolidado
- Escolha uma metodologia: adote o método da agile finance mais adequado para este objetivo – no próximo tópico, vamos mostrar os principais
- Mapeie fluxos de trabalho: use um quadro visual de forma física ou digital para representar as principais atividades e as respectivas equipes responsáveis
- Defina prioridades: classifique as tarefas a serem implementadas conforme valor e impacto sobre as demais para garantir a continuidade dos trabalhos
- Mantenha a comunicação ativa: organize pequenas reuniões entre as equipes para identificar gargalos entre um time e outro e eliminar ruídos
- Faça retrospectivas: realize regularmente uma análise do progresso de cada equipe para identificar oportunidades de melhorias.
Além de seguir esses passos, também é importante ter em mente que o conceito do desenvolvimento ágil requer adaptação a mudanças.
Ou seja, dificilmente o andamento dos processos vai seguir minuciosamente o planejamento.
Porém, com as equipes bem integradas, fica mais fácil saber como agir diante de imprevistos e garantir uma implementação tranquila do conceito.
Metodologias ágeis para finanças
As principais metodologias ágeis são conjuntos de processos bem abrangentes, utilizados em várias áreas de conhecimento.
Tanto que algumas delas inclusive foram criadas para finalidades bem diferentes de desenvolvimento e gestão financeira.
Vamos apresentar a partir de agora três metodologias que podem agregar eficiência na gestão financeira.
Scrum
A metodologia Scrum serve para ajudar no gerenciamento de tarefas complexas, em que não é possível prever todas as etapas e necessidades.
O nome surgiu a partir de uma formação do rugby, para enfatizar a ideia de trabalho em equipe.
A ideia é que todos os processos e as etapas sejam visualizadas de uma forma simples e clara por todos os integrantes.
Desta forma, todos poderão saber em que fase está o andamento do projeto.
Para garantir essa integração, as tarefas são divididas em ciclos rápidos, chamados de sprints.
A ideia é que, ao fim de cada um desses ciclos, todas as equipes sejam informadas sobre o andamento do projeto.
Desta forma, cada colaborador sempre estará ciente do planejamento, do progresso feito e das etapas que ainda faltam.
Isso pode ser aplicado no desenvolvimento de um sistema de gestão de despesas corporativas.
Assim, as equipes podem realizar sprints de duas semanas para desenvolver sistemas de autoatendimento e emissão de relatórios automatizados.
Kanban
O método Kanban foi inicialmente criado para dar mais agilidade e eficiência para processos industriais.
Para informar o fluxo de tarefas e o nível de estoque de materiais usados no processo industrial, as equipes passam cartões umas para as outras.
Assim, sempre que alguma matéria-prima está perto de acabar, por exemplo, os responsáveis pelo fornecimento já sabem antes, pois a informação estava em um cartão.
Mais recentemente, o método foi adaptado para aplicação no desenvolvimento de softwares, com a visualização dos cartões em um ambiente virtual.
Assim, todo colaborador pode ver o andamento dos processos.
Ao contrário do Scrum, que visa reuniões frequentes para que todos estejam sempre por dentro do andamento dos trabalhos, o Kanban busca manter as equipes frequentemente inteiradas por meio dos cartões.
Uma versão simples de aplicação do Kanban seria com cartões “a fazer”, “em andamento” e “concluídos”, com as tarefas sendo incluídas em cada um deles dependendo de sua situação.
Porém, os cartões podem ser adaptados à realidade da empresa e do projeto.
Por exemplo, essa metodologia pode melhorar o processo de fechamento contábil mensal com a visualização de todas as etapas, da coleta de dados à emissão de relatórios, por meio de cartões.
Lean
O lean é uma metodologia com foco maior em evitar desperdícios.
Ele surgiu a partir da necessidade da montadora Toyota de produzir automóveis com recursos escassos após a Segunda Guerra Mundial.
Para isso, foi implementado o Sistema Toyota de Produção, que depois passou a se chamar de “lean” e foi aplicado para diversas áreas – entre elas, o desenvolvimento de softwares e a gestão financeira.
O lean se baseia em cinco princípios:
- Valor: a solução final deve focar no que realmente vai suprir as necessidades do cliente, sem acréscimos desnecessários e reduzindo desperdícios
- Fluxo de valor: análise e mapeamento de todos os processos identificar quais os que geram benefício à solução e eliminar atividades desnecessárias
- Fluxo contínuo: garantia de uma cadeia de produção sem interrupções ou gargalos a partir da organização dos processos
- Produção puxada: ajuste dos processos com base na demanda real, evitando excessos na produção ou acúmulo de recursos em estoque
- Perfeição: busca constante pela melhoria da eficiência dos processos mesmo após a entrega da solução.
Aplicando para o agile finance, o lean poderia eliminar etapas desnecessárias durante o processo de cobrança e geração de fatura de clientes.
Desta forma, tarefas desnecessárias poderiam ser identificadas e eliminadas, facilitando o fluxo de aprovação e reduzindo o tempo de espera do consumidor.
Resultados e benefícios do Agile Finance
As metodologias ágeis focadas em finanças podem tornar uma companhia mais eficiente e reduzir gargalos ao longo do processo a partir da ampliação da comunicação entre as equipes.
Veja alguns resultados que a implementação do agile finance pode proporcionar a um negócio:
- Aumento da eficiência: as metodologias ágeis que mostramos acima podem otimizar o fluxo de trabalho, poupando tempo e recursos para a execução de tarefas
- Adaptação a mudanças: a ampliação da comunicação permite maior conhecimento das atividades pelas equipes, elevando a capacidade delas em se adequar a imprevistos e aproveitar oportunidades de melhoria
- Melhores tomadas de decisão: com maior transparência em relação a dados financeiros, as decisões de todas as equipes são embasadas em métricas relevantes
- Multidisciplinaridade: a troca de informações entre equipes faz com que todos os times tenham um conhecimento em relação à área de atuação da companhia, como desenvolvedores que conhecem gestão financeira e contadores com noções de TI
- Foco no cliente: as metodologias ágeis em geral pregam uma cultura organizacional orientada em satisfazer o consumidor, que inclui além do desenvolvimento em si uma ideia de busca contínua pela melhoria do produto.
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A automação segue como grande tendência, seja do setor financeiro ou de outras áreas corporativas.
Uma parte da automação passa pelo controle dos pagamentos a receber dos clientes.
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