Tipos de recibo: conheça os principais e saiba como aplicar no seu negócio

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Vários tipos de recibo podem ser emitidos para comprovar transações financeiras.

Existem documentos específicos para empresas que vendem produtos, negócios que prestam serviços ou mesmo profissionais autônomos.

Todo empreendedor precisa conhecer os principais, para saber qual é o mais adequado para seu negócio.

Neste artigo, vamos apresentar 12 tipos de recibos, além de explicar qual é o melhor formato para se usar em vendas online e na recorrência.

Acompanhe para saber qual modelo você deve emitir e enviar aos seus clientes.

Quais os tipos de recibo de pagamento?

Os tipos de recibo podem variar em relação a diversos fatores.

Por isso, tanto para a venda de produtos quanto para a prestação de serviços, há vários formatos diferentes, a serem adotados em diferentes situações.

A partir de agora, vamos apresentar 12 tipos diferentes, cada um voltado a uma situação específica.

Recibos de pagamento de produtos

Recibos emitidos para comprovar a compra ou a venda de mercadorias podem ter quatro tipos diferentes.

Conheça abaixo cada um deles.

Recibo de compra de produto

É um documento que comprova que houve a compra de uma ou mais mercadorias.

Portanto, deve ser emitido por quem comprou. 

Nele, devem constar os seguintes dados:

• Data da compra
• Descrição dos produtos vendidos 
• Quantidade de cada item
• Preço unitário de cada item
• Valor total pago pelo cliente
• Dados de identificação do vendedor
• Dados de identificação do comprador.

Um mesmo recibo pode ser feito para vários produtos que tenham sido vendidos no mesmo dia.

Recibo de compra parcelada

É semelhante ao recibo de compra de produto, mas deve ser emitido por quem fez uma compra dividida em parcelas.

Por isso, além dos detalhes do tipo anterior, é preciso incluir também as seguintes informações do pagamento:

• Número total de parcelas a ser pagas
• Valor de cada parcela
• Data de vencimento de cada parcela
• Número de parcelas
• Método usado para o parcelamento
• Condição para quitação da dívida.

Recibo de venda

O recibo de venda tem os mesmos dados que o de compra, porém é emitido pelo estabelecimento comercial.

Portanto, tem o objetivo de comprovar que entregou os produtos ao consumidor.

O ideal para os estabelecimentos é que esse documento seja padronizado com a marca da empresa e um número único para facilitar a localização nos registros.

Recibo de depósito para compra

É um documento usado em compras feitas a partir de transferência bancária.

Por meio dele, o comprador pode comprovar que fez o depósito do valor do produto.

Por isso, além dos dados da mercadoria, é preciso incluir uma descrição do item e o valor a ser pago.

O recibo de depósito não deve ser confundido com o comprovante de depósito emitido pela instituição financeira, que tem apenas os dados da transação em si.

Recibos de pagamento de serviços

Para quem trabalha com a prestação de serviços, os tipos de recibo que vamos mostrar agora são mais adequados.

Recibo de prestação de serviços

É um recibo emitido por um profissional para comprovar a prestação de um serviço.

O documento é deve conter os seguintes dados:

• Nome e CPF ou CNPJ do prestador, ou seja, o profissional que realizou o serviço
• Nome e CPF ou CNPJ do tomador, aquele que pagou pelo serviço
• Valor pago
• Descrição do serviço
• Data do serviço
• Assinatura do profissional.

É uma boa prática incluir valores escritos por extenso para evitar adulterações.

Recibo de pagamento autônomo (RPA)

O RPA é usado para comprovar a contratação dos serviços de uma pessoa física.

O documento é emitido pelo contratante, que pode ser pessoa física ou jurídica.

Como profissionais autônomos sem CNPJ não podem emitir nota, esta é a única alternativa para uma empresa incluir esse tipo de negócio em seus registros contábeis.

Os detalhes a serem incluídos são:

• Dados de identificação do prestador
• Inscrição do prestador no INSS, se houver
• Dados de identificação do contratante, se for pessoa física
• Dados da empresa, se for o caso.

Recibo de manutenção

É uma espécie de recibo de prestação de serviços, porém usado por profissionais que realizam a manutenção de algum equipamento.

Além dos dados incluídos em um recibo de prestação de serviços, é preciso incluir também uma relação de peças utilizadas durante o trabalho, com os custos de cada uma delas.

Assim, o valor total inclui a soma dos custos com as peças e o serviço em si.

Recibo de consultoria

Também é semelhante ao recibo de prestação de serviços, mas deve ser usado por profissionais que prestam consultoria.

Assim, além da descrição do serviço, o documento deve ter também o período em que ele foi realizado.

Recibos comuns a produtos e serviços

Os recibos que vamos apresentar abaixo podem ser usados tanto para comprovar a venda de produtos quanto a prestação de serviços.

Recibo fiscal

O recibo fiscal é emitido no momento em que o cliente faz um pagamento, seja por um produto ou serviço.

Portanto, serve para comprovar a quitação do débito do consumidor.

Os dados a serem incluídos são:

• Dados de identificação e contato do cliente
• Dados de identificação de quem vendeu ou prestou o serviço
• Descrição do produto ou serviço
• Quantidade comercializada
• Valor.

O documento não deve ser confundido com a nota fiscal, que serve para comprovar a entrega do produto ou a prestação do serviço.

Recibo de pagamento online

Serve para comprovar alguma compra ou prestação de serviços realizada pela internet.

Pode ser uma venda online ou qualquer serviço realizado a distância.

Por isso, costuma ser enviado de forma remota.

Além dos dados do cliente e de quem fez a venda, deve incluir a forma de pagamento usada, que pode variar bastante em uma transação online.

Recibo de adiantamento

É usado para comprovar que um cliente pagou um valor total ou parcial referente a algo que ainda será realizado.

Pode ser um produto que ainda não foi entregue ou um serviço que ainda deve ser prestado.

O documento é emitido por quem faz a venda, e deve conter os seguintes itens:

• Dados de quem faz a venda
• Valor, em algarismos e por extenso
• Parcelas antecipadas, se for o caso
• Condições para a quitação
• Dados sobre o produto ou serviço comercializado.

Recibo de doação de produtos ou serviços

Esse recibo é emitido por uma pessoa física ou jurídica para comprovar que entregou um produto ou prestou um serviço gratuitamente.

O documento deve conter uma descrição dos itens ou serviços doados e os dados do doador e do recebedor.

Além disso, é importante incluir também uma estimativa do valor do que foi doado.

Qual o melhor tipo de recibo para vendas de e-commerce?

Para quem trabalha no e-commerce, a melhor alternativa é usar um recibo de pagamento online, já que é importante incluir o método usado na cobrança.

Os dados a serem incluídos são os seguintes:

• Data da compra
• Dados de identificação e contato da empresa
• Dados do cliente, incluindo endereço de entrega e e-mail
• Número único para identificar o documento
• Descrição detalhada dos produtos
• Valor total do produto, incluindo eventuais descontos e taxas aplicadas, como valores de frete e impostos
• Valor final a ser pago pelo cliente
• Forma de pagamento.

Para o documento ficar bem completo, a empresa pode incluir um texto apresentando a política de devolução.

O documento deve ser enviado por e-mail quando a compra for confirmada.

Além disso, também é importante acrescentar uma cópia impressa no pacote a ser enviado, junto com a nota fiscal.

Qual o melhor tipo de recibo para negócios recorrentes?

Negócios recorrentes também devem usar um recibo de pagamento online, pois os documentos nesse formato podem ser emitidos e enviados de forma digital.

Imagine se você precisasse entregar um documento em mãos para dezenas ou centenas de pessoas a cada mês.

Para evitar esse transtorno, é importante contar com um sistema automatizado para emitir e enviar o documento aos clientes.

Além disso, o recibo de pagamento online pode ficar disponível para consulta no site da empresa, para que os consumidores possam acessar a qualquer momento.

Mesmo assim, é preciso enviar os documentos todo mês por e-mail para os clientes.

Além dos dados que citamos no tópico acima, o recibo para negócios recorrentes deve ter uma descrição da assinatura, incluindo a data de início e fim do período referente ao pagamento.

Automatizar os sistemas de cobrança é uma medida decisiva para o sucesso de negócios recorrentes.

Para isso, você pode contar com a Vindi, um ecossistema de pagamentos com ampla experiência nesse ramo e recursos exclusivos de combate à inadimplência.

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