Inadimplência escolar: o que diz a lei e como reduzir?

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A inadimplência escolar é uma das maiores dores de cabeça na gestão de uma instituição privada de ensino.

Seja no segmento de educação infantil, colégios, cursos de idiomas ou de outras áreas, sempre podem existir situações de mensalidades negligenciadas pelos pagadores.

De acordo com uma pesquisa feita pela ActiveSoft com gestores educacionais, 51,9% das instituições afirmam ter uma taxa de inadimplência maior do que 10%, nível considerado alarmante. 

Apenas 6% afirmaram ter um índice de até 3%, limite tido como seguro.

Por isso, é importante que a escola saiba diferenciar a falta de pontualidade do não pagamento, além de conhecer seus direitos e deveres para agir corretamente — e sem prejudicar o relacionamento com os pais e alunos.

Ao longo deste texto, você vai entender as causas e possíveis implicações da inadimplência escolar. 

Continue lendo!

O que é inadimplência escolar?

A inadimplência escolar é a ausência de pagamento de mensalidades por parte de alunos, pais ou responsáveis na data de vencimento. 

Ou seja, é o descumprimento de uma obrigação financeira firmada em contrato com a instituição educacional.

Segundo a legislação, a inadimplência é entendida como uma dívida resultante de mais de 90 dias sem que o pagador apresente os valores devidos — antes disso, é considerada uma conta em atraso. 

No entanto, na prática do mercado, um cliente que atrasa o pagamento por mais de 30 dias (ou atrasa com frequência) já pode ser classificado como inadimplente.

Dessa forma, uma situação de atraso da mensalidade por alguns dias pode ser encarada como uma impontualidade. 

Porém, quando a dívida ultrapassa um mês ou se arrasta por meses, temos um caso de inadimplência escolar, que afeta negativamente o fluxo de caixa da escola.

O que diz a lei sobre a inadimplência escolar?

O pagamento de mensalidades escolares é regulamentado pela Lei 9.870/1999. 

Em relação à inadimplência, a legislação proíbe as instituições de ensino de impedir o acesso do aluno a todos os direitos relacionados ao ensino, mesmo com o atraso no pagamento.

Portanto, ele ainda pode assistir aulas, realizar provas e acessar conteúdos e documentos relacionados ao ensino. 

Porém, mesmo com esses direitos mantidos, é possível tomar medidas em relação à inadimplência escolar.

Ao atrasar o pagamento de uma mensalidade, o aluno ou seu responsável está descumprindo o contrato de prestação de serviços educacionais regulamentado pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Nesses casos, a escola ainda pode barrar a renovação de matrícula de estudantes inadimplentes.

Além disso, a lei autoriza a instituição de ensino a cobrar judicialmente o pagamento do débito e solicitar a inclusão do nome do devedor em serviços de proteção ao crédito, como Serasa e SPC Brasil.

A instituição também não é obrigada a oferecer condições diferenciadas para a quitação da dívida.

A escola pode negar o histórico escolar por falta de pagamento?

As escolas não podem negar a um estudante o acesso ao seu histórico escolar em razão de uma dívida em aberto.

Afinal, o histórico funciona como um comprovante da escolaridade do aluno, e a Lei 9.870/1999 proíbe, entre outras práticas, a “retenção de documentos escolares”, como explicamos no tópico anterior.

Segundo a legislação:

“São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias”.

Quais as principais causas da inadimplência escolar?

Entender as possíveis causas da inadimplência escolar é importante para buscar a melhor abordagem para as famílias. 

Por isso, vamos listar aqui as principais razões dos atrasos nas mensalidades.

1. Problemas financeiros

As dificuldades financeiras são a causa dos casos mais delicados de inadimplência, e mais difíceis de solucionar. 

A educação é uma prioridade, e muitos pais realizam verdadeiras façanhas para proporcionarem uma educação de qualidade aos filhos.

Nesses casos, o pagamento em dia fica mais difícil quando alguma situação imprevista acontece. 

Algumas causas podem ser:

• Redução na renda de profissionais autônomos
• Perda de emprego
• Cobranças por outros endividamentos
• Doenças e falecimentos na família.

Em casos assim, é importante saber negociar levando em conta as condições de cada família.

2. Reajustes imprevistos

Embora o reajuste nas mensalidades seja necessário para qualquer instituição de ensino, muitas famílias podem não estar preparadas para pagar o novo valor.

Ainda que os valores sejam revistos antes do começo de um novo ano letivo, muitas acabam mantendo os filhos na escola mesmo com dificuldades. 

Por isso, ao longo do ano, enfrentam dificuldades para pagar, e a negociação é a melhor maneira de solucionar o impasse.

3. Dificuldades com a cobrança

Existem vários casos de inadimplência com uma solução mais fácil, e esse é um deles. 

Algumas pessoas podem ter dificuldades com o sistema de cobrança, principalmente se a escola ainda usar um método antigo, como entregar boletos para os alunos.

Por isso, é importante diversificar as formas de pagamento e contar com uma plataforma de pagamentos com soluções avançadas.

Sistemas como o cartão de crédito na recorrência, a cobrança automática por Pix e o envio dos boletos bancários em PDF podem resolver boa parte dos casos de inadimplência escolar.

4. Falta de organização da escola

Às vezes, o próprio setor financeiro da escola pode deixar de fazer as cobranças por desorganização. 

Esse problema é mais comum do que se imagina, pois muitas escolas ainda usam meios manuais de cobrança.

Assim, sobrecarregam a secretaria, que por uma falha humana pode deixar de cobrar alguma família. 

Por isso, muitas escolas adotam sistemas automatizados para fazer suas cobranças, que é o mais indicado.

5. Data de vencimento inadequada

A data de vencimento também pode ter relação com o problema da inadimplência. 

Imagine, por exemplo, uma instituição que determina o limite para o pagamento no quinto dia útil.

Nesses casos, muitos pais ou responsáveis podem receber seus salários no dia 10 de cada mês e, portanto, não vão conseguir pagar em dia. 

Por isso, é importante ter flexibilidade ao definir a data limite para o pagamento.

6. Esquecimento

Por fim, esse é um dos motivos mais comuns para os atrasos de mensalidade. 

Em meio a tantas contas a pagar, muitas pessoas podem deixar passar o pagamento.

A secretaria não tem como avisar as centenas de famílias, mas é possível contar com um sistema que faça isso automaticamente. 

Ainda vamos abordar esse assunto com mais detalhes, mas primeiro vamos destacar os danos que a inadimplência escolar pode causar às instituições.

As 6 principais consequências da inadimplência escolar

A inadimplência pode provocar várias consequências negativas para o funcionamento de uma instituição de ensino.

Veja algumas:

1. Perda de controle do fluxo de caixa, dificultando o gerenciamento financeiro na educação por falta de previsibilidade de receitas
2. Imagem negativa da instituição, principalmente se a cobrança não for automatizada, gerando uma piora no relacionamento com os alunos e seus responsáveis
3. Redução no número de matrículas renovadas, impactando no número de estudantes
4. Menor poder de investimentos para inovação no ensino e melhoria da infraestrutura
5. Queda na qualidade do ensino, em função da perda de receitas
6. Em casos mais graves, o fechamento da instituição.

Qual a forma de pagamento mais segura contra a inadimplência escolar?

As formas de pagamento mais seguras contra a inadimplência escolar são aquelas que automatizam a cobrança — ou seja, que não dependem de uma ação do aluno ou responsável para a liquidação do valor.

O exemplo mais comum é o débito automático em conta corrente. 

No entanto, hoje, existem soluções mais práticas, como o débito automático no cartão de crédito, que lança as mensalidades na fatura mês a mês, sem ocupar o limite do cliente.

Outra opção é o Pix Recorrente, uma função que permite agendar o pagamento automático das mensalidades. 

Há ainda o bom e velho boleto, que hoje tem a opção de QR Code com o BolePix e também permite pagamentos recorrentes no aplicativo bancário ou por meio do DDA (Débito Direto Autorizado).

No entanto, é importante que você analise qual é a forma de pagamento mais conveniente para os alunos ou responsáveis da sua instituição. 

Uma ideia é fazer uma pesquisa e diversificar ao máximo os meios de pagamento, como estratégia de combate à inadimplência. 

O que fazer em caso de inadimplência escolar?

De modo geral, a gestão financeira da escola não deve se refletir no lado acadêmico e pedagógico da instituição. 

Acima de tudo, a legislação determina que o estudante inadimplente não deve ser discriminado ou vexado por conta de sua situação, nem sofrer nenhum tipo de prejuízo em suas atividades escolares. 

Isso é um princípio que resume a conduta adequada por parte da escola na maioria das situações.

Porém, como a gestão deve agir quando se trata de decisões mais específicas sobre a inadimplência escolar? 

Entenda a seguir como resolver algumas das principais dúvidas do assunto, de acordo com a lei.

1. A escola pode desligar o aluno inadimplente?

De acordo com a legislação (Parágrafo 1º do Art. 6º da já citada Lei 9.870/99), a escola não pode suspender ou desligar o aluno inadimplente durante o ano letivo. 

Isso seria entendido como uma penalidade pedagógica, configurando uma infração.

Nesse caso, o melhor a se fazer é permitir que o aluno termine o semestre ou o ano letivo normalmente. 

Não havendo sucesso na cobrança da dívida, a escola pode acionar o Código de Defesa do Consumidor para rever seus direitos.

2. A escola pode recusar avaliações e diploma ao inadimplente?

Da mesma maneira que desligar o aluno é uma penalidade pedagógica, recusar avaliações, atividades ou qualquer outra atividade de aprendizado ao aluno inadimplente é proibido pelo mesmo trecho da lei.

O aluno também tem direito a receber o diploma ao final do período letivo, mesmo com a dívida em aberto. 

Mais uma vez, o acerto financeiro deverá ser tratado fora do âmbito pedagógico, acionando-se, por exemplo, uma assessoria jurídica para resolver a questão.

3. Escola particular pode recusar matrícula de alunos inadimplentes?

Após a conclusão do ano letivo, a escola tem direito a negar a rematrícula do aluno inadimplente. 

Segundo o Artigo 5º, o direito à matrícula não se aplica aos alunos inadimplentes.

Porém, para evitar uma situação desgastante, é possível tentar renegociar a dívida antes de rematricular o aluno, para evitar perdê-lo, embora isso não seja uma obrigação.

4. Escolas podem reter transferência de aluno com inadimplência escolar?

A instituição não pode negar ou reter documentos de transferência do aluno inadimplente, como seu histórico escolar e outros, segundo a Lei 9.870.

5. A escola pode renegociar a dívida?

Sim, a escola pode renegociar a dívida com o aluno a qualquer momento. 

Esse pode ser o caminho para recuperar os valores e manter o relacionamento com o cliente, além de evitar custos com protestos e cobranças.

A renegociação pode incluir descontos em pagamentos à vista, parcelamentos e extensão de prazos de pagamento. 

Como medir a inadimplência escolar?

Para medir a inadimplência escolar, você pode utilizar a seguinte fórmula:

• Taxa de inadimplência escolar = (Débitos acima de 90 dias ÷ valor faturado no período) x 100

Vamos supor que a escola faturou R$ 840 mil em 90 dias e somou R$ 40 mil em mensalidades atrasadas no período. 

Nesse caso, o cálculo fica assim:

• Taxa de inadimplência escolar = (40.000 ÷ 840.000) x 100
• Taxa de inadimplência escolar =  0,047 x 100
• Taxa de inadimplência escolar = 4,7%.

Portanto, nesse exemplo, a taxa de inadimplência seria de 4,7% — lembrando que o limite aceitável é até 3%. 

O período também pode ser reduzido para 30 ou 60 dias, dependendo da política da sua empresa. 

Como diminuir a inadimplência escolar? Veja 10 dicas

Por tudo que vimos até aqui, lidar com a inadimplência escolar não é das tarefas mais fáceis. 

Então, o melhor é não deixar a situação chegar a um nível insustentável, atuando preventivamente. 

Lembre-se que, até se completarem 90 dias de atraso, a situação não pode ser considerada inadimplência. 

Nessa fase, vale a pena tentar manter o relacionamento amigável com os pagadores, negociando apenas no âmbito interno, sem recorrer a uma assessoria jurídica ou diretamente à Justiça.

Em último caso, acione as instâncias superiores. 

Antes, porém, você pode criar uma cultura de redução de inadimplência, que ajude os pais a se lembrarem dos pagamentos e a comunicarem qualquer problema com o compromisso.

Agora, veja algumas dicas para prevenir a inadimplência escolar.

1. Realize lembretes aos pagadores

Se a sua escola tem um aplicativo próprio, ou um canal de comunicação digital com os pais, pode enviar lembretes automatizados quando a data do pagamento estiver próxima.

Assim, não há desculpas para o esquecimento.

2. Comunique-se com clareza

Na hora da matrícula dos alunos, deixe claro quais são as regras da escola quanto a atrasos no pagamento.

Se houver multa ou juros, devem ser sempre comunicados com antecedência.

Também é importante deixar claro quais formas de pagamento e renegociação o pagador tem à disposição.

Além disso, caso note que a inadimplência está ocorrendo, faça com que o setor financeiro entre em contato com os pagadores, para conversar amigavelmente sobre a situação. 

Isso pode ajudar a resolver tranquilamente e ter um relacionamento de confiança com a comunidade de pais e alunos.

3. Utilize uma régua de cobrança

Para que as cobranças aos inadimplentes ocorram na medida certa, vale a pena estipular uma régua de cobrança. 

Mas o que é isso? 

Trata-se de estabelecer a periodicidade adequada para o envio de lembretes e cobranças.

As mensagens podem ser automatizadas e disparadas por e-mail, SMS ou WhatsApp.

O tom e o conteúdo são progressivos por etapas, assim, as notificações ocorrem de maneira gradual e condizente à situação.

4. Ofereça os melhores meios de pagamento

A evolução dos meios de pagamento trouxe alternativas mais eficientes e seguras do que os antigos carnês, cheques ou dinheiro físico. 

Se a escola aderir a meios de pagamento digitais, reduzirá as chances de fatores como esquecimento e falta de tempo dos pais impedirem o pagamento.

Procure incentivar ou oferecer opções como:

• Boletos com DDA, que automatizam a emissão e o pagamento de boletos a partir da autorização do titular da conta bancária
• Débito automático em conta-corrente
• Link de pagamento
• Débito automático no cartão de crédito (sem ocupar o limite do cliente)
• Pix recorrente
• Boleto bancário ou BolePix (versão com QR Code e código Pix Copia e Cola).

Além disso, existem plataformas de pagamentos recorrentes, como a Vindi, que automatizam a cobrança das mensalidades para os pais. 

É o fim da dor de cabeça do setor financeiro da escola!

Veja como a Vindi recuperou R$ 80 milhões em inadimplência!

5. Não tenha medo de cobrar

Cobrar os alunos ou responsáveis é um direito da escola, desde que seja feito de forma respeitosa e condizente com a lei. 

Você pode, por exemplo, fazer ligações, enviar mensagens pelo WhatsApp e enviar e-mails, de forma automática ou não.

As condutas proibidas são aquelas que envolvem cobrança com ameaça, exposição ou constrangimento.

6. Invista em um contrato robusto

Um contrato de prestação de serviço robusto e com regras claras de cobrança e rescisão é um instrumento de proteção contra a inadimplência escolar. 

Por isso, deixe claro no documento quais são as políticas de cobrança da instituição e as obrigações dos contratantes.

Lembre-se de que, se necessário, o contrato será utilizado para judicializar o processo de cobrança. 

7. Faça uma análise de crédito

A etapa de análise de crédito é fundamental no momento de matrícula dos alunos. 

É preciso consultar o CPF do responsável pelos pagamentos, verificando se há alguma restrição em seu nome e se o histórico financeiro é positivo.

Para isso, você pode utilizar bases de dados de birôs de crédito, como SPC Brasil e Serasa. 

Além disso, é indicado avaliar a renda familiar para certificar-se de que há condições de pagar as mensalidades.

8. Ofereça descontos e renegocie

Renegociar é uma chance de manter o relacionamento com o cliente e recuperar o valor das mensalidades atrasadas. 

Por isso, facilite o pagamento, oferecendo descontos, parcelamentos e condições especiais para a regularização do débito.

9. Fique de olho no fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o indicador de saúde financeira da escola. 

Por isso, é importante ficar de olho nas entradas e saídas para entender o impacto da inadimplência escolar nas suas finanças.

Muitas vezes, o prejuízo causado pode reduzir o capital de giro da empresa, levar ao atraso no pagamento de obrigações ou diminuir o valor disponível para arcar com os custos do negócio, como salários, suprimentos e equipamentos.

10. Acompanhe as métricas de inadimplência

Para que a situação fique sob controle, você deve acompanhar de perto as métricas de inadimplência. 

A principal delas é a taxa de inadimplência, que aprendemos a calcular anteriormente.

Outros indicadores importantes são o índice de endividamento do seu negócio, que mostra o montante de dívidas acumulado em relação aos ativos disponíveis, e a taxa de recuperação de crédito, que mostra a eficiência na recuperação das dívidas de alunos. 

Como funciona a plataforma de cobranças da Vindi?

Com a plataforma de pagamentos da Vindi, você tem acesso a diversas funcionalidades para alavancar sua escola, como:

• Realização de cobranças recorrentes automatizadas ou avulsas
• Hub de meios de pagamentos para seu cliente: boletos, cartões de todas as bandeiras ou link de pagamento
• Recursos para redução de inadimplência, como:
  • Régua de cobrança: sequência de notificações e lembretes referentes à cobrança dos seus clientes
  • Retentativa Simples: novas tentativas de cobrança com os cartões de crédito recusados
  • Renova Vindi: funcionalidade para atualizar, de forma automática, cartões de crédito expirados e reemitidos.

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