As plataformas de gestão de pagamento são uma solução simples e prática, que, entre outras ferramentas, oferecem o serviço de envio de boletos bancários por e-mail, em formato PDF. Mas, qual a melhor forma de criar um texto para envio de boleto por e-mail, informando ao cliente sobre o contexto do boleto?

Além de implementar a ferramenta, as equipes podem gerar textos para disparar junto aos e-mails. Após isso, basta automatizar o envio e acompanhar os pagamentos efetivados e manter o controle do fluxo do caixa sempre atualizado. 

A seguir, veja como usar a plataforma e os seus recursos para enviar boletos bancários por e-mail, junto a algumas dicas de texto. Continue a leitura!

Qual a melhor maneira de enviar um boleto por e-mail?

Para muitas empresas, gerar e mandar uma cobrança ao cliente é uma tarefa bastante difícil, pois demanda tempo e custos operacionais. Em métodos tradicionais, o responsável precisa emitir e enviar o boleto manualmente através do software do banco que atende a empresa

Com isso, ele tem mais dificuldade em administrar o negócio de maneira eficaz e fazer estimativas e integrações com outros setores para acompanhar cada cobrança emitida. 

Mas, já as empresas que optam por uma solução especializada em emissão e gestão de boletos, como a Vindi, ganham tanto em praticidade quanto em segurança. As plataformas têm a função de automatizar todo o processo de cobrança e garantir um acompanhamento mais seguro dos recebimentos e previsão das contas a receber. 

Essa opção permite ao negócio configurar sua base de clientes, realizar suas vendas e disparar os boletos aos destinatários. Além disso, por meio de uma régua de cobrança da plataforma, é possível configurar uma rotina de notificações ao cliente, por e-mail ou SMS, sobre a aproximação da data de vencimento do boleto, dia do pagamento e cobrança de inadimplência. 

Assim, essa é a maneira mais recomendada de enviar boletos online e escalar o negócio.

Quais os melhores textos para envio de boletos por e-mail?

Nesse caso, há a possibilidade de mandar e-mails antes, no dia e/ou após o vencimento do boleto. Abaixo disponibilizamos exemplos e modelos de mensagens para essas 3 ocasiões. Cada empresa pode personalizar de acordo com seu tom de voz com o cliente, o importante é não eliminar as informações básicas do e-mail.

Antes do vencimento do boleto

  • Opção 1 – E-mail completo

Olá [ou algum outro cumprimento], [nome do cliente]!

Você comprou conosco o [produto/serviço], no valor de R$ XX,XX

Aqui está o seu boleto anexo. O prazo para pagamento é até o dia XX/XX. 

Você pode pagar em qualquer lotérica, banco ou por canais digitais, como seu Internet Banking ou Aplicativo.

Se tiver alguma dúvida, é só entrar em contato! Estamos disponíveis de segunda a sábado, das XXh às XXh.

Atenciosamente,

Nome do responsável

Empresa XXX

Telefone/ Whatsapp

  • Opção 2 – Lembrete

Olá, [nome do cliente]! Esse é um lembrete que sua fatura vence dia XX/XX. Você pode acessá-la no seu e-mail ou usar o código: [código numérico do boleto].

No dia do vencimento

  • Opção 1 – E-mail completo

Olá [ou algum outro cumprimento], [nome do cliente]! Tudo bem?

Seu boleto referente à sua compra na nossa loja vence hoje, [data]. Estou enviando novamente o boleto, caso precise.

Não se esqueça de efetuar seu pagamento para evitar multas e juros. Você pode pagar em qualquer lotérica, banco ou por canais digitais, como seu Internet Banking ou Aplicativo.

Se você já realizou o pagamento, pode desconsiderar esse e-mail, por favor.

Em caso de dúvidas, é só entrar em contato com a gente por e-mail ou telefone.

Atenciosamente,

Nome do responsável

Empresa XXX

Telefone/ Whatsapp

  • Opção 2 – Lembrete

Sua fatura da loja X, no valor de R$XX,XX, vence hoje. Não se esqueça de efetuar seu pagamento para evitar multas e juros! Cód: [código numérico do boleto].

Depois do vencimento

  • Opção 1 – E-mail completo

Caro cliente, tudo bem? 

Não detectamos o pagamento do seu boleto no valor de R$XX,XX em nosso sistema. Estou enviando novamente o boleto, caso precise. Lembrando que o novo valor considera multa de XX% e juros de XX%.

Regularize seu pagamento para evitar o bloqueio de seu cadastro conosco e negativação do seu nome. Sabemos que imprevistos acontecem. Caso necessário, responda esse e-mail [ou entre em contato pelo telefone XXXX-XXXX] e solicite o contato de nosso time para negociação.

Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem. 

Atenciosamente,

Nome do responsável

Empresa XXX

Telefone/ Whatsapp

  • Opção 2 – Lembrete

Olá, [nome]! Regularize seu débito no valor de R$XX,XX conosco. Cod: [código numérico do boleto]. Caso deseje nosso contato para negociação, responda SIM.

> Aqui, é importante notar que já se trata de uma cobrança de inadimplência, que não é das situações mais fáceis. Por isso, temos um post completo sobre técnicas para realizar uma cobrança eficaz a clientes devedores, para que você possa ir além do texto para envio de boleto por e-mail

Como gerar e mandar uma cobrança automaticamente?

Como mencionamos, usar uma plataforma de pagamentos é a melhor alternativa para automatizar e reduzir os custos com essa atividade. Através dela, um e-mail com o boleto é enviado rapidamente ao cliente que realizou uma compra, sem que você precise contatá-lo. 

Dessa forma, o sistema centraliza todo o processo, e emite notificações (webhooks) para que você possa acompanhá-lo. Ele também avisa se o pagamento foi efetuado ou ocorreu algum atraso, evitando assim que a empresa entregue os produtos e serviços antes do valor ser depositado em sua conta.

Além disso, os boletos emitidos atualmente devem ser registrados, de acordo com a Febraban. A plataforma já faz esse papel, e realiza a conciliação dos boletos junto ao banco.

Por último, e não menos importante, o sistema atualiza automaticamente o valor de boletos atrasados, considerando as multas e juros estipulados pelo administrador da conta.

E qual a vantagem de enviá-lo em formato PDF?

O PDF é um formato para os documentos digitais que garante mais segurança e proteção contra a adulteração das informações e ataques de vírus.

Outros formatos, como o HTML, já não são tão seguros. Em 2013, por exemplo, a imprensa divulgou um alerta sobre uma quadrilha dos EUA que estava usando o golpe do boleto bancário para atacar clientes em vários países da América Latina, especialmente no Brasil. 

Por fim, a investigação realizada pelo FBI, em conjunto com a Polícia Federal, chegou a resultados alarmantes: mais de R$ 8,5 bilhões em prejuízos causados por um vírus malware que falsificava boletos, alterando o código de barras do legítimo (que estava no formato HTML). Assim, o sistema de banco acabava processando as informações do boleto falso, e direcionando o dinheiro para a conta dos criminosos. 

> Veja também: Fraude do boleto: como proteger minha empresa?

Devido a casos como esse, o melhor é padronizar os boletos online em PDF, para evitar que qualquer vírus modifique os dados. Além de ser extremamente seguro, o boleto em PDF pode ser visualizado em qualquer plataforma, navegador e sistema operacional, e arquivado para ser acessado futuramente.

E você, já está pronto para automatizar sua cobrança com o melhor texto para envio de boleto por e-mail?

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