Os 12 principais erros cometidos no controle de estoque e como evitar!

2,8K

Gerenciar o estoque é uma prática essencial para a saúde financeira de qualquer empresa que vende produtos físicos. Além de ser um controle do fluxo de mercadorias, ele também afeta diretamente o capital de giro do negócio.

No entanto, muitos gestores enfrentam dificuldades comuns no controle de estoque, o que resulta em compras desnecessárias, produtos encalhados ou falta de itens procurados pelos clientes. Esses problemas geram desperdício de recursos e até perda de vendas.

Ao identificar e corrigir erros frequentes no controle de estoque, sua empresa otimiza os processos e maximiza os resultados. Confira neste post os deslizes mais comuns e prepare sua equipe para evitá-los!

O que é o controle de estoque e para que serve?

O controle de estoque é o processo de monitoramento e gestão dos produtos armazenados em uma empresa. Ele envolve registrar entradas e saídas de mercadorias, acompanhar níveis de produtos e identificar quando é necessário reabastecer itens.

Esse controle vai além do simples registro de quantidades, pois envolve também a análise de dados de consumo e demanda, além da organização física do estoque.

A função principal do controle de estoque é garantir que a empresa tenha a quantidade certa de produtos para atender a demanda sem excessos, evitando tanto a falta quanto o excesso de itens.

Com ele, é possível otimizar o capital de giro, prevenir perdas financeiras por produtos parados ou vencidos, e melhorar o fluxo de vendas, atendendo os clientes de maneira ágil e precisa.

Os 12 principais erros cometidos no controle de estoque e como evitar!

Hoje, ainda existem diversas formas de controle de estoque. Porém, seja ele no papel, em planilhas no computador ou estoque virtual, existem chances de erros básicos no processo.

Isso acontece quando não há regras claras sobre os procedimentos de entrada e saída de mercadorias.

Confira essa lista que preparamos com os principais pontos de atenção para seu negócio não cometer os erros mais triviais sobre a gestão de estoque.

1. Equipe mal treinada

Sempre que um produto chega à loja, é importante realizar seu cadastro completo dos dados, como: nome, marca, código, preço e descrição. Se não houver uma pessoa treinada para identificar essas informações e inseri-las corretamente nos registros, pode haver lacunas e erros. 

Os funcionários também precisam ser treinados a nunca colocar ou retirar produtos do estoque sem fazer a devida inserção, ou baixa no sistema. Esse descontrole acarretaria contagem incorreta de estoque, gerando números irreais que prejudicam a tomada de decisão.

Por isso, os colaboradores precisam saber como fazer esse processo de cadastro e retirada de produtos, e nunca omitir nenhuma informação. O treinamento é importante para deixar essas diretrizes claras.

2. Informações desatualizadas

Além dos registros de entrada de novos produtos e saída de produtos vendidos, qualquer outra alteração no estoque deve ser registrada, para se ter o controle correto das mercadorias. Isso envolve:

• Alteração de preços de produtos que estejam em promoção;
• Devolução de mercadoria;
• Perdas de produtos por expiração da data de validade;
• Defeitos e quebras nos produtos.

Além de qualquer outro fator que modifique a disponibilidade e/ou valor das mercadorias.

3. Sistemas não integrados

Os dados do inventário de produtos do estoque não podem ficar isolados das demais áreas da empresa. Pelo contrário: precisam ser de fácil acesso às pessoas que utilizam essas informações, como a equipe de vendas, logística e o setor de compras/ reposição.

Disponibilizar essa informação a todos os responsáveis é essencial para que as reposições, entregas e vendas estejam alinhadas com a realidade do estoque. Isso evita, por exemplo, vender produtos a mais do que o que se tem armazenado; ou comprar muita mercadoria que já está em estoque.

Para facilitar essa integração de informações entre as áreas, o melhor é que os arquivos de inventário sejam digitais, e possam ser integrados via API com outros softwares. Ou, ainda melhor, a empresa pode investir em sistemas ERP, que já vêm com módulos integrados de vendas, estoque, contabilidade e outros.

4. Dados descentralizados

Esse é um dos piores erros cometidos no controle de estoque, porque gera informações desencontradas e falta de direção.

Ele acontece quando o sistema não é digital, e são geradas inúmeras versões de planilhas de inventário, sem que se saiba qual é a mais atualizada ou verídica.

O resultado pode ser ter que começar do zero o controle de estoque, recontando todos os produtos.

Evite esse erro adotando um sistema digital que centralize o inventário em um único lugar, com acesso de login somente às pessoas autorizadas a realizar alterações ou consultar, como um software ERP.

5. Não analisar as métricas

O controle de estoque não serve somente para a contagem de produtos. Ele pode fornecer dados e métricas valiosas para o seu negócio, como:

• Quais são os produtos com mais saída, que vale a pena investir;
• Quais produtos estão parados ou “encalhados”, sendo necessária alguma ação de queima de estoque;
• Qual o índice de perda de produtos, o que pode demandar uma análise de gestão de estoque e treinamentos de manuseio e armazenagem de produtos;
• Quais são as épocas do ano que mais têm giro de produtos;
• Qual o tempo de venda de um produto, desde sua entrada em estoque até sua saída.

Esses insights podem guiar ações de promoções, marketing e toda a gestão de vendas da empresa, em cada época do ano. Não deixe de solicitar relatórios e analisá-los periodicamente para conhecer mais a fundo o seu negócio.

Além disso, é possível ter uma melhor previsão de vendas com esses dados. Nesse sentido, usar a economia da recorrência no seu negócio também pode ajudar muito a ter uma receita mais previsível. É ela que está por trás do modelo de vendas dos clubes de assinatura de sucesso!

6. Falta de antecipação à demanda

Antecipar-se à falta do produto é importante para que os clientes não sofram com atrasos na entrega, ou pior, com o cancelamento de sua compra por indisponibilidade do item.

Por isso, a gestão do estoque precisa gerar as reposições com uma frequência suficiente, determinada pelas métricas. Focando nos produtos de maior saída, aqueles que são o centro do negócio, evita-se que a empresa perca vendas por falta de estoque.

Em épocas importantes para o varejo, como datas comemorativas e Black Friday, ter um estoque suficientemente preparado é mais do que essencial para vender mais quando a demanda aumenta.

Além disso, negociando com antecipação com o fornecedor, há mais chances de conseguir preços menores do lote de produtos.

7. Itens em excesso no estoque

Manter um estoque excessivo pode ser um erro comum e custoso para o negócio. Quando há mais produtos do que o necessário, o capital de giro fica imobilizado, o que prejudica a liquidez financeira da empresa.

Além disso, itens em excesso estão mais sujeitos a danos, obsolescência e até mesmo perda de valor de mercado, especialmente em setores onde as tendências e sazonalidades são variáveis.

A solução é monitorar constantemente a rotatividade dos produtos e ajustar o volume em estoque com base na demanda real.

8. Não administrar o financeiro corretamente

A gestão financeira tem impacto direto sobre o controle de estoque, e ignorá-la pode comprometer o fluxo de caixa da empresa.

Quando não se tem uma visão clara das despesas e receitas ligadas ao estoque, é difícil prever a necessidade de compras e repor itens sem prejudicar as finanças. Por isso, integrar o controle financeiro com o estoque ajuda a planejar melhor as compras, evita desperdícios e mantém o capital de giro equilibrado.

9. Falta de padrão no cadastro de itens

A falta de um padrão no cadastro de itens pode dificultar a identificação dos produtos, levar a erros no inventário e prejudicar a reposição.

Sem um cadastro organizado, a equipe pode registrar itens de formas variadas, gerando confusão e retrabalho. Um sistema de codificação padronizado e preciso facilita o controle do estoque e reduz o risco de erros, além de melhorar a eficiência nas vendas e na logística.

10. Não ter uma boa logística

A logística desempenha papel essencial no controle de estoque, e uma gestão ineficiente pode levar a perdas significativas. Problemas na logística impactam o tempo de reposição, a organização do estoque e até o atendimento ao cliente, já que mercadorias podem ser extraviadas ou atrasar na entrega.

Investir em uma logística eficiente significa otimizar o fluxo de entrada e saída dos produtos, garantir uma melhor organização dos itens e reduzir custos operacionais.

11. Não negociar prazos e descontos com fornecedores

Negociar prazos de pagamento e descontos com fornecedores é fundamental para uma boa gestão de estoque. Quando a empresa não busca melhores condições de compra, pode acabar adquirindo produtos a preços mais altos e com prazos que comprometem o fluxo de caixa.

Estabelecer boas relações comerciais e negociar prazos e valores mais vantajosos contribui para a manutenção de um estoque saudável, além de ajudar a garantir o capital de giro.

12. Não considerar a implementação de novos produtos

Negligenciar a inserção de novos produtos pode limitar a capacidade de atender à demanda e às novas preferências dos clientes. Quando a empresa não avalia a oportunidade de introduzir itens, acaba deixando de explorar potencial de crescimento e inovação.

Fazer uma análise periódica do portfólio e considerar a implementação de novos produtos ajuda a manter o estoque alinhado com o mercado e impulsiona a competitividade.

Qual a importância de fazer um bom controle de estoque?

O controle de estoque é crucial para a saúde financeira e a eficiência operacional de uma empresa. Um gerenciamento eficiente permite que o negócio mantenha os produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes, evitando tanto a falta quanto o excesso de itens armazenados.

Dessa forma, a empresa otimiza seu capital de giro e reduz a imobilização de recursos, assegurando que o dinheiro esteja bem distribuído e disponível para outras áreas estratégicas.

Além disso, um bom controle de estoque facilita o planejamento de compras, prevendo quando e quanto é necessário repor. Essa previsibilidade reduz a chance de perder vendas por falta de produtos ou de gerar custos adicionais com armazenamento.

Um estoque bem administrado também minimiza desperdícios, já que produtos obsoletos ou com baixa rotatividade são identificados com antecedência, possibilitando promoções e liquidações estratégicas.

Por fim, o controle de estoque impacta diretamente a satisfação dos clientes. Ao assegurar que os produtos estejam sempre disponíveis e prontos para entrega, a empresa fortalece sua reputação e competitividade no mercado, criando uma experiência de compra positiva.

Com um controle de estoque eficiente, o negócio consegue alavancar suas operações, aprimorar a gestão financeira e atender melhor às expectativas do cliente.

Como evitar os erros cometidos no controle de estoque

Agora que você já conhece a importância do controle de estoque e os problemas que os erros comuns podem causar, deve estar se perguntando como evitá-los. Felizmente, com uma gestão estratégica e as ferramentas certas, é possível corrigir e até mesmo prevenir muitos desses deslizes.

A tecnologia é uma aliada essencial nesse processo. Soluções automatizadas, por exemplo, ajudam a minimizar erros humanos e permitem uma gestão mais precisa. Além disso, algumas práticas recomendadas incluem:

• Capacitação contínua da equipe: investir na formação dos funcionários para que compreendam e executem um controle de estoque eficaz.
• Designação de um responsável pelo setor: estabelecer um líder para monitorar processos, organizar o fluxo e resolver possíveis problemas rapidamente.
• Definição de diretrizes claras: padronizar o registro e a saída de produtos para garantir dados consistentes.
• Atualização imediata dos dados de estoque: incentivar a atualização constante do inventário, reduzindo riscos de divergência.
• Implementação de um sistema automatizado: adotar uma solução que centralize e atualize os dados do estoque em tempo real, facilitando o acesso e a tomada de decisões.
• Integração com outros departamentos: a coordenação do estoque com as áreas financeira e de vendas gera mais previsibilidade e equilíbrio no fluxo de mercadorias.

Lembre-se de que a gestão do estoque é apenas uma peça no quebra-cabeça da saúde financeira de uma empresa. Ao cuidar desse processo, você melhora a eficiência operacional e reduz custos, além de garantir uma experiência mais satisfatória para o cliente.

Para otimizar ainda mais esses processos, soluções como a da Vindi oferecem ferramentas de cobrança e gestão de pagamentos que podem ser integradas ao sistema de vendas de varejo ou assinatura, facilitando o faturamento e o controle de recebíveis.