Redação Vindi 
Enviar boletos por e-mail é uma prática essencial para empresas que desejam manter uma comunicação clara e eficiente com seus clientes. Um bom texto de envio de boleto não só informa sobre o pagamento, mas também reforça a confiança e a transparência da relação comercial. Escrever um e-mail que seja tanto informativo quanto amigável pode fazer toda a diferença na experiência do cliente e na taxa de pagamentos recebidos.
Neste artigo, apresentaremos seis exemplos de textos para envio de boletos por e-mail, além de dicas práticas para garantir que seu e-mail seja claro, objetivo e profissional. Continue a leitura para descobrir como aprimorar suas comunicações e garantir a eficiência no recebimento dos pagamentos!
Qual a melhor maneira de enviar um boleto por e-mail?
Veja exemplos de texto para envio de boleto por e-mail sem gerar atritos ou ruídos na comunicação com o seu cliente.
Para muitas empresas, gerar e mandar uma cobrança ao cliente é uma tarefa bastante difícil, pois demanda tempo e custos operacionais. Em métodos tradicionais, o responsável precisa emitir e enviar o boleto manualmente através do software do banco que atende a empresa.
Com isso, ele tem mais dificuldade em administrar o negócio de maneira eficaz e fazer estimativas e integrações com outros setores para acompanhar cada cobrança emitida.
Mas, já as empresas que optam por uma solução especializada em emissão e gestão de boletos, como a Vindi, ganham tanto em praticidade quanto em segurança. As plataformas têm a função de automatizar todo o processo de cobrança e garantir um acompanhamento mais seguro dos recebimentos e previsão das contas a receber.
Essa opção permite ao negócio configurar sua base de clientes, realizar suas vendas e disparar os boletos aos destinatários. Além disso, por meio de uma régua de cobrança da plataforma, é possível configurar uma rotina de notificações ao cliente, por e-mail ou SMS, sobre a aproximação da data de vencimento do boleto, dia do pagamento e cobrança de inadimplência.
Assim, essa é a maneira mais recomendada de enviar boletos online e escalar o negócio.
6 exemplos de texto para envio de boleto por e-mail!
Nesse caso, há a possibilidade de mandar e-mails antes, no dia e/ou após o vencimento do boleto. Abaixo disponibilizamos exemplos e modelos de mensagens para essas 3 ocasiões. Cada empresa pode personalizar de acordo com seu tom de voz com o cliente, o importante é não eliminar as informações básicas do e-mail.
Texto para envio de boleto antes do vencimento
Opção 1 – E-mail completo
Assunto: Seu boleto para pagamento está disponível
Olá [ou algum outro cumprimento], [nome do cliente]!
Você comprou conosco o [produto/serviço], no valor de R$ XX,XX.
Aqui está o seu boleto anexo. O prazo para pagamento é até o dia XX/XX.
Você pode pagar em qualquer lotérica, banco ou por canais digitais, como seu Internet Banking ou Aplicativo.
Se tiver alguma dúvida, é só entrar em contato! Estamos disponíveis de segunda a sábado, das XXh às XXh.
Atenciosamente,
Nome do responsável
Empresa XXX
Telefone/ Whatsapp
Opção 2 – E-mail completo
Assunto: Pagamento: Boleto disponível para o seu pedido
Olá [nome do cliente],
Espero que esteja bem!
Gostaríamos de lembrá-lo que o pagamento do seu pedido [número do pedido] está se aproximando. No valor de R$ XX,XX, o boleto está anexado a este e-mail e deve ser pago até o dia XX/XX.
Você pode realizar o pagamento em qualquer banco, lotérica ou por meio de canais digitais, como Internet Banking ou aplicativos móveis.
Se precisar de ajuda ou tiver alguma pergunta, não hesite em nos contatar! Nosso atendimento está disponível de segunda a sábado, das XXh às XXh.
Obrigado por escolher a Empresa XXX.
Atenciosamente,
Nome do responsável
Empresa XXX
Telefone/ Whatsapp
Opção 3 – Lembrete
Assunto: Lembrete: Seu boleto vence em breve
Olá, [nome do cliente]! Esse é um lembrete que sua fatura vence dia XX/XX. Você pode acessá-la no seu e-mail ou usar o código: [código numérico do boleto].
Texto para envio de boleto no dia do vencimento
Opção 1 – E-mail completo
Assunto: Lembrete: Seu boleto vence hoje!
Olá [ou algum outro cumprimento], [nome do cliente]! Tudo bem?
Seu boleto referente à sua compra na nossa loja vence hoje, [data]. Estou enviando novamente o boleto, caso precise.
Não se esqueça de efetuar seu pagamento para evitar multas e juros. Você pode pagar em qualquer lotérica, banco ou por canais digitais, como seu Internet Banking ou Aplicativo.
Se você já realizou o pagamento, pode desconsiderar esse e-mail, por favor.
Em caso de dúvidas, é só entrar em contato com a gente por e-mail ou telefone.
Atenciosamente,
Nome do responsável
Empresa XXX
Telefone/ Whatsapp
Opção 2 – E-mail completo
Assunto: Pagamento pendente: Seu boleto vence hoje
Olá [nome do cliente],
Tudo bom?
Este é um lembrete amigável de que o boleto referente à sua compra na Empresa XXX vence hoje, [data]. Estou anexando o boleto novamente para a sua conveniência.
Para evitar qualquer inconveniente com multas e juros, por favor, efetue o pagamento ainda hoje. Você pode pagar em qualquer banco, lotérica ou por canais digitais, como Internet Banking ou aplicativo móvel.
Se você já realizou o pagamento, por gentileza, desconsidere este e-mail.
Caso tenha alguma dúvida ou precise de assistência, estamos à disposição via e-mail ou telefone.
Atenciosamente,
Nome do responsável
Empresa XXX
Telefone/ Whatsapp
Opção 3 – Lembrete
Assunto: Lembrete: Seu boleto vence hoje, evite multas!
Sua fatura da loja X, no valor de R$XX,XX, vence hoje. Não se esqueça de efetuar seu pagamento para evitar multas e juros! Cód: [código numérico do boleto].
Texto para envio de boleto depois do vencimento
Opção 1 – E-mail completo
Assunto: Aviso: Pagamento do seu boleto está em atraso
Caro cliente, tudo bem?
Não detectamos o pagamento do seu boleto no valor de R$XX,XX em nosso sistema. Estou enviando novamente o boleto, caso precise. Lembrando que o novo valor considera multa de XX% e juros de XX%.
Regularize seu pagamento para evitar o bloqueio de seu cadastro conosco e negativação do seu nome. Sabemos que imprevistos acontecem. Caso necessário, responda esse e-mail [ou entre em contato pelo telefone XXXX-XXXX] e solicite o contato de nosso time para negociação.
Caso já tenha efetuado o pagamento, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente,
Nome do responsável
Empresa XXX
Telefone/ Whatsapp
Opção 2 – E-mail completo
Assunto: Urgente: Seu boleto está em atraso
Olá [nome do cliente],
Espero que esteja bem.
Verificamos que o pagamento do seu boleto no valor de R$XX,XX não foi registrado em nosso sistema. Por isso, estamos enviando novamente o boleto atualizado, que agora inclui uma multa de XX% e juros de XX%.
Para evitar o bloqueio de seu cadastro e a negativação do seu nome, pedimos que regularize o pagamento o mais breve possível. Caso tenha ocorrido algum imprevisto, por favor, entre em contato conosco respondendo este e-mail ou ligando para [telefone] para que possamos discutir alternativas de negociação.
Se você já realizou o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem.
Estamos à disposição para ajudar no que for necessário.
Atenciosamente,
Nome do responsável
Empresa XXX
Telefone/ Whatsapp
Opção 3 – Lembrete
Assunto: Regularize seu débito conosco: Pagamento pendente
Olá, [nome]! Regularize seu débito no valor de R$XX,XX conosco. Cod: [código numérico do boleto]. Caso deseje nosso contato para negociação, responda SIM.
> Aqui, é importante notar que já se trata de uma cobrança de inadimplência, que não é das situações mais fáceis. Por isso, temos um post completo sobre técnicas para realizar uma cobrança eficaz a clientes devedores, para que você possa ir além do texto para envio de boleto por e-mail.
Como gerar e mandar uma cobrança automaticamente?
Como mencionamos, usar uma plataforma de pagamentos é a melhor alternativa para automatizar e reduzir os custos com essa atividade. Através dela, um e-mail com o boleto é enviado rapidamente ao cliente que realizou uma compra, sem que você precise contatá-lo.
Dessa forma, o sistema centraliza todo o processo, e emite notificações (webhooks) para que você possa acompanhá-lo. Ele também avisa se o pagamento foi efetuado ou ocorreu algum atraso, evitando assim que a empresa entregue os produtos e serviços antes do valor ser depositado em sua conta.
Além disso, os boletos emitidos atualmente devem ser registrados, de acordo com a Febraban. A plataforma já faz esse papel, e realiza a conciliação dos boletos junto ao banco.
Por último, e não menos importante, o sistema atualiza automaticamente o valor de boletos atrasados, considerando as multas e juros estipulados pelo administrador da conta.
E qual a vantagem de enviar o boleto em formato PDF?
O PDF é um formato para os documentos digitais que garante mais segurança e proteção contra a adulteração das informações e ataques de vírus.
O PDF é um formato para os documentos digitais que garante mais segurança e proteção contra a adulteração das informações e ataques de vírus.
Outros formatos, como o HTML, já não são tão seguros. Em 2013, por exemplo, a imprensa divulgou um alerta sobre uma quadrilha dos EUA que estava usando o golpe do boleto bancário para atacar clientes em vários países da América Latina, especialmente no Brasil.
Por fim, a investigação realizada pelo FBI, em conjunto com a Polícia Federal, chegou a resultados alarmantes: mais de R$ 8,5 bilhões em prejuízos causados por um vírus malware que falsificava boletos, alterando o código de barras do legítimo (que estava no formato HTML). Assim, o sistema de banco acabava processando as informações do boleto falso, e direcionando o dinheiro para a conta dos criminosos.
> Veja também: Fraude do boleto: como proteger minha empresa?
Devido a casos como esse, o melhor é padronizar os boletos online em PDF, para evitar que qualquer vírus modifique os dados. Além de ser extremamente seguro, o boleto em PDF pode ser visualizado em qualquer plataforma, navegador e sistema operacional, e arquivado para ser acessado futuramente.
10 dicas para escrever uma boa mensagem de cobrança aos seus clientes
Dica 1: Seja profissional
Manter a formalidade e o profissionalismo em suas mensagens de cobrança é essencial. Isso ajuda a transmitir seriedade e respeito, reforçando a importância do pagamento sem causar desconforto ao cliente.
Dica 2: Escreva de forma simples e direta
Evite rodeios e vá direto ao ponto na sua mensagem. Explique claramente o que está sendo cobrado, a data de vencimento e as consequências do não pagamento.
Dica 3: Mantenha a educação e respeito
Mesmo em situações de cobrança, é fundamental manter um tom educado e respeitoso. Trate o cliente com consideração, evitando qualquer linguagem que possa ser interpretada como rude ou agressiva.
Dica 4: Use o mesmo tom do seu relacionamento com seus clientes
Se você geralmente tem um tom mais amigável e descontraído com seus clientes, mantenha esse tom nas mensagens de cobrança. A consistência no tom ajuda a preservar o relacionamento.
Dica 5: Use uma linguagem positiva
Enfatize os aspectos positivos, como a possibilidade de resolver rapidamente a situação. Evite focar apenas nas consequências negativas do não pagamento.
Dica 6: Demonstre empatia pelo cliente
Mostre que você entende que imprevistos podem acontecer e que está disposto a ajudar. Isso pode incluir oferecer prazos flexíveis ou discutir opções de pagamento.
Dica 7: Esteja aberto a negociar
Demonstre disposição para encontrar uma solução que seja benéfica para ambas as partes. Sugira alternativas de pagamento ou negocie prazos se necessário.
Dica 8: Ofereça diversas formas de pagamento
Facilite o pagamento oferecendo várias opções, como boleto bancário, transferência, cartão de crédito ou plataformas de pagamento online. Quanto mais fácil for pagar, maior a chance de receber.
Dica 9: Destaque as datas de vencimento para evitar atrasos
Sempre destaque claramente as datas de vencimento nas suas mensagens de cobrança. Isso ajuda a evitar confusões e possíveis atrasos no pagamento.
Dica 10: Utilize a tecnologia para facilitar e automatizar esse processo
Use ferramentas e plataformas tecnológicas para automatizar o envio de cobranças e lembretes. Isso não só economiza tempo, mas também garante que as mensagens sejam enviadas consistentemente e no momento certo1.
Boleto bancário e BolePix é na Vindi!
A utilização de boletos bancários continua sendo uma prática eficiente e confiável para a realização de cobranças, especialmente quando se trata de vendas avulsas e recorrentes. Com a plataforma da Vindi, a emissão de boletos se torna ainda mais simplificada e automatizada, permitindo que você envie faturas personalizadas em poucos cliques. Além disso, a Vindi oferece recursos como a conciliação automática de boletos e a opção de BolePix, que une a praticidade do boleto com a modernidade do Pix, proporcionando mais conveniência tanto para quem paga quanto para quem recebe.
A automação e a rastreabilidade oferecidas pela Vindi garantem um processo de cobrança mais eficiente e seguro, reduzindo erros e aumentando a eficiência operacional. Com a possibilidade de incluir QR Codes nos boletos, o pagamento se torna ainda mais ágil e acessível para os clientes. Dessa forma, você pode focar no crescimento do seu negócio enquanto a Vindi cuida da gestão das suas cobranças.
